PR-G-DP-RH-003-Recrutamento e Seleção

PR-G-DP-RH-003-Recrutamento e Seleção_Rev.00
1. Objetivo Este documento tem como objetivo estabelecer o processo padrão de Recrutamento e Seleção (R&S) da empresa, garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma eficiente, padronizada e alinhada aos valores e necessidades organizacionais. 1.1. Objetivo Geral Garantir a padronização das etapas do processo seletivo; Assegurar a seleção de candidatos alinhados ao perfil técnico, comportamental e aos valores organizacionais da Autvix; Otimizar a comunicação entre o setor de Recursos Humanos e os gestores das áreas solicitantes; Promover a transparência e o respeito no relacionamento com os candidatos; Assegurar a conformidade documental e legal do processo de admissão. 2. Modelo de Fluxo 2.1. Cenário de R&S Interno (RH AUTVIX) Figura 1 - Fluxo de Recrutamento e Seleção Interno 3. Conteúdo 3.1. Etapas do Processo 3.1.1. Requisição de Pessoal O gestor da área ao identificar uma necessidade de contratação, deve verificar se a vaga possui descrição de cargo na planilha de descrições de cargo. Caso não possua descrição o gestor deverá criar, seguindo o modelo padrão disponível e enviar para o RH para validação. Link da planilha de descrição de cargo: https://autvixsolucoes-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/emanuelle_silva_autvix_com_br/EX4CpfryVtNMqu0iJmgcErMBSfq04oJ_G6PSkapzAJMKjw?e=rRgJV8 . Link do modelo para criação de descrição de cargo: https://autvixsolucoes-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/raiane_milanez_autvix_com_br/EdPfIEgWwEZBtbk6Fg2Hol8BMMjXjTjyURClFTL_B_mRFw?e=rQLgPl Caso a vaga possua descrição de cargo o gestor deverá: Preencher o formulário de requisição de pessoal no sistema (ClickUp), contendo: o

