1. Objetivo
- Garantir a admissão de novos colaboradores de forma eficiente, segura e em conformidade com a legislação trabalhista;
- Certificar de que toda documentação relevante seja corretamente solicitada;
- Padronizar as etapas da admissão, desde a solicitação de documentos até a integração do trabalhador;
- Realizar os registros obrigatórios no sistema interno, e-Social e CTPS;
- Emitir e coletar assinaturas dos documentos admitidos;
- Efetuar a liberação de acessos, sistemas e benefícios;
- Conduzir o novo colaborador ao processo de onboarding, facilitando sua adaptação.
2. Processo de Admissão
2.1. Modelo de Fluxo
Figura 1 - Fluxo Admissão
3. Etapas do Processo
O Departamento Pessoal (DP), ao receber uma solicitação de admissão, deve cumprir as etapas descritas a seguir. Essas etapas têm como objetivo assegurar a conformidade legal, a padronização e a organização das informações, além de garantir agilidade e eficiência em todo o processo, desde o recebimento da demanda até a integração do novo colaborador.
3.1. Etapa Inicial
O Setor de Recursos Humanos ao finalizar o processo de Recrutamento e Seleção, deve encaminhar ao Departamento Pessoal para prosseguimento do processo de admissão do candidato aprovado.
3.2. Solicitação de Documentos
O DP deve solicitar ao colaborador os documentos necessários para o processo de admissão, conforme os critérios estabelecidos no “Checklist de Validação de Documentos de Admissão”. Todos os documentos devem ser legíveis, atualizados, e preferencialmente enviados em formato PDF, com o objetivo de garantir a clareza e a integridade das informações fornecidas.
3.3. Envio de Documentos pelo Colaborador
O colaborador deve enviar os documentos conforme solicitado pelo setor de Departamento Pessoal, garantindo que sejam legíveis, atualizados e no formato indicado (preferencialmente em PDF).
3.4. Verificação da Conformidade
O DP deve verificar se os documentos enviados estão em conformidade com os critérios legais e internos.
Documentos em conformidade?
- Sim: Se os documentos estiverem corretos, o processo segue para o próximo passo;
- Não: Se os documentos estiverem incorretos ou incompletos, o processo seguirá os seguintes trâmites:
o O DP solicita adequação dos documentos ao colaborador;
o O colaborador corrige e reenvia os documentos.
3.5. Registro de Dados
O Departamento Pessoal (DP) é responsável por cadastrar e atualizar todas as informações dos colaboradores no sistema interno da empresa, incluindo dados pessoais, documentos, informações contratuais, cargo, departamento, jornada de trabalho, remuneração e benefícios.
3.6. Obrigações Legais
O setor de DP é responsável por realizar o registro do colaborador no sistema e-Social, conforme exigido pela legislação trabalhista vigente. Esse processo inclui o envio das informações cadastrais, contratuais e de admissão do trabalhador, garantindo a regularidade do vínculo empregatício.
Após o registro no e-Social, são realizadas de forma automática as devidas anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) na versão digital, incluindo dados como: cargo, data de admissão, remuneração e tipo de contrato. Todo o processo deve ser concluído antes do início efetivo das atividades do colaborador.
3.7. Solicitar Documentos de Contratação
O setor de Departamento Pessoal (DP) deve solicitar à Assessoria Contábil a emissão dos documentos necessários para a formalização da contratação. Após a emissão, esses documentos devem ser encaminhados ao colaborador para assinatura.
Os documentos obrigatórios para o processo de admissão são:
- Contrato de Experiência (Enviado pela contabilidade): estabelece as condições iniciais do vínculo empregatício, com prazo determinado para avaliação mútua;
- Ficha de Registro de Empregado (Enviado pela contabilidade): documento que registra os dados pessoais, contratuais e funcionais do colaborador;
- Descrição do Cargo (Interno): detalha as atribuições, responsabilidades e requisitos da função que será exercida;
- Contrato do Plano de Saúde (Interno): formaliza a adesão do colaborador ao benefício de assistência médica oferecido pela empresa;
- Declaração de Opção de Vale-Transporte (Enviado pela contabilidade) ou interno): documento no qual o colaborador informa se deseja ou não utilizar o benefício do vale-transporte.
3.8. Liberar Acessos e Benefícios
O Departamento Pessoal (DP) deve realizar a liberação de acessos aos sistemas, e-mails corporativos, crachá (se aplicável) e benefícios (vale transporte, alimentação, plano de saúde, plano odontológico, etc.), conforme procedimento padrão de liberação de benefícios.
3.9. Criar e Arquivar Documentos de Contratação
O Departamento Pessoal (DP) deve criar pasta individual para o colaborador no servidor de dados, por meio do seguinte caminho: “Z:\01.Administrativo\09. Funcionários”, para arquivar os documentos de contratação, documentos encaminhados pelo colaborador para admissão.
3.10. Encaminhamento para Onboarding e Conclusão do Processo
O processo é finalizado com a conclusão bem-sucedida da admissão e o encaminhamento do colaborador para a etapa de onboarding.