Procedimentos - Qualidade e Meio Ambiente

PR-G-QMA-001 - Controle de Informação Documentada

Serra, 13 de março de 2025.

A correta gestão das informações documentadas é essencial para garantir a padronização, confiabilidade e rastreabilidade dos processos da empresa. Todos os colaboradores são responsáveis por seguir as diretrizes deste procedimento, assegurando que os documentos sejam devidamente controlados, acessíveis e atualizados. O comprometimento com essas práticas fortalece a eficiência operacional e a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis.

Em caso de dúvidas sobre este procedimento ou necessidade de suporte na gestão de documentos, entre em contato com o setor responsável:

E-mail: sgi@autvix.com.br

Atenciosamente, 

Sistema de Gestão Integrada - Autvix Group 

PR-G-QMA-001 - Controle de Informação Documentada

PR-G-QMA-001 - Controle de Informação Documentada_Rev.06

1. Objetivo

Estabelecer a metodologia para elaboração, aprovação, revisão, alteração, manutenção e cancelamento de documentos do Sistema de Gestão Integrada (SGI).

Nota 1: Este procedimento diz respeito ao controle de informação documentada nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.

1.1. Objetivo Específico

2. Fluxo de Aprovação

image.png


Figura 1 – Fluxo de Controle de Informações Documentadas

3. Conteúdo

Todo documento deve ser elaborado em conjunto com os principais envolvidos, para facilitar a sua elaboração, aprovação, distribuição e controle.

3.1. Elaboração

A elaboração de documentos é de responsabilidade das áreas com acompanhamento e orientação da equipe do SGI, envolvendo os colaboradores que executam a atividade a ser documentada.

Documentos a serem elaborados e controlados pelo SGI:


4. Padronização do Documento Interno

4.1. Codificação

Todo documento elaborado e controlado deve ser codificado, com o objetivo de classificar e identificar os diferentes tipos de documentos. Para diferenciar os documentos entre as empresas, é adicionado um prefixo antes do tipo de documento: "E" para documentos gerais e "AD" para documentos da ADvix Soluções. Para mais detalhes sobre a nomenclatura, consulte o documento PR-G-QMA-002 Padrão Nomenclatura de Documentos. A estrutura de codificação é estabelecida da seguinte forma:

TIPO DE DOCUMENTOS


SIGLA


DOCUMENTO

PR

Procedimento


IT

Instrução de Trabalho


FM

Formulário


OD

Outros Documentos


MAN


Manual

Tabela 1 - Padrão de Siglas por Tipo de Documentos

 

ÁREA DOS DOCUMENTOS

SIGLA

ÁREA


INFRA

Infraestrutura & Frota

AUT

Automação

ECOM

Comercial Autvix

ADCOM


Comercial ADvix

DIR

Diretoria

CFIN

Financeiro & Controladoria

GC

Gestão de Contratos

MONT


Montagens

PLAN

Planejamento

PROJ

Projetos

SSEG

Segurança

QMA

Qualidade

DP-RH


Pessoas

ATEC

Assistência Técnica

SUP

SupplyChain

TI

Tecnologia da Informação

MOB

Mobilização

MKT

Marketing

Tabela 2 - Padrão de Siglas por Área dos Documentos

ABREVIAÇÕES DOS NOMES EMPRESARIAIS

Empresas

Abreviações

Autvix Engenharia


E

Autvix Code


C

Autvix Group


G

Autvix Service


S

Advix Soluções


AD

Tabela 3 – Nomenclatura Empresas

4.2. Identificação e Descrição

4.2.1. Procedimentos

Todos procedimentos devem conter as informações de identificação e descrição como por exemplo:  

a. Tipo de documento;

b. Código de identificação;

c. Título do documento.

a. Local e data de aprovação;

b. Declaração de compromisso e contato (opcional);

c. Departamento responsável;

d. Controle de revisão (Data de aprovação, elaborador, Verificador, Aprovador e observação).

4.2.1.1.  Cabeçalho e Rodapé

O cabeçalho dos procedimentos deve conter a logo da empresa no lado direito do documento.


Já o rodapé deve conter informações de endereço, contatos, número da página e identificação do documento

image.png

Tabela 4 – Modelo de rodapé para procedimentos.

4.2.2. Demais Documentações

Todas as informações documentadas podem possuir informações de identificação e descrição como por exemplo: um título, data, autor, número de referência ou revisão.

Segue abaixo dois exemplos de cabeçalho que podem ser utilizados:

A

B

D

C

Tabela 5 – Modelo de Cabeçalho para Documentação Interna.

A) Logomarca;

B) Tipo de documento;

C) Título do documento;

D) Código de identificação (código do documento sequência de numeração com início em 01 terminando em 99), número da folha, revisão, e caso necessário a data de preenchimento para registros;

Os documentos externos podem apresentar a estrutura de cabeçalho conforme figura 1 abaixo.

Nota: Quando se tratar da ADVIX Soluções, as informações deverão ser modificadas.

image.png

Figura 2 - Modelo de Cabeçalho para Documentação Externa.


image.png

Figura 3 - Modelo de Rodapé para Documentação Externa da ADvix Soluções.


O modelo de rodapé representado na figura 2 pode ser utilizado se necessário.

image.png

Figura 4 - Modelo de Rodapé para Documentação Externa.

Pode-se acrescentar informações no cabeçalho e /ou rodapé conforme for necessário.

4.3. Formato

As informações documentadas são mantidas preferencialmente em meio eletrônico, em linguagem regional de forma a facilitar o entendimento de todos os envolvidos.

4.4. Análise Crítica e Aprovação Quanto à Adequação e Suficiência

Antes de ser aprovado ou revisão, o documento deve ser analisado criticamente pela equipe de Gestão integrada.

Sempre que necessário às áreas podem analisar criticamente os documentos para verificar a necessidade de alteração.

Todos os documentos devem ser aprovados pela Alta Gestão. A aprovação deve estar indicada no “Mapa de Controle de Documentos”.

4.5. Controle de Informação Documentada

A Autvix Group assegura que todas as informações documentadas são adequadas, estão disponíveis e protegidas conforme métodos abaixo:

A.     Distribuição, acesso, recuperação e uso;

A distribuição e o controle dos documentos são de responsabilidade do Escritório da Gestão Integrada, e devem estar relacionados no documento “Mapa de Controle de Documentos”.

B.     O nível de Acesso é realizado através de login e senha definido para cada usuário.;

Para assegurar que nenhum documento e registro de espécie eletrônica sejam perdidos, a empresa realiza o backup de todo seu sistema. O backup é realizado automaticamente no servidor (RAID), através do “Servidor”, permitindo o acesso de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de se armazenar os dados.

C.     Armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;

Os registros são armazenados de forma a salvaguardar as condições iniciais, a legibilidade, a identificação e a pronta recuperação. Os registros podem ser armazenados, em arquivos de aço, arquivos de madeira, pastas suspensas ou outros meios adequados de armazenamento.

Forma de preservação e conservação dos registros. Exemplo: em meio físico protegido contra intempéries; registros em meio eletrônico, são realizados “backups” que devem estar armazenados em locais apropriados ou em dependências externas, através de arquivos próprios que garantam sua integridade.

D.     Controle de alterações (por exemplo, controle de versão), Retenção e disposição.

O Controle dos Registros é feito através da “Tabela de Registros” contido no mapa de controle de documentos, este controle contempla: Retenção, disposição, assim como armazenamento e forma de preservação e recuperação.

4.6. Documentos Externos

O levantamento da necessidade de utilização de Documentos Externos na Empresa é de responsabilidade de cada setor usuário.

Após o recebimento de algum documento externo, o Escritório da Gestão Integrada ou o Coordenador do Projeto registra no controle Mapa de Controle de Documentos ou Plano de Projeto o documento e os dados necessários para seu controle.

Cabe à área usuária monitorar a atualização desses documentos, de acordo com o período de verificação.

Após atualizar a versão do documento, o Escritório da Gestão Integrada ou o Coordenador do projeto, juntamente com a área responsável pelo documento, deve recolher as cópias obsoletas e decidir sobre o seu destino (eliminar / identificar como obsoleto etc.).

