PR-G-DP-RH-002-Canal de Comunicação_Rev.00

1. Objetivo Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão de tratamento das denúncias recebidas, assegurando que sejam devidamente registradas, avaliadas, investigadas (quando necessário) e respondidas com confidencialidade, imparcialidade e eficácia, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma eficiente, padronizada e alinhada aos valores e necessidades organizacionais. 1.1. Objetivo Geral Garantir que todos os colaboradores tenham um espaço seguro para registrar suas manifestações; Registrar denúncias de forma formal e organizada; Incentivar o reconhecimento por meio de elogios; Coletar sugestões e propostas de melhorias; Promover transparência na gestão de informações; Apoiar a melhoria contínua de processos e ambientes; Facilitar o acompanhamento e retorno sobre as demandas recebidas; Contribuir para um ambiente de trabalho mais ético e colaborativo. 2. Processo da Gestão das Denúncias 2.1. Modelo de Fluxo Figura 1 – Fluxo de Denúncias 2.2. Etapas do Processo O Recursos Humanos ao receber um registro de denúncia no canal de comunicação no clickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir visam garantir a confidencialidade, a integridade das informações e a condução imparcial de todo o processo, desde o recebimento da denúncia até a tomada de decisão final. 2.2.1. Receber Registro de Denúncia O processo inicia com a necessidade identificada de realizar registro de denúncia no Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-DP-RH-006-Formulário para Registro de Denúncia, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-41353/F2A6JW2NFI65M5AOUT , observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação. O Recursos Humanos recebe o registro de denúncia por meio do Canal de Comunicação Oficial no sistema ClickUp, devendo garantir o sigilo, integridade e armazenamento adequado das informações recebidas. O Recursos Humanos pode acompanhar o status do andamento do processo por meio dos e-mails que são disparados de forma automática de acordo com cada fase do processo, e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) dentro do ClickUp, por meio do link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/6-901317205120-2 . 2.2.2. Definir Nível de Gravidade O RH verifica se a denúncia é válida, possuindo elementos mínimos para apuração, ou se deve ser descartada por falta de fundamentação. Deve ainda realizar uma análise prévia do nível de gravidade do evento denunciado, sendo eles: Baixa gravidade: Denúncias que indicam comportamentos inadequados, mas sem impacto direto severo, podendo ser corrigidos com orientação ou ação pontual; Média gravidade: Condutas mais sérias ou reincidentes, com impacto no ambiente de trabalho ou nas relações profissionais, exigindo investigação e medidas formais; Alta gravidade: Denúncias de extrema seriedade, que violam a lei, os direitos humanos ou o código de ética da organização. Exigem apuração imediata, envolvimento do jurídico e ações disciplinares severas. 2.2.3. Reportar Recebimento ao Remetente No momento do recebimento da denúncia, o RH deve verificar se o remetente se identificou no ato do registro. Remetente identificado? Sim: Confirma-se o envio de retorno formal, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao denunciante, informando o recebimento e fornecendo orientações iniciais sobre os próximos passos e prazos do processo; Não: Registra-se que o retorno não foi possível, garantindo que a denúncia siga seu fluxo normalmente. 2.2.4. Solicitar Assessoria Jurídica O RH avalia se a denúncia possui implicações legais que exigem avaliação da assessoria jurídica (ex: denúncia envolvendo violação de leis trabalhistas ou civis). Necessário parecer jurídico? Sim: Caso identificado, a denúncia é formalmente encaminhada ao setor jurídico. A Assessoria Jurídica analisa a denúncia e emite parecer técnico/jurídico, que deve conter: análise legal, riscos jurídicos e orientações de encaminhamento; Não: Segue para etapa de avaliação e conclusão. 2.2.5. Verificação de Investigação O RH avalia a complexidade do caso para definir se a apuração requer a formação de um comitê específico. Necessário nomear comitê de investigação? Sim: Caso necessário, um comitê multidisciplinar é formalmente nomeado; Não: Segue para etapa de consolidação dos documentos e provas coletadas. 