MAN-G-INFRA-001 - Manual Infraestrutura & Frota_Rev.00
1. Identidade Organizacional
1.1 Objetivo
O Manual do Departamento de Infraestrutura & Frota foi criado para ser o guia de referência de todos os profissionais que integram o setor, bem como das áreas clientes e parceiros que interagem com o departamento.
Mais do que um conjunto de regras, este manual apresenta a identidade do setor, seus papéis, os serviços entregues, os processos críticos e a forma como trabalhamos, assegurando alinhamento com o Sistema de Excelência Autvix (SEA).
Este documento deve ser consultado continuamente e aprimorado de forma colaborativa.
1.2. Propósito do Departamento
Garantir a disponibilidade, segurança e eficiência da infraestrutura predial e da frota veicular do Autvix Group, assegurando que colaboradores, áreas administrativas, operações e canteiros de obra disponham de condições adequadas para a execução de suas atividades, em conformidade com normas técnicas, legais e de segurança.
1.3. Missão
Ser parceiro estratégico das áreas administrativas e operacionais, oferecendo soluções integradas em manutenção predial, facilities e gestão de frota, com foco em confiabilidade, rastreabilidade, otimização de custos e suporte direto às operações e contratos.
1.4. Conexão com a Visão e os Pilares do SEA
1.4.1. Valor Gerado para Clientes Internos e Externos Pessoas
Garantir ambientes seguros, organizados e frota adequada, promovendo saúde, segurança e produtividade.
Processos e Inovação
Padronizar e digitalizar fluxos de manutenção, facilities e frota, utilizando sistemas corporativos, checklists digitais e indicadores.
Clientes e Mercado
Atender áreas internas como clientes, assegurando disponibilidade, agilidade e previsibilidade operacional.
Sociedade
Promover uso consciente de recursos e conformidade legal, reduzindo impactos ambientais e riscos regulatórios.
Resultados Estratégicos
Aumentar a disponibilidade de ativos, reduzir custos operacionais e mitigar riscos de paradas.
1.5. Valor Gerado para Clientes Internos e Externos
Clientes Internos
Ambientes funcionais, frota disponível, SLAs claros, redução de riscos e suporte à decisão.
Clientes Externos
Conformidade documental, relacionamento estruturado e evidências para auditorias.
2. Estrutura Funcional
2.1. Objetivo
Definir a estrutura organizacional do Departamento de Infraestrutura & Frota, seus papéis e responsabilidades, garantindo eficiência, segregação de funções e alinhamento estratégico.
Estrutura Organizacional
- Diretoria Administrativa: Define diretrizes e políticas corporativas;
- Gerência Administrativa: Desdobra diretrizes, integra áreas e supervisiona a coordenação;
- Coordenação de Infraestrutura & Frota: Planeja, prioriza, controla custos, prazos, qualidade, KPIs e conformidade;
- Equipe Operacional Interna: Zeladoria, serviços gerais, frota e motoristas;
- Equipe Externa: Fornecedores homologados, oficinas, seguradoras e órgãos reguladores.
3. Gestão de Pessoas e Competências
A gestão de pessoas é pilar essencial para garantir segurança, eficiência e rastreabilidade.
Inclui:
- Matriz de competências técnicas, comportamentais, culturais e de liderança;
- Trilhas de carreira;
- Onboarding institucional e técnico;
- Avaliação de desempenho e PDIs.
Todos os colaboradores devem atuar alinhados ao DNA Autvix: respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua.
3.1. Matriz de Competências
A matriz de competências define o que cada função precisa dominar para garantir entregas com qualidade, segurança e rastreabilidade.
Ela serve como ponto de partida para a elaboração de PDIs (Planos de Desenvolvimento Individual) e para a Avaliação de Desempenho.
3.2. Como Ler a Matriz
- Competências técnicas: conhecimento necessário sobre processos, sistemas, normas e atividades específicas de Infraestrutura e Frota;
- Competências comportamentais: atitudes e comportamentos esperados no dia a dia, alinhados ao DNA Autvix (respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua);
- Competências metodológicas: aplicação de indicadores, análises e metodologias de melhoria contínua;
- Competências culturais: vivência dos valores Autvix como segurança, excelência, foco no cliente, inovação e sustentabilidade;
- Competências de liderança: habilidades para tomada de decisão, gestão de conflitos, feedback e visão estratégica.
3.3. Escala de Proficiência
- -1: Não precisa saber (irrelevante);
- 0: Diferencial (não exigido, mas agrega);
- 1: Conhece o básico, precisa de bastante suporte;
- 2: Trabalha sozinho em cenários simples;
- 3: Autonomia em cenários complexos;
- 4: Mentor ativo, referência em boas práticas;
- 5: Referência estratégica, inova e cria caminhos.
3.3.1. Matriz de Competências Técnicas (Infra & Frota)
Competência | Aux. SG I | Aux. SG II | Aux. SG III | Aux. SG IV | Aux. SG V | Zelador I | Zelador II | Zelador III | Coord. Infra & Frota |
Organização e disciplina | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Comunicação clara e assertiva | 1 | 2 | 3 | 3 | 4 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Trabalho em equipe e colaboração | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Proatividade e foco em resultados | 1 | 2 | 2 | 3 | 4 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Responsabilidade e zelo pelo patrimônio | 2 | 3 | 3 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Atendimento ao cliente interno (canteiros e áreas) | 1 | 2 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Tabela 1 – Matriz de Competências Técnicas (Infra & Frota)
3.3.2. Trilhas de Carreira
Trilha Operacional | Evolução |
Serviços Gerais | Auxiliar → Zelador |
Frota | Assistente → Analista JR → Analista PL → Analista SR |
Liderança | Analista SR → Coordenador |
Tabela 2 – Trilhas de Carreira
3.3.3. Onboarding Técnico
Etapa | Conteúdo | Responsável |
1º dia | Apresentação do setor, normas e sistemas | Coordenação |
1ª semana | Shadowing operacional | Zelador / Analista |
30 dias | Operação assistida + feedback | Coordenação |
90 dias | Avaliação técnica e comportamental | Coordenação |
Tabela 3 – Onboarding Técnico
3.3.4. Competências Metodológicas – Infra
Competência Metodológica | Aux. SG I | Aux. SG II | Aux. SG III | Aux. SG IV | Aux. SG V | Zelador I | Zelador II | Zelador III | Coord. Infra & Frota |
Aplicação de checklists digitais (rotinas prediais) | 1 | 2 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Gestão de indicadores de manutenção (preventiva/corretiva) | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 3 | 5 |
Análise de falhas e não conformidades prediais | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 3 | 5 |
Planejamento de melhorias estruturais | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 3 | 5 |
Apoio em auditorias internas (infra, SGI) | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 |
Tabela 4 – Competências Metodológicas – Infra
3.3.5. Competências Culturais (Valores Autvix) – Infra
Competência Cultural | Aux. SG I | Aux. SG II | Aux. SG III | Aux. SG IV | Aux. SG V | Zelador I | Zelador II | Zelador III | Coord. Infra & Frota |
Segurança como princípio inegociável | 3 | 4 | 5 | 5 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Foco no cliente interno (unidades e canteiros) | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Sustentabilidade e uso consciente de recursos | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 3 | 3 | 4 | 5 |
Inovação com responsabilidade (melhorias de rotina) | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 | 5 |
Excelência como rotina | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Tabela 5 – Competências Culturais (Valores Autvix) – Infra
3.3.6. Competências da Liderança – Infra
Competência de Liderança | Aux. SG I | Aux. SG II | Aux. SG III | Aux. SG IV | Aux. SG V | Zelador I | Zelador II | Zelador III | Coord. Infra & Frota |
Inteligência emocional e autoconhecimento | -1 | -1 | -1 | -1 | -1 | 2 | 3 | 3 | 5 |
Tomada de decisão orientada a dados | -1 | -1 | -1 | -1 | -1 | 2 | 3 | 3 | 5 |
Delegação e feedback | -1 | -1 | -1 | -1 | -1 | 2 | 3 | 3 | 5 |
Gestão de conflitos e empatia | -1 | -1 | -1 | -1 | -1 | 2 | 3 | 3 | 5 |
Visão crítica e estratégica | -1 | -1 | -1 | -1 | -1 | 2 | 3 |
Tabela 6 – Competências de Liderança – Infra
3.3.7. Competências Comportamentais – Frota
Competência | Motorista I | Motorista II | Motorista III | Motorista IV | Motorista V | Motorista Munck I | Motorista Munck II | Motorista Munck III | Motorista Munck IV | Motorista Munck V | Analista JR | Analista PL | Analista SR | Coor. Infra & Frota |