Todas as inclusões, atualizações e/ou descarte devem ser atualizados no controle Mapa de Controle de Documentos ou Plano de Projeto.

5. Documentos de Referência

ÁREA


DOCUMENTO

ENG

FM-E-AUT-003-Plano e Controle de Projeto


SGI

PR-G-QMA-002 - Padrão de Nomenclatura de Documentos


SGQ

FM-G-QMA-001-Mapa de Controle de Documentos



Tabela 6 – Documentos de Referência

6. Parte Interessada

Todos os colaboradores.

7. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades


Estágio de SGI


Assistente de SGI


Coordenador(a) de SGI


Direção


Criação e Revisão de Documentos


S

E

C

C

Aprovação de Documentos


I

I

A

A

Distribuição e Acesso


I

R

I

I

Identificação e Rastreabilidade


S

R

I

I

Armazenamento e Proteção


S

R

I

I

Retenção e Disponibilidade


S

R

I

I

Descarte e Eliminação de Documentos


S

R

I

I

Controle de Versão e Atualização


S

R

I

I

Treinamento e Comunicação


S

R

R

I

Auditoria e Monitoramento


S

R

R

I

Tabela 7 – Matriz de Responsabilidade

7.1. Legenda

7.2. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades


Pontos de ações


Monitoramento

e medição


Utilização de informações obsoletas


Não conformidade

Implementação de um sistema de versão controlada


Política de gestão documental


Taxa de documentos atualizados

Dificuldade na padronização dos processos

Uso de documentos em formato ou layout inadequado


Automação de fluxos de aprovação

Implementar um sistema de controle de versões

Tempo médio de aprovação de documentos

Uso de informações incorretas ou desatualizadas


Distribuição de documentos sem aprovação formal


Criação de modelos padronizados de documentos;


Estabelecer um processo de aprovação formal;

Taxa de conformidade com o padrão documental;

Documentos armazenados fora do sistema oficial


Risco de perda ou extravio de informações

Facilitação do acesso remoto aos documentos

Configurar permissões de acesso com base em funções


Índice de não conformidade por processos internos

Acesso inadequado por colaboradores sem permissão


Risco de violação de privacidade e segurança de dados


Integração com outras ferramentas de gestão

Realizar auditorias e monitoramento regulares


Feedback de usuários sobre acessibilidade e usabilidade

Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga

Riscos ergonômicos

Aumento da produtividade e eficiência

Análise ergonômica do trabalho (AET)

Ajuste do mobiliário e equipamentos

Treinamento para colaboradores


Indicadores de saúde ocupacional

Pesquisa de satisfação dos funcionários

Tabela 8 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.3. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos


Meios de controles

 

Consumo de energia

Alto consumo de energia devido ao armazenamento digital e servidores

·         Utilização de fontes de energia renováveis;

·         Desligamento de equipamentos fora do expediente


Geração de resíduos

Aumento de resíduos eletrônicos e papel, contribuindo para a poluição

·      Digitalização de documentos para reduzir impressão;

·      Reciclagem e descarte adequado de documentos físicos



Tabela 9 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

A área responsável pela elaboração do documento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.

PR-G-QMA-002 - Padrão Nomenclatura de Documentos

Serra, 13 de março de 2025.

Todos os colaboradores são responsáveis por seguir este padrão, assegurando que os documentos sejam nomeados corretamente, evitando duplicidades e assegurando a integridade do sistema de gestão documental. O cumprimento dessas diretrizes contribui para a eficiência operacional, a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis e a melhoria contínua dos processos organizacionais.

Em caso de dúvidas sobre este procedimento ou necessidade de suporte na gestão de documentos, entre em contato com o setor responsável:

E-mail: sgi@autvix.com.br

Atenciosamente,

Sistema de Gestão Integrada - Autvix Group

PR-G-QMA-002 - Padrão Nomenclatura de Documentos

PR-G-QMA-002 - Padrão Nomenclatura de Documentos_Rev.05

1. Objetivo

Estabelecer a metodologia para a nomenclatura dos documentos criados para a organização e rastreabilidade e acessibilidade das informações na empresa. Este procedimento estabelece diretrizes claras para a nomeação de documentos, facilitando sua identificação, consulta e gerenciamento ao longo de seu ciclo de vida.

Nota: Este procedimento diz respeito ao padrão de nomenclatura de documentos nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.

1.1. Objetivo Específico

2. Modelo de Fluxo

image.png


Figura 1 – Fluxo de Nomenclatura

3. Conteúdo

Os documentos devem ser nomeados conforme padrões a seguir:

NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS

CENTRO DE CUSTO-CLIENTE-TIPO-IDENTIFICADOR-REVISÃO-DIFERENCIADOR

Tabela 1 – Nomenclatura de Documentos

3.1. Centro de Custo

O Centro de custo é definido na sua origem e tem as seguintes opções:

A seguir, os padrões abaixo não estão vinculados a nenhum centro de custo de serviços

ÁREA DOS DOCUMENTOS

SIGLA

ÁREA/FUNÇÃO


E

Documentos emitidos pela Autvix Engenharia


AD

Documentos emitidos pela Autvix Engenharia


AA

Últimos dois Dígitos do ano de criação do Centro de Custo


SEQ

O Número deve ser sequencial somando–se 1 ao último centro e custo criado, verificar planilha de centro de custos


INFRA

Infraestrutura & Frota


AUT

Automação


ECOM

Comercial Autvix


ADCOM


Comercial ADvix

DIR

Diretoria


CFIN

Financeiro & Controladoria


GC

Gestão de Contratos


MONT


Montagens

PLAN

Planejamento


PROJ

Projetos


SSEG

Segurança


QMA

Qualidade


DP-RH


Pessoas

ATEC

Assistência Técnica


SUP

SupplyChain


TI

Tecnologia da Informação


MOB

Mobilização


MKT

Marketing


Tabela 2 – Centro de Custo

3.2. Código do Cliente

Deve-se pegar o código do cliente conforme listado no registro do formulário “Código Cliente”, caso o cliente não conste na lista, deve-se acrescentar na última linha em branco do formulário antes de utilizá-lo.

3.3. Tipo

O código do tipo de documento deve seguir as opções definidas no registro mais atual do formulário “Tipos de Documentos”.

3.4. Identificador

O Código identificador é utilizado para identificar a sequência dos documentos criados, podendo ser um número sequencial ou um código composto por data e nome, como exemplificado a seguir.

3.4.1. Sequencial

O identificador é iniciado a partir de 001, sempre com 3 algarismos, conforme exemplos abaixo:

Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.

Ex: EAASEQ-CLIENTE-RT-001, EAASEQ-CLIENTE-RT-002, EAASEQ-CLIENTE-RT-00X ... Etc.;

Código

Nomenclatura

RT

Relatório Técnico

Tabela 3 – Padrão Identificador Sequencial

3.4.2. Data/Nome

O identificador é iniciado pela data com 2 dígitos, sendo separados por ponto, e na sequência as iniciais do emissor do documento, conforme do exemplo abaixo:

Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.

Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR

EAASEQ-CLIENTE-RDO-21.03.01-SAFC

Código

Nomenclatura

RDO

Relatório diário de obra

RDV

Relatório de despesas de viagem

Tabela 4 – Padrão Identificador Data/Nome

3.5. Revisão

Todos os documentos gerados serão identificados com uma letra que indicará sua revisão iniciando da letra “A” ou o número “0”. Ao ser gerado a revisão do documento em questão, ele assumirá a letra “B” / “1”, e assim por diante.

Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.

Ex.: EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A

EAASEQ-CLIENTE-RT-002-A

3.6. Diferenciador - Ordem de Serviço - "OS"

Para alguns casos específicos de projetos será necessário a identificação da Ordem de serviço “OS”, nestes casos existe a formação de grupos específicos de serviços dentro do centro de custo.

Neste contexto utilizaremos a abreviatura “OS” seguida de um sequencial numérico, iniciado a partir de 01, conforme exemplo abaixo:

Nota: Para os documentos emitidos para a ADVIX Soluções, deve-se utilizar 'AD' em vez de 'E'.

