1. Objetivo
Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão para solicitação, controle, atualização e arquivamento das Certidões Negativas de Débitos (CND), garantindo a QSMS fiscal, tributária, trabalhista e previdenciária da empresa, visando atender às exigências legais, contratuais, licitatórias e assegurar a conformidade institucional.
Este procedimento diz respeito ao padrão de Certidões Negativas de Débitos nas empresas Autvix Engenharia, Autvix Montagens e ADVIX Soluções.
1.1. Objetivo Específico
- Estabelecer diretrizes para o controle, emissão, atualização e acompanhamento das certidões, alvarás e documentos legais da empresa;
- Garantir o monitoramento contínuo das vigências, prevenindo vencimentos e não conformidades legais;
- Padronizar o registro e a atualização das informações em sistema oficial de controle (ClickUp);
- Assegurar a conformidade da empresa com exigências legais, regulatórias e institucionais.
2. Modelo de Fluxo
2.1. Fluxo Gestão, Certificados e Alvarás
Figura 1 – Fluxo Gestão de Certidões/Alvarás
3. Conteúdo
3.1. Etapas do Processo
3.1.1. Identificação da Necessidade de Emissão/Atualização de Certidões/Alvarás
A identificação da necessidade de emissão de certidão ou documento ocorre sempre que for constatada a exigência de uma nova certidão, alvará ou documento correlato que ainda não esteja mapeado ou controlado pelo setor responsável pela gestão documental.
Ocorre, ainda, a necessidade de atualização dos documentos conforme a data de vigência se aproxime. Ressalta-se que o controle e o acompanhamento das certidões, alvarás e demais documentos devem ser realizados de forma contínua, a fim de garantir sua validade e conformidade com os requisitos legais e institucionais.
3.1.2. Emissão e Atualização de Certidões/Alvarás
Sempre que for solicitada uma Certidão Negativa de Débitos (CND), o responsável pelo atendimento deverá seguir o seguinte fluxo de verificação e providência:
- Inicialmente, deve-se verificar se a CND requerida está atualizada e disponível na pasta digital destinada ao armazenamento dessas certidões;
- Se a CND estiver válida, ela deverá ser imediatamente disponibilizada ao solicitante, por meio da pasta compartilhada da empresa ou, se necessário, enviada por e-mail.
Caso a CND esteja vencida ou não esteja disponível na pasta:
- O responsável deverá acessar o site do órgão emissor correspondente e tentar realizar a emissão da nova certidão. As Informações necessárias para atualização estão disponíveis na planilha de acesso remoto;
- Se a emissão for bem-sucedida, a nova CND deve ser salva na pasta padrão da empresa, substituindo a versão anterior e a data da próxima atualização deve ser sinalizada no calendário de controle de CND’s no clickup. Em seguida, deve ser disponibilizada ao solicitante;
- Se a emissão não for possível, o responsável deverá entrar em contato com o setor contábil da empresa para que sejam verificadas possíveis pendências ou inconsistências que estejam impedindo a emissão.
O responsável deve verificar se a CND enviada pela contabilidade está de acordo com o solicitado:
Se estiver correta:
- Salvar a CND na pasta padrão da empresa, substituindo a versão anterior;
- Registrar a data da próxima atualização no calendário de controle de CNDs;
- Disponibilizar o documento ao solicitante.
Se não estiver correta:
- Devolver a CND ao setor contábil, descrevendo os ajustes necessários;
- Após o reenvio, conferir novamente a conformidade;
- Estando tudo certo, salvar na pasta padrão e disponibilizar ao solicitante.
- Todo o processo deve ser devidamente registrado e monitorado, com o objetivo de garantir que todas as CNDs da empresa permaneçam atualizadas, evitando riscos de natureza operacional, contratual ou legal.