Organização e Disciplina | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Comunicação Clara e Assertiva | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Trabalho em Equipe e Colaboração | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Proatividade e Foco em Resultados | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Responsabilidade e Zelo pelo Patrimônio | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Atendimento ao Cliente Interno | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Tabela 7 – Competências Comportamentais – Frota
3.3.8. Competências Técnicas
Competência Técnica | Motorista I | Motorista II | Motorista III | Motorista IV | Motorista V | Motorista Munck I | Motorista Munck II | Motorista Munck III | Motorista Munck IV | Motorista Munck V | Analista JR | Analista PL | Analista SR | Coord. |
Condução segura de veículos leves/pesados | 3 | 4 | 5 | 5 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 | 5 | - | - | - | - |
Inspeção diária (óleo, pneus, freios, fluidos) | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | - | - | - | - |
Preenchimento de checklist veicular | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Pequenos reparos emergenciais (pneu, lâmpada) | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | - | - | - | - |
Operação Munck (içamento, amarração de cargas) | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | - | - | - | - |
Normas Regulamentadoras (NR-11, NR-12, NR-18) | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 | 5 | - | - | - | 5 |
Cumprimento de itinerários/rotas | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | - | - | - | - |
Gestão documental (CRLV, IPVA, multas, seguros) | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 3 | 4 | 5 | 5 |
Programação e acompanhamento de manutenção | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 |
Controle de abastecimento e consumo | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 3 | 4 | 5 | 5 |
Negociação com oficinas/fornecedores | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 |
Telemetria (km, consumo, velocidade, direção) | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 |
Relatórios de custos e desempenho | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 |
Gestão de sinistros e acionamento de seguros | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | 2 | 3 | 4 | 5 |
Tabela 8 – Competências Técnicas
3.3.9. Competências Metodológicas – Frota
Competência Metodológica | Motorista I | Motorista II | Motorista III | Motorista IV | Motorista V | Motorista Munck I | Motorista Munck II | Motorista Munck III | Motorista Munck IV | Motorista Munck V | Analista JR | Analista PL | Analista SR | Coord. |
Planejamento e organização de rotas e manutenções | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Gestão e cumprimento de processos operacionais (OS, checklists, relatórios) | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Controle e registro de dados em sistema (ERP, ClickUp, planilhas) | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Análise de indicadores (km, consumo, custo médio, disponibilidade) | 2 | 2 | 3 | 4 | 4 | 2 | 2 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Solução de problemas operacionais e técnicos | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Melhoria contínua (PDCA e sugestões de aprimoramento) | 2 | 3 | 3 | 4 | 5 | 2 | 3 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Gestão de riscos operacionais e de segurança | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 9 - Competências Metodológicas – Frota
3.3.10. Competências Culturais (DNA Autvix) – Frota
Competência Cultural (DNA Autvix) | Motorista I | Motorista II | Motorista III | Motorista IV | Motorista V | Motorista Munck I | Motorista Munck II | Motorista Munck III | Motorista Munck IV | Motorista Munck V | Analista JR | Analista PL | Analista SR | Coord. |
Respeito (pessoas, normas e hierarquia) | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Confiança (transparência e credibilidade) | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Atitude de Dono (zelo pelo patrimônio e imagem da empresa) | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Colaboração e trabalho em equipe | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Evolução Contínua (aprender e aplicar melhorias) | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Sustentabilidade e consciência operacional | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Foco no Cliente Interno (canteiro e áreas administrativas) | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 10 - Competências Culturais (DNA Autvix) – Frota
3.3.11. Competências de Liderança – Frota
Competência de Liderança | Motorista I | Motorista II | Motorista III | Motorista IV | Motorista V | Motorista Munck I | Motorista Munck II | Motorista Munck III | Motorista Munck IV | Motorista Munck V | Analista JR | Analista PL | Analista SR | Coord. |
Autogestão e responsabilidade | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Comunicação assertiva | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Feedback e desenvolvimento de equipe | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Gestão de conflitos e empatia | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tomada de decisão sob pressão | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Visão sistêmica e interface entre áreas | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Liderança pelo exemplo | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Orientação para resultados e metas | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 11 - Competências de Liderança – Frota
3.4. Trilhas de Carreira
As trilhas de carreira definem os caminhos de evolução dos colaboradores do Departamento de Infra & Frota, permitindo progressão estruturada conforme o desenvolvimento das competências técnicas, comportamentais, metodológicas, culturais e de liderança.
A progressão está diretamente vinculada à Matriz de Competências (3.1), ao desempenho prático em atividades e ao alinhamento aos valores do SEA – Sistema de Excelência Autvix.
3.4.1. Estrutura das Trilhas Linha Infra
- Auxiliar de Serviços Gerais I → II → III → IV → V
o ↳ Evolução em complexidade das rotinas de limpeza, organização e apoio a pequenas manutenções.
- Zelador I → II → III
o ↳ Avanço em supervisão, coordenação de equipe de apoio, execução de inspeções e gestão de fornecedores.
- Coordenador de Infra & Frota
o ↳ Posição final de liderança tática, com foco em planejamento, controle, conformidade, indicadores e relacionamento com a Diretoria e stakeholders.
Linha Frota
- Motorista I → II → III → IV → V
o ↳ Progressão em responsabilidades de condução, cumprimento de checklists, transporte de pessoas e materiais, e suporte a operações.
- Motorista Operador de Munck I → II → III → IV → V
o ↳ Evolução técnica em operação de veículos pesados, içamento e movimentação de cargas, atendendo normas de segurança (NRs).
- Analista de Frota JR → PL → SR
o ↳ Avanço na análise e controle da frota: gestão documental, relatórios de custos/telemetria, programação de manutenções, negociação com oficinas e seguradoras.
- Coordenador de Infra & Frota
o ↳ Nível de liderança responsável por gestão estratégica da frota: indicadores, custos, disponibilidade, SLAs, contratos e tomada de decisão junto à Diretoria.
3.4.2. Critérios de Progressão
- Domínio da Matriz de Competências – atingir os níveis esperados para o cargo (técnicos e comportamentais);
- Entrega comprovada – registro das atividades em sistemas oficiais (ERP, BI, ClickUp, Telemetria);
- Alinhamento cultural – demonstrar comportamentos consistentes com o DNA Autvix (Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua);
- Participação em rituais de gestão – engajamento em reuniões de alinhamento, feedbacks e planos de ação;
- Necessidade organizacional – progressão vinculada à abertura de vagas, crescimento de contratos e demandas estratégicas.
3.4.3. Rituais de Apoio à Evolução
- Feedback contínuo (semanal e mensal) sobre desempenho;
- Check-ins de desenvolvimento trimestrais (PDIs formais);
- Análise de indicadores de desempenho: disponibilidade de frota, lead time de OS, custo médio de manutenção, taxa de sinistros, satisfação interna;
- Lições aprendidas e melhoria contínua registradas em relatórios;
- Academia Autvix – treinamentos técnicos, de liderança e de cultura para sustentar evolução de carreira.
3.5. PDIs e Avaliação de Desempenho
O desenvolvimento das pessoas no Departamento de Infra & Frota é sustentado por um ciclo contínuo de: identificação de competências, planejamento de desenvolvimento e avaliação de resultados.
Esse processo garante evolução individual, fortalece a entrega coletiva e reforça o pilar Pessoas do Sistema de Excelência Autvix (SEA).