Exemplo:

EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A-OS01

EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR-A-OS02

EAASEQ-CLIENTE-RDO-AA.MÊS.DIA-INICIAISDO COLABORADOR- A-OS0x

EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-OS01 / EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-OS02 /

EAASEQ-CLIENTE-RT-001- A-OS0x

4. Parte Interessada

5. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades


Estagiário de SGI


Assistente de SGI

Analista de SGI


Coordenador(a) de SGI

Direção


Definição do Padrão de Nomenclatura


S

E

R

A

I

Implementação do Padrão


I

E

R

I

I

Treinamento sobre Nomenclatura


S

E

R

I

I

Revisão e Atualização de Documentos


S

E

R

A

A

Monitoramento e Conformidade


S

E

R

I

I

Tabela 5 – Matriz de Responsabilidade

5.1. Legenda

6. Sistema de Gestão Integrado

6.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações

Monitoramento e medição


Falta de padronização

Inconsistências nos processos e tomada de decisão



Maior organização e acessibilidade

Definição de nomenclatura para todos os documentos


Verificação periódica da conformidade dos documentos com o padrão estabelecido

Dificuldade de localização de documentos

Atrasos na execução de tarefas e processos

Facilidade no armazenamento e recuperação

Monitorar lista de abreviações e convenções a serem seguidas


Verificar periodicamente o armazenamento dos documentos

Inconsistência na nomenclatura entre departamentos


Dificuldade na organização e recuperação de documentos


Padronização entre setores

Treinar sobre o padrão de nomenclatura para todos os colaboradores


Verificar a adesão ao padrão por meio de auditorias internas

Erro humano na aplicação do padrão

Informações registradas incorretamente

Maior controle e rastreabilidade

Manter procedimentos atualizados e colaboradores treinados


Monitorar a frequência de erros relacionados ao uso inadequado da nomenclatura

Dificuldade na integração de sistemas

Falhas na transferência e compatibilidade de dados

Facilidade na integração entre plataformas

Estabelecer regras que permitam a integração de documentos entre diferentes sistemas e ferramentas


Medir o tempo e o esforço necessários para integrar novos documentos aos sistemas existentes

Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga

Riscos ergonômicos

Aumento da produtividade e eficiência

Análise ergonômica do trabalho (AET)

Ajuste do mobiliário e equipamentos

Treinamento para colaboradores


Indicadores de saúde ocupacional

Pesquisa de satisfação dos funcionários

Tabela 6 – Perigos, Riscos e Oportunidades

6.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos


Impactos

Meios de controles


Consumo de energia

Ato consumo de energia devido ao

armazenamento digital

e servidores.


  • Utilização de fontes de energia renováveis;
  • Desligamento de equipamentos fora do expediente


Tabela 7 – Aspectos e Impactos Ambientais

7. Período de Avaliação

A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.

PR-G-QMA-003 - Auditoria Interna de Gestão Integrada

Serra, 13 de março de 2025.

A Auditoria Interna é uma ferramenta essencial para assegurar a melhoria contínua dos processos, a conformidade com requisitos normativos e o fortalecimento do Sistema de Gestão Integrada. Por meio da auditoria, identificamos oportunidades de aprimoramento, prevenimos não conformidades e promovemos a excelência operacional.

Todos os envolvidos no processo de auditoria devem atuar com imparcialidade, responsabilidade e comprometimento, garantindo a veracidade das informações e a implementação de ações corretivas e preventivas quando necessário. O engajamento de cada colaborador é fundamental para o sucesso da auditoria e para a manutenção da qualidade, meio ambiente, saúde e segurança nos processos da empresa.

 

Em caso de dúvidas sobre este procedimento ou necessidade de suporte na gestão de documentos, entre em contato com o setor responsável:

E-mail: sgi@autvix.com.br

Atenciosamente,

Sistema de Gestão Integrado - Autvix Group

PR-G-QMA-003 - Auditoria Interna de Gestão Integrada

PR-G-QMA-003 - Auditoria Interna de Gestão Integrada_Rev.06

1. Objetivo

Estabelecer os critérios e a sistemática para a realização de auditorias de forma a promover a eficácia e a melhoria contínua do Sistema de Gestão Integrada.

Nota: Este procedimento diz respeito à auditoria interna de Gestão Integrada nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.

1.1. Objetivo Específico

2. Modelo de Fluxo

image.png


Figura 1 – Fluxo de Auditoria Interna

3. Conteúdo

Elementos que compõem o escopo de auditoria:

o   Objetos auditados: processos, departamentos, sistemas, contas ou operações que serão analisados;

o   Período auditado: intervalo de tempo que será coberto;

o   Critérios e normas aplicáveis: normas, leis, políticas internas ou padrões contra os quais os dados ou processos serão avaliados;

o   Limitações (se houver): quaisquer restrições ou exclusões na auditoria;

o   Localidades: unidades ou filiais onde a auditoria será conduzida (se aplicável).

3.1. Gestão de Auditorias

Os trabalhos de auditoria têm como propósito avaliar os processos com independência e visão sistêmica, visando garantir seu melhor desempenho e confiabilidade. Essas auditorias devem ser conduzidas por profissionais qualificados. A independência é assegurada ao se evitar que auditores avaliem os próprios trabalhos que executaram.

As auditorias abrangidas por este procedimento avaliam os requisitos das normas ABNT NBR ISO 9001:2015, ABNT NBR ISO 14001:2015 e ABNT NBR ISO 45001:2018.

Essas auditorias são realizadas com o objetivo de verificar e avaliar a eficácia dos processos, de acordo com os requisitos estabelecidos pela empresa, ou seja:

3.1.1. Tipos de Auditoria e Periodicidade

As auditorias têm sua periodicidade apresentada no quadro abaixo:

TIPO DE AUDITORIA

PERIODICIDADE

Auditoria Interna de ABNT NBR ISO 9001:2015

Anual (ou menor período, conforme necessidade)

Auditoria Interna de ABNT NBR ISO 14001:2015

Anual (ou menor período, conforme necessidade)

Auditoria Interna de ABNT NBR ISO 45001:2018

Anual (ou menor período, conforme necessidade)

Auditoria de Certificação/Recertificação

Anual/Conforme agenda ISO

Tabela 1 – Tipos de Auditoria e Periodicidade

OBS.: O Escopo da auditoria será definido conforme as necessidades dos processos podendo ser auditados processos específicos ou todos os processos.

3.2. Auditoria Interna

3.2.1. Seleção de Auditores

Para o desempenho de suas funções, o auditor deve ser selecionado com base, no mínimo, nos seguintes critérios:

Além disso, o auditor deve possuir conhecimento adequado sobre os temas a serem auditados (escopo da auditoria) e ter autoridade para tomar decisões relacionadas à sua condução.

É fundamental assegurar a independência do auditor em relação às áreas ou temas a serem avaliados, a fim de garantir a objetividade e imparcialidade do processo. Auditores não devem conduzir auditorias em atividades nas quais tenham participado diretamente.

3.2.2. Divulgação da Auditoria

A equipe do SGI deve elaborar, anualmente, o planejamento das auditorias internas, inserindo-o na agenda corporativa. Nesse planejamento, serão definidos os meses previstos para a realização das auditorias, e a equipe será responsável por comunicar essa programação aos gestores das respectivas áreas.

Além disso, nos dias que antecedem cada auditoria, os colaboradores devem ser informados por meio dos canais de comunicação mais adequados para garantir que estejam devidamente preparados.

3.2.3. Planejamento dos Trabalhos

Com base nas características de cada processo ou área, bem como em outras necessidades identificadas, o responsável pelo SGI define o local e o período de realização das auditorias, registrando essas informações no formulário “Relatório de Auditoria”. A programação das auditorias será estabelecida conforme a necessidade e deve ser comunicada à Direção.

O “Relatório de Auditoria” descreve os itens que serão verificados em cada área, incluindo informações como horário, duração e outros aspectos relevantes. Esses detalhes são ajustados em comum acordo com as áreas envolvidas, respeitando sua disponibilidade. A responsabilidade pela elaboração e pelo planejamento da programação é do SGI.

