1. Objetivo

Garantir a admissão de novos colaboradores de forma eficiente, segura e em conformidade com a legislação trabalhista;
Certificar de que toda documentação relevante seja corretamente solicitada;
Padronizar as etapas da admissão, desde a solicitação de documentos até a integração do trabalhador;
Realizar os registros obrigatórios no sistema interno, e-Social e CTPS;
Emitir e coletar assinaturas dos documentos admitidos;
Efetuar a liberação de acessos, sistemas e benefícios;
Conduzir o novo colaborador ao processo de onboarding, facilitando sua adaptação.

2. Processo de Admissão

2.1. Modelo de Fluxo

Figura 1 - Fluxo Admissão

3. Etapas do Processo

O Departamento Pessoal (DP), ao receber uma solicitação de admissão, deve cumprir as etapas descritas a seguir. Essas etapas têm como objetivo assegurar a conformidade legal, a padronização e a organização das informações, além de garantir agilidade e eficiência em todo o processo, desde o recebimento da demanda até a integração do novo colaborador.

3.1. Etapa Inicial

O Setor de Recursos Humanos ao finalizar o processo de Recrutamento e Seleção, deve encaminhar ao Departamento Pessoal para prosseguimento do processo de admissão do candidato aprovado.

3.2. Solicitação de Documentos

O DP deve solicitar ao colaborador os documentos necessários para o processo de admissão, conforme os critérios estabelecidos no “Checklist de Validação de Documentos de Admissão”. Todos os documentos devem ser legíveis, atualizados, e preferencialmente enviados em formato PDF, com o objetivo de garantir a clareza e a integridade das informações fornecidas.

3.3. Envio de Documentos pelo Colaborador

O colaborador deve enviar os documentos conforme solicitado pelo setor de Departamento Pessoal, garantindo que sejam legíveis, atualizados e no formato indicado (preferencialmente em PDF).

3.4. Verificação da Conformidade

O DP deve verificar se os documentos enviados estão em conformidade com os critérios legais e internos.

Documentos em conformidade?

Sim: Se os documentos estiverem corretos, o processo segue para o próximo passo;
Não: Se os documentos estiverem incorretos ou incompletos, o processo seguirá os seguintes trâmites:

o O DP solicita adequação dos documentos ao colaborador;

o O colaborador corrige e reenvia os documentos.

3.5. Registro de Dados

O Departamento Pessoal (DP) é responsável por cadastrar e atualizar todas as informações dos colaboradores no sistema interno da empresa, incluindo dados pessoais, documentos, informações contratuais, cargo, departamento, jornada de trabalho, remuneração e benefícios.

3.6. Obrigações Legais

O setor de DP é responsável por realizar o registro do colaborador no sistema e-Social, conforme exigido pela legislação trabalhista vigente. Esse processo inclui o envio das informações cadastrais, contratuais e de admissão do trabalhador, garantindo a regularidade do vínculo empregatício.

Após o registro no e-Social, são realizadas de forma automática as devidas anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) na versão digital, incluindo dados como: cargo, data de admissão, remuneração e tipo de contrato. Todo o processo deve ser concluído antes do início efetivo das atividades do colaborador.

3.7. Solicitar Documentos de Contratação

O setor de Departamento Pessoal (DP) deve solicitar à Assessoria Contábil a emissão dos documentos necessários para a formalização da contratação. Após a emissão, esses documentos devem ser encaminhados ao colaborador para assinatura.

Os documentos obrigatórios para o processo de admissão são:

Contrato de Experiência (Enviado pela contabilidade): estabelece as condições iniciais do vínculo empregatício, com prazo determinado para avaliação mútua;
Ficha de Registro de Empregado (Enviado pela contabilidade): documento que registra os dados pessoais, contratuais e funcionais do colaborador;
Descrição do Cargo (Interno): detalha as atribuições, responsabilidades e requisitos da função que será exercida;
Contrato do Plano de Saúde (Interno): formaliza a adesão do colaborador ao benefício de assistência médica oferecido pela empresa;
Declaração de Opção de Vale-Transporte (Enviado pela contabilidade) ou interno): documento no qual o colaborador informa se deseja ou não utilizar o benefício do vale-transporte.