3.5.1. Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)
- Objetivo: fechar lacunas identificadas na Matriz de Competências (Cap. 3.1);
- Formato: cada PDI deve conter a competência-alvo, ação prática (treinamento, shadowing, projeto) e evidência de conclusão;
- Integração: o progresso do PDI deve refletir-se em entregas reais, registradas em sistemas oficiais (ERP, BI, ClickUp, Telemetria de Frota) e acompanhadas por indicadores.
3.5.2. Avaliação de Desempenho
A avaliação de desempenho ocorre em dois eixos principais:
- Competências (técnicas e comportamentais) – medidas pela Matriz de Competências;
- Entrega (resultados) – mensuradas por SLAs e qualidade dos Processos Operacionais;
- Infra: lead time de OS predial, cumprimento de planos de manutenção preventiva, satisfação do cliente interno;
- Frota: disponibilidade da frota, custo médio de manutenção, taxa de sinistros, consumo médio de combustível.
3.5.3. Frequência
- Feedback contínuo: alinhamentos semanais durante rituais de gestão (Cap. 8);
- Avaliação formal: ciclo semestral, consolidando histórico de PDIs, indicadores e feedbacks.
3.5.4. Conexão com Resultados Estratégicos
- O desenvolvimento individual alimenta a Gestão de Desempenho (Cap. 10);
- Os resultados coletivos reforçam o pilar Pessoas do SEA e dão suporte à estratégia da Autvix Group.
3.6. Onboarding (Integração)
O Onboarding é a primeira imersão do colaborador na cultura e nas rotinas da Autvix.
No Departamento de Infra & Frota, o objetivo é alinhar identidade, valores, normas e práticas operacionais, garantindo que o profissional compreenda desde o início os processos e ferramentas que sustentam a área.
3.6.1. Onboarding Institucional
Objetivos
- Apresentar a cultura Autvix, com base no Código de Excelência Autvix Group (SEA);
- Formalizar compromissos éticos, de segurança e de confidencialidade;
- Cumprir treinamentos obrigatórios: Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança, LGPD;
- Garantir que os colaboradores conheçam direitos, benefícios e responsabilidades.
Conteúdo do Onboarding Institucional
a) Cultura Autvix: Valores, DNA e Pilares do SEA;
b) Políticas e Normas: POL-SGI, POL-GOV, POL-RH;
c) Condutas esperadas e não permitidas: alinhadas ao Manual de Cultura;
d) Treinamentos obrigatórios: Segurança do Trabalho, EPIs, NRs aplicáveis, PGR, PCMSO;
e) Benefícios e direitos: plano de saúde, vale alimentação/refeição, gympass, entre outros.
Marcos de Avaliação
- 45 dias: avaliação de adaptação cultural e engajamento;
- 90 dias: avaliação completa (técnica + comportamental), consolidando o período de experiência.
3.6.2. Onboarding Técnico – Infra & Frota
Objetivos
a) Introduzir os processos, sistemas e fluxos de manutenção predial, facilities e gestão de frota;
b) Capacitar o colaborador para executar suas funções com segurança, rastreabilidade e eficiência;
c) Acelerar a curva de aprendizado técnico e reduzir erros nos primeiros meses.
Estrutura do Onboarding Técnico
Primeiro Dia
a) Apresentação da Matriz de Competências (Cap. 3.1);
b) Orientação sobre fluxos oficiais (ERP, BI, ClickUp, Telemetria de Frota);
c) Configuração de acessos a sistemas internos;
d) Treinamento inicial em normas de segurança e uso de EPIs.
Primeira Semana
- Shadowing com colegas em rotinas de manutenção predial, facilities e gestão de veículos;
- Treinamento prático em sistemas de controle (ERP, BI, Telemetria, Office 365);
- Registro de atividades conforme POPs do Infra & Frota;
- Participação nos Rituais de Gestão da área (Cap. 8).
Primeiro Mês
- Execução supervisionada das atividades do cargo;
- Acompanhamento de entregas e intervenções registradas em sistemas;
- Feedback estruturado com base no desempenho inicial;
- Definição e acompanhamento do PDI inicial (Cap. 3.4).
3.6.3. Condutas Esperadas
- Cumprir rigorosamente fluxos de manutenção, facilities e registros da frota;
- Utilizar ferramentas padrão (ERP, BI, ClickUp, Telemetria) para execução e controle;
- Demonstrar organização, proatividade e zelo pelo patrimônio (instalações e veículos).
4. Diagrama da Jornada de Entrega de Valor
- Solicitação – Registro de ordens de serviço (OS) de manutenção predial ou requisição de veículos via ClickUp/Forms;
- Registro – Demanda cadastrada com prioridade e documentos de suporte (NF, contrato, checklists, ordem de serviço);
- Diagnóstico – Classificação da demanda (Infra ou Frota);
- Infra: manutenção corretiva ou preventiva, execução de facilities, adequações prediais e apoio a canteiros;
- Frota: programação de manutenção preventiva/corretiva, controle documental, seguros, abastecimento, transporte;
- Validação – Conferências técnicas, aprovação de gestores e registros em sistemas (ERP, BI, ClickUp, relatórios de telemetria);
- Encerramento – Evidências anexadas (NF, comprovantes, relatórios);
- Relatórios Gerenciais – Indicadores de desempenho: disponibilidade da frota, lead time de OS de manutenção, custo médio de manutenção, índice de satisfação do cliente interno.
4.1. Catálogo de Serviços – Infra
Serviço | Descrição | Quem pode solicitar | Inputs necessários | Outputs entregues | SLA | Responsável |
Manutenção Corretiva Predial | Atuação em falhas emergenciais (elétrica, hidráulica, civil). | Áreas clientes, gestores de contrato | OS registrada, fotos/evidências | Reparos concluídos, registro em sistema | Até 48h após abertura | Zelador / Fornecedor Externo |
Manutenção Preventiva Predial | Inspeções e manutenções programadas em instalações. | Infra (interno) | Plano de manutenção | Relatório de inspeção e execução | Conforme cronograma | Zelador |
Serviços de Facilities | Limpeza, jardinagem, portaria, segurança patrimonial. | Gestores de contrato, Pessoas & Cultura | Solicitação formal | Execução do serviço e evidência | Conforme contrato | Fornecedor Externo |
Apoio a Canteiros de Obra | Instalações temporárias (energia, água, alojamento). | Gestores de contrato, Engenharia | Requisição formal | Estrutura montada e validada | Conforme cronograma do contrato | Coordenador de Infra & Frota |
Utilidades | Gestão de consumo de energia, água e telefonia. | Administrativo (interno) | Faturas / dados de consumo | Relatórios de consumo e pagamentos | Mensal | Assistente Adm. / Financeiro |
Tabela 12 – Catálogo de Serviços – Infra
4.2. Catálogo de Serviços – Frota
Serviço | Descrição | Quem pode solicitar | Inputs necessários | Outputs entregues | SLA | Responsável |
Requisição de Veículos | Disponibilização de veículos para transporte de pessoas/materiais. | Áreas clientes, gestores de contrato | Formulário de requisição, aprovação | Veículo liberado e checklist realizado | Até 24h | Analista de Frota |
Manutenção Preventiva da Frota | Revisões periódicas (troca de óleo, pneus, filtros). | Analista de Frota (interno) | Plano de manutenção / km rodado | Veículo inspecionado, relatório em sistema | Conforme cronograma | Analista de Frota |
Manutenção Corretiva da Frota | Reparos de falhas mecânicas ou elétricas. | Motorista / Analista de Frota | Checklist, OS, evidências | Veículo reparado e liberado | Conforme orçamento | Oficina homologada |
Gestão de Seguros e Sinistros | Administração de apólices, vistorias e sinistros. | Administrativo (interno) | Apólice, registro de ocorrência | Sinistro tratado, veículo regularizado | Até 10 dias úteis | Analista de Frota |
Gestão Documental da Frota | Licenciamento, IPVA, multas, CRLV digital. | Analista de Frota (interno) | Documentos oficiais | Veículo regularizado | Conforme calendário legal | Analista de Frota / Despachante |
Abastecimento e Controle de Combustível | Monitoramento e controle de consumo de combustíveis. | Motoristas / Frota (interno) | Registro de abastecimento | Relatório de consumo por veículo | Mensal | Analista de Frota |
Limpeza Veicular | Serviço de higienização interna e externa da frota, assegurando condições de uso e imagem corporativa. Pode ser realizada por fornecedores homologados ou por reembolso ao motorista/responsável pela reserva, mediante apresentação de NF. | Motorista / Responsável pela reserva | Requisição de serviço ou NF de reembolso | Veículo limpo, registro de custo em sistema | Quinzenal ou mensal | Motorista / Analista de Frota |
Pequenos Reparos | Manutenções de baixa complexidade (pneu furado, troca de lâmpadas, palhetas de para-brisa, fusíveis). Podem ser realizados diretamente pelo motorista ou responsável pela reserva em oficina credenciada, até um limite de valor definido em política interna, com reembolso mediante NF. | Motorista / Responsável pela reserva | Checklist, NF ou OS de oficina | Veículo regularizado e disponível | Até 24h | Motorista / Analista de Frota |
Tabela 13 – Catálogo de Serviços – Frota
Observações:
- O reembolso deve sempre ser solicitado com nota fiscal emitida em nome da empresa, vinculada ao veículo utilizado;
- Motoristas e responsáveis pela reserva estão autorizados a realizar a tratativa de limpeza e pequenos reparos, especialmente em veículos com agendamentos superiores a 15 dias;
- Reparos de baixo custo (ex.: troca de lâmpada, palheta, pneu) podem ser autorizados de imediato, desde que respeitado o limite de alçada definido em política interna;
- Serviços acima do limite de alçada devem ser previamente aprovados pelo Analista de Frota;
- Todos os serviços (incluindo reembolsos) devem ser registrados no sistema ERP/ClickUp, para garantir rastreabilidade e histórico completo do veículo.