3.2.4. Execução dos Trabalhos

Nas datas previamente definidas, o auditor deve realizar uma reunião inicial com os envolvidos, apresentando de forma clara o objetivo e o escopo da auditoria.
As auditorias internas são conduzidas com base nas normas ABNT NBR ISO 9001:2015, ABNT NBR ISO 14001:2018 e ABNT NBR ISO 45001:2018, conforme as certificações aplicáveis à empresa. Também são consideradas a documentação do Sistema de Gestão Integrada — incluindo procedimentos, instruções, registros pertinentes — e a verificação prática das atividades executadas, o que pode envolver entrevistas com os colaboradores.

Os itens avaliados durante a auditoria devem ser registrados no “Relatório de Auditoria”, que deve conter os requisitos auditados, as evidências de conformidade e não conformidade, bem como oportunidades de melhoria e observações apontadas pelo auditor.

Ao final do relatório, deve ser apresentada a conclusão ou parecer do auditor ou da equipe auditora, oferecendo uma análise sobre o status de implementação e o desempenho do SGI.

As não conformidades identificadas devem ser registradas e tratadas conforme o procedimento “Não Conformidade e Ação Corretiva”. Cabe ao responsável pelo SGI avaliar a relevância das observações e eventuais desvios apontados pelo auditor. Nos casos em que os relatos indicarem aspectos de menor impacto, pode-se optar por não registrar formalmente uma não conformidade, desde que a situação seja tratada de forma adequada e tempestiva.

Concluída a elaboração do relatório, o auditor deve comunicar formalmente ao coordenador da auditoria todas as saídas resultantes do processo, incluindo as não conformidades, oportunidades de melhoria e demais registros pertinentes.
Por fim, a área auditada deve ser comunicada quanto ao resultado geral da auditoria, com destaque para os principais pontos e ocorrências identificadas.

3.3. Análise Crítica pela Alta Direção


Os resultados das auditorias devem ser analisados criticamente pela Direção e, conforme a situação das áreas auditadas e da importância de cada processo, podem solicitar o agendamento de novas auditorias.

4. Documentos de Referência

ÁREA

DOCUMENTO

QMA

FM-G-QMA-007 - Relatório de Auditoria

QMA

PR-G-QMA-005 - Não Conformidade e Ação Corretiva


Tabela 2 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

6. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades

Estagiário de SGI

Assistente de SGI

Analista de SGI

Coordenador(a) de SGI

Direção

Planejamento da Auditoria

S

E

R

A

I

Execução da Auditoria

I

E

R

I

I

Elaboração do Relatório de Auditoria

S

E

R

A

I

Análise dos resultados da Auditoria

I

S

R

I

I

Apresentação de resultados

I

S

R

I

I

Desenvolvimento de plano de ação

S

E

R

A

I

Implementação de ações corretivas

S

E

R

I

I

Acompanhamento de ações corretivas

S

E

R

I

I

Revisão e melhoria contínua do processo

S

E

R

I

I

Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações

Monitoramento e medição

Não conformidade com regulamentações e certificações

Falta de aderência aos critérios e normas

Melhoria contínua dos processos e conformidade

Garantir que os critérios de auditoria estejam alinhados com as normas e requisitos

Auditorias regulares para verificar conformidade com as normas e padrões

Erros humanos durante o processo de auditoria

Identificação incorreta de não conformidades

Identificação precoce de problemas e não conformidades

Treinamento contínuo para auditores e uso contínuo de ferramentas de apoio para minimizar erros

Taxa de erros identificados durante auditorias e reavaliação de processos após correções

Falta de documentação ou registros incompletos

Dificuldade na rastreabilidade e verificação de conformidade

Maior clareza e organização nos processos

Implementar um sistema de gestão de documentos eficiente para garantir o registro adequado das auditorias

Avaliação da integridade dos registros de auditoria e verificação de documentos em auditorias

Inconsistência nos resultados de auditorias

Dificuldade em identificar problemas reais e recorrentes

Aprimoramento das metodologias de auditoria

Padronizar as metodologias de auditoria e os critérios de avaliação para garantir consistência

Revisões regulares das metodologias e comparação dos resultados de auditorias passadas

Não implementação de ações corretivas

Persistência de problemas e não conformidades

Aumento da eficácia e eficiência do processo

Estabelecer um plano de ação corretiva claro e um acompanhamento contínuo das ações implementadas

Acompanhamento das ações corretivas e análise de sua efetividade

Falta de recursos para auditoria interna

Redução da eficácia do sistema de gestão

Aproveitamento mais eficiente de recursos existentes

Definir recursos necessários e buscar soluções mais eficientes em termos de tempo e custo

Monitorar o uso de recursos e avaliar a eficácia das auditorias em relação aos custos

Falha na comunicação dos resultados da auditoria

Equipes desinformadas, dificultando melhorias nos processos

Maior transparência e tomada de decisão informada

Garantir que os resultados das auditorias sejam comunicados de forma clara e objetiva para as partes interessadas

Monitoramento de reuniões de feedback e análise da compreensão dos resultados pelos envolvidos

Não conformidade com novas regulamentações e padrões

Desatualização nas práticas de auditoria

Adoção de melhores práticas e inovação nos processos

Manter-se atualizado sobre novas tendências e práticas de auditoria através de treinamentos e benchmarks

Realizar revisões periódicas das práticas de auditoria e adotar inovações sempre que necessário

Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga

Riscos ergonômicos

Aumento da produtividade e eficiência

Análise ergonômica do trabalho (AET)

Ajuste do mobiliário e equipamentos

Treinamento para colaboradores

Indicadores de saúde ocupacional

Pesquisa de satisfação dos funcionários

Tabela 4 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de energia

Alto consumo de energia devido ao armazenamento digital e servidores

·       Utilização de fontes de energia renováveis;

·       Desligamento de equipamentos fora do expediente

Geração de resíduos

Aumento de resíduos eletrônicos e papel, contribuindo para a poluição

·     Digitalização de documentos para reduzir impressão;

·     Descarte adequado de documentos físicos


Tabela 5 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.

PR-G-QMA-004 - Controle de Saídas Não Conforme

Serra, 13 de março de 2025.

O controle de saídas não conformes é essencial para garantir a qualidade dos produtos e serviços, prevenindo impactos negativos na operação e na satisfação do cliente. Este procedimento estabelece diretrizes para a identificação, registro, segregação e tratamento adequado de itens ou processos que não atendam aos requisitos estabelecidos.

Todos os colaboradores são responsáveis por relatar e atuar na gestão das não conformidades, assegurando que as ações corretivas e preventivas sejam eficazes. O compromisso com esse processo contribui para a melhoria contínua, a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis e a excelência operacional da empresa.

Em caso de dúvidas sobre este procedimento ou necessidade de suporte na gestão de documentos, entre em contato com o setor responsável:

E-mail: sgi@autvix.com.br

Atenciosamente,

Sistema de Gestão Integrada - Autvix Group

PR-G-QMA-004 - Controle de Saídas Não Conforme

PR-G-QMA-004 - Controle de Saídas Não Conforme_Rev.06

1. Objetivo

Estabelecer as diretrizes e critérios para a identificação, análise e tratamento das saídas não conforme detectadas, decorrente do principal negócio/processo das empresas, bem como o processo de abertura de não conformidade de modo a assegurar o controle do atendimento aos requisitos do cliente e dos processos.

Nota: Este procedimento diz respeito ao controle de saídas não conforme nas empresas Autvix Engenharia e ADVIX Soluções.

1.1. Objetivo Específico

2. Modelo de Fluxo

image.png


Figura 1 – Fluxo de Controle de Saídas Não Conforme

3. Conteúdo

3.1. Definições

3.2. Definição, Identificação e Registro de Produto Não Conforme

3.2.1. Definição e Identificação

A saída não conforme se configura quando o resultado de um processo não atende plenamente aos requisitos para o mesmo. Ela pode ser identificada por um cliente interno, através do acompanhamento da realização do processo, ou através do cliente final.

3.2.2. Registro do produto Não Conforme

Quando identificado por um cliente interno (processos internos da Autvix), pode ser feito o registro no PCP/relatórios técnicos ou no formulário de RNC, a conscientização da equipe pode ser realizada através de reuniões e e-mail.