3.8. Liberar Acessos e Benefícios

O Departamento Pessoal (DP) deve realizar a liberação de acessos aos sistemas, e-mails corporativos, crachá (se aplicável) e benefícios (vale transporte, alimentação, plano de saúde, plano odontológico, etc.), conforme procedimento padrão de liberação de benefícios.

3.9. Criar e Arquivar Documentos de Contratação

O Departamento Pessoal (DP) deve criar pasta individual para o colaborador no servidor de dados, por meio do seguinte caminho: “Z:\01.Administrativo\09. Funcionários”, para arquivar os documentos de contratação, documentos encaminhados pelo colaborador para admissão.

3.10. Encaminhamento para Onboarding e Conclusão do Processo

O processo é finalizado com a conclusão bem-sucedida da admissão e o encaminhamento do colaborador para a etapa de onboarding.

4. Processo de Movimentação Interna de Pessoal

4.1. Modelo de Fluxo

Figura 2 - Fluxo de Movimentação Interna de Pessoal

5. Etapas do Processo

O Departamento Pessoal, ao receber uma solicitação de movimentação interna de pessoal, deve seguir as etapas descritas a seguir, que visam garantir a transparência, a conformidade com as políticas da empresa e a padronização de todo o processo, desde o registro da solicitação até a efetivação da movimentação do colaborador.

5.1. Receber Solicitação de Movimentação Interna

O processo tem início quando o Gestor identifica a necessidade de realizar uma movimentação interna de pessoal. Para formalizar a solicitação, deve-se acessar o sistema oficial ClickUp e preencher o Formulário “FM-G-DP-RH-009 – Movimentação Interna de Pessoal”, disponível no link:

https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-40713/v8jvdbz4gvptghpii2, observando as orientações descritas na Instrução de Trabalho do Canal de Comunicação, para o correto preenchimento.

Tanto o Gestor quanto o setor de Departamento Pessoal podem acompanhar o andamento do processo por meio dos e-mails automáticos enviados a cada fase e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) no ClickUp, acessível pelo link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/6-901316651486-2.

5.2. Identificar Colaborador Elegível

O Gestor deve identificar o tipo de movimentação necessária, sendo elas:

5.3. Critérios para Promoção

O Gestor deve identificar o colaborador elegível para promoção, considerando os seguintes critérios de elegibilidade:

Tempo mínimo de 6 meses na função atual (exceto casos estratégicos justificados);
Ausência de suspensões nos últimos 6 meses;
Alinhamento com o plano de cargos e salários vigente;
Validação técnica e comportamental pela liderança imediata.

5.4. Validar Solicitação

Após o recebimento da solicitação de movimentação o Departamento Pessoal (DP) deve validar as informações inseridas pelo Gestor no formulário, seguindo os seguintes critérios:

Avaliar o histórico do colaborador;
Validar os critérios de elegibilidade;
Verificar a compatibilidade com o Plano de Cargos e Salários.

Caso a validação não seja aprovada, o DP solicita ajustes ao gestor e o processo retorna à etapa de ajustes:

Sim: Verificar a necessidade de realizar novo ASO e realizar ajustes no sistema da folha;
Não: Encaminhar ao Gestor para ajuste das informações.

5.5. Verificar Necessidade de ASO

Verifica a necessidade de realização de ASO (Atestado de Saúde Ocupacional):

Sim: Encaminhar o colaborador para o ASO;
Não: Solicitar a Assessoria contábil a inclusão das alterações no verso da ficha de registro do colaborador.

5.6. Conclusão e Arquivamento

Após essa etapa, o DP:

Realiza a atualização no sistema de folha de pagamento;
Atualiza e/ou arquiva os documentos na pasta do colaborador.

O processo é então considerado concluído.