2.2.6. Nomear Comitê de Investigação O comitê deve ser composto por 2 a 3 membros, preferencialmente de áreas distintas e sem qualquer vínculo direto com os envolvidos no caso. Os critérios principais são: Imparcialidade: não ter envolvimento direto com o fato denunciado, com o denunciante ou com o(s) denunciado(s); Confidencialidade: compromisso formal de manter o sigilo durante e após a investigação; Conhecimento Técnico: ao menos um membro deve ter conhecimento sobre o tema tratado (jurídico ou RH); Ética e Conduta: histórico de conduta ética e reputação ilibada na organização. O setor de Recursos Humanos (RH) é responsável por elaborar uma lista de possíveis membros com base nos critérios mencionados anteriormente. Antes do início do processo de apuração, o RH deve fornecer aos membros selecionados orientações claras sobre o escopo da denúncia, a metodologia que será adotada, as responsabilidades de cada integrante, bem como os prazos e limites do processo. 2.2.7. Coleta de Evidencias O RH deve buscar coletar evidências para apuração da denúncia recebida por meio dos seguintes métodos: Entrevistas confidenciais: As entrevistas com o acusado e possíveis testemunhas devem ser conduzidas em ambiente privado, garantindo a confidencialidade das declarações. As partes devem ser informadas sobre a política de sigilo e não retaliação; Documentação e registros: A equipe de investigação deve recolher todas as evidências possíveis, incluindo e-mails, documentos, registros de comunicação ou qualquer outra fonte relevante para a denúncia; Análise de dados: Todas as evidências devem ser analisadas de forma objetiva, evitando conclusões precipitadas ou baseadas em julgamentos pessoais. 2.2.8. Avaliação e Conclusão O RH analisa os relatórios, informações e provas coletadas, verificando a conclusão do relatório, ou seja, se a denúncia foi considerada procedente ou improcedente. Denúncia procedente? Sim: Se considerada procedente, o processo segue para a etapa de aplicação das ações corretivas; Não: Se considerada improcedente, o processo segue para etapa de reportar conclusão ao remetente e posterior arquivamento. 2.2.9. Aplicar Ações corretivas Quando aplicável, definem-se ações corretivas e preventivas, isso pode incluir advertências, suspensões, demissões, ou outras ações cabíveis de acordo com a política interna da empresa. 2.2.10. Reportar Conclusão ao Remetente Avaliar novamente a possibilidade de retorno ao denunciante no encerramento. Remetente se identificou? Sim: Registrar o envio da resposta final, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao denunciante, informando a conclusão do processo de apuração e informando as ações corretivas e ou sanções aplicadas; Não: Registrar que o retorno não foi possível, assegurando o encerramento formal. 2.2.11. Arquivar Denuncia Toda a documentação do processo (registro, pareceres, conclusões, retornos) deve ser arquivada de forma segura e conforme política de retenção de documentos. 3. Processo de Gestão de Elogios 3.1. Modelo de Fluxo Figura 2 – Fluxo de Elogios 3.2. Etapas do Processo O Recursos Humanos, ao receber um registro de elogio no Canal de Comunicação no sistema ClickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir, com o objetivo de assegurar que todo o processo de reconhecimento seja conduzido de maneira transparente e justa. Este procedimento visa garantir a validação adequada dos elogios, o reconhecimento público do colaborador elogiado, promovendo uma cultura de valorização e motivação dentro da empresa. 3.2.1. Receber Registro de Elogios O processo inicia com a necessidade identificada do colaborador de realizar registro de elogio Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-RH-007-Formulário para Registro de Elogio, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-42213/3M64WQG87VVXCOB1U0 , observando a observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação. O RH recebe o registro de elogio, que deve ser realizado por meio do Canal de Comunicação Oficial e deve, todas as sextas-feiras, coletar os elogios recebidos durante a semana no sistema ClickUp. O responsável no RH deve verificar e coletar todas as informações necessárias relacionadas aos elogios registrados, garantindo que os dados estejam completos e adequados para prosseguir com a validação. O Recursos Humanos pode acompanhar o status do andamento do processo por meio dos e-mails que são disparados de forma automática de acordo com cada fase do processo, e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) dentro do ClickUp, por meio do link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/6-901317572477-2 . 3.2.2. Validar Elogio No momento do recebimento, o RH deve validar o elogio recebido, assegurando que ele esteja de acordo com os critérios estabelecidos para ser considerado um elogio válido. Elogio validado? Sim: Se o elogio for validado (Sim), o processo continua para a próxima etapa; Não: Se o elogio não for validado (Não), ele será retornado ao remetente para ajustes, ou seja, o elogio precisa ser refeito ou corrigido. E volta para fase de validar o elogio. 