PR-G-DP-RH-009-Controle de CND'S_Rev.00

1. Objetivo Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão para solicitação, controle, atualização e arquivamento das Certidões Negativas de Débitos (CND), garantindo a QSMS fiscal, tributária, trabalhista e previdenciária da empresa, visando atender às exigências legais, contratuais, licitatórias e assegurar a conformidade institucional. Este procedimento diz respeito ao padrão de Certidões Negativas de Débitos nas empresas Autvix Engenharia, Autvix Montagens e ADVIX Soluções. 1.1. Objetivo Específico Estabelecer diretrizes para o controle, emissão, atualização e acompanhamento das certidões, alvarás e documentos legais da empresa; Garantir o monitoramento contínuo das vigências, prevenindo vencimentos e não conformidades legais; Padronizar o registro e a atualização das informações em sistema oficial de controle (ClickUp); Assegurar a conformidade da empresa com exigências legais, regulatórias e institucionais. 2. Modelo de Fluxo 2.1. Fluxo Gestão, Certificados e Alvarás Figura 1 – Fluxo Gestão de Certidões/Alvarás 3. Conteúdo 3.1. Etapas do Processo 3.1.1. Identificação da Necessidade de Emissão/Atualização de Certidões/Alvarás A identificação da necessidade de emissão de certidão ou documento ocorre sempre que for constatada a exigência de uma nova certidão, alvará ou documento correlato que ainda não esteja mapeado ou controlado pelo setor responsável pela gestão documental. Ocorre, ainda, a necessidade de atualização dos documentos conforme a data de vigência se aproxime. Ressalta-se que o controle e o acompanhamento das certidões, alvarás e demais documentos devem ser realizados de forma contínua, a fim de garantir sua validade e conformidade com os requisitos legais e institucionais. 3.1.2. Emissão e Atualização de Certidões/Alvarás Sempre que for solicitada uma Certidão Negativa de Débitos (CND), o responsável pelo atendimento deverá seguir o seguinte fluxo de verificação e providência: Inicialmente, deve-se verificar se a CND requerida está atualizada e disponível na pasta digital destinada ao armazenamento dessas certidões; Se a CND estiver válida, ela deverá ser imediatamente disponibilizada ao solicitante, por meio da pasta compartilhada da empresa ou, se necessário, enviada por e-mail. Caso a CND esteja vencida ou não esteja disponível na pasta: O responsável deverá acessar o site do órgão emissor correspondente e tentar realizar a emissão da nova certidão. As Informações necessárias para atualização estão disponíveis na planilha de acesso remoto; Se a emissão for bem-sucedida, a nova CND deve ser salva na pasta padrão da empresa, substituindo a versão anterior e a data da próxima atualização deve ser sinalizada no calendário de controle de CND’s no clickup.  Em seguida, deve ser disponibilizada ao solicitante; Se a emissão não for possível, o responsável deverá entrar em contato com o setor contábil da empresa para que sejam verificadas possíveis pendências ou inconsistências que estejam impedindo a emissão. O responsável deve verificar se a CND enviada pela contabilidade está de acordo com o solicitado: Se estiver correta: Salvar a CND na pasta padrão da empresa, substituindo a versão anterior; Registrar a data da próxima atualização no calendário de controle de CNDs; Disponibilizar o documento ao solicitante. Se não estiver correta: Devolver a CND ao setor contábil, descrevendo os ajustes necessários; Após o reenvio, conferir novamente a conformidade; Estando tudo certo, salvar na pasta padrão e disponibilizar ao solicitante. Todo o processo deve ser devidamente registrado e monitorado, com o objetivo de garantir que todas as CNDs da empresa permaneçam atualizadas, evitando riscos de natureza operacional, contratual ou legal. 3.1.3. Relação de Certidões Negativas de Débitos e Documentos Legais Tipo de Certidão Órgão emissor Periodicidade de emissão Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais (Pessoa Jurídica) Receita Federal do Brasil Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Certidão Negativa de Débitos para com a Fazenda Pública Estadual Secretaria de Estado da Fazenda Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Certidão Negativa de Débitos com a Fazenda Pública Municipal Secretaria Municipal da Fazenda Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Certificado de Regularidade do FGTS - CRF Caixa Econômica Federal Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas Poder Judiciário Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Certidão Simplificada Junta Comercial do Estado do Espírito Santo Não possui vigência, periodicidade a ser definida de acordo com a necessidade de cada cliente. Cadastro Nacional de Pessoas Jurídica – Cartão CNPJ Receita Federal do Brasil Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - Municipal Prefeitura Municipal da Serra/ES Não possui vigência, periodicidade a ser definida de acordo com a necessidade de cada cliente. Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - Estadual Secretaria de Estado da Fazenda Não possui vigência, periodicidade a ser definida de acordo com a necessidade de cada cliente. Certidão Negativa - Natureza Cível Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo Encerramento da vigência (30 dias); De acordo com a solicitação do cliente. Certidão Negativa - Natureza Criminal Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo Encerramento da vigência (30 dias); De acordo com a solicitação do cliente. Certidão Negativa – Natureza de Recuperação Judicial e Extrajudicial (Falência e Concordata) Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo Encerramento da vigência (30 dias); De acordo com a solicitação do cliente. Certidão de Registro e Quitação de Pessoa Jurídica – CREA-ES CREA-ES Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente. Alvará de Licença – Corpo de Bombeiros Militar Corpo de Bombeiros Militar Encerramento da vigência (anualmente) Alvará de Licença para Funcionamento Prefeitura Municipal da Serra/ES Encerramento da vigência (anualmente) Tabela 1 – Listagem de CND’s e Documentos Legais Quando o solicitante necessitar de certidões não incluídas na listagem acima, deverá comunicar o responsável pelo controle e emissão das CNDs, informando o tipo de certidão requerido e a periodicidade necessária para sua atualização. Caso haja necessidade específica de clientes, a emissão poderá ser antecipada ao término da vigência das certidões já emitidas e disponibilizadas nas pastas. 