Quando identificado por um cliente externo (processo pós entrega) juntamente com a equipe Autvix, deve ser feito o registro da saída não conforme no RDO ou no formulário de RNC.  Poderão ser utilizados como meio de comunicação da saída não conforme reuniões e e-mail.

O registro deve conter no mínimo as informações abaixo:

3.2.3. Análise e Tratamento do Produto Não Conforme

Ao identificar a saída não conforme, ações imediatas poderão ser tomadas se for possível e caso não seja, o mesmo deverá ser encaminhado ao coordenador do projeto, que definirá a tratativa para cada caso.

Concessões poderão ser realizadas, caso essa seja definida como uma tratativa.

Os registros de saídas não conformes devem ser avaliados pelo setor responsável, que devem verificar o impacto do problema, o número de ocorrências, dentre outras informações.

Exemplos de ações que deverão ser tomadas pelo setor responsável:

OBS.1 - Se a saída não conforme for identificado por um cliente externo e juntamente houver uma reclamação desta entrega, deverá ser imediatamente informado ao coordenador que irá analisar o ocorrido, definir as tratativas e caso se aplique fará a abertura de uma não conformidade.

OBS.2 – O Coordenador poderá considerar com necessário a abertura de não conformidade casos de reincidências de saídas não conformes ou ainda casos que o mesmo julgar como saída não conforme grave.


Ao ser corrigida, as saídas não conforme deverá passar por uma avaliação/verificação e ser validado junto ao cliente, para então ser considerado conforme.

4. Documentos de Referência

ÁREA


DOCUMENTO

ENG

FM-E-AUT-003-Plano e Controle de Projeto


ENG

FM-E-AUT-005 - Relatório Técnico


ENG

FM-E-AUT-001 - Relatório Diário de Obras


SGI

FM-G-QMA-007-Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas


Tabela 1 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada


6. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades


Estágio de SGI


Assistente de SGI

Analista de SGI

Coordenador(a) de SGI

Direção


Identificação da Não Conformidade


S

E

R

A

I

Registro da Não Conformidade


S

E

R

I

I

Avaliação da Gravidade


I

E

R

A

I

Definição da Ação Corretiva/Plano de Ação

S

E

R

A

I

Implementação de Ação Corretiva


S

E

R

I

I

Verificação da Eficácia das Ações


I

S

R

A

I

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações

Monitoramento e medição


Produtos ou serviços com defeitos ou falhas


Impacto na qualidade do produto final

Melhoria da qualidade através da identificação precoce

Estabelecer procedimentos claros para controle de saídas

Taxa de não conformidades registradas

Impacto negativo no relacionamento e

fidelização


Diminuição da satisfação do cliente

Redução de retrabalhos e desperdícios

Treinamento contínuo das equipes sobre saídas não conformes

Acompanhamento de ações corretivas implementadas

Perda de materiais e tempo de produção


Aumento de custos devido a retrabalhos ou desperdícios


Oportunidade de melhorias contínuas no processo produtivo

Identificação e análise das causas raiz

Eficiência na implementação de ações corretivas

Perda de credibilidade no mercado

Dificuldade em conquistar novos clientes e parceiros


Identificação de causas raiz e eliminação de falhas sistêmicas

Análise de causas e implementação de ações corretivas

Índice de reincidência de não conformidades

Penalidades contratuais ou legais

Multas e sanções por descumprimento de normas


Desenvolvimento de novos controles e indicadores

Definição de KPIs para monitorar o controle de saídas

Tempo de resposta para resolver não conformidades

Falta de conformidade com requisitos regulatórios


Risco de interdição ou suspensão das atividades

Fortalecimento do compliance e conformidade regulatória

Melhorar a comunicação e o fluxo de informações internas

Análise da conformidade com requisitos e normas regulatórias

Maior incidência de doenças ocupacionais

Riscos ergonômicos

Aumento da produtividade e eficiência

Análise ergonômica do trabalho (AET)

Ajuste do mobiliário e equipamentos

Treinamento para colaboradores


Indicadores de saúde ocupacional

Pesquisa de satisfação dos funcionários

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

 

Consumo de energia

Alto consumo de energia devido ao

armazenamento digital e servidores

  • Utilização de fontes de energia renováveis
  • Desligamento de equipamentos fora do expediente



Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.

PR-G-QMA-005 - Não Conformidade e Ação Corretiva

Serra, 29 de abril de 2026.

A gestão eficaz de não conformidades e a implementação de ações corretivas são fundamentais para a melhoria contínua dos processos e para a manutenção da conformidade com os requisitos internos, normativos, legais e outros aplicáveis ao Sistema de Gestão Integrado. Este procedimento estabelece diretrizes para identificar, registrar, analisar e tratar as não conformidades de forma sistemática, prevenindo sua recorrência e contribuindo para o desempenho dos processos, a proteção do meio ambiente e a saúde e segurança dos colaboradores.

Todos os colaboradores têm a responsabilidade de relatar não conformidades e contribuir ativamente na identificação de suas causas e na implementação de ações corretivas eficazes. O engajamento nesse processo fortalece a cultura organizacional, promove a melhoria contínua, assegura a confiabilidade das operações e reforça o compromisso da empresa com a qualidade, o meio ambiente e a segurança.

Em caso de dúvidas sobre este procedimento ou necessidade de suporte, o setor responsável pelo Sistema de Gestão Integrado deve ser consultado.

E-mail: sgi@autvix.com.br

Atenciosamente,

Sistema de Gestão integrada - Autvix Group

PR-G-QMA-005 - Não Conformidade e Ação Corretiva

PR-G-QMA-005 - Não Conformidade e Ação Corretiva_Rev.08

1. Objetivo

Estabelecer diretrizes para identificar, registrar, analisar e tratar não conformidades relacionadas à qualidade, segurança e meio ambiente, bem como implementar ações corretivas eficazes, visando eliminar suas causas raiz, prevenir a recorrência e mitigar riscos à saúde e segurança dos colaboradores, além de impactos ambientais. O procedimento busca promover a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços, assegurando a conformidade com requisitos legais, normativos e demais requisitos aplicáveis, bem como o atendimento às expectativas das partes interessadas.

1.1. Objetivo Específico

2. Fluxograma

2.1. Não Conformidade e Ação Corretiva

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Figura 1 – Fluxo de Não Conformidade e Ação Corretiva

2.2. Monitoramento das Ações e Evidências

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Figura 2 - Monitoramento das Ações e Evidências

3. Conteúdo 

3.1. Definições

Não Conformidade: Qualquer desvio que possa comprometer a qualidade dos produtos e serviços, a saúde e segurança dos colaboradores ou causar impactos ao meio ambiente, devendo ser devidamente identificada, registrada e tratada.

Saída Não Conforme: Resultado de um processo que não atende aos requisitos estabelecidos pela organização ou expectativas do cliente, podendo envolver produtos, serviços, documentos ou informações com falhas, erros ou desvios; sua identificação é essencial para evitar o uso ou entrega inadequada.

Ação Corretiva: Ação implementada para eliminar a causa raiz de uma não conformidade identificada, ou de outra situação indesejável, com o objetivo de prevenir sua recorrência.

3.1.1. Conceituação e Aplicação

Não Conformidade (NC)

É o problema em si, ou seja, o não atendimento a um requisito.

Saída Não Conforme

É o resultado do processo com erro, ou seja, o produto/serviço final que saiu errado.

3.2. Identificação de Não Conformidade

As não conformidades podem ser identificadas por diferentes fontes no âmbito do Sistema de Gestão Integrado, sempre que houver o não atendimento a requisitos estabelecidos. Esses requisitos incluem normas aplicáveis, requisitos legais e regulamentares, requisitos contratuais e de clientes, bem como diretrizes internas da organização.

Incluem-se, entre outros:

A identificação de não conformidades pode ocorrer por meio de diversas fontes, incluindo, mas não se limitando a: auditorias internas e externas, inspeções de rotina, monitoramento e medição de processos, análise de indicadores de desempenho, reclamações de clientes e outras partes interessadas, manifestações de órgãos reguladores, ocorrência de acidentes e incidentes, desvios operacionais, falhas em processos, não atendimento a requisitos ambientais, entre outros.

