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1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão de tratamento das denúncias recebidas, assegurando que sejam devidamente registradas, avaliadas, investigadas (quando necessário) e respondidas com confidencialidade, imparcialidade e eficácia, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma eficiente, padronizada e alinhada aos valores e necessidades organizacionais.

1.1. Objetivo Geral

  • Garantir que todos os colaboradores tenham um espaço seguro para registrar suas manifestações;
  • Registrar denúncias de forma formal e organizada;
  • Incentivar o reconhecimento por meio de elogios;
  • Coletar sugestões e propostas de melhorias;
  • Promover transparência na gestão de informações;
  • Apoiar a melhoria contínua de processos e ambientes;
  • Facilitar o acompanhamento e retorno sobre as demandas recebidas;
  • Contribuir para um ambiente de trabalho mais ético e colaborativo.

2. Processo da Gestão das Denúncias

2.1. Modelo de Fluxo

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Figura 1 – Fluxo de Denúncias

2.2. Etapas do Processo

O Recursos Humanos ao receber um registro de denúncia no canal de comunicação no clickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir visam garantir a confidencialidade, a integridade das informações e a condução imparcial de todo o processo, desde o recebimento da denúncia até a tomada de decisão final.

2.2.1. Receber Registro de Denuncia

O processo inicia com a necessidade identificada de realizar registro de denúncia no Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-DP-RH-006-Formulário para Registro de Denúncia, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-41353/F2A6JW2NFI65M5AOUT, observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação.

O Recursos Humanos recebe o registro de denúncia por meio do Canal de Comunicação Oficial no sistema ClickUp, devendo garantir o sigilo, integridade e armazenamento adequado das informações recebidas.

O Recursos Humanos pode acompanhar o status do andamento do processo por meio dos e-mails que são disparados de forma automática de acordo com cada fase do processo, e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) dentro do ClickUp, por meio do link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/6-901317205120-2 .

2.2.2. Definir Nível de Gravidade

O RH verifica se a denúncia é válida, possuindo elementos mínimos para apuração, ou se deve ser descartada por falta de fundamentação. Deve ainda realizar uma análise prévia do nível de gravidade do evento denunciado, sendo eles:

  • Baixa gravidade: Denúncias que indicam comportamentos inadequados, mas sem impacto direto severo, podendo ser corrigidos com orientação ou ação pontual;
  • Média gravidade: Condutas mais sérias ou reincidentes, com impacto no ambiente de trabalho ou nas relações profissionais, exigindo investigação e medidas formais;
  • Alta gravidade: Denúncias de extrema seriedade, que violam a lei, os direitos humanos ou o código de ética da organização. Exigem apuração imediata, envolvimento do jurídico e ações disciplinares severas.
2.2.3. Reportar Recebimento ao Remetente

No momento do recebimento da denúncia, o RH deve verificar se o remetente se identificou no ato do registro.

Remetente identificado?

  • Sim: Confirma-se o envio de retorno formal, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao denunciante, informando o recebimento e fornecendo orientações iniciais sobre os próximos passos e prazos do processo;
  • Não: Registra-se que o retorno não foi possível, garantindo que a denúncia siga seu fluxo normalmente.
2.2.4. Solicitar Assessoria Jurídica

O RH avalia se a denúncia possui implicações legais que exigem avaliação da assessoria jurídica (ex: denúncia envolvendo violação de leis trabalhistas ou civis).

Necessário parecer jurídico?

  • Sim: Caso identificado, a denúncia é formalmente encaminhada ao setor jurídico. A Assessoria Jurídica analisa a denúncia e emite parecer técnico/jurídico, que deve conter: análise legal, riscos jurídicos e orientações de encaminhamento;
  • Não: Segue para etapa de avaliação e conclusão.
2.2.5. Verificação de Investigação

O RH avalia a complexidade do caso para definir se a apuração requer a formação de um comitê específico.

Necessário nomear comitê de investigação?

  • Sim: Caso necessário, um comitê multidisciplinar é formalmente nomeado;
  • Não: Segue para etapa de consolidação dos documentos e provas coletadas.
2.2.6. Nomear Comitê de Investigação

O comitê deve ser composto por 2 a 3 membros, preferencialmente de áreas distintas e sem qualquer vínculo direto com os envolvidos no caso. Os critérios principais são:

  • Imparcialidade: não ter envolvimento direto com o fato denunciado, com o denunciante ou com o(s) denunciado(s);
  • Confidencialidade: compromisso formal de manter o sigilo durante e após a investigação;
  • Conhecimento Técnico: ao menos um membro deve ter conhecimento sobre o tema tratado (jurídico ou RH);
  • Ética e Conduta: histórico de conduta ética e reputação ilibada na organização.

O setor de Recursos Humanos (RH) é responsável por elaborar uma lista de possíveis membros com base nos critérios mencionados anteriormente. Antes do início do processo de apuração, o RH deve fornecer aos membros selecionados orientações claras sobre o escopo da denúncia, a metodologia que será adotada, as responsabilidades de cada integrante, bem como os prazos e limites do processo.

2.2.7. Coleta de Evidencias

O RH deve buscar coletar evidências para apuração da denúncia recebida por meio dos seguintes métodos:

  • Entrevistas confidenciais: As entrevistas com o acusado e possíveis testemunhas devem ser conduzidas em ambiente privado, garantindo a confidencialidade das declarações. As partes devem ser informadas sobre a política de sigilo e não retaliação;
  • Documentação e registros: A equipe de investigação deve recolher todas as evidências possíveis, incluindo e-mails, documentos, registros de comunicação ou qualquer outra fonte relevante para a denúncia;
  • Análise de dados: Todas as evidências devem ser analisadas de forma objetiva, evitando conclusões precipitadas ou baseadas em julgamentos pessoais.
2.2.8. Avaliação e Conclusão

O RH analisa os relatórios, informações e provas coletadas, verificando a conclusão do relatório, ou seja, se a denúncia foi considerada procedente ou improcedente.

Denúncia procedente?

  • Sim: Se considerada procedente, o processo segue para a etapa de aplicação das ações corretivas;
  • Não: Se considerada improcedente, o processo segue para etapa de reportar conclusão ao remetente e posterior arquivamento.
2.2.9. Aplicar Ações corretivas

Quando aplicável, definem-se ações corretivas e preventivas, isso pode incluir advertências, suspensões, demissões, ou outras ações cabíveis de acordo com a política interna da empresa.

2.2.10. Reportar Conclusão ao Remetente

Avaliar novamente a possibilidade de retorno ao denunciante no encerramento.

Remetente se identificou?

  • Sim: Registrar o envio da resposta final, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao denunciante, informando a conclusão do processo de apuração e informando as ações corretivas e ou sanções aplicadas;
  • Não: Registrar que o retorno não foi possível, assegurando o encerramento formal.

 

2.2.11. Arquivar Denuncia

Toda a documentação do processo (registro, pareceres, conclusões, retornos) deve ser arquivada de forma segura e conforme política de retenção de documentos.

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