Manuais - Suprimentos

MAN-G-SUP-001 - Manual Supply Chain


MAN-G-SUP-001 - Manual Supply Chain

MAN-G-SUP-001 - Manual Supply Chain_Rev.00

1. Identidade Organizacional

O primeiro passo para entender o setor de Supply Chain da Autvix é conhecer a sua identidade. Este capítulo apresenta o propósito que guia nosso trabalho, a missão que traduz como atuamos no dia a dia e o alinhamento com o Sistema de Excelência Autvix Group (SEA).

A identidade não é apenas um registro formal: é o que conecta nossa atuação às pessoas, aos processos e aos resultados do Grupo. Por isso, ao finalizar este capítulo, você terá uma visão clara de quem somos, por que existimos e como nos inserimos na estratégia maior do Autvix Group.

1.1. Objetivo

O Manual do Supply Chain foi criado para ser o guia de referência de todos os profissionais que integram o setor de Suprimentos, Almoxarifado, Estoques e Logística da Autvix Group.

Mais do que um conjunto de regras, este manual apresenta a identidade do setor, os papéis de cada integrante, os serviços que entregamos e a forma como trabalhamos. Ele organiza as informações essenciais para que você consiga se situar com clareza e rapidez.

Aqui você vai encontrar:

Este manual deve ser lido, consultado e aprimorado constantemente. Se durante sua jornada você perceber pontos que podem ser melhorados, registre suas sugestões: o setor de Supply Chain cresce junto com as pessoas que fazem parte dele.

1.2. Propósito do Departamento

Ser parceiro estratégico das áreas clientes e dos contratos, promovendo excelência em compras, almoxarifado, estoques e logística, por meio de processos ágeis, transparentes e padronizados, que contribuam para a redução de custos, mitigação de riscos e aumento da previsibilidade operacional.

1.3. Missão

Ser parceiro estratégico da gestão, fornecendo análises financeiras claras e tempestivas, assegurando liquidez, rentabilidade e conformidade; promovendo eficiência no uso de recursos e a perenidade do negócio.

1.4. Conexão com a Visão e os Pilares do SEA

O Supply Chain contribui para os pilares do SEA da seguinte forma:

1.5. Valor Gerado para Clientes Internos/Externos

O Supply Chain gera valor por meio de:

Clientes Internos (Áreas e Contratos):

Clientes Externos (Fornecedores e Parceiros Logísticos):

2. Estrutura Funcional

2.1. Organograma do Departamento

O setor de Supply Chain da Autvix Group integra a área administrativa do Grupo e é responsável por compras, almoxarifado, estoques e logística.

Ele está inserido na estrutura matricial do Grupo, que combina o eixo vertical (departamentos e desenvolvimento de competências) com o eixo horizontal (contratos e entregas).

image.png

Figura 01 – Organograma Financeiro.

2.2. Descrição de Cargos

Cargo

Missão

Responsabilidade

Autoridade

Coordenador de Supply Chain (Tático)

Garantir a gestão integrada de compras, almoxarifado, estoques e logística, assegurando eficiência, conformidade e alinhamento estratégico.

Liderar os processos de suprimentos, estoques e logística; definir prioridades e monitorar prazos, qualidade e conformidade; validar relatórios, KPIs e auditorias internas; conduzir homologação e avaliação de fornecedores; assegurar alinhamento ao planejamento estratégico.

Definir diretrizes e prioridades da área.

Aprovar Indicadores, relatórios e ações corretivas.

Analista de Suprimentos (Líder Operacional)

Assegurar a execução eficiente das rotinas operacionais de suprimentos, apoiando a coordenação.

Consolidar cotações, negociações e pedidos; supervisionar a equipe operacional; garantir cumprimento de padrões e prazos.

Priorizar demandas operacionais; orientar a equipe de suprimentos.

Analista de Suprimentos

Executar processos de compras e logística garantindo abastecimento, prazo e conformidade.

Realizar cotações, negociações e pedidos; acompanhar entregas e contingências; manter cadastros e programação logística.

