PR-G-QMA-002 - Padrão Nomenclatura de Documentos_Rev.05

1. Objetivo Estabelecer a metodologia para a nomenclatura dos documentos criados para a organização e rastreabilidade e acessibilidade das informações na empresa. Este procedimento estabelece diretrizes claras para a nomeação de documentos, facilitando sua identificação, consulta e gerenciamento ao longo de seu ciclo de vida. Nota: Este procedimento diz respeito ao padrão de nomenclatura de documentos nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções. 1.1. Objetivo Específico Estabelecer regras consistentes para nomeação de documentos, evitando confusões ou duplicações; Permitir que os documentos possam ser facilmente identificados sem a necessidade de abrir ou visualizar seu conteúdo, baseado em informações como data, assunto, versão, autor etc.; Facilitar a localização de documentos por meio de nomes lógicos e descritivos que reflitam seu conteúdo ou finalidade; Ajudar a estruturar e organizar os documentos de maneira sistemática, otimizando seu armazenamento e controle. 2. Modelo de Fluxo Figura 1 – Fluxo de Nomenclatura 3. Conteúdo Os documentos devem ser nomeados conforme padrões a seguir: NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS CENTRO DE CUSTO-CLIENTE-TIPO-IDENTIFICADOR-REVISÃO-DIFERENCIADOR Tabela 1 – Nomenclatura de Documentos 3.1. Centro de Custo O Centro de custo é definido na sua origem e tem as seguintes opções: E AASEQ ou AD AASEQ – Este centro de custo é gerado no início da elaboração da proposta e deverá ser utilizado para todos os documentos gerados deste mesmo serviço como propostas, relatórios, boletins etc. Deve seguir o seguinte padrão: A seguir, os padrões abaixo não estão vinculados a nenhum centro de custo de serviços E – Documentos emitidos pela Autvix Engenharia; AD – Documentos emitidos pela Autvix Engenharia AA - Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo; SEQ - O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos; ÁREA DOS DOCUMENTOS SIGLA ÁREA/FUNÇÃO E Documentos emitidos pela Autvix Engenharia AD Documentos emitidos pela Autvix Engenharia AA Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo SEQ O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos INFRA Infraestrutura & Frota AUT Automação ECOM Comercial Autvix ADCOM Comercial ADvix DIR Diretoria CFIN Financeiro & Controladoria GC Gestão de Contratos MONT Montagens PLAN Planejamento PROJ Projetos SSEG Segurança QMA Qualidade DP-RH Pessoas ATEC Assistência Técnica SUP SupplyChain TI Tecnologia da Informação MOB Mobilização MKT Marketing Tabela 2 – Centro de Custo 3.2. Código do Cliente Deve-se pegar o código do cliente conforme listado no registro do formulário “Código Cliente”, caso o cliente não conste na lista, deve-se acrescentar na última linha em branco do formulário antes de utilizá-lo. 3.3. Tipo O código do tipo de documento deve seguir as opções definidas no registro mais atual do formulário “Tipos de Documentos”. 3.4. Identificador O Código identificador é utilizado para identificar a sequência dos documentos criados, podendo ser um número sequencial ou um código composto por data e nome, como exemplificado a seguir. 3.4.1. Sequencial O identificador é iniciado a partir de 001, sempre com 3 algarismos, conforme exemplos abaixo: Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'. Ex: E AASEQ-CLIENTE-RT -001 , E AASEQ-CLIENTE-RT -002 , E AASEQ-CLIENTE-RT- 00X ... Etc.; Código Nomenclatura RT Relatório Técnico Tabela 3 – Padrão Identificador Sequencial 3.4.2. Data/Nome O identificador é iniciado pela data com 2 dígitos, sendo separados por ponto, e na sequência as iniciais do emissor do documento, conforme do exemplo abaixo: Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'. Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO -AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR EAASEQ-CLIENTE-RDO -21.03.01-SAFC Código Nomenclatura RDO Relatório diário de obra RDV Relatório de despesas de viagem Tabela 4 – Padrão Identificador Data/Nome 3.5. Revisão Todos os documentos gerados serão identificados com uma letra que indicará sua revisão iniciando da letra “A” ou o número “0”. Ao ser gerado a revisão do documento em questão, ele assumirá a letra “B” / “1”, e assim por diante. Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'. Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR- A EAASEQ-CLIENTE-RT-002- A 3.6. Diferenciador - Ordem de Serviço - "OS" Para alguns casos específicos de projetos será necessário a identificação da Ordem de serviço “OS”, nestes casos existe a formação de grupos específicos de serviços dentro do centro de custo. Neste contexto utilizaremos a abreviatura “OS” seguida de um sequencial numérico, iniciado a partir de 01, conforme exemplo abaixo: Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'. Exemplo: EAASEQ-CLIENTE-RDO - AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A- OS01 EAASEQ-CLIENTE-RDO - AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A- OS02 EAASEQ-CLIENTE-RDO - AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR- A- OS0x EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A- OS01 / EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A- OS02 / EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A- OS0x 4. Parte Interessada Todos os colaboradores. 5. Matriz de Responsabilidade Processos Matriz de funções e responsabilidades Estagiário de SGI Assistente de SGI Analista de SGI Coordenador(a) de SGI Direção Definição do Padrão de Nomenclatura S E R A I Implementação do Padrão I E R I I Treinamento sobre Nomenclatura S E R I I Revisão e Atualização de Documentos S E R A A Monitoramento e Conformidade S E R I I Tabela 5 – Matriz de Responsabilidade 5.1. Legenda A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos; C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto; E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar; I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo; R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação; S (Suporte) : Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória; V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos. 6. Sistema de Gestão Integrado 6.1. Perigos, Riscos e Oportunidades Perigos Riscos Oportunidades Pontos de ações Monitoramento e medição Falta de padronização Inconsistências nos processos e tomada de decisão Maior organização e acessibilidade Definição de nomenclatura para todos os documentos Verificação periódica da conformidade dos documentos com o padrão estabelecido Dificuldade de localização de documentos Atrasos na execução de tarefas e processos Facilidade no armazenamento e recuperação Monitorar lista de abreviações e convenções a serem seguidas Verificar periodicamente o armazenamento dos documentos Inconsistência na nomenclatura entre departamentos Dificuldade na organização e recuperação de documentos Padronização entre setores Treinar sobre o padrão de nomenclatura para todos os colaboradores Verificar a adesão ao padrão por meio de auditorias internas Erro humano na aplicação do padrão Informações registradas incorretamente Maior controle e rastreabilidade Manter procedimentos atualizados e colaboradores treinados Monitorar a frequência de erros relacionados ao uso inadequado da nomenclatura Dificuldade na integração de sistemas Falhas na transferência e compatibilidade de dados Facilidade na integração entre plataformas Estabelecer regras que permitam a integração de documentos entre diferentes sistemas e ferramentas Medir o tempo e o esforço necessários para integrar novos documentos aos sistemas existentes Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga Riscos ergonômicos Aumento da produtividade e eficiência Análise ergonômica do trabalho (AET) Ajuste do mobiliário e equipamentos Treinamento para colaboradores Indicadores de saúde ocupacional Pesquisa de satisfação dos funcionários Tabela 6 – Perigos, Riscos e Oportunidades 6.2. Aspectos e Impactos Ambientais Aspectos Impactos Meios de controles Consumo de energia Ato consumo de energia devido ao armazenamento digital e servidores. Utilização de fontes de energia renováveis; Desligamento de equipamentos fora do expediente Tabela 7 – Aspectos e Impactos Ambientais 7. Período de Avaliação A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.