Procedimentos - Pessoas e Cultura

A ocorrência de ponto é necessária para o registro de horas dos funcionários que não conseguem registrar seu ponto da forma correta e/ou lançamento de desvios ocorridos, utilizando o relógio digital. Nesse contexto, o funcionário deve inserir o horário no formulário FM-RH-001-Ocorrência de ponto. Isso permite ao Departamento Pessoal analisar a carga horária do funcionário de forma precisa.

3.1. Qualidade do Documento

3.1.1. Qualidade do Documento

O Departamento Pessoal não aceitará documentos entregues a funcionários que apresentem rasuras, sujeira, amassados, rasgos ou que sejam ilegíveis. É responsabilidade do supervisor observar tais detalhes e exigir, quando necessário, que o funcionário refaça o documento, garantindo assim a qualidade do mesmo.

3.2. Prazos

É crucial que os prazos sejam rigorosamente cumpridos para garantir a eficácia do fluxo de trabalho. Todos os envolvidos deverão estar atentos para realizar suas aprovações dentro do prazo estipulado conforme no fluxo abaixo.

4. Fluxos

PR-G-DP-RH-002-Canal de Comunicação

PR-G-DP-RH-002-Canal de Comunicação_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão de tratamento das denúncias recebidas, assegurando que sejam devidamente registradas, avaliadas, investigadas (quando necessário) e respondidas com confidencialidade, imparcialidade e eficácia, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma eficiente, padronizada e alinhada aos valores e necessidades organizacionais.

1.1. Objetivo Geral

Garantir que todos os colaboradores tenham um espaço seguro para registrar suas manifestações;
Registrar denúncias de forma formal e organizada;
Incentivar o reconhecimento por meio de elogios;
Coletar sugestões e propostas de melhorias;
Promover transparência na gestão de informações;
Apoiar a melhoria contínua de processos e ambientes;
Facilitar o acompanhamento e retorno sobre as demandas recebidas;
Contribuir para um ambiente de trabalho mais ético e colaborativo.

2. Processo da Gestão das Denúncias

2.1. Modelo de Fluxo

Figura 1 – Fluxo de Denúncias

2.2. Etapas do Processo

O Recursos Humanos ao receber um registro de denúncia no canal de comunicação no clickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir visam garantir a confidencialidade, a integridade das informações e a condução imparcial de todo o processo, desde o recebimento da denúncia até a tomada de decisão final.

2.2.1. Receber Registro de Denúncia

O processo inicia com a necessidade identificada de realizar registro de denúncia no Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-DP-RH-006-Formulário para Registro de Denúncia, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-41353/F2A6JW2NFI65M5AOUT, observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação.

O Recursos Humanos recebe o registro de denúncia por meio do Canal de Comunicação Oficial no sistema ClickUp, devendo garantir o sigilo, integridade e armazenamento adequado das informações recebidas.

O Recursos Humanos pode acompanhar o status do andamento do processo por meio dos e-mails que são disparados de forma automática de acordo com cada fase do processo, e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) dentro do ClickUp, por meio do link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/6-901317205120-2 .

2.2.2. Definir Nível de Gravidade

O RH verifica se a denúncia é válida, possuindo elementos mínimos para apuração, ou se deve ser descartada por falta de fundamentação. Deve ainda realizar uma análise prévia do nível de gravidade do evento denunciado, sendo eles:

Baixa gravidade: Denúncias que indicam comportamentos inadequados, mas sem impacto direto severo, podendo ser corrigidos com orientação ou ação pontual;
Média gravidade: Condutas mais sérias ou reincidentes, com impacto no ambiente de trabalho ou nas relações profissionais, exigindo investigação e medidas formais;
Alta gravidade: Denúncias de extrema seriedade, que violam a lei, os direitos humanos ou o código de ética da organização. Exigem apuração imediata, envolvimento do jurídico e ações disciplinares severas.

2.2.3. Reportar Recebimento ao Remetente

No momento do recebimento da denúncia, o RH deve verificar se o remetente se identificou no ato do registro.

Remetente identificado?

Sim: Confirma-se o envio de retorno formal, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao denunciante, informando o recebimento e fornecendo orientações iniciais sobre os próximos passos e prazos do processo;
Não: Registra-se que o retorno não foi possível, garantindo que a denúncia siga seu fluxo normalmente.

2.2.4. Solicitar Assessoria Jurídica

O RH avalia se a denúncia possui implicações legais que exigem avaliação da assessoria jurídica (ex: denúncia envolvendo violação de leis trabalhistas ou civis).

Necessário parecer jurídico?

Sim: Caso identificado, a denúncia é formalmente encaminhada ao setor jurídico. A Assessoria Jurídica analisa a denúncia e emite parecer técnico/jurídico, que deve conter: análise legal, riscos jurídicos e orientações de encaminhamento;
Não: Segue para etapa de avaliação e conclusão.

2.2.5. Verificação de Investigação

O RH avalia a complexidade do caso para definir se a apuração requer a formação de um comitê específico.

Necessário nomear comitê de investigação?

Sim: Caso necessário, um comitê multidisciplinar é formalmente nomeado;
Não: Segue para etapa de consolidação dos documentos e provas coletadas.

2.2.6. Nomear Comitê de Investigação

O comitê deve ser composto por 2 a 3 membros, preferencialmente de áreas distintas e sem qualquer vínculo direto com os envolvidos no caso. Os critérios principais são:

Imparcialidade: não ter envolvimento direto com o fato denunciado, com o denunciante ou com o(s) denunciado(s);
Confidencialidade: compromisso formal de manter o sigilo durante e após a investigação;
Conhecimento Técnico: ao menos um membro deve ter conhecimento sobre o tema tratado (jurídico ou RH);
Ética e Conduta: histórico de conduta ética e reputação ilibada na organização.

O setor de Recursos Humanos (RH) é responsável por elaborar uma lista de possíveis membros com base nos critérios mencionados anteriormente. Antes do início do processo de apuração, o RH deve fornecer aos membros selecionados orientações claras sobre o escopo da denúncia, a metodologia que será adotada, as responsabilidades de cada integrante, bem como os prazos e limites do processo.

2.2.7. Coleta de Evidencias

O RH deve buscar coletar evidências para apuração da denúncia recebida por meio dos seguintes métodos:

Entrevistas confidenciais: As entrevistas com o acusado e possíveis testemunhas devem ser conduzidas em ambiente privado, garantindo a confidencialidade das declarações. As partes devem ser informadas sobre a política de sigilo e não retaliação;
Documentação e registros: A equipe de investigação deve recolher todas as evidências possíveis, incluindo e-mails, documentos, registros de comunicação ou qualquer outra fonte relevante para a denúncia;
Análise de dados: Todas as evidências devem ser analisadas de forma objetiva, evitando conclusões precipitadas ou baseadas em julgamentos pessoais.

2.2.8. Avaliação e Conclusão

O RH analisa os relatórios, informações e provas coletadas, verificando a conclusão do relatório, ou seja, se a denúncia foi considerada procedente ou improcedente.

Denúncia procedente?

Sim: Se considerada procedente, o processo segue para a etapa de aplicação das ações corretivas;
Não: Se considerada improcedente, o processo segue para etapa de reportar conclusão ao remetente e posterior arquivamento.

2.2.9. Aplicar Ações corretivas

Quando aplicável, definem-se ações corretivas e preventivas, isso pode incluir advertências, suspensões, demissões, ou outras ações cabíveis de acordo com a política interna da empresa.

2.2.10. Reportar Conclusão ao Remetente

Avaliar novamente a possibilidade de retorno ao denunciante no encerramento.

Remetente se identificou?

Sim: Registrar o envio da resposta final, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao denunciante, informando a conclusão do processo de apuração e informando as ações corretivas e ou sanções aplicadas;
Não: Registrar que o retorno não foi possível, assegurando o encerramento formal.

2.2.11. Arquivar Denuncia

Toda a documentação do processo (registro, pareceres, conclusões, retornos) deve ser arquivada de forma segura e conforme política de retenção de documentos.

3. Processo de Gestão de Elogios

3.1. Modelo de Fluxo

Figura 2 – Fluxo de Elogios

3.2. Etapas do Processo

O Recursos Humanos, ao receber um registro de elogio no Canal de Comunicação no sistema ClickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir, com o objetivo de assegurar que todo o processo de reconhecimento seja conduzido de maneira transparente e justa. Este procedimento visa garantir a validação adequada dos elogios, o reconhecimento público do colaborador elogiado, promovendo uma cultura de valorização e motivação dentro da empresa.

3.2.1. Receber Registro de Elogios

O processo inicia com a necessidade identificada do colaborador de realizar registro de elogio Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-RH-007-Formulário para Registro de Elogio, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-42213/3M64WQG87VVXCOB1U0, observando a observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação.

O RH recebe o registro de elogio, que deve ser realizado por meio do Canal de Comunicação Oficial e deve, todas as sextas-feiras, coletar os elogios recebidos durante a semana no sistema ClickUp.

O responsável no RH deve verificar e coletar todas as informações necessárias relacionadas aos elogios registrados, garantindo que os dados estejam completos e adequados para prosseguir com a validação.

3.2.2. Validar Elogio

No momento do recebimento, o RH deve validar o elogio recebido, assegurando que ele esteja de acordo com os critérios estabelecidos para ser considerado um elogio válido.

Elogio validado?

Sim: Se o elogio for validado (Sim), o processo continua para a próxima etapa;
Não: Se o elogio não for validado (Não), ele será retornado ao remetente para ajustes, ou seja, o elogio precisa ser refeito ou corrigido. E volta para fase de validar o elogio.

3.2.3. Emitir Certificado de Reconhecimento

O RH caso o elogio seja validado, um certificado de reconhecimento será emitido para o colaborador que foi elogiado.

3.2.4. Comunicar Destinatário

O próximo passo é comunicar ao destinatário, ou seja, RH deve informar ao colaborador elogiado sobre o reconhecimento recebido e entregar o Certificado de Reconhecimento.

3.2.5. Registro Visual

Após a comunicação, deve ser tirada uma foto do destinatário com o certificado, que servirá como registro visual e divulgação do reconhecimento.

3.2.6. Publicar Grupo WhatsApp

A foto do destinatário com o certificado deve ser publicada no grupo de WhatsApp da empresa, com o objetivo de dar visibilidade ao reconhecimento e incentivar a cultura de elogios dentro da organização.

3.2.7. Envio de FEEDBACK ao Remetente

Após a publicação, um feedback deve ser enviado ao remetente do elogio, informando que o processo foi concluído e o elogio foi validado.

4. Processo de Melhorias e Reclamações

4.1. Modelo de Fluxo

Figura 3 – Fluxo de Melhorias/Reclamações

4.2. Etapas do Processo

O processo inicia com a necessidade identificada do colaborador de realizar registro de Melhorias/Reclamações no Canal de Comunicação Oficial no ClickUp, por meio do FM-G-DP-RH-008-Formulário para Registro de Melhorias/Reclamações, link de acesso: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-41853/LUYMU7SXPRNB2AD75J, observando a Instrução de trabalho do Canal de Comunicação.

O Recursos Humanos, recebe o registro de melhoria ou reclamação no Canal de Comunicação no sistema ClickUp, deve seguir as etapas descritas a seguir, com o objetivo de assegurar que todo o processo de análise e tratativa seja conduzido de maneira transparente, eficiente e imparcial. Este procedimento visa garantir a escuta ativa dos colaboradores, a validação e encaminhamento adequado das demandas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável, colaborativo e em constante evolução.

https://app.clickup.com/3024185/v/b/li/901317497315?pr=90138474428.

4.2.1. Receber Registro de Melhoria/Reclamação

O processo se inicia com o recebimento do registro de melhoria ou reclamação por meio do Canal de Comunicação Oficinal no sistema ClickUp.

4.2.2 Validar Registro

No momento do recebimento, o RH deve verificar se o registro contém as informações mínimas necessárias para sua análise, como clareza das informações, dados relevantes e contexto.

Registro validado?

Sim: Se o registro for validado, prosseguir para comunicar o gestor da área responsável;
Não: Se o registro não for validado (Não), seguir para decisão de arquivamento ou solicitação de ajustes (passo 4.4).

Reportar ao Remetente Arquivamento do Registro

Caso o registro não seja validado, comunicar o remetente sobre o arquivamento.

Remetente se identificou?

Sim: Solicitar ajustes ao remetente e aguardar novo envio e retomar o processo no passo de validar o registro;
Não: Proceder com arquivamento antecipado e encerrar o processo.

4.2.3 Comunicar ao Gestor da Área Responsável

O RH deve encaminhar o registro validado ao gestor responsável pela área relacionada ao conteúdo do registro.

4.2.4. Classificar Registro

O RH deve determinar se o registro se trata de uma melhoria ou reclamação. Revisando se a opção selecionada pelo remetente foi a opção correta de acordo com o contexto do registro.

Reclamação ou melhoria?

Melhoria: Se for uma melhoria, seguir para análise e definição plano de ação;
Reclamação: Necessário parecer jurídico?

o Sim: Se sim, o processo é encaminhado para Assessoria Jurídica para analisar reclamação e emitir parecer;

o Não: Se não, o processo é encaminhado para etapa de definir e aplicar ações corretivas.

4.2.5. Analisar Melhoria

Junto à equipe envolvida, o RH deve avaliar a sugestão de melhoria e planejar ações necessárias para sua implementação, contendo:

Ações específicas a serem executadas;
Responsáveis por cada etapa;
Prazos;
Recursos envolvidos.

4.2.6. Implementação da Melhoria

O RH em conjunto com o gestor da área responsável deve executar as ações planejadas na etapa anterior para incorporar a melhoria na organização.

4.2.7. Monitoramento a Avaliação

Acompanhar os resultados e avaliar a eficácia da melhoria implementada.

4.2.8. Definir e Aplicar Ações Corretivas

O RH deve reportar a conclusão ao remetente sobre as ações tomadas ou resultados do processo, quando aplicável.

Remetente se identificou?

Sim: Confirma-se o envio de retorno formal, o sistema ClickUp realizará automaticamente o envio de um e-mail ao remetente, reportando sobre a conclusão, ações tomadas ou resultados do processo;
Não: Registra-se que o retorno não foi possível.

4.2.9. Arquivar Registro

Registrar formalmente todas as informações e documentos do processo e arquivar conforme os padrões da organização.

5. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
RH	FM-G-DP-RH-006-Formulário para Registro de Denúncia (clique)
RH	FM-G-DP-RH-007-Formulário para Registro de Elogios (clique)
RH	FM-G-DP-RH-008-Formulário para Registro de Reclamações/Melhorias (clique)
RH	Interno

Tabela 1 – Documentos de Referência

6. Parte Interessada

Recursos Humanos, Gestores, Colaboradores e Assessoria Jurídica.

7. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	DIRETORIA	RH	COLABORADOR	GESTORES	JURÍDICO
Receber registro de denúncia	I	R/E	N.A	I	N.A
Definir nível de gravidade	I	R/E	N.A	I	N.A
Reportar recebimento ao remetente	I	R/E	N.A	I	N.A
Solicitar assessoria jurídica	I	R/E	N.A	I	N.A
Emitir parecer	I	C	N.A	I	R/E
Verificação de investigação	I	R/E	N.A	I	N.A
Nomear comitê	I	R/E	I	I	N.A
Coletar evidências	I	R/E	N.A	R/E	N.A
Avaliação e conclusão	A	R/E	N.A	R/E	N.A
Aplicar ações corretivas	I	R/E	I	R/E	I
Reportar conclusão	I	R/E	I	I	N.A
Arquivar denúncia	N.A	R/E	N.A	N.A	N.A

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

7.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

8. Sistema de Gestão Integrada

8.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos

Riscos

Oportunidades

Pontos de ações

Monitoramento e medição

Segurança e Qualidade

Falha no sistema de formulários

Perda de registros importantes ou não recebimento de denúncias/sugestões

Implementar redundância e realizar testes periódicos no sistema

Auditoria técnica trimestral

Nº de falhas detectadas/testes realizados

Formulário com linguagem confusa

Baixa adesão dos colaboradores/usuários

Melhorar a acessibilidade e usabilidade da comunicação

Revisar textos com linguagem clara e objetiva, com apoio de equipe de comunicação

Feedback dos usuários/Taxa de preenchimento e conclusão dos formulários

Ausência de resposta às manifestações

Descrédito no canal, perda de confiança dos usuários

Fortalecer a credibilidade e transparência da organização

Estabelecer prazos e responsáveis para resposta e acompanhamento

Relatórios mensais de SLA/de atendimento

% de manifestações respondidas dentro do prazo

Acesso não autorizado às informações

Vazamento de dados sensíveis

Reforçar a segurança da informação e LGPD

Restringir acessos, criptografar dados e treinar equipe responsável

Verificações periódicas de segurança da informação/Nº de incidentes de segurança registrados

Subutilização do canal

Oportunidades de melhoria e clima organizacional desperdiçados

Aumentar a participação e engajamento dos colaboradores

Promover campanhas de divulgação e sensibilização

Análise de engajamento semestral/Análise de engajamento semestral

Falta de categorização adequada das manifestações

Dificuldade na priorização e análise

Melhorar a gestão da informação recebida

Criar categorias padronizadas e filtros por tipo de manifestação

Revisão mensal de classificações/Tempo médio de análise por tipo de manifestação

Acidentes típicos

Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns

Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista

Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos

Número de incidentes registrados com candidatos

Postura inadequada durante longos períodos

Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga

Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas

Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores

Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia

Tabela 3 – Perigos, Riscos e oportunidades

8.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Uso de equipamentos eletrônicos para acesso e gestão dos formulários (computadores, servidores, etc.)