5. Processos Operacionais
Infra & Frota estruturam e padronizam as atividades essenciais para garantir eficiência, rastreabilidade e conformidade.
A organização segue as categorias definidas no Catálogo de Serviços (Capítulo 4), com detalhamento via SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer), fluxos e procedimentos padronizados.
5.1. Mapa de Processos
5.1.1. Infra
- Manutenção Corretiva Predial;
- Manutenção Preventiva Predial (Facilities);
- Limpeza Predial;
- Melhoria Predial (Projetos Especiais).
5.1.2. Frota
- Requisição de Veículos;
- Manutenção Preventiva da Frota;
- Manutenção Corretiva da Frota;
- Pequenos Reparos (baixa complexidade);
- Limpeza Veicular;
- Gestão Documental da Frota;
- Gestão de Seguros e Sinistros;
- Abastecimento e Controle de Combustível.
5.2. SIPOC’s dos Processos
5.2.1. Infra
Processo | Supplier (Fornecedores) | Input (Entradas) | Process (Processo) | Output (Saídas) | Customer (Clientes) |
Manutenção Corretiva Predial | Áreas clientes / Gestores | Ordem de Serviço, evidência do problema | Atendimento emergencial → reparo → registro em sistema | Instalação reparada, OS concluída | Áreas clientes/ Usuários internos |
Manutenção Preventiva Predial (Facilities) | Infra (interno) / Fornecedores homologados | Plano de manutenção, checklist de inspeção, contratos de serviços (jardinagem, ar-condicionado, caixa d’água, filtros, dedetização) | Inspeções → execução programada de manutenções e serviços de facilities → registro | Relatório de manutenção e serviços concluídos | Diretoria/ Áreas clientes |
Limpeza Predial | Fornecedores de limpeza | Solicitação formal ou contrato ativo | Execução dos serviços de limpeza, conservação e higienização das áreas | Áreas limpas e organizadas, relatório de execução | Áreas clientes/ Pessoas & Cultura |
Melhoria Predial (Projetos Especiais) | Engenharia / Fornecedores de obras | Demanda de adequação/reforma aprovada | Planejamento → execução da obra/adequação → acompanhamento → entrega | Reforma/adequação concluída, relatório final | Diretoria/ Áreas clientes |
Tabela 14 – SIPOC’s dos Processos
5.3. Metodologia do Trabalho – Infra & Frota
A metodologia de trabalho do Departamento de Infra & Frota é dividida em dois grandes blocos: Infraestrutura Predial e Frota.
Ela é estruturada em cinco pilares: Planejamento, Execução, Controle, Medição e Melhoria Contínua.
5.3.1. Frota
Planejamento
- Definição de cronogramas de revisões e manutenções preventivas de veículos;
- Planejamento de limpeza veicular e pequenos reparos de baixa complexidade;
- Programação de licenciamento, pagamento de IPVA e renovações de seguros;
- Monitoramento de consumo de combustível e definição de políticas de abastecimento.
Execução
- Liberação de veículos para uso mediante requisição aprovada e checklist inicial;
- Realização de manutenções preventivas em oficinas homologadas;
- Atendimento a manutenções corretivas e pequenos reparos (pneu furado, troca de lâmpada, palhetas, fusíveis);
- Execução de limpeza veicular periódica (contratada ou por reembolso);
- Regularização documental da frota (licenciamento, seguros, multas);
- Abastecimento e registro de consumo em sistema.
Controle
- Registro de todas as movimentações da frota em sistema (ERP/ClickUp/Planilhas BI);
- Monitoramento de seguros, licenciamento e sinistros;
- Acompanhamento de custos de manutenção preventiva e corretiva;
- Controle de reembolsos vinculados a limpeza e pequenos reparos.
Medição
- Indicadores de disponibilidade da frota (% de veículos disponíveis);
- Custo médio de manutenção preventiva e corretiva;
- Consumo médio de combustível por km rodado;
- Taxa de incidentes/sinistros;
- Índice de cumprimento do cronograma de manutenções preventivas.
Melhoria Contínua
- Adoção de telemetria veicular para monitoramento em tempo real;
- Revisão periódica de contratos com oficinas, postos e seguradoras;
- Padronização de checklists digitais e uso de aplicativos de mobilidade;
- Treinamentos periódicos de motoristas em direção defensiva e uso consciente da frota.
5.3.2. Frota – Exemplo
Exemplo prático:
- Colaborador solicita veículo utilitário para transporte de materiais via formulário de requisição;
- Analista de Frota verifica disponibilidade e libera veículo mediante checklist inicial;
- Durante o uso, motorista identifica pneu furado;
- Motorista realiza troca imediata pelo estepe em campo e informa ocorrência;
- Veículo é direcionado para oficina credenciada para reparo do pneu;
- Nota fiscal do serviço é anexada ao sistema para reembolso;
- Analista de Frota atualiza histórico do veículo no ERP/ClickUp e libera novamente para uso;
- Resultado: Continuidade da operação assegurada sem atrasos, custo registrado no centro de custo correto e veículo mantido em conformidade.
5.4. Funcionalidades-Chave
- Integração ERP/ClickUp: garante registros consistentes de ordens de serviço de manutenção predial, requisições de veículos, manutenções preventivas e corretivas, abastecimentos, seguros e sinistros;
- Checklists Digitais (Infra e Frota): asseguram rastreabilidade de atividades críticas, como inspeções prediais, checklists de veículos, higienização de ar-condicionado, limpeza de caixas d’água, etc;
- Base de Fornecedores Homologados: lista única para contratação de serviços de manutenção predial, facilities, oficinas mecânicas, seguradoras e despachantes, garantindo compliance e agilidade;
- Controle de Custos por Centro de Custo/Contrato: rastreabilidade ponta a ponta dos serviços de frota e infraestrutura vinculados aos projetos;
- Relatórios e Dashboards (Power BI): acompanhamento em tempo real da disponibilidade da frota, custo médio de manutenção, lead time de OS prediais e índice de satisfação do cliente interno;
- Plano de Contingência: mecanismo acionado em casos de falhas críticas (ex.: indisponibilidade de veículo, pane elétrica em instalação predial, falhas em sistemas de utilidades).