Toda não conformidade identificada deve ser formalmente registrada no formulário Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas (FM-G-QMA-005), assegurando sua rastreabilidade, adequada análise, definição de ações e tratamento eficaz, em conformidade com os requisitos do Sistema de Gestão Integrado e com foco na melhoria contínua dos processos.

3.2.1. Registro e Análise Crítica da Não Conformidade

Para o registro de uma não conformidade, é necessário coletar informações mínimas que permitam avaliar se o evento se caracteriza como uma Não Conformidade (NC) ou Situação Não Conforme (SNC).

As informações obrigatórias incluem:

o   Meio Ambiente;

o   Saúde e Segurança;

o   Qualidade.

Todas as informações pertinentes ao tratamento deverão ser devidamente registradas no formulário “Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas (FM-G-QMA-005)”. Nos campos iniciais do formulário, devem ser preenchidas as informações básicas da não conformidade, incluindo: dados da NC, identificação do colaborador (quando aplicável), detalhamento da ocorrência, avaliação por meio da matriz de risco (gravidade e potencial de gravidade) e, quando pertinente, o parecer médico.

Após a classificação do evento, será realizada a análise crítica por meio de reunião com as partes interessadas. Nessa etapa, serão complementadas as demais informações, as quais podem variar de acordo com a natureza e a complexidade da ocorrência.

3.2.2. Investigação de Causa

Deverá ser realizada a investigação da causa raiz da não conformidade, com o objetivo de avaliar a necessidade de implementação de ações corretivas. Para essa análise, podem ser utilizados métodos como os 5 Porquês ou o Diagrama de Ishikawa.

Para garantir maior efetividade na investigação, é fundamental a participação dos colaboradores envolvidos no processo em que ocorreu a não conformidade, permitindo um melhor detalhamento da ocorrência. Nos casos em que o principal colaborador envolvido não puder participar, o líder imediato deverá coletar e registrar as informações pertinentes, assegurando a qualidade da análise.

Adicionalmente, deve-se analisar e determinar se existem não conformidades similares ou se há potencial para que ocorram, de modo a ampliar o tratamento e prevenir recorrências em outros processos ou áreas.

É importante ressaltar que, para todas as não conformidades geradas, o representante pelo departamento de QMA deverá estar presente nas reuniões, a fim de assegurar a adequada condução das análises, a padronização do tratamento e o cumprimento dos requisitos do Sistema de Gestão Integrado.

3.2.3. Determinação e Implementação de Ações Corretivas

Após a identificação da causa raiz, os responsáveis devem registrar a ação imediata adotada e definir as ações a serem implementadas, de modo que assegurem a sua não recorrência, indicando os respectivos responsáveis e prazos. Essas informações devem ser documentadas no formulário “Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas (FM-G-QMA-005)”, no campo destinado às ações corretivas e enviar por e-mail para os integrantes da reunião.

Após isso, será realizado o monitoramento das ações, no qual será acompanhada a implementação por parte dos responsáveis, bem como a apresentação de evidências que comprovem sua devida conclusão. As evidências podem variar, podendo incluir e-mails, registros fotográficos, documentos, entre outros.

Caso alguma ação não seja implementada no prazo estabelecido, o responsável deverá apresentar uma justificativa coerente, reprogramar o prazo para implementação e comunicar formalmente os envolvidos.

3.2.4. Análise Crítica da Eficácia

A análise da eficácia das ações será realizada por um responsável ou representante da equipe de QMA, com o objetivo de verificar se as ações implementadas estão sendo efetivas. Essa avaliação poderá ser realizada considerando a não recorrência da não conformidade ao longo de um determinado período de tempo, bem como por meio de verificação junto ao responsável pela ação.

Caso seja constatado que a ação não foi eficaz, deverá ser realizada uma reunião com o responsável, a fim de promover a revisão, atualização ou cancelamento da ação. Nesses casos, será obrigatória a apresentação de uma justificativa devidamente registrada.

3.2.5. Riscos e Oportunidades

As não conformidades devem ser analisadas considerando os riscos e as oportunidades associados, avaliando seus impactos potenciais sobre os processos, o desempenho ambiental e a saúde e segurança dos trabalhadores. Quando necessário, devem ser definidas e implementadas ações complementares que assegurem a sua não recorrência, bem como o tratamento adequado dos riscos identificados e o aproveitamento das oportunidades de melhoria.

3.2.6. Mudanças no Sistema de Gestão

Sempre que aplicável, deve-se avaliar a necessidade de promover ajustes no Sistema de Gestão Integrado em decorrência das não conformidades identificadas, de modo que assegurem a sua não recorrência. Essas mudanças podem envolver a revisão de processos, a atualização de documentos, a melhoria de controles ou a capacitação de colaboradores, garantindo a eficácia e a melhoria contínua do sistema.

4. Documentos de Referência

ÁREA

DOCUMENTO

QMA

FM-G-QMA-005-Registro de Não Conformidade e Ações Corretivas

SSEG

PR-G-SSEG-001-Gestão de Acidentes e Incidentes

QMA

PR-G-QMA-007-Identificação e avaliação dos aspectos e impactos ambientais

Tabela 1 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

Departamentos: Qualidade e Meio Ambiente e Saúde e Segurança;

Diretoria;

Colaboradores;

Coordenação e liderança.

6. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades

Coordenação/Liderança

Colaborador

Equipe QMA

Direção

Registro da não conformidade

R

R

R/S

I

Identificação da Não Conformidade

S

S

R

I

Análise da Causa Raiz

C

C

R

I

Desenvolvimento da Ação Corretiva

S

S

R

I

Implementação da Ação Corretiva

R/I

I

R

I

Comunicação dos resultados

I

I

R

I

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações

Monitoramento e medição

Falhas na qualidade e reputação prejudicada

Perda de clientes devido à insatisfação

Melhoria contínua e maior confiabilidade

Identificar causas e envolver todos os níveis

Auditorias regulares e feedback de clientes

Ações corretivas mal implementadas

Recorrência de não conformidades

Implementação eficaz de soluções duradouras

Definir plano de ação detalhado e acompanhar prazos

Acompanhar resultados das ações corretivas

Falta de conscientização sobre conformidade

Erros frequentes na execução de processos

Fortalecimento da cultura organizacional

Promover treinamentos e comunicação interna

Medir engajamento e eficácia dos treinamentos

Processos não documentados ou mal definidos

Falhas operacionais e falta de padronização

Otimização de processos e maior controle

Revisar e padronizar processos periodicamente

Monitorar desempenho e eficácia dos controles

Causa raiz mal definidas ou interpretadas

Reincidência de falhas

Melhoria na análise crítica e tomada de decisão

Padronizar metodologia de análise de causa

Monitorar redução de reincidências

Descumprimento de requisitos legais e outros requisitos

Penalidades, multas e danos à imagem

Fortalecimento da conformidade legal e institucional

Identificar, atualizar e atender requisitos aplicáveis

Avaliar periodicamente a conformidade legal

Postura inadequada durante longos períodos

Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga

Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas

Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores

Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia

Área mal sinalizada, piso escorregadio

Quedas e acidentes em áreas comuns

Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista

Inspeção periódica dos espaços

Número de incidentes registrados por NC

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de energia elétrica

Consumo de recursos naturais

·       Implantar práticas de uso racional de energia;

·       Utilizar lâmpadas e sistemas eficientes, conscientização dos colaboradores.

Consumo de água

·       Planejar o uso racional da água;

·       Monitorar o consumo mensal;

·       Capacitar colaboradores sobre boas práticas de economia de água;

·       Reutilizar água sempre que possível.

Geração de resíduo recicláveis

Consumo de recursos naturais e geração de resíduos

·       Implantar coleta seletiva;

·       Campanha para reduzir consumo de papel;

·       Capacitar colaboradores quanto à segregação correta.

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

A verificação periódica de documentos é essencial para garantir a conformidade e a atualização dos processos organizacionais. Esse processo pode ocorrer de forma anual, para assegurar uma revisão regular e organizada, ou quando necessário, respondendo a eventos como mudanças legais, alterações operacionais ou auditorias.