Consumo de energia elétrica e aumento da pegada de carbono

Adoção de políticas de economia de energia, equipamentos com selo de eficiência energética, desligamento automático

Impressão de formulários ou relatórios para análise física (quando houver)

Geração de resíduos de papel e uso de recursos naturais

Digitalização dos processos, incentivo ao uso de formulários eletrônicos, reciclagem do papel utilizado

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

9. Período de Avaliação

O setor de Recursos Humanos, responsável pela elaboração do procedimento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.

PR-G-DP-RH-003-Recrutamento e Seleção

PR-G-DP-RH-003-Recrutamento e Seleção_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão de Recrutamento e Seleção (R&S) da empresa, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma eficiente, padronizada e alinhada aos valores e necessidades organizacionais.

1.1. Objetivo Geral

Garantir a padronização das etapas do processo seletivo;
Assegurar a seleção de candidatos alinhados ao perfil técnico, comportamental e aos valores organizacionais da Autvix;
Otimizar a comunicação entre o setor de Recursos Humanos e os gestores das áreas solicitantes;
Promover a transparência e o respeito no relacionamento com os candidatos;
Assegurar a conformidade documental e legal do processo de admissão.

2. Modelo de Fluxo

2.1. Cenário de R&S Interno (RH AUTVIX)

Figura 1 - Fluxo de Recrutamento e Seleção Interno

3. Conteúdo

3.1. Etapas do Processo

3.1.1. Requisição de Pessoal

O gestor da área ao identificar uma necessidade de contratação, deve verificar se a vaga possui descrição de cargo na planilha de descrições de cargo. Caso não possua descrição o gestor deverá criar, seguindo o modelo padrão disponível e enviar para o RH para validação.

Link da planilha de descrição de cargo: https://autvixsolucoes-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/emanuelle_silva_autvix_com_br/EX4CpfryVtNMqu0iJmgcErMBSfq04oJ_G6PSkapzAJMKjw?e=rRgJV8.

Link do modelo para criação de descrição de cargo: https://autvixsolucoes-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/raiane_milanez_autvix_com_br/EdPfIEgWwEZBtbk6Fg2Hol8BMMjXjTjyURClFTL_B_mRFw?e=rQLgPl

Caso a vaga possua descrição de cargo o gestor deverá:

Preencher o formulário de requisição de pessoal no sistema (ClickUp), contendo:

o Quantidade de vagas;

o Empresa;

o Local de trabalho;

o Nível da vaga;

o Regime de contratação;

o Perfil da vaga (técnico e comportamental).

Link do formulário de requisição de pessoal: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-40673/XRZMQ7BACQ1B8I0EU5

3.1.2. Análise de Vaga

O RH analisa o perfil da vaga e, se necessário, ajusta junto ao gestor. O RH também definirá os canais de divulgação, como LinkedIn, Instagram, Indeed, entre outros.

3.1.3. Divulgação de Vaga

A vaga deverá ser divulgada nos canais escolhidos, conforme IT de Divulgação de Vagas.
O RH realiza a triagem de currículos com base nos critérios definidos:

Técnicos;
Comportamentais;
Aderência aos valores da AUTVIX.

3.1.4. Etapas de Seleção

O RH deverá enviar um Feedback para o gestor sobre os perfis encontrados, com base nesses perfis o gestor analisará se os perfis estão aderentes à vaga, caso não estejam, o processo de divulgação das vagas será retomado. Caso os perfis triados estejam aderentes à vaga, o gestor informará a data da entrevista ao RH.

O profissional de RH agendará as entrevistas técnicas e comportamentais incluindo a aderência aos valores da Autvix.

O processo ocorrerá da seguinte forma:

Aplicação de testes (quando aplicável);
Entrevista com o RH;
Resumo técnico e comportamental será enviado ao gestor;
O gestor analisará os perfis e caso estejam aderentes à vaga, informará ao RH a data para realização das entrevistas;
O RH inclui a data na agenda do gestor;
O gestor realizará as entrevistas e dará o feedback para o RH;
A próxima etapa é o retorno para os candidatos, negativo ou positivo.

Caso o retorno seja negativo, o RH informará ao candidato que neste momento não será possível dar seguimento no processo, caso seja positivo, seguir o procedimento para encaminhamento ao fluxo de admissão.

3.1.5. Aprovação e Encaminhamento para Admissão

O candidato aprovado é orientado sobre o exame admissional.
O RH agenda o exame na clínica e envia ao candidato todas as informações sobre o agendamento.

O candidato deve comparecer à clínica e enviar todos os documentos pessoais solicitados ao contato informado na mensagem de aprovação.

3.1.6. Verificação e Checklist Documental

RH verifica se toda a documentação foi recebida.

Se incompleta ou ilegível: solicitar adequação ao candidato;
Se completa: seguir com os trâmites de admissão.

3.1.6.1. Conclusão do Processo

Após aprovação no exame e documentação completa, o candidato é considerado Apto.
O processo de admissão é formalizado conforme os procedimentos internos.

Caso o exame admissional seja inapto é de responsabilidade do RH comunicar ao candidato.

3.2. Cenário de R&S Externo Consultoria

Figura 2 – Fluxo de Recrutamento e Seleção Externo

3.2.1. Etapas do Processo

3.2.1.1. Requisição de Pessoal

O gestor da área ao identificar uma necessidade de contratação, deve verificar se a vaga possui descrição de cargo, caso não possua deve criar e enviar para o RH para validação. Caso a vaga possua descrição de cargo o gestor deverá:

Preencher o formulário de requisição de pessoal no sistema (ClickUp), contendo:

Quantidade de vagas;
Empresa;
Local de trabalho;
Nível da vaga;
Regime de contratação;
Perfil da vaga (técnico e comportamental).

3.2.1.2. Análise da Vaga

O RH analisa o perfil da vaga e, se necessário, ajusta junto ao gestor. O RH verifica se a demanda é viável, caso o volume de contratação seja alto para um curto período de tempo, o setor de recursos humanos contatará a Consultoria para seguimento com o processo seletivo.

3.2.1.3. Encaminhamento para Consultoria

O profissional de Recursos Humanos entrará em contato com a Consultoria informando sobre a solicitação do processo seletivo com as informações acerca da vaga recebidas através do formulário de Requisição de Pessoal e o prazo para contratação.

3.2.1.4. Aprovação e Encaminhamento para Admissão

O candidato aprovado é orientado sobre o exame admissional.

O RH agenda o exame na clínica e envia ao candidato todas as informações sobre agendamento.

O candidato deve comparecer à clínica e enviar todos os documentos pessoais solicitados ao contato informado na mensagem de aprovação.

3.2.1.5. Verificação e Checklist Documental

RH verifica se toda a documentação foi recebida.

Se incompleta ou ilegível: solicitar adequação ao candidato;
Se completa: seguir com os trâmites de admissão.

3.2.1.6. Conclusão do Processo

Após aprovação no exame e documentação completa, o candidato é considerado Apto. O processo de admissão é formalizado conforme os procedimentos internos.

Caso o exame admissional seja inapto é de responsabilidade do RH comunicar ao candidato

4. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
RH	FM-G-DP-RH-004-Formulário para Requisição de Pessoal
RH	OD-G-DP-RH-001 – Descrição de Cargas
RH	IT-G-DP-RH-007 – Divulgação das Vagas

Tabela 1 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

Recursos Humanos, Gestores e Candidatos.

6. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	LIDERANÇA	RH	COLABORADOR
Solicitar a vaga	R	V	N.A
Análise de perfil	I	R/E	N.A
Divulgar as vagas	I	R/E	N.A
Triar os currículos	I	R/E	N.A
Participar das entrevistas	R/E	R/E	I
Dar retorno ao candidato	I	R/E	I
Solicitar documentos	I	R/E	I
Enviar documentos	I	R	E
Encaminhar o candidato para exame	I	R/E	I
Encaminhar o candidato para ADMISSÃO	I	R/E	I

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Segurança e Qualidade
Comunicação falha entre RH e gestor requisitante	Requisitos da vaga mal definidos ou desalinhados	Implantação de formulário padronizado e reuniões de alinhamento	Treinamentos sobre análise de perfil e uso do formulário de requisição	Nível de retrabalho por redefinição de perfil da vaga
Divulgação limitada ou inadequada da vaga	Baixa atratividade ou captação de candidatos não aderentes	Diversificação e segmentação dos canais de divulgação	Monitoramento do alcance e desempenho da divulgação	Taxa de candidaturas por vaga / Tempo médio para captação
Triagem de currículos ineficiente	Seleção de candidatos fora do perfil	Criação de critérios técnicos e comportamentais padronizados	Atualização de critérios de triagem e ferramentas de apoio	Taxa de reprovação após entrevista
Entrevistas sem critérios claros	Subjetividade e inconsistência na avaliação	Estruturação de roteiro de entrevistas com foco em competências e valores	Manual de entrevista com perguntas alinhadas ao perfil da vaga	Taxa de aprovação e aderência dos aprovados após 3 meses
Atrasos no envio ou análise de documentos do candidato	Admissão postergada ou incompleta	Digitalização do processo de checklist e comunicação ativa com candidato	Sistema de checklist com prazos definidos e scripts padronizados de comunicação	Tempo médio entre aprovação e admissão
Falta de retorno ao candidato	Reputação negativa da empresa como marca empregadora	Padronização da comunicação com candidatos via scripts automáticos	Adoção de scripts de retorno e controle de status no sistema	Percentual de candidatos sem retorno após entrevista
Acidentes típicos	Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns	Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista	Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos	Número de incidentes registrados com candidatos
Postura inadequada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia
Descarte inadequado de documentos com dados pessoais	Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD	Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional	Implantar procedimento de descarte seguro e treinar o RH sobre LGPD e sigilo de informações	Taxa de conformidade no descarte documental

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos	Impactos	Meios de controles
Consumo de papel	Geração de resíduos de papel e insumos de impressão	Digitalização de documentos Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais
Consumo de energia	Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório	Desligamento de equipamentos ao fim do expediente; Incentivo ao uso consciente de recursos; Adoção de equipamentos com maior eficiência energética.

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

PR-G-DP-RH-004-Admissão Demissão e Movimentação Interna

PR-G-DP-RH-004-Admissão Demissão e Movimentação Interna_Rev.01

1. Objetivo

Garantir a admissão de novos colaboradores de forma eficiente, segura e em conformidade com a legislação trabalhista;
Certificar de que toda documentação relevante seja corretamente solicitada;
Padronizar as etapas da admissão, desde a solicitação de documentos até a integração do trabalhador;
Realizar os registros obrigatórios no sistema interno, e-Social e CTPS;
Emitir e coletar assinaturas dos documentos admitidos;
Efetuar a liberação de acessos, sistemas e benefícios;
Conduzir o novo colaborador ao processo de onboarding, facilitando sua adaptação.

2. Processo de Admissão

2.1. Modelo de Fluxo

Figura 1 - Fluxo Admissão

3. Etapas do Processo

O Departamento Pessoal (DP), ao receber uma solicitação de admissão, deve cumprir as etapas descritas a seguir. Essas etapas têm como objetivo assegurar a conformidade legal, a padronização e a organização das informações, além de garantir agilidade e eficiência em todo o processo, desde o recebimento da demanda até a integração do novo colaborador.

3.1. Etapa Inicial

O Setor de Recursos Humanos ao finalizar o processo de Recrutamento e Seleção, deve encaminhar ao Departamento Pessoal para prosseguimento do processo de admissão do candidato aprovado.

3.2. Solicitação de Documentos

O DP deve solicitar ao colaborador os documentos necessários para o processo de admissão, conforme os critérios estabelecidos no “Checklist de Validação de Documentos de Admissão”. Todos os documentos devem ser legíveis, atualizados, e preferencialmente enviados em formato PDF, com o objetivo de garantir a clareza e a integridade das informações fornecidas.

3.3. Envio de Documentos pelo Colaborador

O colaborador deve enviar os documentos conforme solicitado pelo setor de Departamento Pessoal, garantindo que sejam legíveis, atualizados e no formato indicado (preferencialmente em PDF).

3.4. Verificação da Conformidade

O DP deve verificar se os documentos enviados estão em conformidade com os critérios legais e internos.

Documentos em conformidade?

Sim: Se os documentos estiverem corretos, o processo segue para o próximo passo;
Não: Se os documentos estiverem incorretos ou incompletos, o processo seguirá os seguintes trâmites:

o O DP solicita adequação dos documentos ao colaborador;

o O colaborador corrige e reenvia os documentos.

3.5. Registro de Dados

O Departamento Pessoal (DP) é responsável por cadastrar e atualizar todas as informações dos colaboradores no sistema interno da empresa, incluindo dados pessoais, documentos, informações contratuais, cargo, departamento, jornada de trabalho, remuneração e benefícios.

3.6. Obrigações Legais

O setor de DP é responsável por realizar o registro do colaborador no sistema e-Social, conforme exigido pela legislação trabalhista vigente. Esse processo inclui o envio das informações cadastrais, contratuais e de admissão do trabalhador, garantindo a regularidade do vínculo empregatício.

Após o registro no e-Social, são realizadas de forma automática as devidas anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) na versão digital, incluindo dados como: cargo, data de admissão, remuneração e tipo de contrato. Todo o processo deve ser concluído antes do início efetivo das atividades do colaborador.

3.7. Solicitar Documentos de Contratação

O setor de Departamento Pessoal (DP) deve solicitar à Assessoria Contábil a emissão dos documentos necessários para a formalização da contratação. Após a emissão, esses documentos devem ser encaminhados ao colaborador para assinatura.

Os documentos obrigatórios para o processo de admissão são:

Contrato de Experiência (Enviado pela contabilidade): estabelece as condições iniciais do vínculo empregatício, com prazo determinado para avaliação mútua;
Ficha de Registro de Empregado (Enviado pela contabilidade): documento que registra os dados pessoais, contratuais e funcionais do colaborador;
Descrição do Cargo (Interno): detalha as atribuições, responsabilidades e requisitos da função que será exercida;
Contrato do Plano de Saúde (Interno): formaliza a adesão do colaborador ao benefício de assistência médica oferecido pela empresa;
Declaração de Opção de Vale-Transporte (Enviado pela contabilidade) ou interno): documento no qual o colaborador informa se deseja ou não utilizar o benefício do vale-transporte.

3.8. Liberar Acessos e Benefícios

O Departamento Pessoal (DP) deve realizar a liberação de acessos aos sistemas, e-mails corporativos, crachá (se aplicável) e benefícios (vale transporte, alimentação, plano de saúde, plano odontológico, etc.), conforme procedimento padrão de liberação de benefícios.

3.9. Criar e Arquivar Documentos de Contratação

O Departamento Pessoal (DP) deve criar pasta individual para o colaborador no servidor de dados, por meio do seguinte caminho: “Z:\01.Administrativo\09. Funcionários”, para arquivar os documentos de contratação, documentos encaminhados pelo colaborador para admissão.

3.10. Encaminhamento para Onboarding e Conclusão do Processo

O processo é finalizado com a conclusão bem-sucedida da admissão e o encaminhamento do colaborador para a etapa de onboarding.

4. Processo de Movimentação Interna de Pessoal

4.1. Modelo de Fluxo

Figura 2 - Fluxo de Movimentação Interna de Pessoal

5. Etapas do Processo

O Departamento Pessoal, ao receber uma solicitação de movimentação interna de pessoal, deve seguir as etapas descritas a seguir, que visam garantir a transparência, a conformidade com as políticas da empresa e a padronização de todo o processo, desde o registro da solicitação até a efetivação da movimentação do colaborador.

5.1. Receber Solicitação de Movimentação Interna

O processo tem início quando o Gestor identifica a necessidade de realizar uma movimentação interna de pessoal. Para formalizar a solicitação, deve-se acessar o sistema oficial ClickUp e preencher o Formulário “FM-G-DP-RH-009 – Movimentação Interna de Pessoal”, disponível no link:

https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-40713/v8jvdbz4gvptghpii2, observando as orientações descritas na Instrução de Trabalho do Canal de Comunicação, para o correto preenchimento.

Tanto o Gestor quanto o setor de Departamento Pessoal podem acompanhar o andamento do processo por meio dos e-mails automáticos enviados a cada fase e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) no ClickUp, acessível pelo link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/6-901316651486-2.

5.2. Identificar Colaborador Elegível

O Gestor deve identificar o tipo de movimentação necessária, sendo elas:

5.3. Critérios para Promoção

O Gestor deve identificar o colaborador elegível para promoção, considerando os seguintes critérios de elegibilidade:

Tempo mínimo de 6 meses na função atual (exceto casos estratégicos justificados);
Ausência de suspensões nos últimos 6 meses;
Alinhamento com o plano de cargos e salários vigente;
Validação técnica e comportamental pela liderança imediata.

5.4. Validar Solicitação

Após o recebimento da solicitação de movimentação o Departamento Pessoal (DP) deve validar as informações inseridas pelo Gestor no formulário, seguindo os seguintes critérios:

Avaliar o histórico do colaborador;
Validar os critérios de elegibilidade;
Verificar a compatibilidade com o Plano de Cargos e Salários.

