ATA - 23/03/2026

# <h1>Ata de Reunião</h1>

**<p><strong>Data da Reunião:**</strong> 23/03/2026</p>

**<p><strong>Pauta:**</strong> Definição do fluxo inicial do projeto, requisitos técnicos, classificação de e-mails e organização do processo comercial </p>

**<p><strong>Participantes:**</strong> Lucas C. Arruda, Gustavo Schwartz, Marcos Monfardini, Vinícius Caetano e Wanderson Silva</p>

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## <h2>🎯 Objetivos</h2>

<ul>

- <li>Definir os requisitos mínimos para início do desenvolvimento do projeto </li>

- <li>Estruturar o fluxo de processamento de e-mails e oportunidades </li>

- <li>Alinhar a estratégia de implementação local e segurança dos dados </li>

- Mostrar<li>Demonstrar a evolução quedo foiprojeto implementandoao longo das semanas</li>

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## <hr>

<h2>🗒️ Acompanhamento e Definições</h2>

<ul>

- <li>O projeto será desenvolvido **<strong>100% local**local</strong>, visando maior segurança e controle de dados </li>

- <li>O fluxo inicial parte da **<strong>caixa de e-mails**mails</strong>, com automação para coleta e organização das mensagens </li>

- <li>Cada e-mail será armazenado em uma estrutura de pastas com identificação por **<strong>data, horário e remetente** remetente</strong></li>

- <li>Os e-mails poderão conter **<strong>documentos (ex: editais)**</strong>, geralmente com:

- Resumo

-<ul>

<li>Resumo</li>

<li>Documento técnico (quando disponível)</li>

- </ul>

</li>

<li>Informações relevantes a serem extraídas:

-<ul>

<li>Data de recebimento</li>

- <li>Data de envio</li>

- <li>Data limite para questionamentos</li>

- <li>Prazo final para envio de proposta</li>

- </ul>

</li>

<li>A análise dessas datas será usada para **<strong>definir prioridade das oportunidades**oportunidades</strong></li>

- <li>Será implementado um processo de **<strong>classificação automática de e-mails**mails</strong>, distinguindo:

-<ul>

<li>Oportunidades (propostas/prospecções)</li>

- <li>Mensagens informativas ou atualizações</li>

- </ul>

</li>

<li>Alguns portais (ex: Petronet) possuem características específicas e poderão ter **<strong>fluxos diferenciados**diferenciados</strong></li>

- <li>O sistema irá gerar uma **<strong>fila de oportunidades qualificadas**qualificadas</strong>, reduzindo o trabalho manual de análise</li>

- <li>O processo atual será gradualmente automatizado, priorizando o fluxo inicial</li>

- <li>Foi identificado que diferentes usuários possuem **<strong>formas distintas de trabalho**trabalho</strong>, dificultando padronização total</li>

- <li>O foco inicial será nos principais canais e fluxos mais recorrentes (priorização estratégica)</li>

- <li>O time está remodelando o fluxo comercial para um formato:

- Mais simples

- Sequencial<ul>

-<li>Mais simples</li>

<li>Sequencial</li>

<li>Integrado ao CRM (Clube)</li>

</ul>

</li>

</ul>

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## <h2>✅ Encaminhamentos</h2>

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- <li>Lucas C. Arruda – Compartilhar o fluxo comercial remodelado com o time </li>

- <li>Equipe – Implementar automação inicial de coleta e classificação de e-mails </li>

- <li>Equipe – Definir regras de extração de dados dos documentos (editais/resumos) </li>

- <li>Equipe – Criar estrutura de priorização baseada em prazos </li>

- <li>Equipe – Avaliar fluxos específicos para portais com comportamento diferenciado </li>

- <li>Time – Realizar reuniões semanais com registro de atas e gravações </li>

- <li>Equipe – Conversar com stakeholders (Victor, Juliana, etc.) e registrar informações para base de conhecimento </li>

</ul>

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## <h2>📎 Observações Finais</h2>

<ul>

- <li>Reuniões semanais foram sugeridas para refinamento contínuo do projeto </li>

- <li>É importante **<strong>registrar todas as discussões e decisões**es</strong>, inclusive gravações </li>

- <li>As informações coletadas com usuários devem ser analisadas com cautela, pois podem refletir apenas parte do processo cautela</li>

- <li>Será necessário construir uma **<strong>base de conhecimento com jargões e processos internos** internos</strong></li>

- <li>O projeto está em fase de estruturação inicial, com foco em gerar valor rapidamente com automações simples </li>

- <li>Comunicação contínua via WhatsApp foi recomendada para dúvidas e alinhamentos rápidos </li>

</ul>