Negociar dentro dos limites definidos; interagir diretamente com fornecedores.

Assistente de Suprimentos

Apoiar os processos administrativos e operacionais de suprimentos.

Registrar informações nos sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUp); realizar follow-up com fornecedores; organizar evidências de compras.

Atualizar registros e reportar pendências.

Estagiário de Suprimentos

Apoiar as rotinas de suprimentos e desenvolver conhecimentos práticos.

Auxiliar em cotações e comparativos; apoiar lançamentos, inventários e planilhas.

Executar atividades sob supervisão.

Encarregado de Almoxarifado

Garantir o correto funcionamento das operações de recebimento, armazenamento e expedição.

Supervisionar atividades do almoxarifado; distribuir tarefas e garantir normas de segurança; conduzir inventários e controlar acuracidade.

Definir prioridades operacionais do almoxarifado.

Almoxarife

Executar a movimentação de materiais com rastreabilidade e conformidade.

Receber, inspecionar, armazenar e distribuir materiais e EPIs; registrar movimentações e controlar devoluções.

Registrar e bloquear materiais não conformes.

Almoxarife Ferramenteiro

Garantir controle, conservação e disponibilidade de ferramentas e equipamentos.

Controlar recebimento, empréstimo e devolução de ferramentas; manter registros, inspeções e apoio à manutenção; apoiar inventários de ferramentaria.

Liberar, bloquear e solicitar manutenção de ferramentas.

Tabela 1 – Descrição de Cargos.

Equipe Externa

Interfaces

Fornecedores Homologados

Responsáveis pelo fornecimento de materiais e serviços em conformidade técnica, prazos e compliance.

Transportadoras e Operadores Logísticos

Executam coletas, entregas e transferências entre unidades, assegurando rastreabilidade

Áreas Clientes Internas

Demandam materiais e serviços (Gestão de Contratos, Engenharia, Montagem, Automação, Financeiro)

Tabela 2 – Equipe Externa.

Outras Áreas

Interfaces

Gestão de Contratos

Aprovações técnicas e de custo.

Financeiro e Controladoria

Interface de pagamentos e aprovações.

Segurança (SSEG)

Controle e distribuição de EPIs e uniformes.

TI

Suporte e sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUP).

Áreas Operacionais (Engenharia, Montagem, Automação e demais áreas)

Atendimento de requisições de materiais e serviços.


Tabela 3 – Outras Áreas.

3. Gestão de Pessoas

3.1. Objetivo

A gestão de pessoas no Departamento de Supply Chain é um pilar fundamental para garantir eficiência, rastreabilidade e evolução contínua.

Este capítulo define as competências técnicas e comportamentais, trilhas de carreira, integração de novos colaboradores (onboarding) e critérios de avaliação de desempenho.

3.2. Matriz de Competências Comportamentais

A matriz de competências define o que cada função precisa dominar para garantir entregas com qualidade, segurança e rastreabilidade. 

Ela serve como ponto de partida para a elaboração de PDIs (Planos de Desenvolvimento Individual) e para a Avaliação de Desempenho.

Como ler a matriz:

3.3. Escala de Proficiencia por Cargo

Cada competência é avaliada em escala de 0 a 5, conforme o Guia da Matriz:

Cada coluna da matriz representa um cargo do departamento, com os valores.

3.4. Competências do Subdepartamento de Suprimentos

3.4.1. Matriz de Competências Comportamentais

Competência Comportamental

Estagiário

Ast I

Ast II

Ast III

Ast IV

Ast V

An Jr I

An Jr II

An Jr III

An Pl I

An Pl II

An Pl III

An Sr I

An Sr II

An Sr III

Líder Oper.

Coord.

Organização/Disciplina

2

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Acurácia/Atenção a detalhes

2

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Comunicação assertiva

2

2

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Proatividade/Atitude de dono

2

2

3

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Visão sistêmica/Análise

0

0

1

2

3

3

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

Trabalho em equipe/Colaboração

3

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Ética e sigilo

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Adaptabilidade

2

3

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Tabela 4 – Matriz de Competências Comportamentais – Supply Chain.