Caso a validação não seja aprovada, o DP solicita ajustes ao gestor e o processo retorna à etapa de ajustes:

Sim: Verificar a necessidade de realizar novo ASO e realizar ajustes no sistema da folha;
Não: Encaminhar ao Gestor para ajuste das informações.

5.5. Verificar Necessidade de ASO

Verifica a necessidade de realização de ASO (Atestado de Saúde Ocupacional):

Sim: Encaminhar o colaborador para o ASO;
Não: Solicitar a Assessoria contábil a inclusão das alterações no verso da ficha de registro do colaborador.

5.6. Conclusão e Arquivamento

Após essa etapa, o DP:

Realiza a atualização no sistema de folha de pagamento;
Atualiza e/ou arquiva os documentos na pasta do colaborador.

O processo é então considerado concluído.

6. Processo de Desligamento

6.1. Etapas do Processo

O Departamento Pessoal (DP), ao receber uma solicitação de desligamento, deve seguir as etapas descritas a seguir, que visam assegurar a conformidade legal, a transparência do processo e o cumprimento das políticas internas da empresa, desde o registro da solicitação até a conclusão do desligamento do colaborador.

6.2. Cenário Desligamento por Justa Causa

6.2.1. Modelo de Fluxo

Figura 3 – Fluxo Desligamento por Justa Causa

6.2.2. Identificar Necessidade de Desligamento

O processo tem início quando o Gestor identifica a necessidade de solicitar o desligamento por justa causa. Para formalizar a solicitação, deve-se acessar o sistema oficial ClickUp e preencher o Formulário “FM-G-DP-RH-010 – Desligamento”, disponível no link: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-42933/QIPM5CV3TZFTCKJYW7, seguindo as orientações descritas na Instrução de Trabalho para correto preenchimento do Formulário FM-G-DP-RH-010.

O acompanhamento do processo deve ser realizado tanto pelo Gestor quanto pelo setor de Departamento Pessoal (DP), por meio dos e-mails automáticos enviados em cada fase e também pelo quadro de acompanhamento (Kanban) no ClickUp, acessível pelo link: https://app.clickup.com/3024185/v/b/li/901318389978.

6.2.3. Análise Jurídica

O Gestor deve enviar documentação e motivo para análise e parecer jurídico.

Justa causa aprovada?

o Sim: Se sim, o processo segue para etapa de enviar solicitação de desligamento no ClickUP;

o Não: Se não, a solicitação retorna ao gestor para análise do cenário e verificação de reversão do método de desligamento.

6.2.4. Enviar Solicitação de Desligamento

Após reunir todas as informações e documentos necessários, o gestor deve realizar a solicitação por meio do Formulário “FM-G-DP-RH-010 – Desligamento”, no ClickUp, a fim de que o Departamento Pessoal (DP) inicie o processo de desligamento do colaborador.

6.2.5. Receber Solicitação de Desligamento

O Departamento Pessoal ao receber a solicitação para realizar o processo de desligamento por justa causa de um colaborador deve verificar se as informações preenchidas e documentos anexados pelo gestor estão em conformidade.

Solicitação validada?

o Sim: Se sim, o processo segue para etapa de solicitar a Assessoria Jurídica a emissão de notificação de dispensa por justa causa;

o Não: Se não, a solicitação é devolvida ao Gestor para ajuste das informações e documentos.

6.2.6. Notificação de Dispensa por Justa Causa

O Departamento Pessoal ao receber a Notificação de Dispensa por Justa Causa, documento que formaliza a rescisão contratual imediata do colaborador, contendo expressamente o fundamento legal aplicável, conforme previsto no artigo 482 da CLT, deverá encaminhar o documento ao gestor imediato para aplicação.

6.2.7. Solicitar Nada Consta e Baixas

Em paralelo à solicitação da Notificação de Dispensa ao Jurídico, o Departamento Pessoal (DP) deve:

Reportar o desligamento ao SESMT, para emissão do Nada Consta (modelo disponível em Y:\04.RH\12. Modelo Documentos – Nada Consta Modelo) e realização das respectivas baixas do colaborador;
Abrir chamado para a área de TI, comunicando o desligamento e solicitando o acompanhamento da devolução e baixa dos equipamentos de informática, bem como o bloqueio dos acessos em sistemas e o cancelamento da biometria facial.

6.2.8. Comunicação ao Colaborador

O Departamento Pessoal (DP) em conjunto com o Gestor, deve realizar a comunicação formal ao colaborador sobre a decisão de desligamento. Nessa etapa, é importante adotar uma postura clara, respeitosa e objetiva, informando os motivos da demissão e esclarecendo os próximos passos do processo, prazos, orientações e coletar as assinaturas necessárias do colaborador.

6.2.9. Receber Documentos Assinados

Após a solicitação do Nada Consta junto ao SESMT e das baixas pela área de TI, o Departamento Pessoal (DP) deve receber os documentos devidamente assinados e registrados.

6.2.10. ASO Demissional

O Departamento Pessoal (DP) deve verificar necessidade de encaminhar o colaborador para realização do ASO, observando os seguintes critérios:

Encerramento do vínculo empregatício: Deve ser realizado exame médico demissional sempre que houver rescisão de contrato, independentemente do motivo (pedido de demissão, dispensa sem justa causa, justa causa, término de contrato);
Prazo para realização: O exame deve ser feito até a data da homologação/efetivação da rescisão;
Intervalo em relação ao último exame ocupacional: Se o empregado já tiver realizado qualquer exame ocupacional (admissional, periódico, de retorno ao trabalho ou de mudança de função) nos últimos 90 dias (grau de risco 3 e 4), não é obrigatória a realização do ASO demissional;
Validade legal: O exame deve ser registrado no PCMSO e acompanhado do ASO, assinado pelo médico responsável.

Verificar a necessidade de realização do ASO Demissional:

Necessário realizar ASO?

o Sim: Se sim, o Departamento Pessoal (DP) deve providenciar o agendamento junto à clínica credenciada e encaminhar o colaborador para a devida avaliação médica;

o Não: Se não, o processo segue para etapa levantar verbas rescisórias e solicitar à Assessoria Contábil emissão dos documentos.

6.2.11. Levantar Verbas Rescisórias e Solicitar Emissao de Documentos

De posse desses documentos, o processo segue para a etapa de levantamento das verbas a serem acrescidas ou descontadas e após este encaminhar as informações e documentos a assessoria contábil responsável para que seja gerado os documentos de rescisão de contrato.

6.2.12. Validar Documentos Rescisórios

O Departamento Pessoal (DP) deve conferir os documentos apresentados no processo de desligamento, verificando se estão completos, corretos e em conformidade com a legislação. Caso haja inconsistências, deve solicitar os devidos ajustes antes de prosseguir com as etapas seguintes.

Documentos validados?

o Sim: Se sim, o processo segue para o setor financeiro para pagamento;

o Não: Se não, o DP deve devolver os documentos para ajuste da Assessoria contábil.

6.2.13. Encaminhar Rescisão para Pagamento

Após a validação de todos os documentos rescisórios pelo Departamento Pessoal (DP), estes devem ser encaminhados ao setor financeiro, juntamente com todas as informações necessárias para a conferência, a fim de viabilizar o processamento e o pagamento correto das verbas rescisórias ao colaborador.

O pagamento deve ser realizado devendo ser observado o prazo para pagamento das verbas rescisórias, incluindo a TRCT, é de 10 dias corridos a partir do encerramento do contrato de trabalho.

6.2.14. Agendar Entrevista de Desligamento e Homologação

Em paralelo como envio dos documentos rescisórios para pagamento o DP deve:

Realizar o agendamento da entrevista de desligamento e homologação;
Comunica ao SESMT a data da homologação para programação de baixas pendentes.

6.2.15. Entrevista de Desligamento

A entrevista de desligamento deve ser conduzida pelo setor de Recursos Humanos (RH) ou responsável designado, preferencialmente no último dia de trabalho do colaborador ou no momento da homologação. O objetivo é compreender os motivos da saída, coletar percepções sobre o ambiente organizacional e identificar oportunidades de melhoria.

6.2.15.1. Formulário de Entrevista de Desligamento

O Formulário de Entrevista de Desligamento deve ser obrigatoriamente preenchido pelo setor de Recursos Humanos no momento em que a entrevista de desligamento estiver sendo conduzida com o colaborador. Esse registro é essencial para garantir a coleta de informações de forma estruturada e padronizada, possibilitando uma análise consistente dos motivos de saída e das percepções dos colaboradores sobre a organização.

Link de acesso no ClickUp: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-43333/BE1IJTA76C20W72QB7

Todas as respostas devem ser registradas com clareza, objetividade e confidencialidade, assegurando que os dados coletados sejam utilizados exclusivamente para fins internos. Essas informações servirão de subsídio para identificar oportunidades de melhoria, apoiar a tomada de decisões estratégicas e contribuir para o desenvolvimento contínuo da organização e de suas práticas de gestão de pessoas.

6.2.16. Homologação

O setor de Departamento Pessoal deve realizar a homologação do desligamento, garantindo que todos os documentos e cálculos rescisórios estejam corretos e conforme a legislação vigente, e ainda, deve recolher assinatura do colaborador em todos os documentos necessários. Esse procedimento assegura a formalização do término do vínculo empregatício.

6.2.17. Arquivamento Virtual dos Documentos Rescisórios

O processo finaliza com o arquivamento dos documentos no servidor em pasta individual do colaborador, conforme procedimento padrão da empresa, sendo necessário o arquivamento dos seguintes documentos:

TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;
ASO demissional;
Notificação de dispensa por Justa Causa;
Nada Consta;
Espelho e ocorrência de ponto;
Cancelamento de plano de saúde e demais benefícios.

6.3. Cenário Desligamento Sem Justa Causa

6.3.1. Modelo de Fluxo

Figura 4 – Fluxo Desligamento Sem Justa Causa

6.3.2. Identificar Necessidade de Desligamento

O processo tem início quando o Gestor ou o colaborador identifica a necessidade de solicitar o desligamento sem justa causa. Para formalizar a solicitação o Gestor deve acessar o sistema oficial ClickUp e preencher o Formulário “FM-G-DP-RH-010 – Desligamento”, disponível no link:

https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-42933/QIPM5CV3TZFTCKJYW7, seguindo as orientações descritas na Instrução de Trabalho para correto preenchimento do Formulário FM-G-DP-RH-010.

6.3.3. Identificar Iniciativa de Desligamento

O Gestor deve descrever a necessidade do desligamento, podendo partir da empresa ou do colaborador.

Iniciativa de demissão?

o Solicitada pela Empresa (Gestor): O processo segue para etapa de verificar modalidade de rescisão;

o Solicitada pelo Colaborador: O processo segue para etapa de solicitar carta de demissão

6.3.4. Definir Condição do Aviso Prévio

O Gestor junto com o Departamento Pessoal (DP) definir o tipo de aviso prévio que será aplicado.

Condição do aviso?

o Aviso Prévio Indenizado: Se for indenizado a saída do colaborador é imediata e o processo segue para etapa de enviar solicitação no ClickUP;

o Aviso Prévio Trabalhado: Se for trabalhado, o colaborador cumpre 30 dias finais e para contratos superiores a 1 ano o aviso é proporcional (3 dias a mais por ano, até 90 dias).

6.3.5. Enviar Solicitação de Desligamento

6.3.6. Receber Solicitação de Desligamento

O Departamento Pessoal ao receber a solicitação para realizar o processo de desligamento sem justa causa de um colaborador deve verificar se as informações preenchidas e documentos anexados pelo gestor estão em conformidade.

Solicitação validada?

o Sim: Se sim, o processo segue para etapa de solicitar a assessoria contábil responsável o aviso de rescisão contratual;

o Não: Se não, a solicitação é devolvida ao Gestor para ajuste das informações e documentos.

6.3.7. Solicitar Aviso Prévio

Após o recebimento da solicitação de desligamento, o Departamento Pessoal (DP) deve verificar qual modalidade de aviso prévio será aplicada, verificando se será trabalhado ou indenizado. Com essa definição, o DP deve solicitar à Assessoria contábil a elaboração do aviso prévio, contendo todas as informações obrigatórias, como datas de início e término, modalidade definida e eventuais condições específicas. Após a emissão, o documento deve ser encaminhado ao gestor responsável para assinatura do colaborador, assegurando sua formalização dentro do prazo adequado.

6.3.8. Solicitar Nada Consta e Baixas

Em paralelo à solicitação do aviso prévio ao setor contábil, o Departamento Pessoal (DP) deve:

Reportar o desligamento ao SESMT, para emissão do nada consta (modelo disponível em y:\04.rh\12. modelo documentos – nada consta modelo) e realização das respectivas baixas do colaborador;

Abrir chamado para a área de ti, comunicando o desligamento e solicitando o acompanhamento da devolução e baixa dos equipamentos de informática, bem como o bloqueio dos acessos em sistemas e o cancelamento da biometria facial.

6.3.9. Comunicação ao Colaborador

6.3.10. Receber Documentos Assinados

Após a solicitação do Nada Consta junto ao SESMT e das baixas pela área de TI, o Departamento Pessoal (DP) deve receber os documentos devidamente assinados e registrados.

6.3.11. ASO Demissional

O Departamento Pessoal (DP) deve verificar necessidade de encaminhar o colaborador para realização do ASO, observando os seguintes critérios:

Encerramento do vínculo empregatício: Deve ser realizado exame médico demissional sempre que houver rescisão de contrato, independentemente do motivo (pedido de demissão, dispensa sem justa causa, justa causa, término de contrato);
Prazo para realização: O exame deve ser feito até a data da homologação/efetivação da rescisão;
Intervalo em relação ao último exame ocupacional: Se o empregado já tiver realizado qualquer exame ocupacional (admissional, periódico, de retorno ao trabalho ou de mudança de função) nos últimos 90 dias (grau de risco 3 e 4), não é obrigatória a realização do ASO demissional;
Validade legal: O exame deve ser registrado no PCMSO e acompanhado do ASO, assinado pelo médico responsável.

Verificar a necessidade de realização do ASO Demissional:

Necessário realizar ASO?

o Sim: Se sim, o Departamento Pessoal (DP) deve providenciar o agendamento junto à clínica credenciada e encaminhar o colaborador para a devida avaliação médica;

o Não: Se não, o processo segue para etapa levantar verbas rescisórias e solicitar à Assessoria Contábil emissão dos documentos.

6.3.12. Levantar Verbas Rescisórias e Solicitar Emissão de Documentos

6.3.13. Validar Documentos Rescisórios

Documentos validados?

o Sim: Se sim, o processo segue para o setor financeiro para pagamento e agendamento da homologação;

o Não: Se não, o DP deve devolver os documentos para ajuste da Assessoria contábil.

6.3.14. Encaminhar Rescisão para Pagamento

O pagamento deve ser realizado, devendo ser observado o prazo para pagamento das verbas rescisórias, incluindo a TRCT, é de 10 dias corridos a partir do encerramento do contrato de trabalho.

6.3.15. Agendar Entrevista de Desligamento e Homologação

Em paralelo como envio dos documentos rescisórios para pagamento o DP deve:

Realizar o agendamento da entrevista de desligamento e homologação;
Comunica ao SESMT a data da homologação para programação de baixas pendentes.

6.3.16. Entrevista de Desligamento

6.3.16.1. Formulário de Entrevista de Desligamento

Link de acesso no ClickUp: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-43333/BE1IJTA76C20W72QB7

6.3.17. Homologação

6.3.18. Arquivamento Virtual dos Documentos Rescisórios

TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;
ASO demissional;
Nada Consta;
Espelho e ocorrência de ponto;
Cancelamento de plano de saúde e demais benefícios
Aviso de desligamento assinado;
Guia de seguro-desemprego (quando aplicável);
GFD detalhada.

6.4. Cenário Encerramento Contrato de Experiência

6.4.1. Modelo de Fluxo

Figura 5 – Fluxo Encerramento Contrato de Experiência

6.4.2. Identificar Necessidade de Desligamento

O processo tem início quando o Gestor identifica a necessidade de solicitar o encerramento do contrato do período de experiência. Para formalizar a solicitação o Gestor deve acessar o sistema oficial ClickUp e preencher o Formulário “FM-G-DP-RH-009 – Desligamento”, disponível no link:

https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-42933/QIPM5CV3TZFTCKJYW7, seguindo as orientações descritas na Instrução de Trabalho para correto preenchimento do Formulário FM-G-RH-010.

6.4.3. Regras de Encerramento de Contrato de Experiência

O Gestor junto com o Departamento Pessoal, deve verificar os casos possíveis de encerramento do contrato de experiência, sendo eles:

Encerramento na data prevista (fim do contrato): O Departamento Pessoal deve apenas comunicar formalmente o colaborador sobre o encerramento através do termo de encerramento de contrato no prazo e providenciar a entrega dos documentos rescisórios e demais obrigações legais;
Rescisão antecipada pelo empregador (antes do prazo final): Caso o empregador decida rescindir o contrato de experiência antes da data prevista para o término, deverá efetuar o pagamento de indenização equivalente a 50% da remuneração dos dias restantes até a conclusão do contrato, conforme disposto no artigo 479 da CLT;
Rescisão antecipada pelo colaborador: Se o colaborador solicitar a rescisão do contrato de experiência antes da data de término, ficará obrigado a indenizar a empresa pelos dias restantes até o fim do contrato, conforme estabelece o artigo 480 da CLT.