3.2.3. Emitir Certificado de Reconhecimento O RH caso o elogio seja validado, um certificado de reconhecimento será emitido para o colaborador que foi elogiado. 3.2.4. Comunicar Destinatário O próximo passo é comunicar ao destinatário, ou seja, RH deve informar ao colaborador elogiado sobre o reconhecimento recebido e entregar o Certificado de Reconhecimento. 3.2.5. Registro Visual Após a comunicação, deve ser tirada uma foto do destinatário com o certificado, que servirá como registro visual e divulgação do reconhecimento. 3.2.6. Publicar Grupo WhatsApp A foto do destinatário com o certificado deve ser publicada no grupo de WhatsApp da empresa, com o objetivo de dar visibilidade ao reconhecimento e incentivar a cultura de elogios dentro da organização. 3.2.7. Envio de FEEDBACK ao Remetente Após a publicação, um feedback deve ser enviado ao remetente do elogio, informando que o processo foi concluído e o elogio foi validado. 4. Processo de Melhorias e Reclamações 4.1. Modelo de Fluxo Figura 3 – Fluxo de Melhorias/Reclamações 4.2. Etapas do Processo O processo inicia com a necessidade identificada do colaborador de realizar registro de Melhorias/Reclamações no Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-DP-RH-008-Formulário para Registro de Melhorias/Reclamações, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-41853/LUYMU7SXPRNB2AD75J , observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação. O Recursos Humanos, recebe o registro de melhoria ou reclamação no Canal de Comunicação no sistema ClickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir, com o objetivo de assegurar que todo o processo de análise e tratativa seja conduzido de maneira transparente, eficiente e imparcial. Este procedimento visa garantir a escuta ativa dos colaboradores, a validação e encaminhamento adequado das demandas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável, colaborativo e em constante evolução. O Recursos Humanos pode acompanhar o status do andamento do processo por meio dos e-mails que são disparados de forma automática de acordo com cada fase do processo, e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) dentro do ClickUp, por meio do link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/li/901317497315?pr=90138474428 . 4.2.1. Receber Registro de Melhoria/Reclamação O processo se inicia com o recebimento do registro de melhoria ou reclamação por meio do Canal de Comunicação Oficinal no sistema ClickUp.  4.2.2 Validar Registro No momento do recebimento, o RH deve verificar se o registro contém as informações mínimas necessárias para sua análise, como clareza das informações, dados relevantes e contexto. Registro validado? Sim: Se o registro for validado, prosseguir para comunicar o gestor da área responsável; Não: Se o registro não for validado (Não), seguir para decisão de arquivamento ou solicitação de ajustes (passo 4.4). Reportar ao Remetente Arquivamento do Registro Caso o registro não seja validado, comunicar o remetente sobre o arquivamento. Remetente se identificou? Sim: Solicitar ajustes ao remetente e aguardar novo envio e retomar o processo no passo de validar o registro; Não: Proceder com arquivamento antecipado e encerrar o processo. 4.2.3 Comunicar ao Gestor da Área Responsável O RH deve encaminhar o registro validado ao gestor responsável pela área relacionada ao conteúdo do registro. 4.2.4. Classificar Registro O RH deve determinar se o registro se trata de uma melhoria ou reclamação. Revisando se a opção selecionada pelo remetente foi a opção correta de acordo com o contexto do registro. Reclamação ou melhoria? Melhoria: Se for uma melhoria, seguir para análise e definição plano de ação; Reclamação: Necessário parecer jurídico? o

 Sim: Se sim, o processo é encaminhado para Assessoria Jurídica para analisar reclamação e emitir parecer; o

 Não: Se não, o processo é encaminhado para etapa de definir e aplicar ações corretivas. 4.2.5. Analisar Melhoria Junto à equipe envolvida, o RH deve avaliar a sugestão de melhoria e planejar ações necessárias para sua implementação, contendo: Ações específicas a serem executadas; Responsáveis por cada etapa; Prazos; Recursos envolvidos. 4.2.6. Implementação da Melhoria O RH em conjunto com o gestor da área responsável deve executar as ações planejadas na etapa anterior para incorporar a melhoria na organização. 4.2.7. Monitoramento a Avaliação Acompanhar os resultados e avaliar a eficácia da melhoria implementada. 