 Quantidade de vagas; o

 Empresa; o

 Local de trabalho; o

 Nível da vaga; o

 Regime de contratação; o

 Perfil da vaga (técnico e comportamental). Link do formulário de requisição de pessoal: https://forms.clickup.com/3024185/f/2w99t-40673/XRZMQ7BACQ1B8I0EU5 3.1.2. Análise de Vaga O RH analisa o perfil da vaga e, se necessário, ajusta junto ao gestor. O RH também definirá os canais de divulgação, como LinkedIn, Instagram, Indeed, entre outros. 3.1.3. Divulgação de Vaga A vaga deverá ser divulgada nos canais escolhidos, conforme IT de Divulgação de Vagas. O RH realiza a triagem de currículos com base nos critérios definidos: Técnicos; Comportamentais; Aderência aos valores da AUTVIX. 3.1.4. Etapas de Seleção O RH deverá enviar um Feedback para o gestor sobre os perfis encontrados, com base nesses perfis o gestor analisará se os perfis estão aderentes à vaga, caso não estejam, o processo de divulgação das vagas será retomado. Caso os perfis triados estejam aderentes à vaga, o gestor informará a data da entrevista ao RH. O profissional de RH agendará as entrevistas técnicas e comportamentais incluindo a aderência aos valores da Autvix. O processo ocorrerá da seguinte forma: Aplicação de testes (quando aplicável); Entrevista com o RH; Resumo técnico e comportamental será enviado ao gestor; O gestor analisará os perfis e caso estejam aderentes à vaga, informará ao RH a data para realização das entrevistas; O RH inclui a data na agenda do gestor; O gestor realizará as entrevistas e dará o feedback para o RH; A próxima etapa é o retorno para os candidatos, negativo ou positivo. Caso o retorno seja negativo, o RH informará ao candidato que neste momento não será possível dar seguimento no processo, caso seja positivo, seguir o procedimento para encaminhamento ao fluxo de admissão. 3.1.5. Aprovação e Encaminhamento para Admissão O candidato aprovado é orientado sobre o exame admissional. O RH agenda o exame na clínica e envia ao candidato todas as informações sobre o agendamento. O candidato deve comparecer à clínica e enviar todos os documentos pessoais solicitados ao contato informado na mensagem de aprovação. 3.1.6. Verificação e Checklist Documental RH verifica se toda a documentação foi recebida. Se incompleta ou ilegível: solicitar adequação ao candidato; Se completa: seguir com os trâmites de admissão. 3.1.6.1. Conclusão do Processo Após aprovação no exame e documentação completa, o candidato é considerado Apto. O processo de admissão é formalizado conforme os procedimentos internos. Caso o exame admissional seja inapto é de responsabilidade do RH comunicar ao candidato. 3.2. Cenário de R&S Externo Consultoria Figura 2 – Fluxo de Recrutamento e Seleção Externo 3.2.1. Etapas do Processo 3.2.1.1. Requisição de Pessoal O gestor da área ao identificar uma necessidade de contratação, deve verificar se a vaga possui descrição de cargo, caso não possua deve criar e enviar para o RH para validação. Caso a vaga possua descrição de cargo o gestor deverá: Preencher o formulário de requisição de pessoal no sistema (ClickUp), contendo: Quantidade de vagas; Empresa; Local de trabalho; Nível da vaga; Regime de contratação; Perfil da vaga (técnico e comportamental). 3.2.1.2. Análise da Vaga O RH analisa o perfil da vaga e, se necessário, ajusta junto ao gestor. O RH verifica se a demanda é viável, caso o volume de contratação seja alto para um curto período de tempo, o setor de recursos humanos contatará a Consultoria para seguimento com o processo seletivo. 3.2.1.3. Encaminhamento para Consultoria O profissional de Recursos Humanos entrará em contato com a Consultoria informando sobre a solicitação do processo seletivo com as informações acerca da vaga recebidas através do formulário de Requisição de Pessoal e o prazo para contratação. 3.2.1.4. Aprovação e Encaminhamento para Admissão O candidato aprovado é orientado sobre o exame admissional. O RH agenda o exame na clínica e envia ao candidato todas as informações sobre agendamento. O candidato deve comparecer à clínica e enviar todos os documentos pessoais solicitados ao contato informado na mensagem de aprovação. 3.2.1.5. Verificação e Checklist Documental RH verifica se toda a documentação foi recebida. Se incompleta ou ilegível: solicitar adequação ao candidato; Se completa: seguir com os trâmites de admissão. 3.2.1.6. Conclusão do Processo Após aprovação no exame e documentação completa, o candidato é considerado Apto. O processo de admissão é formalizado conforme os procedimentos internos. Caso o exame admissional seja inapto é de responsabilidade do RH comunicar ao candidato 4. Documentos de Referência ÁREA DOCUMENTO RH FM-G-DP-RH-004-Formulário para Requisição de Pessoal   RH OD-G-DP-RH-001 – Descrição de Cargas RH IT-G-DP-RH-007 – Divulgação das Vagas Tabela 1 – Documentos de Referência 5. Parte Interessada Recursos Humanos, Gestores e Candidatos . 