O contrato de experiência pode ter duração de até 90 dias, com possibilidade de uma única renovação, sem ultrapassar esse prazo, aplicado 45 dias mais 45 dias. Caso não seja encerrado no prazo total de 90 dias, transforma-se automaticamente em contrato por prazo indeterminado.

6.4.4. Enviar Solicitação de Encerramento de Contrato de Experiência

6.4.5. Receber Solicitação de Encerramento de Contrato de Experiência

O Departamento Pessoal ao receber a solicitação para realizar o processo de encerramento de contrato de experiência de um colaborador deve verificar se as informações preenchidas e documentos anexados pelo gestor estão em conformidade.

Solicitação validada?

o Sim: Se sim, o processo segue para etapa de solicitar o aviso de termino de contrato, nada consta ao SESMT e baixas ao setor de TI;

o Não: Se não, a solicitação é devolvida ao Gestor para ajuste das informações e documentos.

6.4.6. Solicitar Aviso de Encerramento

O Departamento Pessoal (DP) após receber a solicitação de encerramento de contrato de experiência deve solicitar a Assessoria Contábil a emissão de aviso de encerramento. Após a emissão, o documento deve ser encaminhado para assinatura do colaborador, assegurando sua formalização dentro do prazo adequado.

6.4.7. Solicitar Nada Consta e BaixasS

Em paralelo a solicitação de aviso de encerramento, o Departamento Pessoal (DP) após validar a solicitação, deve:

Reportar o desligamento ao SESMT, para emissão do nada consta (modelo disponível em y:\04.rh\12. modelo documentos – nada consta modelo) e realização das respectivas baixas do colaborador;
Abrir chamado para a área de ti, comunicando o desligamento e solicitando o acompanhamento da devolução e baixa dos equipamentos de informática, bem como o bloqueio dos acessos em sistemas e o cancelamento da biometria facial.

6.4.8. Comunicação ao Colaborador

O Departamento Pessoal (DP) em conjunto com o Gestor, deve realizar a comunicação formal ao colaborador sobre a decisão de encerramento do contrato de experiência. Nessa etapa, é importante adotar uma postura clara, respeitosa e objetiva, informando os motivos do encerramento e esclarecendo os próximos passos do processo, prazos, orientações e coletar as assinaturas necessárias do colaborador.

6.4.9. Receber Documentos Assinados

Após a solicitação do Nada Consta junto ao SESMT e das baixas pela área de TI, o Departamento Pessoal (DP) deve receber os documentos devidamente assinados e registrados. De posse desses documentos, o processo segue para a etapa de levantamento das verbas a serem acrescidas ou descontadas e após este encaminhar as informações a assessoria contábil responsável para que seja gerado os documentos de rescisão de contrato.

6.4.10. ASO Demissional

O Departamento Pessoal (DP) deve verificar necessidade de encaminhar o colaborador para realização do ASO, observando os seguintes critérios:

Encerramento do vínculo empregatício: Deve ser realizado exame médico demissional sempre que houver rescisão de contrato, independentemente do motivo (pedido de demissão, dispensa sem justa causa, justa causa, término de contrato);
Prazo para realização: O exame deve ser feito até a data da homologação/efetivação da rescisão.;
Intervalo em relação ao último exame ocupacional: Se o empregado já tiver realizado qualquer exame ocupacional (admissional, periódico, de retorno ao trabalho ou de mudança de função) nos últimos 90 dias (grau de risco 3 e 4), não é obrigatória a realização do ASO demissional;
Validade legal: O exame deve ser registrado no PCMSO e acompanhado do ASO, assinado pelo médico responsável.

Verificar a necessidade de realização do ASO Demissional:

Necessário realizar ASO?

o Sim: Se sim, o Departamento Pessoal (DP) deve providenciar o agendamento junto à clínica credenciada e encaminhar o colaborador para a devida avaliação médica;

o Não: Se não, o processo segue para etapa de solicitar documentos rescisórios à Assessoria Contábil.

6.4.11. Levantar Verbas Rescisórias e Solicitar Emissão de Documentos

6.4.12. Validar Documentos Rescisórios

Documentos validados?

o Sim: Se sim, o processo segue para o setor financeiro para pagamento e agendar homologação;

o Não: Se não, o DP deve devolver os documentos para ajuste da Assessoria contábil.

6.4.13. Encaminhar Rescisão para Pagamento

O pagamento deve ser realizado, devendo ser observado o prazo para pagamento das verbas rescisórias, incluindo a TRCT, é de 10 dias corridos a partir do encerramento do contrato de trabalho.

6.4.14. Agendar Entrevista de Desligamento e Homologação

Em paralelo como envio dos documentos rescisórios para pagamento o DP deve:

Realizar o agendamento da entrevista de desligamento e homologação;
Comunica ao SESMT a data da homologação para programação de baixas pendentes.

6.4.15. Entrevista de Desligamento

6.4.15.1. Formulário de Entrevista de Desligamento

Link de acesso no ClickUp: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-43333/BE1IJTA76C20W72QB7

6.4.16. Homologação

6.4.17. Arquivamento Virtual dos Documentos Rescisórios

Aviso de encerramento;
Avaliação de experiência;
TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho.
ASO demissional (se aplicável);
Nada Consta;
Espelho e ocorrência de ponto;
Cancelamento de plano de saúde e demais benefícios.

6.5. Cenário Abandono de Emprego

6.5.1. Modelo de Fluxo

Figura 6 – Fluxo Abandono de Emprego

6.5.2. Identificar Necessidade de Desligamento

O processo tem início quando o Gestor identifica a necessidade de solicitar o encerramento do contrato por abandono de emprego. Para formalizar a solicitação o Gestor deve acessar o sistema oficial ClickUp e preencher o Formulário “FM-G-DP-RH-010 – Desligamento”, disponível no link: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-42933/QIPM5CV3TZFTCKJYW7, seguindo as orientações descritas na Instrução de Trabalho para correto preenchimento do Formulário FM-G-DP-RH-010.

6.5.3. Critérios de Caracterização e Base Legal

O abandono de emprego ocorre quando o colaborador se ausenta do trabalho de forma injustificada e contínua, por período prolongado, demonstrando intenção de não retornar às suas atividades. Essa situação configura falta grave, prevista no art. 482, alínea “i”, da CLT, e pode resultar em rescisão por justa causa.

É caracterizado abandono de emprego, quando as faltas ultrapassam, em média, 30 dias consecutivos sem justificativa (ou conforme entendimento jurídico vigente).

6.5.4. Notificação Extrajudicial

A empresa deve enviar comunicação formal ao colaborador, por escrito, solicitando seu retorno imediato ou a apresentação de justificativa. Sempre que possível, utilizar carta com aviso de recebimento (AR) e envio pelo WhatsApp.

Deve ser concedido prazo para manifestação ao colaborador, para resposta (normalmente de 48 a 72 horas após recebimento da notificação).

6.5.5. Confirmação do Abandono de Emprego

Caso não haja retorno ou justificativa válida, o DP, junto ao gestor e com apoio jurídico, deve formalizar a rescisão do contrato por abandono de emprego, com base legal na CLT.

6.5.6. Solicitar Nada Consta e Baixas

Em paralelo a solicitação de aviso de encerramento, o Departamento Pessoal (DP) após validar a solicitação, deve:

Reportar o desligamento ao SESMT, para emissão do nada consta (modelo disponível em y:\04.rh\12. modelo documentos – nada consta modelo) e realização das respectivas baixas do colaborador;

6.5.7. Levantar Verbas Rescisórias e Solicitar Emissão de Documentos

6.5.8. Validar Documentos Rescisórios

Documentos validados?

o Sim: Se sim, o processo segue para o setor financeiro para pagamento (se houver valores a receber);

o Não: Se não, o DP deve devolver os documentos para ajuste da Assessoria contábil.

6.5.9. Encaminhar Rescisão para Pagamento

O pagamento deve ser realizado, devendo ser observado o prazo para pagamento das verbas rescisórias, incluindo a TRCT, é de 10 dias corridos a partir do encerramento do contrato de trabalho.

6.5.10. Arquivamento Virtual dos Documentos Rescisórios

Notificação extrajudicial (aviso de abandono);
TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;
Espelho e ocorrência de ponto;
Cancelamento de plano de saúde e demais benefícios;
ARs e comprovantes de envio;
Prints de mensagens.

7. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
RH	FM-G-DP-RH-010 – Formulário de Desligamento
RH	FM-G-DP-RH-009 – Movimentação Interna de Pessoal
RH	FM-G-DP-RH-002 – Entrevista de Desligamento
RH	IT-G-DP-RH-006 - Formulário Movimentação Interna de Pessoal
RH	IT-G-DP-RH-008 – Preenchimento Formulário de Desligamento
RH	Checklist de Validação de Documentos de Admissão

Tabela 1 – Documentos de Referência

8. Parte Interessada

Recursos Humanos, Gestor, Colaborador e Setor financeiro.

9. Matriz de Responsabilidade

9.1. Processo Admissão

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	GERÊNCIA	RH	DP	COLABORADOR
Enviar para admissão	I	I	R/E	-
Solicitar Documentos	-	-	R/E	-
Enviar Documentos	-	-	S	E
Validar Documentos	-	-	R	-
Registrar dados sistema	-	-	R/E	-
Registrar obrigações legais	I	-	R/E	I
Liberar acessos e benefícios	-	-	R/E	I
Arquivar Documentos	-	-	R/E	-
Encaminhar para onboarding	I	-	R/E	-

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade Fluxo Admissão

9.2. Processo Movimentação Interna de Pessoal

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	GERÊNCIA	RH	DP	COLABORADOR
Enviar solicitação de movimentação interna	R/E	-	-	I
Receber solicitação de movimentação interna	-	I	R/E	-
Identificar colaborador elegível	R/E	-	-	-
Verificar critérios para promoção	R/E	A	-	-
Validar Solicitação	I	I	R/E	-
Verificar necessidade de aso	I	-	R/E	I
Arquivar solicitação de Movimentação	I	-	R/E	-

Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade Fluxo Movimentação Interna

9.3. Processo Demissão

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	GERÊNCIA	RH	DP	COLABORADOR	CONTABILIDADE	JURÍDICO
Identificar iniciativa de demissão	R/E	I	I	I	-	-
Verificar Modalidade de rescisão	R/E	I	I	-	-	-
Analise Jurídica	I	I	I	-	-	R/E
Definir condição do aviso prévio	R/E	I	I	I	-	-
Enviar solicitação de demissão	R/E	-	-	-	-	-
Receber solicitação de demissão	I	I	R/E	-	-	-
Solicitar documentos rescisórios	-	-	R/E	-	-	-
Enviar documentos rescisórios	-	-	-	-	R/E	-
Validar documentos rescisórios	-	-	R/E	-	-	-
Solicitar nada consta SESMT	I	I	R/E	I	-	-
Solicitar ao TI acompanhamento de baixas	I	I	R/E	I	-	-
Agendar entrevista de desligamento	I	I	R/E	I	-	-
Realizar entrevista de desligamento	-	R/E	I	-	-	-
Homologar desligamento	-	I	R/E	-	-	-
Arquivar documentos rescisórios	-	N. A	R/E	-	-	-

Tabela 4 – Matriz de Responsabilidade Fluxo Demissão

9.4. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

10. Sistema de Gestão Integrado

10.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Segurança e Qualidade
Documentação incorreta ou incompleta	Multas trabalhistas, atraso no início do trabalho	Reforçar a imagem da empresa e atrair talentos	Conferência de documentos, checklist de admissão, integração estruturada	Auditoria de documentos, prazo de admissão e feedback do novo colaborador
Falhas em cálculos rescisórios e homologação	Processos trabalhistas, insatisfação do ex-colaborador	Recolher feedback e preservar a imagem institucional	Padronizar cálculos, checklist de desligamento, entrevista de saída	Indicadores de passivos trabalhistas e análise dos motivos da saída
Critérios pouco claros em promoções/transferências	Sensação de injustiça, queda de desempenho	Retenção de talentos e engajamento	Definir critérios objetivos, plano de carreira, treinamento de transição	Avaliação de desempenho pós-movimentação e índice de retenção
Falha no sistema de formulários	Perda de registros importantes ou não recebimento de denúncias/sugestões	Implementar redundância e realizar testes periódicos no sistema	Auditoria técnica trimestral	Nº de falhas detectadas/testes realizados
Acidentes típicos	Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns	Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista	Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos	Número de incidentes registrados com candidatos
Postura inadequada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia

Tabela 5 – Perigos, Riscos e Oportunidades

10.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de papel

Geração de resíduos de papel e insumos de impressão

· Digitalização de documentos;

· Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais

Consumo de energia

Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório

· Desligamento de equipamentos ao fim do expediente;

· Incentivo ao uso consciente de recursos;

· Adoção de equipamentos com maior eficiência energética

Tabela 6 – Aspectos e Impactos Ambientais

11. Período de Avaliação

PR-G-DP-RH-005-Gestão de Desenvolvimento

PR-G-DP-RH-005-Gestão de Desenvolvimento_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão de Avaliação de Competências da Autvix, garantindo que todas as etapas sejam conduzidas de forma estruturada, imparcial e alinhada à estratégia organizacional, promovendo o desenvolvimento dos colaboradores e o fortalecimento da cultura de desempenho.

1.1. Objetivo Geral

Estabelecer diretrizes para a condução do processo de Avaliação de Competências na empresa;
Garantir a padronização das etapas e critérios de avaliação;
Assegurar a coerência do processo com a estratégia e os valores organizacionais;
Promover o desenvolvimento individual e coletivo dos colaboradores;
Fornecer subsídios para a gestão de desempenho e para a tomada de decisões relacionadas a pessoas;
Fortalecer a cultura de alta performance e o alinhamento comportamental e técnico às competências-chave da organização.

2. Modelo de Fluxo

2.1. Fluxo Gestão de Desempenho

Figura 1 – Fluxo de Gestão de Desempenho

3. Conteúdo

3.1. Etapas do Processo

3.1.1. Manual do Departamento

Como etapa complementar à engenharia de cargos, a liderança de cada departamento foi responsável pela elaboração do Manual do Departamento, documento que consolida as competências ideais para cada cargo e nível hierárquico existente na estrutura organizacional.

Durante essa elaboração, os líderes, em conjunto com a Diretoria, realizaram uma análise detalhada das atividades, responsabilidades e desafios de cada função. A partir dessa análise, foram definidos os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias para o desempenho esperado, tanto no aspecto técnico quanto comportamental.

As informações foram organizadas em uma tabela de proficiência, que descreve de forma estruturada os níveis de domínio esperados para cada competência, permitindo mensurar o grau de aderência do colaborador em relação ao perfil ideal do cargo. Essa tabela serve como referência para todo o processo de avaliação, garantindo uniformidade na interpretação dos critérios e contribuindo para uma análise mais justa, transparente e alinhada à realidade de cada área.

O Manual do Departamento está disponível no servidor de dados da empresa, garantindo fácil acesso a todos os colaboradores. O documento reúne as informações essenciais sobre as atividades, responsabilidades, fluxos de trabalho e competências técnicas e comportamentais exigidas para cada cargo do setor.

3.1.2. Engenharia de Cargos

O processo de Avaliação de Competências tem início com a Engenharia de Cargos, etapa fundamental para garantir que o modelo de avaliação esteja alinhado às exigências reais de cada função dentro da organização.

Nessa fase, são analisadas as atribuições, responsabilidades e o nível de complexidade de cada cargo, permitindo identificar as competências ideais necessárias para o bom desempenho das atividades.

As competências são definidas a partir de quatro dimensões:

Competências Técnicas: referem-se aos conhecimentos específicos e às habilidades práticas indispensáveis à execução das atividades, incluindo domínio de ferramentas, normas, processos e técnicas relacionadas à área de atuação;
Competências Metodológicas: englobam a capacidade de aplicar métodos, processos e soluções de forma estruturada e eficiente, promovendo a melhoria contínua e a otimização dos resultados;
Competências Culturais (DNA da empresa): representam os valores, princípios e comportamentos que expressam a identidade e a cultura organizacional, refletindo o modo como a empresa espera que seus colaboradores atuem e se relacionem no ambiente de trabalho;
Competências Comportamentais: dizem respeito às atitudes, posturas e habilidades socioemocionais que influenciam diretamente o relacionamento interpessoal e o desempenho, como comunicação, colaboração, proatividade, adaptabilidade e orientação para resultados.

Essa definição estruturada das competências técnicas, metodológicas, comportamentais e culturais forma a base do processo de avaliação, assegurando que ele seja justo, padronizado e coerente com a realidade organizacional. A partir dela, torna-se possível avaliar o desempenho dos colaboradores de forma objetiva e direcionar ações de desenvolvimento individual e coletivo, contribuindo para a evolução contínua da empresa e de seus profissionais.