3.4.2. Competências Técnicas – Supply Chain

Competências Técnicas

Estagiário

Ast I

Ast II

Ast III

Ast IV

Ast V

An Jr I

An Jr II

An Jr III

An Pl I

An Pl II

An Pl III

An Sr I

An Sr II

An Sr III

Líder Oper.

Coord.

Cadastros (fornec. /materiais)

2

3

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

ERP/ClickUp/Almoxarivix – registros

2

3

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Follow-up de entrega

2

2

3

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Requisições e Pedidos (PC)

1

1

2

3

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Cotações e negociações

1

1

2

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Comparativos/Mapa de preços

1

1

2

3

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Programação logística (CIF/FOB)

1

1

2

3

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Indicadores e relatórios operacionais

0

0

1

2

3

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Custos logísticos/frete

0

0

0

1

2

3

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

Homologação/avaliação de fornecedores

0

0

0

1

2

3

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

Tabela 5 – Matriz de Competências Técnicas – Supply Chain.

3.4.3. Competências Metodológicas – Supply Chain

Competências Metodológicas

Estagiário

Ast I

Ast II

Ast III

Ast IV

Ast V

An Jr I

An Jr II

An Jr III

An Pl I

An Pl II

An Pl III



An

Sr III

Líder Oper.

Leitura de SIPOC/BPMN do fluxo de compras/logística

1

1

2

3

3

4

3

4

4

4

5

5



5

5

Aplicação de PDCA/Kaizen em rotinas

0

0

1

2

3

3

3

3

4

4

4

5



5

5

Gestão de SLAs (lead time, OTIF, acurácia)

0

0

1

2

3

3

3

4

4

4

5

5



5

5

Padronização (PR/IT), checklists e evidências

1

2

3

3

4

4

4

4

5

5

5

5



5

5

Análise ABC e curva de criticidade

0

0

0

1

2

2

3

3

4

4

5

5



5

5

Planejamento de demanda e priorização

0

0

1

2

3

3

3

4

4

4

5

5



5

5

Gestão de riscos operacionais (mapa/mitigações)

0

0

0

1

2

2

3

3

4

4

4

5



5

5

Uso de dados (Power BI) para decisão

0

0

1

2

3

3

3

4

4

5

5

5



5

5

Compliance documental (LGPD, cadastro, contratos)

1

1

2

3

3

4

4

4

4

5

5

5



5

5

Integração vertical/horizontal de custos (centros/contratos)

0

0

0

1

2

2

3

3

4

4

5

5



5

5

Tabela 6 – Matriz de Competências Metodológicas – Supply Chain.

3.4.4. Competências Culturais – Supply Chain

Competências Culturais

Estagiário

Ast I

Ast II

Ast III

Ast IV

Ast V

An Jr I

An Jr II

An Jr III

An Pl I

An Pl II

An Pl III

An Sr I

An Sr II

An Sr III

Líder Oper.

Respeito e cordialidade nas interfaces

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Confiança (rastreabilidade e transparência)

3

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Atitude de Dono (cuidado com custo/prazo/qualidade)

2

2

3

3

4

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Colaboração matricial (vertical x horizontal)

2

3

3

4

4

5

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

Evolução contínua (aprender/desaprender)

2

3

3

4

4

5

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

Foco no cliente interno (CX/CS)

2

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Disciplina de registro (canais oficiais/SLAs)

2

3

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Ética e sigilo (compliance/compras)

2

4

4

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Tabela 7 – Matriz de Competências Culturais – Supply Chain.

3.4.5. Competências de Liderança – Supply Chain

Competências Liderança

Estagiário

Ast I

Ast II

Ast III

Ast IV

Ast V

An Jr I

An Jr II

An Jr III

An Pl I

An Pl II

An Pl III

An Sr I

An Sr II

An Sr III

Líder Oper.