PR-G-QMA-006 - Monitoramento e Avaliação da Satisfação do Cliente

Serra, 09 de abril de 2025.

O monitoramento e a avaliação da satisfação do cliente são processos fundamentais para garantir a melhoria contínua dos produtos, serviços e do relacionamento com os clientes. Através desse procedimento, é possível identificar percepções, expectativas e pontos de melhoria, contribuindo para o fortalecimento da imagem da empresa e a fidelização dos clientes.

A satisfação do cliente está diretamente ligada à qualidade do atendimento, à eficiência na entrega de soluções e à capacidade da organização em superar as expectativas. Monitorar essa satisfação permite à empresa agir de forma proativa, corrigindo falhas, aperfeiçoando processos e promovendo ajustes que agreguem valor ao cliente.

Além disso, o acompanhamento sistemático da opinião dos clientes fornece dados estratégicos que orientam tomadas de decisão mais assertivas, alinhadas às reais necessidades do mercado. Dessa forma, o procedimento de monitoramento e avaliação da satisfação do cliente não só contribui para o crescimento sustentável do negócio, como também reforça o compromisso da organização com a excelência, a transparência e o respeito ao cliente.

Em caso de dúvidas sobre este procedimento ou necessidade de suporte na gestão de documentos, entre em contato com o setor responsável:

E-mail: sgi@autvix.com.br

Atenciosamente,

Sistema de Gestão Integrada - Autvix Group

PR-G-QMA-006 - Monitoramento e Avaliação da Satisfação do Cliente

PR-G-QMA-006 - Monitoramento e Avaliação da Satisfação do Cliente_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer um processo para avaliar a percepção e satisfação dos clientes em relação aos serviços prestados, garantindo a melhoria contínua e o alinhamento às expectativas do cliente.

1.1. Objetivo Específico

2. Modelo de Fluxo

image.png


Figura 1 – Fluxo de Monitoramento e Pesquisa de Satisfação

3. Conteúdo

Para assegurar a qualidade na entrega dos projetos e a segurança dos trabalhadores, a Autvix desenvolveu uma metodologia para captar a percepção dos clientes durante e após a prestação de serviços. Com essa abordagem, a empresa busca reduzir falhas e não conformidades nos processos internos, garantindo um alto padrão de entrega e satisfação do cliente.

3.1. Pesquisa de Satisfação

A pesquisa de satisfação do cliente tem como objetivo avaliar, de forma detalhada, a qualidade de cada serviço prestado. Para isso, os indicadores são segmentados por tipo de serviço, permitindo que as perguntas sejam específicas para cada categoria mapeada na pesquisa.

A pesquisa deve ser enviada por e-mail conforme a seguinte periodicidade:

a.      Contratos de longo prazo: a cada 6 meses;

b.      Contratos de médio e curto prazo: ao término do contrato.

A pesquisa é realizada por meio do formulário FM-G-QMA-008 - Pesquisa de Satisfação, disponível no link: https://forms.office.com/r/VkeS4gCxYs.

3.2. Monitoramento Periódico da Perspectiva do Cliente

O monitoramento da percepção do cliente tem como objetivo captar sua avaliação durante a execução do projeto. As perguntas são abrangentes, abordando aspectos como planejamento, prazos, segurança, meio ambiente, qualidade e competência técnica, tornando-se aplicáveis a qualquer tipo de serviço prestado.

O monitoramento deve ser conduzido pelos líderes, coordenadores ou gestores do projeto, a cada 15 dias, utilizando o formulário FM-G-QMA-015-Monitoramento da Perspectiva do Cliente. O responsável pela ligação deverá preencher o formulário com base na percepção do cliente durante a conversa. O formulário está disponível no link: https://forms.office.com/r/dBeqZURjpf.

3.3. Canal de Comunicação

O canal de comunicação é uma forma importante de as partes interessadas externas se comunicarem com a Autvix. Ele permite que informações, dúvidas e sugestões sejam compartilhadas de maneira eficiente, fortalecendo o relacionamento e garantindo que as necessidades e expectativas dos stakeholders sejam ouvidas e atendidas de forma adequada. Esse canal facilita o diálogo contínuo e transparente, promovendo a confiança e a colaboração entre a empresa e suas partes interessadas.

4. Documentos de Referência

ÁREA


DOCUMENTO

SGI

FM-G-QMA-008-Pesquisa de Satisfação


SGI

FM-G-QMA-015-Monitoramento da Perspectiva do Cliente


Tabela 1 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

6. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades


Coordenadores

Líderes

Gestor do contrato


Analista de SGI


Coordenador de SGI

Direção

Definição dos Critérios de Avaliação


I

I

I

E

R

A

Planejamento do Monitoramento


I

I

I

E

R

A

Coleta da Percepção do Cliente


E

E

E

R

I

I

Registro das Informações


E

E

E

R

I

I

Análise dos Dados Coletados


I

I

I

R

A

I

Relato de Não Conformidades e ação corretiva


I

I

I

R

A

I

Reporte aos Gestores e Partes Interessadas


I

I

I

R

A

I

Revisão Periódica do Procedimento


I

I

I

R

A

I

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações


Monitoramento e medição


Falta de capacitação da equipe

Atendimento insatisfatório e aumento de reclamações

Treinamento contínuo melhora a experiência do cliente


Realizar treinamentos periódicos e reciclagens

Pesquisas de satisfação, tempo médio de atendimento

Comunicação ineficaz

Ruídos na comunicação e retrabalho

Melhorando a comunicação, evita-se insatisfação


Implementar scripts de atendimento

Índice de retrabalho, taxa de resolução no primeiro contato


Ausência de feedback do cliente

Melhorias não são identificadas a tempo

Coletando feedback, melhorias podem ser feitas

Criar canais de comunicação para feedback

Índice de satisfação, taxa de respostas em pesquisas

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos


Meios de controles

Consumo de energia

Consumo de energia não

renovável: Alto consumo de energia devido ao

armazenamento digital e servidores

  • Utilização de fontes de energia renováveis
  • Desligamento de equipamentos fora do expediente

Geração de resíduos

Aumento de resíduos eletrônicos e papel, contribuindo para a poluição

  • Digitalização de documentos para reduzir impressão
  • Reciclagem e descarte adequado de documentos físicos


Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

A área responsável pela elaboração do documento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.

PR-G-QMA-007 - Identificação e Avaliação dos Aspectos e Impactos Ambientais

Serra, 28 de abril de 2026.

Atenciosamente,

Qualidade e Meio Ambiente - Autvix Group

PR-G-QMA-007 - Identificação e Avaliação dos Aspectos e Impactos Ambientais

PR-G-QMA-007 - Identificação e Avaliação dos Aspectos e Impactos Ambientais_Rev.00

1. Objetivo

Estabelecer critérios e diretrizes para a identificação, análise e avaliação dos aspectos e impactos ambientais decorrentes das atividades, produtos e serviços da organização, de modo a prevenir a poluição, reduzir impactos negativos ao meio ambiente, potencializar impactos positivos e assegurar o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis, promovendo a melhoria contínua do desempenho ambiental no âmbito do Sistema de Gestão Integrado.

1.1. Objetivo Específico

2. Modelo de Fluxo

image.png

Figura 1 – Fluxo de Identificação de Aspectos Ambientais

3. Termos e Definições

4. Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais

4.1. Identificação de Aspectos Ambientais

A identificação dos aspectos ambientais é realizada tanto na sede da Autvix quanto nos projetos, sempre que houver necessidade de avaliar os impactos que as atividades podem causar ao meio ambiente.

Para essa identificação, são analisadas as atividades desenvolvidas pela Autvix, visando determinar os respectivos aspectos ambientais e seus potenciais impactos. Esse processo é conduzido por meio do formulário Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais (FM-G-QMA-014), aplicado à sede, e do formulário Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais de Projetos (FM-G-QMA-015), utilizado nos projetos.

Nesses formulários, são registrados os aspectos ambientais identificados, os possíveis impactos associados, bem como a avaliação de sua significância, conforme critérios estabelecidos. Com base nessa análise, são definidas ações de controle e planos de mitigação, visando prevenir, reduzir ou eliminar os impactos ambientais identificados.