3.1.4. Controle e Acompanhamento da Vigência A empresa mantém, na plataforma ClickUp, um calendário de controle das vigências das certidões, alvarás e demais documentos já mapeados. O acompanhamento das datas de validade deve ser realizado de forma contínua, a fim de assegurar a conformidade legal e evitar vencimentos. Após cada atualização e/ou nova emissão de documento, o responsável pela gestão documental deverá, obrigatoriamente, manter o calendário devidamente atualizado, registrando as informações de vigência correspondentes. Link de acesso ao calendário no Clickup: https://app.clickup.com/3024185/v/gr/2w99t-59293 Figura 2 – Quadro de Acompanhamento 3.2. Responsabilidades O funcionário designado para este procedimento é responsável por: Realizar o acompanhamento periódico das datas de vencimento das Certidões Negativas de Débitos (CND); Acessar os portais dos órgãos emissores e efetuar a solicitação, emissão e renovação das CNDs dentro dos prazos estabelecidos; Conferir as informações constantes nas certidões, garantindo que estejam corretas, válidas e com o status de “Negativa” ou “Positiva com efeito de Negativa” ; Identificar e comunicar imediatamente qualquer irregularidade, pendência ou impedimento encontrado nas certidões ao setor contábil, fiscal ou à gestão, para a devida regularização; Organizar e arquivar corretamente as certidões em meio físico e/ou digital, conforme padrão definido pela empresa; Realizar o acompanhamento preventivo, garantindo que nenhuma certidão expire sem a devida renovação; Assegurar que as certidões estejam disponíveis sempre que solicitadas, seja por clientes, parceiros, órgãos públicos ou auditorias internas e externas. 4. Documentos de Referência ÁREA DOCUMENTO ADM Planilha de acesso remoto Tabela 2 – Documentos de Referência 5. Parte Interessada Setor Administrativo / Responsável pela Gestão de Documentos Responsável pela solicitação, controle, arquivamento e atualização das CNDs. Setor Contábil / Escritório de Contabilidade Responsável por verificar a existência de pendências fiscais, realizar correções, regularizações e efetuar a emissão da CND quando necessário. 6. Matriz de Responsabilidade Processos Matriz de funções e responsabilidades Assistente/Analista Coordenação Contabilidade Receber a solicitação da CND R - - Verificar validade na pasta R/E - - Emitir CND no site (quando possível) E - - Verificar impedimentos ou pendências E R - Acionar contabilidade (quando não conseguir emitir) E R - Analisar pendências (se houver) E R E Regularizar pendências I I R/E Emitir CND após regularização E I R/E Atualizar e arquivar na pasta E / R I - Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade 6.1. Legenda A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos; C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto; E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar; I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo; R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação; S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos. 7. Sistema de Gestão Integrado 7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades Perigos Riscos Oportunidades Pontos de ações Monitoramento e medição Vencimento das CNDs sem controle Inadimplência documental, impedimento em licitações e contratos Manter boa imagem institucional e credibilidade com clientes e órgãos Implementar planilha ou sistema de controle de validade de CNDs Conferência mensal das datas de vencimento Desorganização no arquivamento das CNDs Perda de documentos, demora no atendimento de exigências contratuais Melhor organização documental, aumento da eficiência interna Estruturar pastas digitais por órgão e ano/mês, padronizar nome dos arquivos Auditorias internas semestrais sobre organização de documentos Acidentes típicos Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos Número de incidentes registrados com candidatos Postura inadequada durante longos períodos Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia Descarte inadequado de documentos com dados pessoais Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional Implantar procedimento de descarte seguro e treinar o RH sobre LGPD e sigilo de informações Taxa de conformidade no descarte documental   Perigos ergonômicos Dores musculares, Estresse ocupacional, risco ergonômico Adequação às exigências legais e normativas (NR-01 e NR-17) Realizar avaliação ergonômica dos postos de trabalho administrativos, disponibilizar apoio ergonômico. Acompanhamento do número de queixas ergonômicas registradas, Verificação periódica da adequação dos postos de trabalho, Registro de treinamentos e orientações ergonômicas realizadas. Tabela 4 – Perigos, Riscos e Oportunidades 7.2. Aspectos e Impactos Ambientais Aspectos Impactos Meios de controles Consumo de papel Geração de resíduos de papel e insumos de impressão Digitalização de documentos; Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais Consumo de energia Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório Desligamento de equipamentos ao fim do expediente; Incentivo ao uso consciente de recursos; Adoção de equipamentos com mAior eficiência energétic Tabela 5 – Aspectos e Impactos Ambientais 8. Período de Avaliação O setor de Recursos Humanos, responsável pela elaboração do procedimento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.