5.5. Regras de Registro e Prioridade
Canais oficiais:
- ClickUp: registro de requisições de veículos e ordens de serviço de manutenção predial;
- ERP/Planilhas BI: registro de abastecimentos, manutenção corretiva/preventiva, seguros, sinistros e custos de facilities;
- E-mail institucional: comunicações operacionais adicionais (relatórios, dúvidas, interações que não estejam contempladas nos sistemas oficiais).
Tabela de Prioridade
Nível | Definição | Exemplo |
Muito Alta | Requisições urgentes ou incidentes críticos que impactam a operação direta. | Ponto de energia em falha em canteiro; veículo essencial parado em campo. |
Alta | Requisições relevantes para contratos e prazos imediatos. | Reparos de climatização em área administrativa; liberação de veículo para cronograma de entrega. |
Média | Solicitações programadas ou recorrentes sem impacto crítico. | Limpeza de caixa d’água; manutenção preventiva programada de frota. |
Baixa | Demandas de rotina ou administrativas sem impacto imediato. | Solicitação de limpeza de áreas comuns; revisão estética em veículo. |
Tabela 15 – Tabela de Prioridade
Essas regras garantem que as áreas clientes compreendam prazos e prioridades, e permitem ao departamento organizar melhor seus recursos humanos, técnicos e financeiros.
5.6. Procedimentos Internos – Infra & Frota
Código | Procedimento | Frequência | Responsável | Output |
PR-IF-01 | Manutenção Corretiva Predial | Conforme demanda | Zelador / Fornecedor externo | OS concluída, instalação reparada |
PR-IF-02 | Manutenção Preventiva Predial (Facilities) | Conforme cronograma | Zelador / Fornecedor homologado | Relatório de manutenção preventiva |
PR-IF-03 | Limpeza Predial | Diário / Contratual | Fornecedor de limpeza | Áreas limpas e organizadas, registro no sistema |
PR-IF-04 | Melhoria Predial (Projetos Especiais) | Conforme demanda / Projeto aprovado | Coordenador de Infra & Frota | Reforma/adequação concluída, relatório final |
Tabela 16 – Procedimentos Internos – Infra & Frota
5.6.1. Procedimentos – Frota
Código | Procedimento | Frequência | Responsável | Output |
PR-FR-01 | Requisição de Veículos | Conforme demanda | Analista de Frota | Veículo liberado, checklist registrado |
PR-FR-02 | Manutenção Preventiva da Frota | Conforme cronograma | Analista de Frota / Oficina homologada | Relatório de revisão concluída |
PR-FR-03 | Manutenção Corretiva da Frota | Conforme demanda | Analista de Frota / Oficina homologada | Veículo reparado, OS encerrada |
PR-FR-04 | Pequenos Reparos | Conforme necessidade | Motorista / Responsável da reserva | Veículo regularizado e liberado |
PR-FR-05 | Limpeza Veicular | Quinzenal / Mensal | Motorista / Fornecedor homologado | Veículo higienizado, NF registrada |
PR-FR-06 | Gestão Documental da Frota | Anual / Conforme calendário | Analista de Frota / Despachante | Veículo regularizado (IPVA, CRLV, etc.) |
PR-FR-07 | Gestão de Seguros e Sinistros | Conforme demanda | Analista de Frota / Seguradora | Sinistro tratado e encerrado |
PR-FR-08 | Abastecimento e Controle de Combustível | Contínuo | Motorista / Analista de Frota | Relatório consolidado de consumo |
Tabela 17 – Procedimentos – Frota
5.6.2. Instruções de Trabalho – Apoio
Código | Instrução de Trabalho | Responsável | Finalidade |
IT-IF-01 | Checklist Predial | Zelador | Padronizar inspeções preventivas e corretivas |
IT-IF-02 | Checklist Veicular | Motorista / Analista de Frota | Padronizar inspeções de veículos (diária e preventiva) |
IT-IF-03 | Registro de Reembolsos (Limpeza/Pequenos Reparos) | Motorista / Responsável da reserva | Garantir rastreabilidade e padronização de solicitações de reembolso |
IT-IF-04 | Plano de Contingência | Coordenador de Infra & Frota | Orientar ações em casos de falhas críticas (veículos, instalações, utilities) |
Tabela 18 – Instruções de Trabalho – Apoio
5.7. Guias de Experiência do Usuário
Além dos procedimentos acima, o Departamento de Infra & Frota disponibiliza Guias de Experiência do Usuário, que orientam fornecedores, colaboradores e gestores sobre como interagir com os processos e políticas da área. Esses guias são documentos complementares ao Manual e devem ser utilizados como referência prática e operacional, garantindo que todos os stakeholders compreendam como interagir corretamente com o Departamento de Infra & Frota.
Guia | Público-Alvo | Finalidade Principal |
Guia do Fornecedor – Infra & Frota | Fornecedores externos | Orientar sobre envio de NF, prazos de atendimento, registro de serviços, seguros, sinistros |
Guia de Solicitação de Veículos | Colaboradores internos | Explicar como requisitar veículos, realizar checklists digitais e reportar ocorrências |
Guia de Manutenção Predial | Áreas clientes / Gestores | Explicar como solicitar manutenção corretiva, preventiva e projetos de melhoria |
Guia de Reembolso (Limpeza e Pequenos Reparos) | Motoristas / Responsáveis de reserva | Detalhar como solicitar e registrar reembolso, anexando NF e evidências |
Tabela 19 – Guias de Experiência do Usuário
6. Gestão de Interfaces e Relacionamento com Stakeholders
6.1. Mapa de Stakeholders Internos/Externos
Stakeholder | Papel | Tipo de Interação | Frequência |
Diretoria Executiva | Cliente | Demandas estratégicas, decisões e priorização de recursos | Mensal / sob demanda |
Liderança Tática e Operacional (Gerentes e Coordenadores) | Cliente | Solicitações de manutenção, acompanhamento de frota, relatórios e devoluções | Semanal / sob demanda |
Áreas Clientes (Engenharia, Montagem, Automação, Obras) | Cliente | Requisições de manutenção predial, uso de frota e apoio em instalações | Conforme cronograma dos projetos |
Financeiro e Controladoria | Parceiro Interno | Aprovação de custos, interface com pagamentos, consolidação financeira | Mensal / sob demanda |
Pessoas & Cultura | Parceiro Interno | Solicitação e controle de facilities, gestão de uniformes e apoio a canteiros | Mensal / sob demanda |
Segurança do Trabalho | Parceiro Interno | Solicitação e controle de EPIs, inspeções de frota, segurança predial | Mensal |
Almoxarifados Regionais | Fornecedor Interno | Entradas/saídas de materiais e ferramentas, inventários, transferências | Semanal / sob demanda |
TI | Parceiro Interno | Suporte a sistemas (ERP, ClickUp, telemetria) | Mensal / sob demanda |
Fornecedores Homologados (Facilities, Oficinas, Seguradoras, Despachantes) | Fornecedor Externo | Execução de manutenções, facilities, serviços veiculares e seguros | Conforme demanda |
Transportadoras | Fornecedor Externo | Fretes, coletas e entregas | Conforme programação logística |
Órgãos e Instituições (DETRAN, Bombeiros, Prefeituras, Concessionárias) | Externo | Documentações legais, licenciamento, fiscalizações e auditorias | Conforme exigência legal |
Tabela 20 – Mapa de Stakeholders Internos/Externos
6.2. Política de Atendimento
O Departamento de Infra & Frota pauta suas interações nos seguintes princípios:
- Clareza: comunicação objetiva e transparente;
- Agilidade: resposta no menor tempo possível, conforme prioridade e SLA;
- Cordialidade: atendimento respeitoso e colaborativo;
- Rastreabilidade: registros formais de todas as solicitações nos canais oficiais;
- Foco na Solução: busca pela resolução definitiva das demandas.
