PR-G-QMA-005 - Não Conformidade e Ação Corretiva_Rev.07

1. Objetivo

Estabelecer critérios e metodologia para tratamento de não conformidades e Ações corretivas de forma sistêmica.

Nota: Este procedimento diz respeito à não conformidade e ação corretiva nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.

1.1. Objetivo Específico

• Detectar e registrar as não conformidades (desvios dos padrões ou requisitos);
• Analisar as causas raiz das não conformidades para entender o que causou o problema;
• Implementar ações corretivas eficazes para eliminar as causas e corrigir o problema;
• Prevenir a recorrência das não conformidades, melhorando processos e sistemas de controle.

2. Modelo de Fluxo

Figura 1 – Fluxo de Não Conformidade e Ação Corretiva

3. Conteúdo

3.1. Definições

• Não conformidade: não atendimento a um requisito especificado;
• Ação Corretiva: ação sistêmica para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou outra situação indesejável.

3.2. Identificação de Não Conformidade

Geralmente as não conformidades são identificadas através de auditoria interna ou externa, reincidência de retrabalho, reclamação de clientes, resultados de indicadores, de forma espontânea ou de outras formas e devem ser registradas no formulário “Registro de Não Conformidade”.

3.2.1. Detalhamento e Análise Crítica da Não Conformidade

As não conformidades identificadas devem ser registradas no formulário “Registro de Não Conformidade”.

Para relatar uma não conformidade é preciso ter associado a ela:

• Evidência objetiva;
• Um requisito não atendido;
• Ser claro, objetivo e fornecer todas as informações necessárias para seu entendimento;
• Anotar informações como código do documento, revisão, setor, equipamento, planilha etc.

3.2.2. Investigação de Causa

Deverá ser realizada uma investigação da causa raiz, para avaliar a necessidade de ações assegurando que a não conformidade não ocorra novamente. Devem ser registradas no formulário “Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas”.

Se possível, participarão da investigação todos os colaboradores envolvidos no processo em que ocorreu a não conformidade afim de detalhar melhor a ocorrência.

Deve-se analisar e determinar se não conformidades similares existem, ou se poderiam potencialmente ocorrer.

3.2.3. Determinação e Implementação de Ações Corretivas

Após a identificação da causa, os responsáveis devem estabelecer as ações a serem implementadas, indicando os responsáveis e prazos. As informações devem ser documentadas no mesmo formulário “Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas “

Caso a ação não tenha sido implementada no prazo previsto, o Responsável deverá dar justificativas coerentes e reprogramar o prazo para implementação, comunicando tal fato aos envolvidos.

3.2.4. Análise Crítica da Eficácia

Após a implementação das ações, cada ação terá sua eficácia verificada pelo responsável indicado no RNC. Após análise crítica, caso as ações não sejam consideradas eficazes, o processo retorna ao estudo da causa para o estabelecimento de nova ação ou uma nova não conformidade deve ser registrada para tratamento.

3.2.5. Riscos e Oportunidades

Os Riscos e oportunidade provenientes das RNC’s devem ser avaliados e planejados se necessário.

3.2.6. Mudanças no Sistema de Gestão

Deve-se avaliar se há necessidade de realizar mudanças no sistema de gestão da qualidade e justificar.

4. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
SGI	FM-G-QMA-005-Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas

Tabela 1 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

Direção e Colaboradores.

6. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
	Estágio de SGI	Assistente de SGI	Analista de SGI	Coordenador(a) de SGI	Direção
Identificação da Não Conformidade	S	E	R	A	I
Análise da Causa Raiz	S	E	R	A	I
Desenvolvimento da Ação Corretiva	I	E	R	A	I
Implementação da Ação Corretiva	S	E	R	I	I
Comunicação dos resultados	I	E	R	I	I

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

• A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
• C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
• E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
• I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
• R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
• S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
• V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Falhas na qualidade e reputação prejudicada	Perda de clientes devido à insatisfação	Melhoria contínua e maior confiabilidade	Identificar causas e envolver todos os níveis	Auditorias regulares e feedback de clientes
Ações corretivas mal implementadas	Ações corretivas mal implementadas	Implementação eficaz de soluções duradouras	Definir plano de ação detalhado	Acompanhar resultados das ações corretivas
Falta de conscientização sobre conformidade	Erros frequentes na execução de processos	Fortalecimento da cultura de qualidade	Promover treinamentos e comunicação	Medir engajamento em treinamentos e mudanças
Processos não documentada ou mal definidos	Dificuldade na padronização e controle das operações	Otimização de processos e controles internos	Revisar processos periodicamente	Monitorar desempenho e eficácia dos controles
Causas raiz da não conformidade mal interpretada	Aumento da frequência de falhas operacionais	Aumento da colaboração entre departamentos para troca de informações	Definir claramente o processo de investigação e documentação das causas	Monitoramento da melhoria contínua nas taxas de não conformidade após correções implementadas
Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga	Riscos ergonômicos	Aumento da produtividade e eficiência	Análise ergonômica do trabalho (AET) Ajuste do mobiliário e equipamentos Treinamento para colaboradores	Indicadores de saúde ocupacional Pesquisa de satisfação dos funcionários

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos	Impactos	Meios de controles
Consumo de energia	Alto consumo de energia devido ao armazenamento digital e servidores	Utilização de fontes de energia renováveis; Desligamento de equipamentos fora do expediente

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.