3.1.2.1. Dimensões de Competências e Níveis de Proficiência

Dimensões	Descrição	Exemplos	Exemplo de Proficiência
Técnicas	Referem-se aos conhecimentos específicos e às habilidades práticas indispensáveis para a execução das atividades e responsabilidades do cargo.	Domínio de ferramentas, normas, processos, legislações, sistemas e técnicas da área de atuação.	1-Inicial: Conhece de forma básica; 2-Fundamental: Executa com alguma autonomia; 3-Intermediário: Atua com segurança e consistência; 4-Avançado: Domina e orienta outros; 5-Especialista: É referência técnica e promove melhorias.
Metodológicas	Envolvem a capacidade de aplicar métodos, processos e soluções de forma estruturada, promovendo eficiência e melhoria contínua	Planejamento, organização, gestão do tempo, análise de problemas, tomada de decisão e inovação.	1-Inicial: Segue métodos definidos; 2-Fundamental: Aplica procedimentos padronizados; 3-Intermediário: Sugere melhorias; 4-Avançado: Adapta e aprimora métodos; 5-Especialista: Cria e dissemina novas práticas.
Culturais (DNA da empresa)	Representam os valores, princípios e comportamentos que expressam a identidade e a cultura organizacional.	Ética, comprometimento, espírito de equipe, foco no cliente, senso de dono.	1-Inicial: Conhece os valores; 2-Fundamental: Aplica na rotina; 3-Intermediário: Serve de exemplo; 4-Avançado: Incentiva e dissemina; 5-Especialista: Inspira e representa o DNA da empresa.
Comportamentais	Dizem respeito às atitudes, posturas e habilidades socioemocionais que influenciam o relacionamento interpessoal e o desempenho.	Comunicação, colaboração, empatia, proatividade, adaptabilidade, orientação para resultados.	1-Inicial: Demonstra em situações simples; 2-Fundamental: Mantém atitudes positivas; 3-Intermediário: Atua com equilíbrio e colaboração; 4-Avançado: Influencia positivamente; 5-Especialista: É exemplo e desenvolve outros.

Tabela 1 – Exemplo de Tabela de Proficiência

3.1.2.2. Tabela de Competência por Cargo e Nível

Tabela exemplificativa de competências, suas descrições e respectivos fatores de pontuação:

Tipo de Competência	Competência	Descrição	Exemplos de Pontuação
Técnica	Segurança (EHS, Informação & Gestão de Riscos)	Valor inegociável da empresa: envolve segurança do trabalho, LGPD, cyber e gestão de riscos	1:Reconhece importância, mas não aplica; 2:Cumpre normas básicas com supervisão; 3:Usa EPIs e evita riscos simples; 4:Registra ocorrências e orienta colegas; 5:Exige cumprimento em todos os cenários, inspira cultura de segurança e responde auditorias.
Técnica	Excelência Operacional	Foco em qualidade, precisão e melhoria contínua dos processos	1:Faz com erros frequentes; 2:Cumpre apenas com supervisão; 3:Entrega com qualidade parcial; 4:Revisa e orienta equipe; 5:Define padrões de excelência.
Comportamental	Respeito	Base para clima, diversidade e segurança psicológica	1:Não demonstra respeito; 2:Escuta de forma simples; 3:Valoriza diversidade e inclusão; 4:Media conflitos; 5:Lidera programas de diversidade.
Comportamental	Foco no Cliente	Interno e externo; reforça confiança e excelência	1:Não entende cliente; 2:Cumpre parcialmente; 3: Busca necessidades simples e antecipa demandas; 4: Atende com excelência e encanta clientes; 5:Lidera políticas de foco no cliente.
Metodológica	Inovação	Necessária para evolução de processos, clima e melhoria contínua	1:Nunca sugere; 2:Sugere por provocação; 3: Questiona práticas e propõe soluções; 4:Compartilha aprendizados com equipe; 5:Lidera projetos de inovação.
Metodológica	Gestão de Projetos	Planejamento, execução e controle de entregas complexas	1:Não planeja prazos nem recursos; 2:Planeja parcialmente; 3:Cumpre cronogramas simples; 4:Gerencia múltiplas entregas; 5:Lidera projetos estratégicos com excelência.
Valores	Sustentabilidade	Ambiental, social e econômica; transversal a todos	1:Reconhece importância, mas não aplica; 2:Evita desperdícios básicos; 3:Age com responsabilidade ambiental/social; 4:Revisa práticas sustentáveis e orienta colegas; 5:Lidera programas corporativos de ESG.
Valores	Confiança	Fundamental para sigilo e transparência	1: Não cumpre prazos e responsabilidades; 2: Cumpre rotinas básicas; 3: Compartilha informações relevantes; 4: Garante ambiente seguro e transparente; 5: Inspira confiança em todo o time.

Tabela 2 – Tabela de Competência de Cargo e Nível

3.1.2.3. Escala de Proficiência

Tabela exemplificativa de escala de proficiência explodida para cada nível do cargo de Assistente/ Analista e Coordenação:

Cargo / Nível	Gestão Documental	Folha	Rescisões/Férias	Benefícios	Legislação	e-Social
Assistente I	1	1	1	1	1	1
Assistente II	2	1	1	2	1	1
Assistente III	2	2	2	2	2	2
Assistente IV	2	2	2	2	2	2
Assistente V	2	2	2	3	2	2
Júnior I	2	2	2	3	2	2
Júnior II	2	2	2	3	2	2
Júnior III	2	2	2	3	2	2
Pleno I	3	3	3	3	3	3
Pleno II	3	3	3	3	3	3
Pleno III	4	3	3	3	3	3
Sênior I	4	3	3	4	3	4
Sênior II	4	4	4	4	3	4
Sênior III	4	4	4	4	3	4
Coordenador	5	5	5	5	5	5

Tabela 3 – Tabela de Proficiência

3.2. Avaliação de Competência

O processo de avaliação de desempenho na Autvix é realizado em três etapas:

Autoavaliação: o colaborador realiza a avaliação de suas próprias competências e resultados;
Avaliação do Gestor: o gestor avalia o desempenho do colaborador, considerando competências, resultados e comportamentos;
Momento de Consenso: etapa em que gestor e colaborador alinham percepções, discutem resultados e consolidam a avaliação final.

A avaliação de consenso é a que possui peso oficial para decisões relacionadas a desempenho, desenvolvimento e ações de gestão de pessoas.

O setor de Recursos Humanos é responsável por estruturar, operacionalizar e monitorar, dentro da plataforma de gestão de desempenho, as avaliações de competências, assegurando que todo o processo seja conduzido em conformidade com as diretrizes e informações estabelecidas no manual de cada departamento.

3.3. Etapas da Avaliação de Desempenho

3.3.1. Autoavaliação de Desempenho

O objetivo da autoavaliação é permitir que o colaborador realize uma análise crítica sobre o próprio desempenho, considerando suas entregas, comportamentos, resultados e aprendizados ao longo do período avaliado.

Esta etapa tem como finalidade estimular o autoconhecimento, a autorresponsabilidade e o comprometimento com o desenvolvimento contínuo, fortalecendo a cultura de aprendizado e evolução da organização.

3.3.1.1. Descrição das Etapas

A autoavaliação é uma etapa individual do processo de avaliação de desempenho, realizada pelo próprio colaborador por meio da plataforma de gestão de desempenho.

Durante esta fase, o colaborador deve refletir de forma objetiva, transparente e realista sobre suas conquistas, desafios e evolução profissional.

A análise deve contemplar:

O cumprimento de metas e resultados esperados;
O desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais;
O impacto de suas contribuições para a equipe e para a organização.

A autoavaliação serve como base para o diálogo nas etapas seguintes do processo, especialmente durante a reunião de consenso com o gestor.

3.3.1.2. Resultados Esperados

A execução adequada desta etapa deve resultar em:

Maior clareza sobre os pontos fortes e oportunidades de melhoria;
Reconhecimento das próprias conquistas e aprendizados;
Reflexão sobre o alinhamento entre o desempenho individual e os objetivos do setor;
Subsídio para a construção do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), em conjunto com o gestor.

3.3.1.3. Responsabilidades

Do Colaborador:

Realizar a autoavaliação dentro do prazo estabelecido;
Refletir com sinceridade e objetividade sobre os resultados e comportamentos apresentados;
Registrar as informações de forma clara e completa na plataforma de avaliação;
Utilizar o resultado da autoavaliação como base para o feedback e elaboração do PDI.

Do Recursos Humanos:

Disponibilizar o acesso à plataforma e orientar sobre o preenchimento;
Garantir o cumprimento do cronograma do processo avaliativo;
Monitorar a participação dos colaboradores e prestar suporte técnico quando necessário.

3.3.2. Avaliação Gestor

Realizar a avaliação de desempenho dos colaboradores sob a responsabilidade do líder imediato, com base em critérios técnicos, metodológicos, culturais e comportamentais.

Esta etapa tem como objetivo identificar resultados, reconhecer entregas e promover o desenvolvimento contínuo, assegurando coerência e equidade no processo avaliativo.

3.3.2.1. Descrição da Etapa

A avaliação do gestor é executada pelo líder imediato, que analisa o desempenho do colaborador de forma objetiva e fundamentada em evidências.

Devem ser considerados indicadores de desempenho, resultados obtidos, comportamentos observáveis e aderência aos valores organizacionais.

O processo deve ocorrer de forma estruturada, com registro dos resultados na plataforma oficial de avaliação, garantindo rastreabilidade e transparência.

Mais do que avaliar, o líder atua como formador, orientador e agente de desenvolvimento da equipe.

3.3.2.2. Resultados Esperados

A aplicação adequada da avaliação do gestor deve resultar em:

Identificação clara das competências técnicas e comportamentais do colaborador;
Reconhecimento de pontos fortes e oportunidades de melhoria;
Subsídio para a elaboração do feedback e do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI);
Fortalecimento da cultura de meritocracia e desenvolvimento contínuo.

3.3.2.3. Responsabilidades

Do Líder:

Realizar a avaliação com base em fatos, evidências e resultados mensuráveis;
Realizar ao menos três feedbacks a cada seis meses para ter embasamento na hora de realizar a avaliação de desempenho do colaborador;
Registrar as informações de forma completa e coerente na plataforma de avaliação;
Manter postura analítica, ética e comprometida com o crescimento de sua equipe;
Fornecer subsídios para o processo de feedback e construção do PDI.

Do Recursos Humanos:

Garantir a disponibilização das avaliações na plataforma dentro dos prazos estabelecidos;
Prestar suporte técnico e orientativo aos líderes durante o processo;
Monitorar a execução das etapas e assegurar a conformidade do procedimento.

3.3.3. Momento do Consenso (Feedback)

O objetivo do momento do consenso é promover o alinhamento de percepções entre líder e colaborador, com o propósito de reconhecer resultados, definir ações futuras e consolidar o processo de avaliação de desempenho por meio do diálogo estruturado e do aprendizado contínuo.

Esta etapa tem como finalidade transformar a avaliação em um processo de desenvolvimento, fortalecendo a cultura de evolução e confiança organizacional.

3.3.3.1. Descrição da Etapa

A reunião de consenso é realizada entre o líder e o colaborador, com o objetivo de discutir o desempenho apresentado, os comportamentos observados e o alinhamento às competências e valores organizacionais.

O encontro deve ocorrer de forma estruturada, em ambiente adequado, garantindo escuta ativa, respeito mútuo e transparência.

Durante a reunião, são analisados os pontos fortes, as oportunidades de melhoria e definidos os próximos passos para o desenvolvimento do colaborador.

3.3.3.2. Resultados Esperados

Como resultado da reunião, devem ser obtidos:

Reconhecimento das entregas e direcionamento para as próximas metas;
Fortalecimento do vínculo e da confiança entre líder e colaborador;
Elaboração do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), contendo ações concretas e mensuráveis para evolução técnica e comportamental.

3.3.3.3. Responsabilidades

Do Líder:

Conduzir a reunião de forma estruturada, empática e construtiva;
Basear o feedback em fatos e resultados observáveis;
Apoiar o colaborador na elaboração e acompanhamento do PDI.

Do Colaborador:

Participar ativamente da reunião, demonstrando abertura e comprometimento;
Contribuir para a construção do PDI, refletindo sobre as percepções apresentadas;
Cumprir as ações estabelecidas, buscando a melhoria contínua do desempenho.

3.4. Feedback

Na Autvix, o feedback é aplicado de acordo com a finalidade e o contexto da situação observada, podendo ser classificado nos seguintes tipos:

Feedback de Alinhamento com Valores ou Cultura: Utilizado para reforçar comportamentos que estejam alinhados (ou desalinhados) aos valores, princípios e práticas culturais da organização;
Feedback Construtivo / Corretivo: Aplicado quando há necessidade de ajustar condutas, processos ou resultados, de forma respeitosa e objetiva, buscando a melhoria de desempenho;
Feedback de Desenvolvimento / Potencial: Voltado para identificar e estimular competências, habilidades e talentos, visando o crescimento profissional e a preparação para novos desafios;
Feedback de Desligamento: Realizado no momento da saída do colaborador, com o propósito de coletar percepções, identificar oportunidades de melhoria organizacional e encerrar o vínculo de forma ética e respeitosa;
Feedback Positivo / Reconhecimento: Direcionado ao reconhecimento de atitudes, conquistas e entregas que contribuam para os resultados e para o fortalecimento da cultura organizacional.

3.4.1. Periodicidade da Realização do Feedback

A liderança deve realizar obrigatoriamente o feedback nos casos de desligamento, antes do preenchimento do respectivo formulário.

Além disso, é obrigatório que cada líder realize, no mínimo, três feedbacks a cada seis meses, a fim de garantir embasamento consistente durante as etapas do processo de avaliação de desempenho.

3.4.2. Princípios do Feedback na Autvix

O feedback deve ser conduzido pela liderança com base nos seguintes princípios:

Reforço de comportamentos alinhados à cultura organizacional;
Correção de rumos com respeito e empatia;
Estímulo ao diálogo e ao aprendizado mútuo;
Fortalecimento da cultura de segurança psicológica e confiança;
Incentivo ao desenvolvimento individual e coletivo.

3.4.3. Diretrizes para Dar e Receber Feedback

Ao fornecer feedback, o líder deve:

Basear-se em fatos, não em intenções, apresentando exemplos concretos;
Escolher o momento adequado, assegurando privacidade e disponibilidade das partes;
Manter comunicação direta, empática e construtiva;
Finalizar com acordos e próximos passos, definindo ações claras e acompanháveis.

Ao receber feedback, o colaborador deve:

Escutar atentamente, sem justificar-se imediatamente;
Buscar compreender antes de reagir;
Agradecer e refletir sobre o conteúdo recebido;
Transformar o retorno em ação, aplicando as orientações para aprimorar seu desempenho.

3.4.4. Resultados Esperados

A aplicação contínua e estruturada do feedback deve resultar em:

Melhoria da comunicação entre líderes e equipes;
Fortalecimento dos vínculos profissionais e da cultura organizacional;
Desenvolvimento técnico e comportamental dos colaboradores;
Alinhamento das práticas individuais aos objetivos institucionais.

3.4.4.1. Responsabilidades

Líder:

Aplicar feedbacks regulares e coerentes, conforme as situações observadas;
Basear as conversas em fatos, resultados e comportamentos;
Registrar e acompanhar os acordos firmados nas reuniões de feedback;
Promover um ambiente de confiança e aprendizado contínuo.

Colaborador:

Receber feedback com postura aberta e receptiva;
Refletir sobre as informações e definir ações de melhoria;
Executar os compromissos firmados durante o feedback;
Solicitar feedbacks sempre que necessário para seu desenvolvimento profissional.

3.5. PDI – Plano de Desenvolvimento Individual

A liderança deve garantir a execução e o acompanhamento contínuo das ações definidas no Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), assegurando que os compromissos firmados durante o processo de consenso e feedback sejam convertidos em resultados reais de evolução profissional.

3.5.1. Descrição da Etapa

O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) é um instrumento que tem como objetivo orientar e planejar o crescimento profissional e pessoal do colaborador dentro da organização. Ele deve conter informações que ajudem a identificar as competências que precisam ser desenvolvidas, bem como as ações necessárias para alcançar os objetivos definidos.

É necessário apresentar um diagnóstico das competências, destacando os pontos fortes e as oportunidades de melhoria identificadas em avaliações de desempenho, feedbacks ou autoavaliações.

Após o consenso entre líder e colaborador e a construção do PDI, inicia-se a fase de acompanhamento, considerada a mais relevante do ciclo de desenvolvimento.

Esta etapa tem como propósito transformar o plano em ação, promovendo a aplicação prática das metas e ações estabelecidas.

O acompanhamento deve ocorrer de forma sistemática, por meio de reuniões, registros e feedbacks contínuos, garantindo que o colaborador tenha suporte, direcionamento e reconhecimento ao longo do processo.

3.5.2. Responsabilidades

Do Colaborador:

Colocar em prática as ações previstas no PDI, demonstrando proatividade e disciplina;
Buscar capacitações e oportunidades de aprendizado alinhadas às metas traçadas;
Aplicar os conhecimentos adquiridos e registrar os avanços obtidos;
Assumir o protagonismo no próprio desenvolvimento profissional.

Do Líder:

Acompanhar, orientar e oferecer suporte constante ao colaborador durante a execução do PDI;
Garantir que o plano seja pauta recorrente nas reuniões de acompanhamento e rituais de gestão;
Fornecer feedbacks periódicos e construtivos sobre o progresso do colaborador;
Reconhecer e celebrar conquistas, reforçando comportamentos e resultados positivos.

Do RH:

Fornece ferramentas, suporte e monitorar o cumprimento do procedimento e seus indicadores.

