# PR-G-QMA-002 - Padrão Nomenclatura de Documentos_Rev.05 ### 1. Objetivo Estabelecer a metodologia para a nomenclatura dos documentos criados para a organização e rastreabilidade e acessibilidade das informações na empresa. Este procedimento estabelece diretrizes claras para a nomeação de documentos, facilitando sua identificação, consulta e gerenciamento ao longo de seu ciclo de vida. **Nota: Este procedimento diz respeito ao padrão de nomenclatura de documentos nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.** #### 1.1. Objetivo Específico - Estabelecer regras consistentes para nomeação de documentos, evitando confusões ou duplicações; - Permitir que os documentos possam ser facilmente identificados sem a necessidade de abrir ou visualizar seu conteúdo, baseado em informações como data, assunto, versão, autor etc.; - Facilitar a localização de documentos por meio de nomes lógicos e descritivos que reflitam seu conteúdo ou finalidade; - Ajudar a estruturar e organizar os documentos de maneira sistemática, otimizando seu armazenamento e controle. ### 2. Modelo de Fluxo [![image.png](https://wikivix.autvix.com.br/uploads/images/gallery/2026-03/scaled-1680-/J6Jimage.png)](https://wikivix.autvix.com.br/uploads/images/gallery/2026-03/J6Jimage.png) *****Figura 1 – Fluxo de Nomenclatura***** ### 3. Conteúdo Os documentos devem ser nomeados conforme padrões a seguir:

****NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS****

****CENTRO DE CUSTO-CLIENTE-TIPO-IDENTIFICADOR-REVISÃO-DIFERENCIADOR****

*****Tabela 1 – Nomenclatura de Documentos***** #### 3.1. Centro de Custo O Centro de custo é definido na sua origem e tem as seguintes opções: - ****E********AASEQ**** ****ou**** ****AD********AASEQ**** – Este centro de custo é gerado no início da elaboração da proposta e deverá ser utilizado para todos os documentos gerados deste mesmo serviço como propostas, relatórios, boletins etc. Deve seguir o seguinte padrão: A seguir, os padrões abaixo não estão vinculados a nenhum centro de custo de serviços - E – Documentos emitidos pela Autvix Engenharia; - AD – Documentos emitidos pela Autvix Engenharia - AA - Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo; - SEQ - O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos;

**ÁREA DOS DOCUMENTOS**
**SIGLA**	**ÁREA/FUNÇÃO**
E	Documentos emitidos pela Autvix Engenharia
AD	Documentos emitidos pela Autvix Engenharia
AA	Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo
SEQ	O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos
INFRA	Infraestrutura & Frota
AUT	Automação
ECOM	Comercial Autvix
ADCOM	Comercial ADvix
DIR	Diretoria
CFIN	Financeiro & Controladoria
GC	Gestão de Contratos
MONT	Montagens
PLAN	Planejamento
PROJ	Projetos
SSEG	Segurança
QMA	Qualidade
DP-RH	Pessoas
ATEC	Assistência Técnica
SUP	SupplyChain
TI	Tecnologia da Informação
MOB	Mobilização
MKT	Marketing

*****Tabela 2 – Centro de Custo***** #### 3.2. Código do Cliente Deve-se pegar o código do cliente conforme listado no registro do formulário “Código Cliente”, caso o cliente não conste na lista, deve-se acrescentar na última linha em branco do formulário antes de utilizá-lo. #### 3.3. Tipo O código do tipo de documento deve seguir as opções definidas no registro mais atual do formulário “Tipos de Documentos”. #### 3.4. Identificador O Código identificador é utilizado para identificar a sequência dos documentos criados, podendo ser um número sequencial ou um código composto por data e nome, como exemplificado a seguir. ##### 3.4.1. Sequencial O identificador é iniciado a partir de 001, sempre com 3 algarismos, conforme exemplos abaixo: **Nota:** **Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.** Ex: EAASEQ-CLIENTE-RT****-001****, EAASEQ-CLIENTE-RT****-002****, EAASEQ-CLIENTE-RT-****00X ... Etc.;****

**Código**	**Nomenclatura**
**RT**	Relatório Técnico

*****Tabela 3 – Padrão Identificador Sequencial***** ##### 3.4.2. Data/Nome O identificador é iniciado pela data com 2 dígitos, sendo separados por ponto, e na sequência as iniciais do emissor do documento, conforme do exemplo abaixo: **Nota:** **Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.** Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO****-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR**** EAASEQ-CLIENTE-RDO****-21.03.01-SAFC****