6.3. Canais de Atendimento e Acordos de Nível de Serviço (SLAs)
Canais Formais
- Formulário ClickUp: registro oficial de requisições de manutenção predial e solicitação de veículos;
- ERP / Planilhas BI: registro oficial de abastecimentos, manutenções, seguros e custos de facilities;
- E-mail institucional Autvix (infra@autvix.com.br / frota@autvix.com.br): relatórios, dúvidas e solicitações diversas;
- E-mail institucional ADVix (infra@advixsolucoes.com.br / frota@advixsolucoes.com.br): relatórios, dúvidas e solicitações diversas.
SLAs de Atendimento por Atividade:
Atividade | Tempo de Resposta | Prazo de Conclusão |
Registro de OS (Infra) | 4 horas | Até 2 dias úteis |
Registro de Requisição de Veículo | 4 horas | Até 1 dia útil |
Manutenção Preventiva (Infra e Frota) | 1 dia útil | Até 5 dias úteis conforme cronograma |
Manutenção Corretiva (Infra e Frota) | Imediato | Até 1 dia útil após abertura |
Limpeza Predial | Conforme contrato | Conforme periodicidade contratual |
Pequenos Reparos (Frota) | Imediato | Até 24h |
Gestão Documental da Frota | Conforme calendário | Até 5 dias úteis após exigência legal |
Gestão de Seguros e Sinistros | 1 dia útil | Até 10 dias úteis |
Abastecimento e Controle | Imediato | Registro em até 1 dia útil |
Projetos de Melhoria Predial | Sob demanda | Conforme cronograma aprovado |
Relatórios Gerenciais (Infra & Frota) | Sob demanda | Conforme cronograma de gestão |
Tabela 21 – SLAs de Atendimento por Atividade
6.4. Procedimento para Gestão de Solicitações – Infra & Frota
O procedimento para gestão de solicitações assegura que todas as demandas sejam registradas, avaliadas, tratadas e encerradas de forma padronizada, com prazos claros e rastreabilidade.
Fluxo:
- Registro – Solicitação formalizada no canal oficial (ClickUp, ERP ou e-mail institucional);
- Classificação – Equipe de Infra & Frota identifica se é demanda de manutenção predial, facilities, frota ou melhoria;
- Execução – A demanda é tratada conforme SLA definido no tópico 6.3;
- Validação – Conferência de conformidade com documentos, registros em sistema e evidências anexadas;
- Encerramento – Comunicação ao solicitante com comprovação da execução (relatório, NF, registro no sistema, veículo liberado, etc.);
- Feedback – O solicitante confirma a resolução ou aponta ajustes; casos recorrentes são avaliados em reuniões internas para melhoria contínua.
7. Governança e Gestão de Riscos
A governança no Departamento de Infra & Frota garante que as decisões e ações sejam tomadas de forma controlada, com clareza sobre alçadas e responsabilidades, assegurando conformidade, transparência e rastreabilidade.
O equilíbrio entre agilidade e controle permite uma execução segura, evitando falhas e mitigando riscos que possam comprometer a confiabilidade dos serviços.
7.1. Matriz de Alçadas do Departamento
Observação: Os itens abaixo chegam aprovados por instâncias de origem; ao Infra & Frota cabe executar.
O Coordenador define a estratégia de data (antecipar/postergar) quando aplicável.
7.1.1. Manutenção Predial – Corretiva e Preventiva (Sem Área de Planejamento)
Atividade | ASG | Zelador | Backoffice / Supply-Chain | Capex | Coordenador Infra & Frota |
Manutenção corretiva predial | Apoia execução | Executa registro e valida | Apoio em contratação / fornecedores | - | Valida, prioriza e autoriza execução |
Manutenção preventiva predial | Apoia execução | Consolida relatórios de inspeção | Emite compras / renova contratos | - | Valida cronograma e execução |
Limpeza predial / facilities | Executa | Supervisiona execução | Gestão contratual (facilities) | - | Valida contrato e desempenho |
Melhoria predial (projetos) | Não aplica | Apoia | Compra materiais / contrata serviços | Executa Projeto | **Valida escopo, prazo e acompanhamento |
Tabela 22 – Manutenção Predial – Corretiva e Preventiva
7.1.2. Planejamento Frota
Atividade / Decisão | Motorista | Analista de Planejamento (Frota) | Supervisor de Planejamento (Frota) | Backoffice (Suprimentos) | Coordenador Infra & Frota |
Checklists de uso diário (Frota) | Executa | Cobra e consolida | Supervisiona cumprimento | - | - |
Programação de manutenção Anual (Frota) | Informa km / ocorrências | Monta programação | Ajusta prioridades e Agendamento com Fornecedor | Mapeia e Informa Fornecedores | Valida plano |
Manutenção corretiva (Frota) | Reporta falha | Registra OS / valida orçamento | Acompanha fornecedores | Emite compra/OS | Autoriza e valida execução |
Manutenção preventiva, Limpeza e Higienização (Frota) | Atua no checklist | Agenda e controla | Supervisiona resultados | Emite compra/OS | Valida retorno |
Seguro e sinistro (Frota) | Registra ocorrência | Realiza tratativas | Supervisiona prazos | Interface seguradora, Emite compra/OS | Valida acionamento |
Abastecimento (Frota) | Executa | Consolida consumo | Analisa desvios | Valida NF | Valida relatório mensal |
Documentação (Frota) | Apoia entrega | Mantém controle | Supervisiona cronograma | Executa processos externos | Valida prazos |
Requisição de veículos (Frota) | Executa checklist | Libera veículo | Supervisiona disponibilidade | - | Valida disponibilidade |
Limpeza e Zelo | Executa | Cobra e consolida | Supervisiona o cumprimento | - | - |
Direção segura | Execita | Cobra e consolida | Supervisiona o cumprimento | - | - |
Tabela 23 – Planejamento Frota
7.1.3. Matriz de Riscos Operacionais
Risco | Impacto Potencial | Nível | Controles Preventivos | Plano de Contingência |
Atraso em entregas de fornecedores | Multas, impacto em cronogramas | Alto | Follow-up semanal, cláusulas contratuais e SLA | Acionamento de plano de contingência e fornecedor reserva |
Não conformidade em serviços ou materiais recebidos | Interrupção de obra, retrabalho | Alto | Checklists de inspeção, homologação de fornecedores | Devolução imediata, acionamento de novo fornecedor |
Falhas em manutenção preventiva (predial ou frota) | Aumento de custos, risco operacional | Alto | Cronograma preventivo, registros em sistema, auditorias | Acionamento de corretiva emergencial, substituição de fornecedor |
Estoque incorreto (infra ou frota) | Atraso de atividades, custos extras | Alto | Inventários periódicos, conciliação sistêmica | Ajuste emergencial e reforço de conferência |
Pane em veículo crítico (frota) | Impacto em transporte de pessoas ou materiais | Alto | Checklists diários, telemetria, revisões preventivas | Ativação de veículo reserva, acionamento de oficina credenciada |
Custos de manutenção acima do previsto | Aumento de custo contratual | Médio | Planejamento de manutenção, relatórios de consumo, revisão de contratos | Renegociação de contratos, revisão de cronograma |
Desatualização de cadastros/documentos | Multas, bloqueio de circulação | Médio | Revisão periódica, IT de suporte, controle documental | Regularização emergencial, reforço de processos internos |
Descumprimento de prazos de limpeza ou facilities | Reclamações internas, perda de credibilidade | Médio | Contratos padronizados, cronograma de execução | Substituição emergencial de fornecedor |
Indisponibilidade de sistemas (ERP, ClickUp, Telemetria) | Paralisação de registros e rastreabilidade | Médio | Backup, redundância e suporte técnico contratado | Operação manual emergencial até restabelecimento |
Vazamento de informações sensíveis (documentos, contratos, dados de veículos) | Risco reputacional e legal | Alto | Controles de acessos, LGPD, logs e revisões | Contenção imediata, comunicação oficial e reforço de compliance |
Tabela 24 – Matriz de Riscos Operacionais
8. Rituais de Gestão
Os rituais de gestão asseguram a execução consistente da estratégia, promovendo alinhamento, acompanhamento de resultados e comunicação eficaz.