3.5.3. Resultados Esperados

A execução efetiva do acompanhamento do PDI deve resultar em:

Evolução técnica e comportamental do colaborador;
Maior engajamento e corresponsabilidade no desenvolvimento individual;
Fortalecimento da cultura de aprendizado contínuo e reconhecimento;
Melhoria do desempenho geral das equipes e alcance de metas organizacionais.

3.6. Conclusão do Processo

Após as etapas de construção, monitoramento e acompanhamento do PDI (Plano de Desenvolvimento Individual), o processo de Gestão de Desempenho avança para a fase de Treinamento e Desenvolvimento. Nessa etapa, o setor de Recursos Humanos, em parceria com as lideranças, é responsável pela elaboração do LNT (Levantamento de Necessidades de Treinamento), visando identificar e planejar as capacitações necessárias para o desenvolvimento dos colaboradores.

4. Parte Interessada

Recursos Humanos, Gestores e Colaboradores.

5. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	LIDERANÇA	RH	COLABORADOR
Manual do Departamento	R/E	I	N/A
Engenharia de Cargos	I	R/E	N/A
Estruturar Avaliação de Competência	V	R/E	N/A
Realizar Autoavaliação	I	S	R/E
Avaliação Gestor	R/E	S	I
Avaliação Consenso	R/E	S	R/E
Construir PDI	R/E	S	I
Realizar ações do PDI	S	S	R/E
Acompanhar e monitorar as ações do PDI e indicadores	R	R	N/A

Tabela 5 – Matriz de Responsabilidade

5.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

6. Sistema de Gestão Integrado

6.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Instabilidade da plataforma de gestão de pessoas	Interrupção do processo de avaliação e perda de informações	Aprimorar infraestrutura tecnológica e parceria com fornecedor	Estabelecer plano de contingência e canal direto com suporte técnico	Acompanhar tempo médio de resolução e indicadores de disponibilidade do sistema
Baixa adesão dos colaboradores	Avaliações incompletas e perda de representatividade nos resultados	Engajar colaboradores e reforçar cultura de desenvolvimento	Implementar campanhas de comunicação e treinamentos sobre o processo	Monitorar percentual de adesão e engajamento por área
Atraso no preenchimento das avaliações	Comprometimento do cronograma e das etapas do processo	Reforçar disciplina e gestão de prazos	Definir prazos claros, lembretes automáticos e alertas para gestores	Verificar cumprimento de prazos e gerar relatórios semanais
Falta de preparo dos líderes para conduzir feedback	Feedbacks superficiais e sem direcionamento	Desenvolver competências de liderança e comunicação assertiva	Promover capacitações e fornecer roteiros de feedback	Avaliar qualidade dos feedbacks e frequência de realização
Vazamento de informações da plataforma	Quebra de confidencialidade e risco à LGPD	Fortalecer políticas de segurança da informação	Restringir acessos, adotar autenticação segura e backups automáticos	Auditorias periódicas de acesso e relatórios de segurança
Falta de integração entre áreas (RH, gestores e diretoria)	Decisões baseadas em dados incompletos	Promover gestão estratégica integrada e orientada por resultados	Gerar relatórios automatizados e realizar reuniões de alinhamento	Monitorar frequência de reuniões e uso dos relatórios para decisões
Falta de acompanhamento do PDI após a avaliação	PDI tornar-se apenas formalidade, sem impacto real no desenvolvimento	Estimular a cultura de melhoria contínua e protagonismo no crescimento profissional	Definir rotina de acompanhamento periódico entre líder e colaborador	Verificar percentual de PDIs acompanhados trimestralmente
Falta de engajamento do líder na execução do PDI	Falhas no acompanhamento e falta de direcionamento	Desenvolver líderes como mentores de desenvolvimento	Sensibilizar líderes sobre seu papel e incluir acompanhamento do PDI nas metas de liderança	Monitorar feedbacks de colaboradores e cumprimento do plano pelos líderes
Acidentes típicos	Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns	Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista	Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos	Número de incidentes registrados com candidatos
Postura inadequada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia
Descarte inadequado de documentos com dados pessoais	Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD	Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional	Implantar procedimento de descarte seguro e treinar o RH sobre LGPD e sigilo de informações	Taxa de conformidade no descarte documental

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

6.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de papel

Geração de resíduos de papel e insumos de impressão

· Digitalização de documentos;

· Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais

Consumo de energia

Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório

· Desligamento de equipamentos ao fim do expediente;

· Incentivo ao uso consciente de recursos;

· Adoção de equipamentos com maior eficiência energética

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

7. Período de Avaliação

PR-G-DP-RH-006 - Gestão de Premiação

PR-G-DP-RH-006-Gestão de Premiação_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão para concessão, cálculo e pagamento da premiação destinada aos colaboradores designados como Líder de Equipe na Autvix, garantindo padronização, transparência e conformidade com as diretrizes internas.

1.1. Objetivo Geral

Padronizar o processo de concessão da premiação de Líder de Equipe;
Garantir critérios claros e transparentes para elegibilidade e pagamento;
Assegurar rastreabilidade e controle das solicitações por meio do ClickUp;
Definir responsabilidades entre Líder, Coordenação, RH e Financeiro;
Garantir cumprimento de prazos e conformidade com as diretrizes internas da empresa.

2. Modelo de Fluxo

2.1. Fluxo Gestão de Premiação de Líder de Equipe

Figura 1 – Fluxo de Gestão de Desempenho

3. Conteúdo

3.1. Requisitos para Elegibilidade

O colaborador deverá atender simultaneamente aos seguintes critérios:

Conforme a necessidade estratégica/operacional da empresa;
Potencial de aptidão reconhecido na última Avaliação de Desempenho realizada;
Estar está no nível compatível com domínio técnico e comportamental para liderança;
Não possuir advertências ou suspensões disciplinares nos últimos 3 meses;
Atuar como Líder de Equipe por, no mínimo, 15 dias no mês de apuração.

3.2. Definições

Líder de Equipe: Colaborador designado formalmente para liderar equipes em contratos vigentes;
Premiação: Bonificação concedida como reconhecimento pelo exercício da função de Líder de Equipe;
Dias efetivamente trabalhados: Dias úteis trabalhados, excluindo faltas injustificadas, afastamentos médicos, suspensões disciplinares e férias;
Liderança: Líder direto do colaborador, podendo ser a supervisão, coordenação, gerência ou até diretoria.

3.3. Etapas do Processo

3.3.1. Levantamento de Elegibilidade

A liderança imediata realiza o levantamento mensal dos colaboradores que atendem a todos os requisitos para a premiação, conforme critérios definidos neste POP e no Termo de Premiação.

3.3.2. Emissão do Termo e Registro no Sistema

A liderança imediata preenche o Termo de Premiação colocando todas as informações e cálculos necessários. E envia a solicitação no sistema ClickUp, para aprovação da Coordenação do Departamento.

3.3.3. Análise e Validação pela Coordenação

A Coordenação analisa a solicitação registrada no ClickUp, verificando o atendimento aos requisitos estabelecidos, o período de atuação como líder e os dias efetivamente trabalhados.

Após a validação e aprovação e assinatura do Termo de Premiação, a solicitação é devolvida à liderança imediata para comunicar formalmente o colaborador sobre a concessão da premiação e coletar sua assinatura.

Após devidamente preenchido e assinado por todas as partes, o Termo de Premiação deverá ser encaminhado ao setor de Recursos Humanos para continuidade do processo.

3.3.4. Análise e Validação pelo Recursos Humanos e Encaminhamento ao Financeiro

O setor de Recursos Humanos analisa o Termo de Premiação e a solicitação encaminhada, verificando a conformidade das informações, o correto enquadramento do colaborador nos critérios de elegibilidade, bem como a consistência dos cálculos apresentados.

Estando a documentação em conformidade, o Recursos Humanos valida a solicitação e realiza o encaminhamento ao setor Financeiro para processamento do pagamento da premiação, conforme prazos e diretrizes estabelecidos.

Em caso de inconsistências, pendências ou necessidade de ajustes, o Recursos Humanos devolve a solicitação à liderança imediata e/ou à Coordenação para regularização, mantendo o registro do acompanhamento no sistema ClickUp.

3.3.5. Pagamento da Premiação

O Financeiro realiza o crédito da premiação no cartão de alimentação do colaborador. O pagamento deve ocorrer até o quinto dia útil do mês subsequente ao período de apuração.

A bonificação de liderança será calculada proporcionalmente aos dias efetivamente trabalhados no período de apuração, considerando como base o valor integral do benefício e o total de dias úteis do mês.

3.3.5.1. Procedimento de Cálculo

Considerar como base um mês padrão com 20 (vinte) dias úteis, correspondente a 100% do valor mensal, no montante de R$ 500,00.

Calcular o valor diário, dividindo o valor mensal integral pelo número de dias úteis do mês:

R$ 500,00 ÷ 20 dias = R$ 25,00 por dia trabalhado.

Apurar o valor devido ao colaborador multiplicando o valor diário pela quantidade de dias efetivamente trabalhados no mês.

Exemplos de Aplicação

Colaborador com 15 dias trabalhados: 15 dias × R$ 25,00 = R$ 375,00;
Colaborador com 18 dias trabalhados: 18 dias × R$ 25,00 = R$ 450,00.

3.3.6. Acompanhamento do Processo

O RH e o Líder de Equipe realizam o acompanhamento do status da solicitação no ClickUp. Eventuais inconsistências ou pendências devem ser tratadas e regularizadas antes da conclusão do processo.

3.3.7. Disposições Gerais

A premiação tem caráter de reconhecimento e não se incorpora ao salário;
A validade da premiação é restrita ao período definido no Termo de Premiação;
Em caso de remoção ou renúncia da função de Líder de Equipe, não haverá elegibilidade para períodos subsequentes.

3.4. Conclusão do Processo

O processo de premiação será considerado concluído após a confirmação do pagamento ao colaborador pelo setor Financeiro e a devida atualização do status da solicitação no sistema ClickUp. O Recursos Humanos e a liderança imediata deverão assegurar o correto arquivamento do Termo de Premiação e dos registros relacionados, garantindo a rastreabilidade, a transparência e a conformidade do processo.

4. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
RH	EXX. XX. XX – Termo de Premiação Líder de Equipe

Tabela 1 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

Este procedimento aplica-se a todos os colaboradores da Autvix Engenharia e Consultoria LTDA designados formalmente para a função de Líder de Equipe, bem como às áreas envolvidas no processo de concessão da premiação, incluindo Liderança, Coordenação, Recursos Humanos e Financeiro, abrangendo todas as etapas desde o levantamento de elegibilidade até a conclusão do pagamento e arquivamento da documentação.

6. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	LIDERANÇA	COORDENAÇÃO	RH	FINANCEIRO	LÍDER DE EQUIPE
Levantamento de elegibilidade	R	I	C	I	I
Emissão do Termo de Premiação	R	I	C	I	N/A
Registro da solicitação no ClickUp	R	I	S	I	N/A
Análise e validação da solicitação	C	A/V	I	I	N/A
Assinatura do Termo de Premiação	R	A/E	I	I	E
Encaminhamento do termo ao RH	R	I	I	I	N/A
Análise e validação pelo RH	C	I	R/V	I	N/A
Encaminhamento ao Financeiro	I	I	R	I	N/A
Processamento do pagamento	I	I	C	R/E	N/A
Confirmação do pagamento	I	I	R	R	N/A
Acompanhamento do processo no ClickUp	R	I	R	I	N/A
Retorno as partes interessadas	I	I	R	N/A	I
Arquivamento da documentação	I	I	R	I	N/A

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ação	Monitoramento e medição
Falha no levantamento de elegibilidade	Pagamento indevido ou não pagamento de prêmio	Padronização do processo de conferência	Criar checklist de elegibilidade para liderança	Auditório mensal das comissões designadas
Erro no preenchimento do Termo de Premiação	Retrabalho, atrasos sem pagamento	Melhoria da qualidade documental	Padronizar modelo do termo e instruções de preenchimento	Percentual de termos de devolução para correção
Informações incorretas no ClickUp	Perda de rastreabilidade do processo	Uso eficiente do sistema de gestão	Definir campos obrigatórios no ClickUp	Relatórios de inconsistências no sistema
Falha na validação pela Coordenação	Aprovação de solicitações fora do orçamento	Fortalecimento do controle interno	Reforçar a responsabilidade de análise e validação	Número de não conformidades identificadas
Atraso na análise do RH	Descumprimento de prazos de pagamento	Otimização do fluxo entre áreas	Definir prazos internos de análise	Tempo médio de validação pelo RH
Acidentes típicos	Quedas de mesmo nível	Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente	Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos	Número de incidentes registrados com candidatos
Postura forçada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia
Descarte inadequado de documentos com dados pessoais	Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD	Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem	Implantar procedimento de descarte seguro e treinamento de RH sobre LGPD e sigilo de informações	Taxa de conformidade no descarte documental
Esforço físico/postura confortável	Dores musculares e lombares.	Redução de doenças ocupacionais. Aumento da produtividade e bem-estar.	Adequação ergonômica dos postos de trabalho. Orientação sobre postura correta e levantamento de cargas.	ergonômicos.

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de papel

Consumo de recursos naturais e Contaminação do solo e da água.

· Implantar coleta seletiva;

· Reduzir o consumo de materiais;

· Capacitar colaboradores quanto à segregação correta;

· Redução de renda e incentivo ao uso de assinaturas digitais

Consumo de energia elétrica

Consumo de recursos naturais

· Implantar práticas de uso racional de energia;

· Utilização de lâmpadas e sistemas eficientes, conscientização dos colaboradores

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

8. Período de Avaliação

PR-G-DP-RH-007 - Pesquisa de Clima Organizacional

PR-G-DP-RH-007-Pesquisa de Clima Organizacional_Rev.00

1. Objetivo

Estabelecer diretrizes para a medição do Clima Organizacional, visando avaliar a percepção dos colaboradores sobre o ambiente e a organização do trabalho, identificar pontos fortes e oportunidades de melhoria e subsidiar a implementação de ações para a melhoria contínua do clima organizacional e do bem-estar.

1.1. Objetivo Geral

Garantir um canal confidencial e ético de escuta dos colaboradores;
Identificar fatores organizacionais que impactam o clima, como liderança, comunicação, relacionamento, desenvolvimento, processos e organização do trabalho;
Subsidiar a definição de planos de ação para melhoria do ambiente de trabalho e das práticas de gestão;
Acompanhar a evolução do clima organizacional por meio da aplicação periódica da pesquisa;
Contribuir para o fortalecimento da cultura organizacional, alinhada aos valores e diretrizes da empresa.

2. Modelo de Fluxo

2.1. Fluxo da Pesquisa de Clima

Figura 1 – Fluxo da Pesquisa de Clima

3. Pilares da Pesquisa de Clima

A Pesquisa de Clima Organizacional será estruturada com base em pilares que representam os principais fatores que influenciam a percepção dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho.

Os pilares poderão ser revisados e atualizados pelo setor de Recursos Humanos, conforme necessidade organizacional, mantendo a coerência com os objetivos da pesquisa.

3.1. Comunicação

Avalia a clareza, a transparência e a efetividade da comunicação interna, considerando o fluxo de informações, o acesso às orientações necessárias para o trabalho e a compreensão das decisões organizacionais.

3.2. Desenvolvimento e Reconhecimento

Avalia as oportunidades de aprendizado, crescimento profissional e desenvolvimento de competências, bem como o incentivo ao aprimoramento contínuo.

3.3. Liderança

Avalia a atuação das lideranças no dia a dia, considerando aspectos como orientação, respeito, apoio à equipe, coerência entre discurso e prática e condução das pessoas.

3.4. Segurança e Qualidade

Avalia a percepção dos colaboradores quanto às condições de trabalho, segurança, organização, qualidade dos processos e cumprimento de normas, incluindo aspectos relacionados à saúde e à prevenção de riscos.

3.5. Relacionamento

Avalia a qualidade das relações interpessoais no ambiente de trabalho, considerando respeito, cooperação, clima entre equipes e convivência profissional.

3.6. Benefícios e Infraestrutura

Avalia a percepção dos colaboradores quanto aos benefícios oferecidos, às condições físicas do ambiente de trabalho, aos recursos disponíveis e ao suporte necessário para a execução das atividades.

4. Periocidade Pesquisa de Clima

A Pesquisa de Clima será realizada anualmente, com o objetivo de acompanhar a percepção dos colaboradores ao longo do tempo e possibilitar a análise comparativa dos resultados.

5. Metodologia

A Pesquisa de Clima Organizacional será realizada por meio de questionário estruturado, elaborado e conduzido pelo setor de Recursos Humanos, com base nos pilares definidos neste procedimento.

As respostas serão coletadas de forma confidencial e anônima, assegurando a livre manifestação das percepções dos colaboradores, sem identificação individual.

A escala de avaliação, o número de perguntas e a composição do questionário serão definidos pelo setor de Recursos Humanos a cada ciclo, respeitando os objetivos da pesquisa e a comparabilidade dos resultados ao longo do tempo.

Após o encerramento do período de coleta, os dados serão consolidados e analisados pelo setor de Recursos Humanos, possibilitando a identificação de tendências, pontos fortes e oportunidades de melhoria.

O tratamento dos dados coletados observará os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo confidencialidade, anonimato e uso exclusivo para fins de gestão do clima organizacional.

6. Etapas do Processo

A Pesquisa de Clima Organizacional será conduzida conforme as etapas descritas a seguir, de forma estruturada e padronizada.