6. Matriz de Responsabilidade Processos Matriz de funções e responsabilidades LIDERANÇA RH COLABORADOR Solicitar a vaga R V N.A Análise de perfil I R/E N.A Divulgar as vagas I R/E N.A Triar os currículos I R/E N.A Participar das entrevistas R/E R/E I Dar retorno ao candidato I R/E I Solicitar documentos I R/E I Enviar documentos I R E Encaminhar o candidato para exame I R/E I Encaminhar o candidato para ADMISSÃO I R/E I Tabela 2 – Matriz de Responsabilidade 6.1. Legenda A (Aprova): Tem a autoridade para revisar e aprovar o trabalho realizado, garantindo que os critérios e padrões estão sendo atendidos; C (Consulta): Deve ser consultado durante o processo para fornecer informações ou suporte especializado, mas não é o responsável direto; E (Executa): Pessoa ou equipe que executa tarefas práticas, mas sem responsabilidade decisória ou autoridade para aprovar; I (Informado): Deve ser informado sobre o andamento ou conclusão da tarefa, pois pode ser impactado pelo resultado, mas não participa diretamente do processo; R (Responsável): Responsável pela tarefa ou processo. É a pessoa ou equipe que realiza a ação; S (Suporte): Auxilia na execução das tarefas, fornecendo recursos ou assistência, mas sem responsabilidade ou autoridade decisória; V (Verifica): Responsável por revisar a conformidade do processo ou tarefa antes da aprovação, assegurando que os requisitos foram atendidos. 7. Sistema de Gestão Integrado 7.1. Perigos, Riscos e Oportunidades Perigos Riscos Oportunidades Pontos de ações Monitoramento e medição Segurança e Qualidade Comunicação falha entre RH e gestor requisitante Requisitos da vaga mal definidos ou desalinhados Implantação de formulário padronizado e reuniões de alinhamento Treinamentos sobre análise de perfil e uso do formulário de requisição Nível de retrabalho por redefinição de perfil da vaga Divulgação limitada ou inadequada da vaga Baixa atratividade ou captação de candidatos não aderentes Diversificação e segmentação dos canais de divulgação Monitoramento do alcance e desempenho da divulgação Taxa de candidaturas por vaga / Tempo médio para captação Triagem de currículos ineficiente Seleção de candidatos fora do perfil Criação de critérios técnicos e comportamentais padronizados Atualização de critérios de triagem e ferramentas de apoio Taxa de reprovação após entrevista Entrevistas sem critérios claros Subjetividade e inconsistência na avaliação Estruturação de roteiro de entrevistas com foco em competências e valores Manual de entrevista com perguntas alinhadas ao perfil da vaga Taxa de aprovação e aderência dos aprovados após 3 meses Atrasos no envio ou análise de documentos do candidato Admissão postergada ou incompleta Digitalização do processo de checklist e comunicação ativa com candidato Sistema de checklist com prazos definidos e scripts padronizados de comunicação Tempo médio entre aprovação e admissão Falta de retorno ao candidato Reputação negativa da empresa como marca empregadora Padronização da comunicação com candidatos via scripts automáticos Adoção de scripts de retorno e controle de status no sistema Percentual de candidatos sem retorno após entrevista Acidentes típicos Quedas, choques ou acidentes em áreas comuns Melhoria na acessibilidade e sinalização do ambiente de entrevista Inspeção periódica dos espaços utilizados para recepção e entrevistas de candidatos Número de incidentes registrados com candidatos Postura inadequada durante longos períodos Desenvolvimento de LER/DORT, dores musculares e fadiga Implantação de práticas ergonômicas e pausas ativas Avaliação ergonômica do posto de trabalho e orientação aos colaboradores Número de afastamentos ou queixas relacionadas à ergonomia Descarte inadequado de documentos com dados pessoais Vazamento de dados e não conformidade com a LGPD Fortalecimento da política de proteção de dados e melhoria da imagem institucional Implantar procedimento de descarte seguro e treinar o RH sobre LGPD e sigilo de informações Taxa de conformidade no descarte documental   Tabela 3 – Perigos, Riscos e Oportunidades 7.2. Aspectos e Impactos Ambientais Aspectos Impactos Meios de controles Consumo de papel Geração de resíduos de papel e insumos de impressão Digitalização de documentos Redução de impressões e incentivo ao uso de assinaturas digitais Consumo de energia Aumento do consumo elétrico devido ao uso contínuo de computadores, sistemas e equipamentos de escritório Desligamento de equipamentos ao fim do expediente; Incentivo ao uso consciente de recursos; Adoção de equipamentos com maior eficiência energética. Tabela 4 – Aspectos e Impactos Ambientais 8. Período de Avaliação O setor de Recursos Humanos, responsável pela elaboração do procedimento deve revisá-lo anualmente para garantir que ele permaneça alinhado com a atividade ou processo. Esse prazo pode ser antecipado caso o processo seja revisado antes de completar um ano. Dessa forma, prevenimos a obsolescência de documentos e evitamos a disseminação de informações incorretas aos colaboradores.