A disciplina e regularidade desses encontros são fundamentais para manter a equipe focada nos objetivos e preparada para responder a desafios operacionais.
8.1. Tabela de Rituais
Rituais – Infra
Ritual | Objetivo | Frequência | Participantes | Pauta Padrão | Entregas (Outputs) |
Reunião Diária de Alinhamento (Infra) | Garantir alinhamento da equipe de manutenção e limpeza sobre atividades do dia, bloqueios e prioridades | Diária | Coordenador, Zelador, Aux. Serviços Gerais | Status das tarefas, pendências, prazos | Lista de tarefas do dia, registro de impedimentos |
Reunião Semanal de Equipe (Infra) | Acompanhar execução das manutenções corretivas e preventivas, limpeza predial e facilities | Semanal | Coordenador, Zelador, Aux. Serviços Gerais | Indicadores semanais, pendências críticas | Relatório de status semanal, plano de ação |
Reunião Semanal com Fornecedores (Infra) | Monitorar contratos de facilities e serviços terceirizados (limpeza, jardinagem, climatização, etc.) | Semanal | Coordenador, Fornecedores Homologados | Status de contratos, ocorrências, planos de ação | Relatório consolidado de status e ações corretivas |
Reunião Mensal de Performance (Infra) | Consolidar resultados de manutenções prediais, facilities e limpeza; revisar KPIs (lead time de OS, custo médio de manutenção, satisfação do cliente interno) | Mensal | Coordenador, Diretoria, Controladoria | Resultados mensais, desvios e planos de correção | Relatório mensal consolidado (KPIs Infra) |
Reunião Trimestral de Estratégia (Infra) | Revisar forecast de demandas, orçamento de manutenção predial, contratos de facilities e propor melhorias estratégicas | Trimestral | Coordenador, Diretoria, Controladoria | Análise de variações, projeções e recomendações | Forecast atualizado, recomendações estratégicas |
Reunião de Auditoria e Compliance (Infra) | Atender auditorias internas/externas, revisar evidências fiscais e contratuais de facilities, garantir cumprimento de normas | Semestral / Anual | Coordenador, Diretoria, Auditoria | Evidências, políticas e planos de mitigação | Relatório de auditoria e plano de ação corretiva |
Tabela 25 – Rituais – Infra
Rituais – Frota
Ritual | Objetivo | Frequência | Participantes | Pauta Padrão | Entregas (Outputs) |
Reunião Diária de Alinhamento (Frota) | Garantir alinhamento da equipe de frota e motoristas sobre disponibilidade de veículos, demandas e ocorrências do dia | Diária | Analista de Planejamento, Motoristas | Status da frota, pendências, checklists | Lista de veículos liberados, impedimentos |
Reunião Semanal de Equipe (Frota) | Acompanhar manutenções preventivas/corretivas, reembolsos de pequenos reparos e limpeza veicular | Semanal | Supervisor de Planejamento, Analista de Planejamento, Motoristas | Indicadores semanais, pendências críticas | Relatório de status semanal, plano de ação |
Reunião Semanal com Fornecedores (Frota) | Monitorar contratos com oficinas, postos de combustível e seguradoras | Semanal | Supervisor de Planejamento, Analista de Planejamento, Motoristas | Status de serviços, ocorrências, planos de ação | Relatório consolidado de status e ações corretivas |
Reunião Semanal com Gestores de Contrato (Frota) | Alinhar demandas críticas de transporte, disponibilidade de veículos e revisar custos | Semanal | Coordenador de Infra & Frota, Analista de Planejamento, Gestores de Contrato | Status de requisições, entregas críticas, custos | Relatório consolidado de demandas e plano de correção |
Reunião Mensal de Performance (Frota) | Consolidar resultados da frota; revisar KPIs (% veículos disponíveis, custo médio de manutenção, consumo médio, taxa de sinistros) | Mensal | Coordenador, Supervisor de Planejamento Diretoria, Controladoria | Resultados mensais, desvios e planos de correção | Relatório mensal consolidado (KPIs Frota) |
Reunião Trimestral de Estratégia (Frota) | Revisar forecast de manutenção e custos de frota, contratos de oficinas, postos e seguradoras | Trimestral | Coordenador, Diretoria, Controladoria | Análise de variações, projeções e recomendações | Forecast atualizado, recomendações estratégicas |
Reunião de Auditoria e Compliance (Frota) | Atender auditorias internas/externas, revisar evidências fiscais e contratuais de frota, seguros e documentação legal | Semestral / Anual | Coordenador, Diretoria, Auditoria | Evidências, políticas e planos de mitigação | Relatório de auditoria e plano de ação corretiva |
Tabela 26 – Rituais – Frota
9. Melhoria Contínua e Inovação
Este capítulo estrutura ações práticas para otimizar tempo e aumentar a produtividade do Departamento de Infra & Frota, transformando rotinas manuais em processos digitais e automatizados, elevando a confiabilidade dos dados e o suporte à decisão.
A diretriz é promover rastreabilidade ponta a ponta, reduzir desperdícios, fortalecer compliance e ampliar a eficiência operacional.
9.1. Boas Práticas - Infraestrutura & Frota
- Automação Analítica (Power BI / ERP / ClickUp / Telemetria): Dashboards de KPIs da frota (disponibilidade de veículos, custos médios, consumo de combustível, taxa de sinistros) e de Infra (lead time de OS, custo de manutenção, satisfação do cliente interno);
- Integração ClickUp / ERP: Entrada automática de OS de manutenção predial e requisições de veículos, eliminando retrabalho manual;
- Checklists Digitais de Infra e Frota: Inspeções padronizadas (veículos, instalações prediais, facilities) com registro digital e rastreabilidade em sistema;
- Gestão de Documentos Digital: Cadastro e homologação via formulários online, com integração de contratos de facilities, seguros, licenciamento e auditorias periódicas;
- Gestão de Contratos e Fornecedores: Monitoramento de prazos contratuais, cláusulas de SLA, qualidade de execução de serviços e performance de fornecedores (oficinas, facilities, seguradoras);
- OCR em Notas Fiscais e Documentos de Frota: Leitura automática de NF-e para validação de dados de serviços de manutenção, combustível e seguros, com registro automático no ERP;
- RPA (Robotic Process Automation): Robôs para rotinas repetitivas, como consolidação de reembolsos de motoristas, acompanhamento de cronogramas de manutenção preventiva e atualização de relatórios de consumo;
- Calendário Digital de Manutenção Preventiva: Programação de inspeções prediais e revisões de frota com alertas automáticos de vencimento e integração com relatórios de execução;
- Gestão Online de Requisições de Veículos e Infra: Solicitações formalizadas via ClickUp, com prazos de resposta e conclusão atrelados a SLAs automáticos;
- Forecast de Demanda: Revisões periódicas alinhadas ao consumo real e à sazonalidade de uso da frota (canteiros de obra, transporte de pessoas, logística de materiais) e às demandas de manutenção predial;
- Gestão de Inventários Automatizada (Infra): Inventários de materiais e ferramentas com rastreabilidade digital e integração a sistemas internos;
- Controle de Abastecimento Inteligente (Frota): Consolidação automática de registros de abastecimento, com análise de consumo por veículo, rota e motorista;
- Gestão de EPIs e Ferramentas (Facilities): Controle automatizado de entrega, devolução e validade de equipamentos utilizados nos serviços prediais;
- Checklists Eletrônicos de Segurança (Infra & Frota): Inspeções de veículos, instalações elétricas, sistemas de climatização, extintores e pontos de energia, com evidências digitais anexadas ao sistema;
- Automação de Relatórios Gerenciais: Geração automática de relatórios mensais de KPIs, alinhados ao Cap. 6.3 (SLAs e métricas de atendimento).