6.1. Planejamento da Pesquisa

O setor de Recursos Humanos será responsável pelo planejamento da Pesquisa de Clima, definindo cronograma, público-alvo, metodologia e diretrizes gerais.

6.2. Definição dos Pilares e do Instrumento

Com base nos pilares definidos neste procedimento, o setor de Recursos Humanos elaborará o questionário da pesquisa, definindo o número de questões e a escala de avaliação.

6.3. Validação do Questionário

O questionário elaborado será submetido à validação interna, podendo envolver a liderança e/ou diretoria, quando aplicável.

6.4. Comunicação aos Colaboradores

O setor de Recursos Humanos realizará a comunicação institucional sobre a pesquisa, com apoio das lideranças, reforçando objetivos, prazos e confidencialidade.

6.5. Aplicação da Pesquisa

A pesquisa será aplicada aos colaboradores no período definido, garantindo acesso e confidencialidade das respostas.

6.6. Consolidação e Análise dos Resultados

Após o encerramento da coleta, o setor de Recursos Humanos consolidará e analisará os resultados obtidos.

6.7. Divulgação dos Resultados

Os resultados gerais da pesquisa serão divulgados à liderança e aos colaboradores, respeitando o anonimato e a confidencialidade das informações.

6.8. Elaboração do Plano de Ação

Com base nos resultados, será elaborado plano de ação visando a melhoria do clima organizacional, com definição de responsáveis e prazos.

6.9. Acompanhamento das Ações

O setor de Recursos Humanos acompanhará a execução do plano de ação, monitorando o andamento e os resultados das ações implementadas.

7. Pós Pesquisa - Plano de Ação

Após a consolidação e análise dos resultados da Pesquisa de Clima Organizacional, será iniciado o processo de pós-pesquisa. Todos os indicadores que apresentarem resultados inferiores à meta desejada de 90% deverão, obrigatoriamente, ter um plano de ação estruturado, o qual servirá como base para a melhoria contínua do ambiente organizacional.

O plano de ação será elaborado, implementado e acompanhado a partir das principais oportunidades de melhoria identificadas, com definição clara de prazos, responsáveis e indicadores de acompanhamento.

A elaboração do plano de ação deverá ocorrer de forma colaborativa, envolvendo o setor de Recursos Humanos, as lideranças e, quando aplicável, a Diretoria, priorizando ações viáveis e alinhadas às necessidades organizacionais.

As ações definidas deverão ser acompanhadas periodicamente pelo setor de Recursos Humanos, com o objetivo de monitorar sua execução e avaliar a efetividade das medidas implementadas.

8. Registro e Evidências

Os registros e evidências gerados no processo de Pesquisa de Clima Organizacional têm como objetivo comprovar a execução do procedimento e subsidiar análises e tomadas de decisão.

Constituem registros e evidências da Pesquisa de Clima Organizacional, quando aplicável:

Questionário utilizado na Pesquisa de Clima Organizacional;
Registros de comunicação da pesquisa aos colaboradores;
Base consolidada de resultados da pesquisa;
Relatórios de análise dos resultados;
Plano(s) de ação decorrente(s) da pesquisa;
Registros de acompanhamento das ações de melhoria.

Os registros deverão ser armazenados pelo setor de Recursos Humanos, garantindo a confidencialidade das informações e o acesso restrito, conforme as diretrizes internas da empresa.

9. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
RH	FM-G-DP-RH-013-Pesquisa de Clima

Tabela 1 – Documentos de Referência

10. Parte Interessada

Recursos Humanos, Lideranças, Colaboradores e Diretoria.

11. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	RH	LIDERANÇA	COLABORADOR	DIRETORIA
Planejamento da Pesquisa de Clima	R	C	I	A
Elaboração e validação do questionário	R	C	I	A
Comunicação	R	S	I	I
Engajamento dos colaboradores	S	R	I	I
Aplicação da Pesquisa de Clima	R	I	I	I
Consolidação e análise dos resultados	R	I	I	I
Divulgação dos resultados gerais	R	S	I	I
Elaboração do plano de ação	R	R	N/A	A
Implementação das ações de melhoria	R	R	N/A	I
Acompanhamento e avaliação da efetividade das ações	R	S	I	I

Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade

11.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

12. Sistema de Gestão Integrado

12.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Comunicação insuficiente sobre a pesquisa	Baixa participação dos colaboradores	Fortalecimento da cultura de escuta e transparência	Comunicação institucional clara e engajamento das lideranças	Taxa de participação na pesquisa
Falta de clareza no questionário	Respostas inconsistentes ou pouco confiáveis	Melhoria da qualidade das informações coletadas	Revisão técnica e validação do questionário	Índice de respostas inválidas ou neutras
Desconfiança quanto à confidencialidade	Não adesão ou respostas enviesadas	Aumento da confiança no processo de clima	Reforço das diretrizes de anonimato e confidencialidade	Taxa de participação e comentários qualitativos
Falta de análise adequada dos resultados	Decisões inadequadas ou superficiais	Uso estratégico dos dados de clima	Consolidação estruturada e análise crítica dos resultados	Relatório de resultados elaborado
Não acompanhamento das ações	Repetição de problemas em ciclos futuros	Melhoria contínua do clima organizacional	Acompanhamento periódico das ações	Percentual de ações concluídas
Acidentes típicos	Quedas de mesmo nível	Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de trabalho	Inspeções periódicas das áreas comuns e adequação de sinalização e layout	Número de incidentes ou registros de ocorrências em áreas comuns
Postura inadequada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia
Acesso não autorizado aos dados da pesquisa	Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD	Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional	Restrição de acesso aos dados e definição de perfis autorizados	Registro de acessos e incidentes

Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades

12.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de energia

Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório

· Desligamento de equipamentos ao fim do expediente;

· Incentivo ao uso consciente de recursos.

Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais

13. Período de Avaliação

O presente procedimento deverá ser avaliado e revisado anualmente ou sempre que houver necessidade, em decorrência de alterações legais, normativas, organizacionais ou de processos internos que impactem a Pesquisa de Clima Organizacional.

A revisão do procedimento é de responsabilidade do setor de Recursos Humanos, devendo as alterações ser formalizadas e comunicadas às partes interessadas, quando aplicável.

PR-G-DP-RH-008 - Processos Jurídicos

PR-G-DP-RH-008-Processos Jurídicos_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão para o recebimento, registro, análise, acompanhamento e encerramento das demandas jurídicas da Autvix, garantindo padronização, rastreabilidade, transparência e conformidade com as diretrizes internas e legais aplicáveis.

1.1. Objetivo Geral

Estabelecer o processo padrão para o recebimento, registro, análise, acompanhamento e encerramento das demandas jurídicas da Autvix;
Garantir a padronização dos fluxos e critérios adotados na gestão das demandas jurídicas;
Assegurar a rastreabilidade das informações e documentos relacionados a cada demanda;
Promover transparência na condução e no acompanhamento dos processos jurídicos;
Garantir a conformidade com as diretrizes internas, políticas corporativas e legislações aplicáveis.

2. Modelo de Fluxo

2.1. Fluxo Gestão de Demandas Jurídicas

Figura 1 – Fluxo de Gestão de Demandas Jurídicas

2.2. Fluxo Gestão da Demanda Jurídica em Processo Jurídico

Figura 2 – Fluxo de Gestão da Demanda Jurídica Convertida em Processo Jurídico

3. Conteúdo

3.1. Etapas do Processo

3.1.1. Identificação da Necessidade

A identificação da necessidade de acionamento da área jurídica ocorre sempre que houver demanda relacionada a questões legais, regulatórias, contratuais ou contenciosas que possam gerar riscos, impactos financeiros, operacionais ou reputacionais para a Autvix.

A necessidade pode ser identificada por gestores, lideranças ou áreas internas, a partir da constatação de situações que exijam análise técnica jurídica, tais como dúvidas sobre interpretação de normas, elaboração ou revisão de documentos legais, recebimento de notificações, intimações, ações judiciais ou demandas de órgãos fiscalizadores.

Quando a demanda jurídica evoluir para a constituição de um processo jurídico, caberá ao RH realizar a abertura de um chamado específico, conforme os canais e critérios definidos neste procedimento, garantindo o adequado registro, acompanhamento e controle do processo pela área jurídica.

3.1.2. Formalização da Solicitação

A formalização das demandas jurídicas deverá ser realizada exclusivamente por meio do formulário específico disponibilizado na plataforma ClickUp. O preenchimento correto e completo do formulário é obrigatório para o registro da solicitação e início da análise pela área jurídica.

No formulário deverão ser informados, de forma clara e objetiva, todos os dados necessários à compreensão da demanda, incluindo a descrição do assunto, o contexto, o nível de urgência, os prazos envolvidos e, quando aplicável, o anexamento de documentos pertinentes.

Somente serão consideradas para análise as solicitações devidamente formalizadas no ClickUp, garantindo padronização, rastreabilidade, controle das informações e adequado acompanhamento do andamento da demanda jurídica.

3.1.3. Análise e Validação da Solicitação

Após a formalização da demanda jurídica no ClickUp, a solicitação será submetida às etapas de análise e validação, conforme descrito a seguir, com o objetivo de garantir a consistência das informações, a adequação da demanda e o correto direcionamento para tratamento jurídico.

3.1.3.1. Recursos Humanos

O RH será responsável por realizar a análise inicial da solicitação, verificando a completude das informações, a correta categorização da demanda, a aderência aos critérios estabelecidos neste procedimento e a existência de documentos obrigatórios.

Caso sejam identificadas inconsistências, informações incompletas ou necessidade de complementação, o RH deverá solicitar os ajustes necessários antes do encaminhamento ao Jurídico.

3.1.3.2. Jurídico

Após a validação pelo RH, a demanda será encaminhada à área Jurídica, que realizará a análise técnica do conteúdo, avaliando a natureza da solicitação, os riscos envolvidos, a complexidade, a urgência e os impactos legais para a Autvix.

Com base nessa análise, o Jurídico validará a demanda, definirá o tratamento adequado, as prioridades, os prazos e, quando aplicável, a necessidade de abertura de processo jurídico ou adoção de medidas complementares.

3.1.4. Tratamento e Acompanhamento

Após a análise e validação da solicitação, a demanda jurídica será tratada e acompanhada conforme as etapas abaixo, garantindo controle, rastreabilidade e cumprimento dos prazos legais e internos.

3.1.4.1. Tratamento da Demanda Jurídica

A área Jurídica será responsável por definir o tratamento adequado da demanda, considerando sua natureza, complexidade, grau de risco e impactos para a Autvix. O tratamento poderá incluir, entre outras ações:

Orientações e pareceres jurídicos;
Elaboração, revisão ou validação de documentos legais;
Atuação preventiva ou corretiva;
Interação com áreas internas ou terceiros;
Adoção de medidas administrativas ou judiciais cabíveis.

Todas as ações definidas deverão ser registradas no chamado correspondente no ClickUp.

3.1.4.2. Acompanhamento da Demanda Jurídica

O acompanhamento da demanda jurídica será realizado pelo RH, que será responsável por monitorar o andamento da solicitação registrada no ClickUp, garantindo que as etapas estejam sendo cumpridas conforme os prazos definidos neste procedimento.

Compete ao RH acompanhar se a área Jurídica está realizando as análises, encaminhamentos e retornos dentro dos prazos estabelecidos, bem como registrar e sinalizar eventuais pendências, atrasos ou necessidades de alinhamento entre as áreas envolvidas.

O RH deverá manter o chamado atualizado, assegurando a rastreabilidade das interações, orientações e decisões, além de atuar como ponto de contato entre as áreas solicitantes e o Jurídico, sempre que necessário, até a conclusão ou evolução da demanda para processo jurídico.

3.1.4.3. Evolução para Processo Jurídico

Quando a demanda jurídica evoluir para a constituição de um processo jurídico, o RH será responsável pela abertura de um chamado específico, conforme os critérios definidos neste procedimento.

A partir desse momento, o acompanhamento seguirá o fluxo próprio de gestão de processos jurídicos, mantendo o alinhamento entre RH, Jurídico e demais partes envolvidas até o encerramento.

3.1.5. Gestão da Demanda Jurídica Convertida em Processo Jurídico

Quando a demanda jurídica evoluir para a constituição de um processo jurídico, esta passará a seguir um fluxo específico de gestão, com controle próprio, sem prejuízo do acompanhamento pelo RH e pela área Jurídica.

O processo jurídico poderá envolver as seguintes etapas:

Levantamento e organização de documentação, informações e evidências necessárias à condução do processo;
Análise técnica e definição de estratégia jurídica, conforme a natureza e o risco do caso;
Atuação em audiências, quando aplicável;
Realização de perícias, inclusive acompanhamento e fornecimento de informações solicitadas;
Indicação e acompanhamento de testemunhas, quando necessário;
Cumprimento de prazos processuais e manifestações legais pertinentes;
Acompanhamento do andamento processual até sua conclusão.

O RH será responsável por garantir a abertura do chamado específico para o processo jurídico e por acompanhar o andamento geral, assegurando o registro das informações, prazos e movimentações no ClickUp, enquanto a condução técnica do processo caberá à área Jurídica.

3.1.5.1. Tipos de Processos Jurídicos Já Mapeados

Documentos técnicos que deverão ser consolidados e posteriormente encaminhados ao Jurídico para análise:

Processo Trabalhista – Insalubridade e /ou periculosidade

Ocorre quando há questionamentos judiciais relacionados às condições do ambiente de trabalho, especialmente quanto à exposição do colaborador a agentes insalubres e/ou atividades consideradas perigosas, conforme legislação vigente. Esses processos podem envolver solicitações de adicional, revisões de enquadramento, perícias técnicas e demais apurações necessárias para avaliação das condições laborais.

Documentos técnicos que deverão ser consolidados e posteriormente encaminhados ao Jurídico para análise:

Laudo Técnico de Insalubridade e/ou Periculosidade (LTCAT ou laudo específico);
Laudo de enquadramento na NR-15 (insalubridade) e/ou NR-16 (periculosidade);
Memorial descritivo das atividades efetivamente exercidas;
Planta / layout das áreas de trabalho;
Inventário de Riscos (PGR – NR-01);
APR / GAIA / análises específicas por atividade;
FISPQs (quando houver agentes químicos);
Relatórios de medições ambientais (ruído, calor, agentes químicos, etc.);
Documentos de SST;
PCMSO (NR-07);
ASOs (admissional, periódicos, mudança de função e demissional);
Registros de entrega e controle de EPIs (NR-06);
Treinamentos de segurança relacionados à atividade;
Procedimentos operacionais e de segurança;
Registros de inspeções de segurança;
Documentos Trabalhistas;
Contrato de trabalho;
CTPS (registro);
Descrição de cargo/função;
Holerites demonstrando pagamento (ou não) do adicional;
Acordo ou Convenção Coletiva aplicável;
Controle de jornada (quando relevante para caracterização).

Processo de Demissão por Justa Causa

Aplica-se nos casos em que a empresa realiza o desligamento do colaborador por justa causa, em decorrência de falta grave prevista na legislação trabalhista. Esse tipo de processo pode ser instaurado a partir de contestação do colaborador desligado, exigindo a comprovação documental, registros formais, evidências e o cumprimento dos procedimentos internos e legais que sustentem a decisão adotada.

Documentos técnicos que deverão ser consolidados e posteriormente encaminhados ao Jurídico para análise:

Comunicação formal da dispensa por justa causa;
Descrição clara e objetiva do motivo da justa causa (art. 482 da CLT);
Relatório detalhado do fato ocorrido;
Evidências documentais (e-mails, registros, imagens, logs, relatórios, etc.);
Documentos de Suporte;
Advertências anteriores (quando aplicável);
Suspensões aplicadas;
Registros de reincidência ou habitualidade;
Política interna / Código de Conduta / Regulamento Interno;
Comprovante de ciência do trabalhador das normas internas;
Treinamentos ou orientações previamente ministradas;
Documentos de RH;
Ficha funcional do trabalhador;
Histórico disciplinar;
Termo de rescisão (TRCT – ainda que sem verbas típicas);
Registro de entrega de equipamentos, EPIs e uniformes.

Processo de Acidente de Trabalho

Refere-se às demandas jurídicas decorrentes de acidentes ocorridos durante o exercício das atividades profissionais ou em razão delas, incluindo acidentes típicos, de trajeto e doenças ocupacionais equiparadas. Esses processos podem envolver análise de responsabilidades, cumprimento de obrigações legais, comunicação aos órgãos competentes e apresentação de laudos, registros de segurança e demais documentos pertinentes.

Documentos técnicos que deverão ser consolidados e posteriormente encaminhados ao Jurídico para análise:

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
Prontuário médico ocupacional;
ASOs (especialmente o periódico e o demissional);
Laudo de investigação do acidente;
Relatório de análise de causas (causa raiz);
Documentos de SST;
PGR e Inventário de Riscos;
APR / GAIA da atividade envolvida;
Procedimento operacional da atividade;
Registros de treinamento do trabalhador acidentado;
Ficha de entrega e uso de EPIs;
Registros de inspeções de segurança;
Plano de emergência e registros de atendimento;
Documentos Trabalhistas;
Contrato de trabalho;
Controle de jornada (antes do acidente);
Holerites;
Acordo/Convenção Coletiva;
Comunicações internas sobre o acidente;
Outros Documentos Relevantes;
Fotos do local do acidente;
Testemunhos (quando formalizados);
Relatórios do cliente (quando em planta de terceiros);
Laudo pericial judicial (quando já existente).