3.1.3. Relação de Certidões Negativas de Débitos e Documentos Legais
Tipo de Certidão | Órgão emissor | Periodicidade de emissão |
Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais (Pessoa Jurídica) | Receita Federal do Brasil |
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Certidão Negativa de Débitos para com a Fazenda Pública Estadual | Secretaria de Estado da Fazenda |
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Certidão Negativa de Débitos com a Fazenda Pública Municipal | Secretaria Municipal da Fazenda |
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Certificado de Regularidade do FGTS - CRF | Caixa Econômica Federal |
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Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas | Poder Judiciário |
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Certidão Simplificada | Junta Comercial do Estado do Espírito Santo |
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Cadastro Nacional de Pessoas Jurídica – Cartão CNPJ | Receita Federal do Brasil |
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Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - Municipal | Prefeitura Municipal da Serra/ES |
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Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - Estadual | Secretaria de Estado da Fazenda |
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Certidão Negativa - Natureza Cível | Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo |
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Certidão Negativa - Natureza Criminal | Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo |
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Certidão Negativa – Natureza de Recuperação Judicial e Extrajudicial (Falência e Concordata) | Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo |
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Certidão de Registro e Quitação de Pessoa Jurídica – CREA-ES | CREA-ES |
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Alvará de Licença – Corpo de Bombeiros Militar | Corpo de Bombeiros Militar |
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Alvará de Licença para Funcionamento | Prefeitura Municipal da Serra/ES |
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Tabela 1 – Listagem de CND’s e Documentos Legais
Quando o solicitante necessitar de certidões não incluídas na listagem acima, deverá comunicar o responsável pelo controle e emissão das CNDs, informando o tipo de certidão requerido e a periodicidade necessária para sua atualização.
Caso haja necessidade específica de clientes, a emissão poderá ser antecipada ao término da vigência das certidões já emitidas e disponibilizadas nas pastas.
3.1.4. Controle e Acompanhamento da Vigência
A empresa mantém, na plataforma ClickUp, um calendário de controle das vigências das certidões, alvarás e demais documentos já mapeados. O acompanhamento das datas de validade deve ser realizado de forma contínua, a fim de assegurar a conformidade legal e evitar vencimentos.
Após cada atualização e/ou nova emissão de documento, o responsável pela gestão documental deverá, obrigatoriamente, manter o calendário devidamente atualizado, registrando as informações de vigência correspondentes.
Link de acesso ao calendário no Clickup:
https://app.clickup.com/3024185/v/gr/2w99t-59293
Figura 2 – Quadro de Acompanhamento
3.2. Responsabilidades
O funcionário designado para este procedimento é responsável por:
- Realizar o acompanhamento periódico das datas de vencimento das Certidões Negativas de Débitos (CND);
- Acessar os portais dos órgãos emissores e efetuar a solicitação, emissão e renovação das CNDs dentro dos prazos estabelecidos;
- Conferir as informações constantes nas certidões, garantindo que estejam corretas, válidas e com o status de “Negativa” ou “Positiva com efeito de Negativa”;
- Identificar e comunicar imediatamente qualquer irregularidade, pendência ou impedimento encontrado nas certidões ao setor contábil, fiscal ou à gestão, para a devida regularização;
- Organizar e arquivar corretamente as certidões em meio físico e/ou digital, conforme padrão definido pela empresa;
- Realizar o acompanhamento preventivo, garantindo que nenhuma certidão expire sem a devida renovação;
- Assegurar que as certidões estejam disponíveis sempre que solicitadas, seja por clientes, parceiros, órgãos públicos ou auditorias internas e externas.
4. Documentos de Referência
ÁREA | DOCUMENTO |
ADM | Planilha de acesso remoto |
Tabela 2 – Documentos de Referência
5. Parte Interessada
Setor Administrativo / Responsável pela Gestão de Documentos
Responsável pela solicitação, controle, arquivamento e atualização das CNDs.
Setor Contábil / Escritório de Contabilidade
Responsável por verificar a existência de pendências fiscais, realizar correções, regularizações e efetuar a emissão da CND quando necessário.
6. Matriz de Responsabilidade
Processos | Matriz de funções e responsabilidades | ||
Assistente/Analista | Coordenação | Contabilidade | |
Receber a solicitação da CND | R | - | - |
Verificar validade na pasta | R/E | - | - |
Emitir CND no site (quando possível) | E | - | - |
Verificar impedimentos ou pendências | E | R | - |
Acionar contabilidade (quando não conseguir emitir) | E | R | - |
Analisar pendências (se houver) | E | R | E |
Regularizar pendências | I | I | R/E |
Emitir CND após regularização | E | I | R/E |
Atualizar e arquivar na pasta | E / R | I | - |
Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade
6.1. Legenda
- A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
- C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
- E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
- I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
- R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
- S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.