**Código**	**Nomenclatura**
**RDO**	Relatório diário de obra
**RDV**	Relatório de despesas de viagem

*****Tabela 4 – Padrão Identificador Data/Nome***** #### 3.5. Revisão Todos os documentos gerados serão identificados com uma letra que indicará sua revisão iniciando da letra “A” ou o número “0”. Ao ser gerado a revisão do documento em questão, ele assumirá a letra “B” / “1”, e assim por diante. **Nota:** **Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.** Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-****A**** EAASEQ-CLIENTE-RT-002-****A**** #### 3.6. Diferenciador - Ordem de Serviço - "OS" Para alguns casos específicos de projetos será necessário a identificação da Ordem de serviço “OS”, nestes casos existe a formação de grupos específicos de serviços dentro do centro de custo. Neste contexto utilizaremos a abreviatura “OS” seguida de um sequencial numérico, iniciado a partir de 01, conforme exemplo abaixo: **Nota:** **Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.** Exemplo: EAASEQ-CLIENTE-RDO****-****AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A-****OS01**** EAASEQ-CLIENTE-RDO****-****AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A-****OS02**** EAASEQ-CLIENTE-RDO****-****AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR- A-****OS0x**** EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-****OS01**** / EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-****OS02**** / EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-****OS0x**** ### 4. Parte Interessada - Todos os colaboradores. ### 5. Matriz de Responsabilidade

**Processos**	**Matriz de funções e responsabilidades**
**Processos**	**Estagiário de SGI**	**Assistente de SGI**	**Analista de SGI**	**Coordenador(a) de SGI**	**Direção**
Definição do Padrão de Nomenclatura	S	E	R	A	I
Implementação do Padrão	I	E	R	I	I
Treinamento sobre Nomenclatura	S	E	R	I	I
Revisão e Atualização de Documentos	S	E	R	A	A
Monitoramento e Conformidade	S	E	R	I	I

*****Tabela 5 – Matriz de Responsabilidade***** #### 5.1. Legenda - ****A (Aprova):**** Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos; - ****C (Consulta):**** Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto; - ****E (Executa):**** Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar; - ****I (Informado):**** Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo; - ****R (Responsável):**** Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação; - ****S (Suporte)****: Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória; - ****V (Verifica):**** Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos. ### 6. Sistema de Gestão Integrado #### 6.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

**Perigos**	**Riscos**	**Oportunidades**	**Pontos de ações**	**Monitoramento e medição**
Falta de padronização	Inconsistências nos processos e tomada de decisão	Maior organização e acessibilidade	Definição de nomenclatura para todos os documentos	Verificação periódica da conformidade dos documentos com o padrão estabelecido
Dificuldade de localização de documentos	Atrasos na execução de tarefas e processos	Facilidade no armazenamento e recuperação	Monitorar lista de abreviações e convenções a serem seguidas	Verificar periodicamente o armazenamento dos documentos
Inconsistência na nomenclatura entre departamentos	Dificuldade na organização e recuperação de documentos	Padronização entre setores	Treinar sobre o padrão de nomenclatura para todos os colaboradores	Verificar a adesão ao padrão por meio de auditorias internas
Erro humano na aplicação do padrão	Informações registradas incorretamente	Maior controle e rastreabilidade	Manter procedimentos atualizados e colaboradores treinados	Monitorar a frequência de erros relacionados ao uso inadequado da nomenclatura
Dificuldade na integração de sistemas	Falhas na transferência e compatibilidade de dados	Facilidade na integração entre plataformas	Estabelecer regras que permitam a integração de documentos entre diferentes sistemas e ferramentas	Medir o tempo e o esforço necessários para integrar novos documentos aos sistemas existentes
Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga	Riscos ergonômicos	Aumento da produtividade e eficiência	Análise ergonômica do trabalho (AET) Ajuste do mobiliário e equipamentos Treinamento para colaboradores	Indicadores de saúde ocupacional Pesquisa de satisfação dos funcionários

*****Tabela 6 – Perigos, Riscos e Oportunidades***** #### 6.2. Aspectos e Impactos Ambientais

**Aspectos**	**Impactos**	**Meios de controles**
Consumo de energia	Ato consumo de energia devido ao armazenamento digital e servidores.	- Utilização de fontes de energia renováveis; - Desligamento de equipamentos fora do expediente

*****Tabela 7 – Aspectos e Impactos Ambientais***** ### 7. Período de Avaliação A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.

**Código**	**Nomenclatura**
**RT**	Relatório Técnico

**Código**	**Nomenclatura**
**RDO**	Relatório diário de obra
**RDV**	Relatório de despesas de viagem

**Processos**	**Matriz de funções e responsabilidades**
**Processos**	**Estagiário de SGI**	**Assistente de SGI**	**Analista de SGI**	**Coordenador(a) de SGI**	**Direção**
Definição do Padrão de Nomenclatura	S	E	R	A	I
Implementação do Padrão	I	E	R	I	I
Treinamento sobre Nomenclatura	S	E	R	I	I
Revisão e Atualização de Documentos	S	E	R	A	A
Monitoramento e Conformidade	S	E	R	I	I