PR-G-QMA-002 - Padrão Nomenclatura de Documentos-Rev.05
1. Objetivo
Estabelecer a metodologia para a nomenclatura dos documentos criados para a organização e rastreabilidade e acessibilidade das informações na empresa. Este procedimento estabelece diretrizes claras para a nomeação de documentos, facilitando sua identificação, consulta e gerenciamento ao longo de seu ciclo de vida.
Nota: Este procedimento diz respeito ao padrão de nomenclatura de documentos nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.
1.1. Objetivo Específico
- Estabelecer regras consistentes para nomeação de documentos, evitando confusões ou duplicações;
- Permitir que os documentos possam ser facilmente identificados sem a necessidade de abrir ou visualizar seu conteúdo, baseado em informações como data, assunto, versão, autor etc.;
- Facilitar a localização de documentos por meio de nomes lógicos e descritivos que reflitam seu conteúdo ou finalidade;
- Ajudar a estruturar e organizar os documentos de maneira sistemática, otimizando seu armazenamento e controle.
2. Modelo de Fluxo
Figura 1 – Fluxo de Nomenclatura
3. Conteúdo
Os documentos devem ser nomeados conforme padrões a seguir:
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS |
CENTRO DE CUSTO-CLIENTE-TIPO-IDENTIFICADOR-REVISÃO-DIFERENCIADOR |
Tabela 1 – Nomenclatura de Documentos
3.1. Centro de Custo
O Centro de custo é definido na sua origem e tem as seguintes opções:
- EAASEQ ou ADAASEQ – Este centro de custo é gerado no início da elaboração da proposta e deverá ser utilizado para todos os documentos gerados deste mesmo serviço como propostas, relatórios, boletins etc. Deve seguir o seguinte padrão:
A seguir, os padrões abaixo não estão vinculados a nenhum centro de custo de serviços
- E – Documentos emitidos pela Autvix Engenharia;
- AD – Documentos emitidos pela Autvix Engenharia
- AA - Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo;
- SEQ - O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos;
ÁREA DOS DOCUMENTOS | |
SIGLA | ÁREA/FUNÇÃO |
E | Documentos emitidos pela Autvix Engenharia |
AD | Documentos emitidos pela Autvix Engenharia |
AA | Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo |
SEQ | O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos |
INFRA | Infraestrutura & Frota |
AUT | Automação |
ECOM | Comercial Autvix |
ADCOM | Comercial ADvix |
DIR | Diretoria |
CFIN | Financeiro & Controladoria |
GC | Gestão de Contratos |
MONT | Montagens |
PLAN | Planejamento |
PROJ | Projetos |
SSEG | Segurança |
QMA | Qualidade |
DP-RH | Pessoas |
ATEC | Assistência Técnica |
SUP | SupplyChain |
TI | Tecnologia da Informação |
MOB | Mobilização |
MKT | Marketing |
Tabela 2 – Centro de Custo
3.2. Código do Cliente
Deve-se pegar o código do cliente conforme listado no registro do formulário “Código Cliente”, caso o cliente não conste na lista, deve-se acrescentar na última linha em branco do formulário antes de utilizá-lo.
3.3. Tipo
O código do tipo de documento deve seguir as opções definidas no registro mais atual do formulário “Tipos de Documentos”.
3.4. Identificador
O Código identificador é utilizado para identificar a sequência dos documentos criados, podendo ser um número sequencial ou um código composto por data e nome, como exemplificado a seguir.
3.4.1. Sequencial
O identificador é iniciado a partir de 001, sempre com 3 algarismos, conforme exemplos abaixo:
Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.
Ex: EAASEQ-CLIENTE-RT-001, EAASEQ-CLIENTE-RT-002, EAASEQ-CLIENTE-RT-00X ... Etc.;
Código | Nomenclatura |
RT | Relatório Técnico |
Tabela 3 – Padrão Identificador Sequencial
3.4.2. Data/Nome
O identificador é iniciado pela data com 2 dígitos, sendo separados por ponto, e na sequência as iniciais do emissor do documento, conforme do exemplo abaixo:
Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.
Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR
EAASEQ-CLIENTE-RDO-21.03.01-SAFC
Código | Nomenclatura |
RDO | Relatório diário de obra |
RDV | Relatório de despesas de viagem |
Tabela 4 – Padrão Identificador Data/Nome
3.5. Revisão
Todos os documentos gerados serão identificados com uma letra que indicará sua revisão iniciando da letra “A” ou o número “0”. Ao ser gerado a revisão do documento em questão, ele assumirá a letra “B” / “1”, e assim por diante.
Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.
Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A
EAASEQ-CLIENTE-RT-002-A
3.6. Diferenciador - Ordem de Serviço - "OS"
Para alguns casos específicos de projetos será necessário a identificação da Ordem de serviço “OS”, nestes casos existe a formação de grupos específicos de serviços dentro do centro de custo.
Neste contexto utilizaremos a abreviatura “OS” seguida de um sequencial numérico, iniciado a partir de 01, conforme exemplo abaixo:
Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.
Exemplo:
EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A-OS01
EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A-OS02
EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR- A-OS0x
EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-OS01 / EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-OS02 /
EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-OS0x
4. Parte Interessada
- Todos os colaboradores.
5. Matriz de Responsabilidade
Processos | Matriz de funções e responsabilidades | ||||
Estagiário de SGI | Assistente de SGI | Analista de SGI | Coordenador(a) de SGI | Direção | |
Definição do Padrão de Nomenclatura | S | E | R | A | I |
Implementação do Padrão | I | E | R | I | I |
Treinamento sobre Nomenclatura | S | E | R | I | I |
Revisão e Atualização de Documentos | S | E | R | A | A |
Monitoramento e Conformidade | S | E | R | I | I |
Tabela 5 – Matriz de Responsabilidade
5.1. Legenda
- A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
- C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
- E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
- I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
- R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
- S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
- V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.
6. Sistema de Gestão Integrado
6.1. Perigos, Riscos e Oportunidades
Perigos | Riscos | Oportunidades | Pontos de ações | Monitoramento e medição |
Falta de padronização | Inconsistências nos processos e tomada de decisão | Maior organização e acessibilidade | Definição de nomenclatura para todos os documentos | Verificação periódica da conformidade dos documentos com o padrão estabelecido |
Dificuldade de localização de documentos | Atrasos na execução de tarefas e processos | Facilidade no armazenamento e recuperação | Monitorar lista de abreviações e convenções a serem seguidas | Verificar periodicamente o armazenamento dos documentos |
Inconsistência na nomenclatura entre departamentos | Dificuldade na organização e recuperação de documentos | Padronização entre setores | Treinar sobre o padrão de nomenclatura para todos os colaboradores | Verificar a adesão ao padrão por meio de auditorias internas |
Erro humano na aplicação do padrão | Informações registradas incorretamente | Maior controle e rastreabilidade | Manter procedimentos atualizados e colaboradores treinados | Monitorar a frequência de erros relacionados ao uso inadequado da nomenclatura |
Dificuldade na integração de sistemas | Falhas na transferência e compatibilidade de dados | Facilidade na integração entre plataformas | Estabelecer regras que permitam a integração de documentos entre diferentes sistemas e ferramentas | Medir o tempo e o esforço necessários para integrar novos documentos aos sistemas existentes |
Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga | Riscos ergonômicos | Aumento da produtividade e eficiência | Análise ergonômica do trabalho (AET) Ajuste do mobiliário e equipamentos Treinamento para colaboradores | Indicadores de saúde ocupacional Pesquisa de satisfação dos funcionários |
Tabela 6 – Perigos, Riscos e Oportunidades
6.2. Aspectos e Impactos Ambientais
Aspectos | Impactos | Meios de controles |
Consumo de energia | Ato consumo de energia devido ao armazenamento digital e servidores. |
|
Tabela 7 – Aspectos e Impactos Ambientais
7. Período de Avaliação
A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.