Observação: As iniciativas de melhoria contínua serão priorizadas conforme impacto em produtividade, risco mitigado e esforço de implementação, com entregas incrementais e comunicação nos rituais de gestão (Capítulo 8).
10. Gestão de Desempenho
A gestão de desempenho no Departamento de Infra & Frota é organizada em dois níveis:
- KPIs Operacionais: asseguram a execução dos processos diários com qualidade, prazo e conformidade;
- OKRs Estratégicos: traduzem os objetivos de longo prazo em resultados-chave mensuráveis, alinhando a área à estratégia corporativa.
KPI | Descrição | Meta / Frequência | Responsável |
Lead Time de OS (Infra) | Tempo médio entre abertura da OS e conclusão da manutenção | ≤ 48h – Mensal | Zelador / Coordenador |
% Execução de Preventivas | Percentual de manutenções preventivas executadas no prazo | ≥ 95% – Mensal | Zelador |
Conformidade em Facilities | Índice de conformidade na execução de contratos de limpeza, jardinagem, climatização, etc. | ≥ 95% – Trimestral | Coordenador / Fornecedores |
Custo Médio de Manutenção Predial | Valor médio gasto por OS (corretiva + preventiva) | ≤ orçamento definido – Mensal | Coordenador / Controladoria |
Satisfação do Cliente Interno (Infra) | Nota média atribuída pelas áreas atendidas (ClickUp/Survey) | ≥ 4,5 – Trimestral | Coordenador |
Tabela 27 – Gestão de Desempenho – Infra
Frota
KPI | Descrição | Meta / Frequência | Responsável |
Disponibilidade da Frota | % de veículos disponíveis para uso | ≥ 90% – Mensal | Analista de Frota |
Lead Time de Manutenção | Tempo médio de execução de manutenções preventivas/corretivas | ≤ 72h – Mensal | Analista de Frota |
Custo Médio de Manutenção | Valor médio gasto por veículo | ≤ orçamento definido – Mensal | Coordenador / Controladoria |
Consumo Médio de Combustível | Litros/km por veículo | Definido por categoria de veículo – Mensal | Analista de Frota |
Taxa de Sinistros | Número de ocorrências registradas / total de veículos | ≤ 5% – Trimestral | Analista de Frota / Seguradora |
Satisfação do Usuário Interno (Frota) | Nota média atribuída pelos solicitantes (ClickUp/Survey) | ≥ 4,5 – Trimestral | Coordenador |
Tabela 28 – Gestão de Desempenho – Frota
10.1. OKR's Estratégicos
O1 – Eficiência Operacional
- KR1: Reduzir o tempo médio de atendimento de OS corretivas em 30% no próximo semestre (Infra);
- KR2: Reduzir o lead time médio de manutenções de frota em 25% no próximo semestre.
O2 – Confiabilidade e Sustentabilidade
- KR1: Garantir execução ≥ 98% das manutenções preventivas programadas;
- KR2: Implantar sensores IoT para monitoramento de consumo de energia/água e telemetria veicular em até 80% dos ativos.
O3 – Relacionamento com Fornecedores
- KR1: Elevar o índice de performance de fornecedores homologados (facilities, oficinas, seguradoras) para ≥ 95%;
- KR2: Garantir homologação/recertificação 100% dentro do prazo definido.
O4 – Experiência do Cliente Interno
- KR1: Reduzir o tempo médio de liberação de veículos em 20% até o próximo trimestre;
- KR2: Atingir CSAT ≥ 4,7 até o próximo ciclo de avaliação para serviços de manutenção predial.
10.2. Ferramentas de Monitoramento
- ClickUp: gestão de requisições, OS, SLAs e satisfação de clientes internos;
- ERP (Financeiro/Patrimônio): controle de custos de manutenção, facilities, seguros e documentação da frota;
- Power BI: dashboards de KPIs de Infra & Frota (disponibilidade de frota, lead time de OS, custo médio de manutenção, taxa de sinistros, satisfação interna);
- Telemetria: monitoramento de veículos em tempo real, consumo de combustível e comportamento de motoristas;
- Planilhas de Controle (suporte): registros de apoio em inventários, cronogramas e indicadores operacionais.
11. Controle de Documento
O Coordenador de Infra & Frota é o responsável formal pela atualização deste manual, podendo delegar a tarefa ao Analista de Frota, Zelador ou responsável técnico mediante autorização formal.
Toda alteração deve seguir o processo de revisão documentada, mantendo registro das versões anteriores, com data, responsável pela elaboração, verificação, aprovação e observações pertinentes.
11.1. Diretrizes de Controle
- Elaboração: realizada pela equipe técnica designada (Analista de Frota, Zelador ou responsável pelo processo);
- Verificação: responsabilidade do Coordenador de Infra & Frota ou substituto autorizado;
- Aprovação: competência da Diretoria Administrativa, garantindo conformidade institucional;
- Periodicidade: revisão mínima anual ou sempre que ocorrerem mudanças significativas em processos, sistemas ou estrutura organizacional;
- Armazenamento: versão digital arquivada em repositório oficial da Autvix (SharePoint / Servidor Interno), com controle de acesso;
- Comunicação: versões atualizadas devem ser divulgadas formalmente à equipe de Infra & Frota e áreas correlatas.
12. Glossário de Termos Técnicos e Siglas
Termo/Sigla | Definição | Referência |
OS – Ordem de Serviço | Documento formal que registra uma demanda de manutenção predial ou frota (corretiva/preventiva). | Sistema ERP / ClickUp |
SLA – Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço) | Prazo e qualidade acordados para atendimento de solicitações internas. | Políticas internas |
Facilities | Conjunto de serviços de apoio predial (limpeza, jardinagem, segurança, portaria, climatização). | Manual de Infra & Frota |
Telemetria | Tecnologia de monitoramento da frota em tempo real (km rodado, consumo, velocidade, incidentes). | Sistema de Frota |
Checklist Predial | Formulário para inspeção periódica de instalações (elétrica, hidráulica, civil). | POPs de Infra |
Checklist Veicular | Formulário de verificação preventiva de veículos antes e após uso. | POPs de Frota |
PDI – Plano de Desenvolvimento Individual | Ferramenta de evolução do colaborador, baseada em lacunas de competências. | Cap. 3.4 |
ERP – Enterprise Resource Planning | Sistema integrado de gestão corporativa utilizado para registro de OS, abastecimento, custos e contratos. | Sistemas Autvix |
ClickUp | Plataforma utilizada para registro e acompanhamento de requisições de manutenção e veículos. | Ferramenta Autvix |
BI – Business Intelligence | Relatórios e dashboards de desempenho em tempo real (Infra e Frota). | Power BI |
Munck (Caminhão Munck) | Caminhão equipado com guindaste articulado, utilizado para movimentação e içamento de cargas. | NR-11 / NR-12 |
LGPD | Lei Geral de Proteção de Dados, aplicável no tratamento de informações pessoais. | Lei 13.709/2018 |
NRs – Normas Regulamentadoras | Regras de segurança e saúde no trabalho (ex.: NR-11 Transporte, NR-12 Máquinas, NR-18 Construção). | Ministério do Trabalho |
PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos | Documento obrigatório que avalia e trata riscos ocupacionais. | Legislação Trabalhista |
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional | Programa que garante exames médicos periódicos e acompanhamento da saúde dos colaboradores. | Legislação Trabalhista |
SEA – Sistema de Excelência Autvix | Modelo de gestão do grupo baseado em 5 pilares: Pessoas, Processos e Inovação, Cliente e Mercado, Sociedade e Resultados Estratégicos. | Código de Excelência |
DNA Autvix | Valores que norteiam a cultura: Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua. | Manual de Cultura |
Lead Time | Tempo decorrido entre a abertura da solicitação (OS ou requisição) e sua conclusão. | Indicadores Operacionais |
Sinistro | Ocorrência de acidente, roubo ou dano envolvendo veículo da frota. | Gestão de Seguros |
Compliance | Conformidade com leis, normas, políticas internas e regulamentos externos. | Pol. Governança e Ética |
Tabela 29 - Glossário