4.2.8. Definir e Aplicar Ações Corretivas O RH deve reportar a conclusão ao remetente sobre as ações tomadas ou resultados do processo, quando aplicável. Remetente se identificou? Sim: Confirma-se o envio de retorno formal, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao remetente, reportando sobre a conclusão, ações tomadas ou resultados do processo; Não: Registra-se que o retorno não foi possível. 4.2.9. Arquivar Registro Registrar formalmente todas as informações e documentos do processo e arquivar conforme os padrões da organização. 5. Documentos de Referência ÁREA DOCUMENTO RH FM-G-DP-RH-006-Formulário para Registro de Denúncia (clique) RH FM-G-DP-RH-007-Formulário para Registro de Elogios (clique) RH FM-G-DP-RH-008-Formulário para Registro de Reclamações/Melhorias (clique) RH Interno Tabela 1 – Documentos de Referência 6. Parte Interessada Recursos Humanos, Gestores, Colaboradores e Assessoria Jurídica. 7. Matriz de Responsabilidade Processos Matriz de funções e responsabilidades DIRETORIA RH COLABORADOR GESTORES JURÍDICO Receber registro de denúncia I R/E N.A I N.A Definir nível de gravidade I R/E N.A I N.A Reportar recebimento ao remetente I R/E N.A I N.A Solicitar assessoria jurídica I R/E N.A I N.A Emitir parecer I C N.A I R/E Verificação de investigação I R/E N.A I N.A Nomear comitê I R/E I I N.A Coletar evidências I R/E N.A R/E N.A Avaliação e conclusão A R/E N.A R/E N.A Aplicar ações corretivas I R/E I R/E I Reportar conclusão I R/E I I N.A Arquivar denúncia  N.A R/E N.A N.A N.A Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade 7.1. Legenda A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos; C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto; E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar; I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo; R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação; S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória; V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos. 8. Sistema de Gestão Integrada 8.1. Perigos, Riscos e Oportunidades Perigos Riscos Oportunidades Pontos de ações Monitoramento e medição Segurança e Qualidade Falha no sistema de formulários   Perda de registros importantes ou não recebimento de denúncias/sugestões Implementar redundância e realizar testes periódicos no sistema Auditoria técnica trimestral Nº de falhas detectadas/testes realizados Formulário com linguagem confusa   Baixa adesão dos colaboradores/usuários   Melhorar a acessibilidade e usabilidade da comunicação   Revisar textos com linguagem clara e objetiva, com apoio de equipe de comunicação   Feedback dos usuários/Taxa de preenchimento e conclusão dos formulários   Ausência de resposta às manifestações   Descrédito no canal, perda de confiança dos usuários   Fortalecer a credibilidade e transparência da organização   Estabelecer prazos e responsáveis para resposta e acompanhamento Relatórios mensais de SLA/de atendimento % de manifestações respondidas dentro do prazo     Acesso não autorizado às informações     Vazamento de dados sensíveis   Reforçar a segurança da informação e LGPD   Restringir acessos, criptografar dados e treinar equipe responsável Verificações periódicas de segurança da informação/Nº de incidentes de segurança registrados   Subutilização do canal Oportunidades de melhoria e clima organizacional desperdiçados     Aumentar a participação e engajamento dos colaboradores   Promover campanhas de divulgação e sensibilização Análise de engajamento semestral/Análise de engajamento semestral   Falta de categorização adequada das manifestações     Dificuldade na priorização e análise   Melhorar a gestão da informação recebida   Criar categorias padronizadas e filtros por tipo de manifestação   Revisão mensal de classificações/Tempo médio de análise por tipo de manifestação Acidentes típicos Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos Número de incidentes registrados com candidatos Postura inadequada durante longos períodos Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia Tabela 3 – Perigos, Riscos e oportunidades 8.2. Aspectos e Impactos Ambientais Aspectos Impactos Meios de controles Uso de equipamentos eletrônicos para acesso e gestão dos formulários (computadores, servidores, etc.) Consumo de energia elétrica e aumento da pegada de carbono Adoção de políticas de economia de energia, equipamentos com selo de eficiência energética, desligamento automático   Impressão de formulários ou relatórios para análise física (quando houver)   Geração de resíduos de papel e uso de recursos naturais Digitalização dos processos, incentivo ao uso de formulários eletrônicos, reciclagem do papel utilizado   Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais 9. Período de Avaliação O setor de Recursos Humanos, responsável pela elaboração do procedimento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.