3.1.6. Encaminhamento ao Setor Financeiro

Toda demanda jurídica, processual ou não, que gere a necessidade de pagamento deverá ser obrigatoriamente encaminhada ao Setor Financeiro para fins de análise, programação e liquidação.

O encaminhamento deverá ocorrer após a validação da área Jurídica, contendo todas as informações e documentos necessários, tais como valores envolvidos, prazos, natureza do pagamento, dados do beneficiário e eventuais determinações legais ou contratuais aplicáveis e centro de custos.

O registro do encaminhamento e do acompanhamento do pagamento deverá ser mantido no chamado correspondente no ClickUp, garantindo rastreabilidade, controle e alinhamento entre as áreas de RH, jurídico e Financeiro até a efetiva liquidação da obrigação.

3.1.7. Encerramento da Demanda Jurídica

O encerramento da demanda jurídica ocorrerá após a conclusão de todas as ações definidas pela área Jurídica, com a devida entrega das orientações, documentos ou providências necessárias, bem como o atendimento integral do objeto da solicitação.

O RH será responsável por verificar se a demanda foi devidamente atendida, se os retornos do Jurídico foram registrados no chamado do ClickUp e se não há pendências de informações, documentos ou ações complementares por parte das áreas envolvidas.

Após a validação do atendimento, o RH deverá proceder com o encerramento formal do chamado no ClickUp, registrando o desfecho da demanda, a data de conclusão e eventuais observações relevantes, garantindo a rastreabilidade e o histórico da solicitação.

Nos casos em que a demanda jurídica evoluir para a abertura de um processo jurídico, o encerramento da demanda somente se dará com o encerramento formal do processo, caracterizado pela sentença final ou decisão definitiva, não sendo considerado concluído enquanto houver fases processuais em andamento.

Até a conclusão definitiva do processo, o chamado específico deverá permanecer ativo, garantindo o acompanhamento contínuo, o registro das movimentações e a rastreabilidade das informações, conforme o fluxo estabelecido neste procedimento.

4. Documentos de Referência

ÁREA	DOCUMENTO
RH	FM-G-DP-RH-015-Solicitação de Análise jurídica
RH	IT-G-DP-RH-020 – Preenchimento do Formulário de Solicitação de Análise Jurídica

Tabela 1 – Documentos de referência

5. Parte Interessada

Este procedimento aplica-se a todas as áreas da Autvix envolvidas na gestão de demandas jurídicas, incluindo RH, jurídico, financeiro, lideranças e áreas internas demandantes, abrangendo todas as etapas desde a identificação e formalização da solicitação até a análise, acompanhamento, eventual constituição de processo jurídico, liquidação de pagamentos e encerramento formal da demanda.

6. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	Solicitante (Liderança/RH)	RH	Jurídico	Financeiro
Identificação da necessidade	R	I/R	I	N/A
Formalização da solicitação no ClickUp	E	I/E	I	N/A
Análise inicial da solicitação	I	R/V	C	N/A
Validação da solicitação	I	V	A	N/A
Definição do tratamento jurídico	I	I	R/A	N/A
Tratamento da demanda jurídica	I	I	R	N/A
Acompanhamento da demanda jurídica	I	R	E	N/A
Abertura de chamado para processo jurídico	I	R	C	N/A
Audiências, perícias e testemunhas	I	S	R	N/A
Cumprimento de prazos processuais	I	I	R	N/A
Encaminhamento de demanda com impacto financeiro	I	R	V	C
Análise e programação de pagamento	I	I	C	R/V
Liquidação do pagamento	I	I	I	R/E
Verificação de conclusão da demanda	I	R/V	C	I
Encerramento da demanda jurídica	I	R	I	I
Encerramento após sentença final (processo jurídico)	I	R	A	I

Tabela 2 – Matriz de responsabilidade

6.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória;
V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Segurança e Qualidade
Falha na identificação da necessidade jurídica	Risco legal, retrabalho e aumento de passivo jurídico	Padronização do acionamento do Jurídico	Orientar áreas internas sobre quando acionar o Jurídico	Número de demandas retrabalhadas
Formalização incompleta da solicitação no ClickUp	Atrasos na análise e tratamento da demanda	Melhoria da qualidade das informações	Definir campos obrigatórios no formulário	Percentual de solicitações devolvidas
Atraso na validação pelo Jurídico	Descumprimento de prazos legais	Definição de SLAs claros	Estabelecer prazos de retorno do Jurídico	Tempo médio de resposta
Falha no acompanhamento da demanda	Perda de prazos e falhas de comunicação	Melhoria da integração entre áreas	RH monitorar chamados ativamente	Demandas fora do prazo
Falha no controle de processos jurídicos	Risco de condenações e multas	Organização e rastreabilidade processual	Uso obrigatório de chamado específico	Número de processos sem acompanhamento
Não encaminhamento de demandas com impacto financeiro	Pagamentos em atraso ou não realizados	Integração RH, jurídico e Financeiro	Criar etapa obrigatória de encaminhamento	Ocorrências de atraso em pagamentos
Erro no envio de informações ao Financeiro	Pagamento incorreto ou indevido	Padronização das informações financeiras	Checklist de documentos e dados obrigatórios	Divergências financeiras identificadas
Encerramento indevido da demanda	Perda de controle do processo jurídico	Confiabilidade dos registros	Exigir confirmação do Jurídico	Número de demandas reabertas
Descarte inadequado de documentos jurídicos	Vazamento de dados e não conformidade com LGPD	Fortalecimento da segurança da informação	Implantar procedimento de descarte seguro	Incidentes de segurança da informação
Acidentes típicos	Quedas do mesmo nível ou escorregões em áreas comuns durante deslocamentos internos para coleta de documentos ou reuniões.	Melhoria da organização, sinalização e circulação nas áreas administrativas	Inspeção periódica das áreas comuns, corredores e salas utilizadas	Número de incidentes registrados em áreas administrativas
Postura inadequada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia
Descarte inadequado de documentos com dados pessoais	Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD	Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional	Implantar procedimento de descarte seguro e treinar o RH sobre LGPD e sigilo de informações	Taxa de conformidade no descarte documental

Tabela 3 – Perigos, riscos e oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de papel

Geração de resíduos de papel e insumos de impressão

· Digitalização de documentos;

· Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais.

Consumo de energia

Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório

· Desligamento de equipamentos ao fim do expediente;

· Incentivo ao uso consciente de recursos;

· Adoção de equipamentos com maior eficiência energética.

Tabela 4 – Aspectos e impactos ambientais

8. Período de Avaliação

PR-G-DP-RH-009 - Controle de CND'S

PR-G-DP-RH-009-Controle de CND'S_Rev.00

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão para solicitação, controle, atualização e arquivamento das Certidões Negativas de Débitos (CND), garantindo a QSMS fiscal, tributária, trabalhista e previdenciária da empresa, visando atender às exigências legais, contratuais, licitatórias e assegurar a conformidade institucional.

Este procedimento diz respeito ao padrão de Certidões Negativas de Débitos nas empresas Autvix Engenharia, Autvix Montagens e ADVIX Soluções.

1.1. Objetivo Específico

Estabelecer diretrizes para o controle, emissão, atualização e acompanhamento das certidões, alvarás e documentos legais da empresa;
Garantir o monitoramento contínuo das vigências, prevenindo vencimentos e não conformidades legais;
Padronizar o registro e a atualização das informações em sistema oficial de controle (ClickUp);
Assegurar a conformidade da empresa com exigências legais, regulatórias e institucionais.

2. Modelo de Fluxo

2.1. Fluxo Gestão, Certificados e Alvarás

Figura 1 – Fluxo Gestão de Certidões/Alvarás

3. Conteúdo

3.1. Etapas do Processo

3.1.1. Identificação da Necessidade de Emissão/Atualização de Certidões/Alvarás

A identificação da necessidade de emissão de certidão ou documento ocorre sempre que for constatada a exigência de uma nova certidão, alvará ou documento correlato que ainda não esteja mapeado ou controlado pelo setor responsável pela gestão documental.

Ocorre, ainda, a necessidade de atualização dos documentos conforme a data de vigência se aproxime. Ressalta-se que o controle e o acompanhamento das certidões, alvarás e demais documentos devem ser realizados de forma contínua, a fim de garantir sua validade e conformidade com os requisitos legais e institucionais.

3.1.2. Emissão e Atualização de Certidões/Alvarás

Sempre que for solicitada uma Certidão Negativa de Débitos (CND), o responsável pelo atendimento deverá seguir o seguinte fluxo de verificação e providência:

Inicialmente, deve-se verificar se a CND requerida está atualizada e disponível na pasta digital destinada ao armazenamento dessas certidões;
Se a CND estiver válida, ela deverá ser imediatamente disponibilizada ao solicitante, por meio da pasta compartilhada da empresa ou, se necessário, enviada por e-mail.

Caso a CND esteja vencida ou não esteja disponível na pasta:

O responsável deverá acessar o site do órgão emissor correspondente e tentar realizar a emissão da nova certidão. As Informações necessárias para atualização estão disponíveis na planilha de acesso remoto;
Se a emissão for bem-sucedida, a nova CND deve ser salva na pasta padrão da empresa, substituindo a versão anterior e a data da próxima atualização deve ser sinalizada no calendário de controle de CND’s no clickup. Em seguida, deve ser disponibilizada ao solicitante;
Se a emissão não for possível, o responsável deverá entrar em contato com o setor contábil da empresa para que sejam verificadas possíveis pendências ou inconsistências que estejam impedindo a emissão.

O responsável deve verificar se a CND enviada pela contabilidade está de acordo com o solicitado:

Se estiver correta:

- Salvar a CND na pasta padrão da empresa, substituindo a versão anterior;
- Registrar a data da próxima atualização no calendário de controle de CNDs;
- Disponibilizar o documento ao solicitante.

Se não estiver correta:

- Devolver a CND ao setor contábil, descrevendo os ajustes necessários;
- Após o reenvio, conferir novamente a conformidade;
- Estando tudo certo, salvar na pasta padrão e disponibilizar ao solicitante.
Todo o processo deve ser devidamente registrado e monitorado, com o objetivo de garantir que todas as CNDs da empresa permaneçam atualizadas, evitando riscos de natureza operacional, contratual ou legal.

3.1.3. Relação de Certidões Negativas de Débitos e Documentos Legais

Tipo de Certidão	Órgão emissor	Periodicidade de emissão
Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais (Pessoa Jurídica)	Receita Federal do Brasil	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão Negativa de Débitos para com a Fazenda Pública Estadual	Secretaria de Estado da Fazenda	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão Negativa de Débitos com a Fazenda Pública Municipal	Secretaria Municipal da Fazenda	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Certificado de Regularidade do FGTS - CRF	Caixa Econômica Federal	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas	Poder Judiciário	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão Simplificada	Junta Comercial do Estado do Espírito Santo	Não possui vigência, periodicidade a ser definida de acordo com a necessidade de cada cliente.
Cadastro Nacional de Pessoas Jurídica – Cartão CNPJ	Receita Federal do Brasil	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - Municipal	Prefeitura Municipal da Serra/ES	Não possui vigência, periodicidade a ser definida de acordo com a necessidade de cada cliente.
Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - Estadual	Secretaria de Estado da Fazenda	Não possui vigência, periodicidade a ser definida de acordo com a necessidade de cada cliente.
Certidão Negativa - Natureza Cível	Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo	Encerramento da vigência (30 dias); De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão Negativa - Natureza Criminal	Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo	Encerramento da vigência (30 dias); De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão Negativa – Natureza de Recuperação Judicial e Extrajudicial (Falência e Concordata)	Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo	Encerramento da vigência (30 dias); De acordo com a solicitação do cliente.
Certidão de Registro e Quitação de Pessoa Jurídica – CREA-ES	CREA-ES	Encerramento da vigência; De acordo com a solicitação do cliente.
Alvará de Licença – Corpo de Bombeiros Militar	Corpo de Bombeiros Militar	Encerramento da vigência (anualmente)
Alvará de Licença para Funcionamento	Prefeitura Municipal da Serra/ES	Encerramento da vigência (anualmente)

Tabela 1 – Listagem de CND’s e Documentos Legais

Quando o solicitante necessitar de certidões não incluídas na listagem acima, deverá comunicar o responsável pelo controle e emissão das CNDs, informando o tipo de certidão requerido e a periodicidade necessária para sua atualização.

Caso haja necessidade específica de clientes, a emissão poderá ser antecipada ao término da vigência das certidões já emitidas e disponibilizadas nas pastas.

3.1.4. Controle e Acompanhamento da Vigência

A empresa mantém, na plataforma ClickUp, um calendário de controle das vigências das certidões, alvarás e demais documentos já mapeados. O acompanhamento das datas de validade deve ser realizado de forma contínua, a fim de assegurar a conformidade legal e evitar vencimentos.

Após cada atualização e/ou nova emissão de documento, o responsável pela gestão documental deverá, obrigatoriamente, manter o calendário devidamente atualizado, registrando as informações de vigência correspondentes.

Link de acesso ao calendário no Clickup:

https://app.clickup.com/3024185/v/gr/2w99t-59293

Figura 2 – Quadro de Acompanhamento

3.2. Responsabilidades

O funcionário designado para este procedimento é responsável por:

Realizar o acompanhamento periódico das datas de vencimento das Certidões Negativas de Débitos (CND);
Acessar os portais dos órgãos emissores e efetuar a solicitação, emissão e renovação das CNDs dentro dos prazos estabelecidos;
Conferir as informações constantes nas certidões, garantindo que estejam corretas, válidas e com o status de “Negativa” ou “Positiva com efeito de Negativa”;
Identificar e comunicar imediatamente qualquer irregularidade, pendência ou impedimento encontrado nas certidões ao setor contábil, fiscal ou à gestão, para a devida regularização;
Organizar e arquivar corretamente as certidões em meio físico e/ou digital, conforme padrão definido pela empresa;
Realizar o acompanhamento preventivo, garantindo que nenhuma certidão expire sem a devida renovação;
Assegurar que as certidões estejam disponíveis sempre que solicitadas, seja por clientes, parceiros, órgãos públicos ou auditorias internas e externas.

4. Documentos de Referência

ÁREA

DOCUMENTO

ADM

Planilha de acesso remoto

Tabela 2 – Documentos de Referência

5. Parte Interessada

Setor Administrativo / Responsável pela Gestão de Documentos

Responsável pela solicitação, controle, arquivamento e atualização das CNDs.

Setor Contábil / Escritório de Contabilidade

Responsável por verificar a existência de pendências fiscais, realizar correções, regularizações e efetuar a emissão da CND quando necessário.

6. Matriz de Responsabilidade

Processos	Matriz de funções e responsabilidades
Processos	Assistente/Analista	Coordenação	Contabilidade
Receber a solicitação da CND	R	-	-
Verificar validade na pasta	R/E	-	-
Emitir CND no site (quando possível)	E	-	-
Verificar impedimentos ou pendências	E	R	-
Acionar contabilidade (quando não conseguir emitir)	E	R	-
Analisar pendências (se houver)	E	R	E
Regularizar pendências	I	I	R/E
Emitir CND após regularização	E	I	R/E
Atualizar e arquivar na pasta	E / R	I	-

Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade

6.1. Legenda

A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos;
C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto;
E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar;
I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo;
R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação;
S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos.

7. Sistema de Gestão Integrado

7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades

Perigos	Riscos	Oportunidades	Pontos de ações	Monitoramento e medição
Vencimento das CNDs sem controle	Inadimplência documental, impedimento em licitações e contratos	Manter boa imagem institucional e credibilidade com clientes e órgãos	Implementar planilha ou sistema de controle de validade de CNDs	Conferência mensal das datas de vencimento
Desorganização no arquivamento das CNDs	Perda de documentos, demora no atendimento de exigências contratuais	Melhor organização documental, aumento da eficiência interna	Estruturar pastas digitais por órgão e ano/mês, padronizar nome dos arquivos	Auditorias internas semestrais sobre organização de documentos
Acidentes típicos	Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns	Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista	Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos	Número de incidentes registrados com candidatos
Postura inadequada durante longos períodos	Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga	Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas	Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores	Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia
Descarte inadequado de documentos com dados pessoais	Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD	Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional	Implantar procedimento de descarte seguro e treinar o RH sobre LGPD e sigilo de informações	Taxa de conformidade no descarte documental
Perigos ergonômicos	Dores musculares, Estresse ocupacional, risco ergonômico	Adequação às exigências legais e normativas (NR-01 e NR-17)	Realizar avaliação ergonômica dos postos de trabalho administrativos, disponibilizar apoio ergonômico.	Acompanhamento do número de queixas ergonômicas registradas, Verificação periódica da adequação dos postos de trabalho, Registro de treinamentos e orientações ergonômicas realizadas.

Tabela 4 – Perigos, Riscos e Oportunidades

7.2. Aspectos e Impactos Ambientais

Aspectos

Impactos

Meios de controles

Consumo de papel

Geração de resíduos de papel e insumos de impressão

Digitalização de documentos;
Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais

Consumo de energia

Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório

Desligamento de equipamentos ao fim do expediente;
Incentivo ao uso consciente de recursos;
Adoção de equipamentos com mAior eficiência energétic

Tabela 5 – Aspectos e Impactos Ambientais