4.2. Caracterização

A caracterização dos aspectos e impactos ambientais é realizada com base em critérios previamente definidos, que permitem avaliar a relevância e priorização dos impactos associados às atividades da organização. Para isso, são considerados os seguintes parâmetros:

Situação (Planejada ou Não Planejada)

Refere-se à condição em que o aspecto ambiental ocorre:

Classe

Refere-se à natureza do impacto ambiental associado ao aspecto identificado, classificando-o quanto ao seu efeito sobre o meio ambiente:

Incidência (Direta ou Indireta)

Indica o grau de controle da organização sobre o aspecto ambiental:

Frequência

Refere-se à periodicidade com que o aspecto ambiental ocorre, podendo variar de eventual a contínuo, sendo um fator importante para avaliação do impacto.

Condição (Normal e Anormal)

Define o cenário operacional em que o aspecto ocorre:

Temporalidade

Indica a duração do impacto ambiental:

Abrangência

Refere-se à extensão do impacto ambiental:

4.3. Significância

A avaliação da significância dos aspectos e impactos ambientais é realizada com base na análise de critérios que permitem mensurar o nível de risco e priorizar as ações de controle e mitigação. Para isso, são considerados os seguintes parâmetros:

Probabilidade

Refere-se à chance de ocorrência do impacto ambiental, considerando a frequência e as condições em que a atividade é realizada.

Severidade

Está relacionada à magnitude ou gravidade do impacto ambiental gerado, considerando a extensão do dano ao meio ambiente, podendo envolver contaminação, degradação de recursos naturais ou impactos à saúde e segurança.

Importância

É o resultado da soma entre a Probabilidade e a Severidade.

Significância

A significância do aspecto ambiental é determinada a partir da combinação dos critérios de probabilidade, severidade e importância, normalmente por meio de uma metodologia de pontuação.

Se o resultado da avaliação for superior a 4, o impacto será considerado significativo, exigindo maior atenção e controle sobre a atividade. Caso o resultado seja igual ou inferior a 4, o impacto não será considerado significativo, devendo ser adotadas ações de controle, porém sem a necessidade de monitoramento contínuo.

4.4. Ciclo de Vida

A análise de ciclo de vida consiste na avaliação dos aspectos e impactos ambientais associados às atividades da organização ao longo de todas as etapas do seu ciclo, desde a aquisição de insumos até a destinação final e uso pós-entrega.

Para fins deste procedimento, o ciclo de vida é analisado considerando, quando aplicável, as seguintes etapas:

4.5. Armazenamento e Destinação Final

Armazenamento: Indica o local e as condições em que o material, resíduo ou substância, decorrente da atividade descrita, é armazenado, quando aplicável, considerando critérios de segurança, controle ambiental e conformidade legal.

Destinação Final: Refere-se à forma de destinação, tratamento ou disposição final dos materiais ou resíduos gerados, assegurando que sejam realizados de maneira ambientalmente adequada e em conformidade com os requisitos legais aplicáveis.

4.6. Ações Para Controle e/ou Mitigação

As ações para controle e/ou mitigação são estabelecidas com o objetivo de eliminar, reduzir ou controlar os impactos ambientais adversos identificados, bem como potencializar os impactos benéficos decorrentes das atividades da organização.

Para os aspectos ambientais classificados como significativos, devem ser definidas e implementadas ações de controle operacional e, quando aplicável, planos de mitigação específicos, considerando a natureza, a magnitude e a criticidade do impacto identificado.

5.   Documentos de Referência

ÁREA

DOCUMENTO

QMA

FM-G-QMA-014 - Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais

QMA

FM-G-QMA-015 - Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais de Projetos

Tabela 1 – Documentos de Referência

6. Parte interessada

SESMT; QMA, Coordenador do projeto.

7. Matriz de Responsabilidade

Processos

Matriz de funções e responsabilidades

Estágio SGI

Assistente SGI

Analista SGI

Coordenação SGI

SESMT

Gerente de Projeto

Levantamento das Atividades e Serviços

S

E

R/E

I

C

C

Identificação dos Aspectos e Impactos Ambientais

S

E

R/E

I

C

I

Avaliação da Significância

S

E

R/E

I

I

I

Avaliação de Condições Operacionais

S

E

R/E

I

I

I

Definição de Ações de Controle

S

E

R/E

I

C

I

Elaboração de Planos de Mitigação

S

E

R/E

I

C

I

Registro e Documentação

S

E

R/E

I

N.A

N.A

Monitoramento e Revisão

S

E

R/E

I

N.A

N.A

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

7.1. Legenda

8. Sistema de Gestão Integrado

8.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações

Monitoramento e medição

Segurança e Qualidade

Processos de identificação de aspectos ambientais não documentados ou mal definidos

Identificação incompleta ou inconsistente dos aspectos e impactos ambientais

Padronização e melhoria da metodologia de identificação e avaliação

Revisar e padronizar a metodologia e os formulários de levantamento de aspectos e impactos ambientais

Monitorar a aplicação da metodologia e a consistência das avaliações realizadas

Erros humanos durante a identificação e avaliação dos aspectos ambientais

Classificação incorreta dos impactos e falhas na determinação da significância

Melhoria na detecção de impactos e aumento da confiabilidade das análises

Realizar treinamentos periódicos e utilizar ferramentas padronizadas de apoio

Avaliar a taxa de inconsistências identificadas em auditorias e revisões

Falta de recursos para realização das avaliações ambientais

Comprometimento da eficácia do levantamento e atualização dos aspectos ambientais

Otimização do uso de recursos e priorização de aspectos significativos

Definir recursos necessários e planejar as avaliações conforme criticidade

Monitorar a execução das avaliações e a cobertura dos processos avaliados

Falha na padronização dos registros e documentos ambientais

Perda de rastreabilidade e dificuldade na análise histórica dos aspectos e impactos

Melhoria na gestão documental e organização das informações

Padronizar formulários, registros e controles de documentos ambientais

Verificar a rastreabilidade dos registros e controle de versões dos documentos

Armazenamento inadequado de materiais e resíduos identificados no processo

Contaminação do solo, água e riscos ambientais

Melhoria nas práticas de armazenamento e controle ambiental

Implementar boas práticas de armazenamento e segregação de resíduos

Realizar inspeções periódicas e monitorar não conformidades ambientais

Falhas na identificação de aspectos em situações anormais ou de emergência

Subavaliação de riscos ambientais e ausência de controles adequados

Fortalecimento da gestão de riscos ambientais

Incluir cenários de emergência e condições anormais na avaliação

Monitorar ocorrências ambientais e revisar avaliações após incidentes

Problemas de saúde, como lesões musculoesqueléticas e fadiga

Riscos ergonômicos

Aumento da produtividade e eficiência

Análise ergonômica do trabalho (AET)

Ajuste do mobiliário e equipamentos

Treinamento para colaboradores

Indicadores de saúde ocupacional

Pesquisa de satisfação dos funcionários

Queda no mesmo nível (Tropeço, escorregão)

Lesões, afastamentos, passivos trabalhistas

Melhoria das condições de trânsito interno; ambiente mais seguro

Manutenção preventiva de pisos, sinalização de áreas de risco, campanhas educativas

Registro de acidentes, inspeções de segurança, indicadores de afastamento

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

8.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de energia elétrica

Consumo de recursos naturais

·       Implantar práticas de uso racional de energia;

·       Utilizar lâmpadas e sistemas eficientes.

Consumo de água

·       Planejar o uso racional da água;

·       Monitorar o consumo mensal;

·       Capacitar colaboradores sobre boas práticas de economia de água;

·       Reutilizar água sempre que possível.

Geração de resíduo recicláveis

Consumo de recursos naturais e geração de resíduos recicláveis

·       Implantar coleta seletiva;

·       Campanha para reduzir consumo de papel;

·       Capacitar colaboradores quanto à segregação correta.

Emissão de gases poluentes (CO₂ e material particulado)

Contribuição para poluição do ar e aquecimento global

·       Manter manutenção veicular e de equipamentos;

·       Priorizar transporte coletivo.

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

9. Período de Avaliação

A área responsável pela elaboração do documento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.