Comunicação e alinhamento

1

1

2

2

3

3

3

3

3

4

4

4

4

5

5

5

Gestão de prioridades/tempo do time

0

0

1

1

2

2

2

2

3

3

4

4

4

4

5

5

Resolução de conflitos/negociação

0

0

1

1

2

2

2

3

3

3

4

4

4

5

5

5

Delegação e acompanhamento (Gemba/Follow-up)

0

0

0

1

2

2

2

2

3

3

4

4

4

5

5

5

Feedback e desenvolvimento (PDIs)

0

0

0

1

1

2

2

2

3

3

4

4

4

5

5

5

Condução de rituais de gestão (semanal/mensal)

0

0

0

0

1

1

2

2

2

3

3

4

4

4

5

5

Gestão de stakeholders (internos/fornec.)

0

0

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

5

5

5

Tomada de decisão baseada em dados (BI)

0

0

1

1

2

2

3

3

3

4

4

4

5

5

5

5

Planejamento tático e desdobramento

0

0

0

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

5

5

Mentoria e formação de time

0

0

0

0

1

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

5

Tabela 8 – Matriz de Competências de Liderança – Supply Chain.

3.5. Competências do Subdepartamento de Almoxarifado

3.5.1. Competências Técnicas - Almoxarifado

Competência Técnica

Estagiário

A I

A II

A III

A IV

A V

F I

F II

F III

F IV

F V

EJ I

EJ II

EJ III

EP I

EP II

EP III

ES I

ES II

ES III

Coord.

Recebimento físico e fiscal

2

2

2

3

4

4

3

3

4

4

5

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Inspeção e armazenagem

2

2

3

3

4

4

3

3

4

4

5

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Atendimento a requisições (balcão)

2

2

3

3

4

5

3

3

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Controle de devoluções e baixas

2

2

3

3

4

4

3

3

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Inventários e acuracidade

1

2

2

3

4

4

3

3

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Controle de ferramentas (ferramentaria)

0

0

0

1

2

2

3

4

4

5

5

3

4

4

4

5

5

4

5

5

5

Manutenção preventiva/corretiva (ferr.)

0

0

0

1

2

2

3

4

4

5

5

3

4

4

4

5

5

4

5

5

5

Utilização do Almoxarivix e ERP

1

2

3

3

4

4

3

3

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Cumprimento de normas e EPIs

2

3

3

4

4

5

3

4

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Controle de layout e endereçamento físico

1

2

3

4

4

5

3

3

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Tabela 9 – Matriz de Competências Técnicas - Almoxarifado.

3.5.2. Competências Comportamentais - Almoxarifado

Competências Comportamentais

Estagiário

A I

A II

A III

A IV

A V

F I

F II

F III

F IV

F V

EJ I

EJ II

EJ III

EP I

EP II

EP III

ES I

ES II

ES III

Coord.

Responsabilidade e zelo com materiais

3

3

3

3

4

4

3

4

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Organização e disciplina

2

3

3

3

4

4

3

4

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Comunicação clara e assertiva

2

2

3

3

4

4

3

4

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Foco em segurança e confiabilidade

2

3

3

3

4

4

3

4

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Trabalho em equipe

3

3

3

3

4

4

3

4

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Proatividade

2

2

2

3

3

4

3

3

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Liderança e distribuição de tarefas

0

0

0

0

1

2

1

2

3

3

4

3

3

4

4

4

5

4

5

5

5

Tabela 10 – Matriz de Competências Comportamentais - Almoxarifado.

3.5.3. Competências Metodológicas – Almoxarifado

Competências Metodológicas

Estagiário

A I

A II

A III

A IV

A V

F I

F II

F III

F IV

F V

EJ I

EJ II

EJ III

EP I

EP II

EP III

ES I

ES II

ES III

Coord.

Gestão de indicadores de inventário

1

1

2

2

3

3

2

3

3

4

4

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Aplicação de checklists de inspeção

1

2

3

3

4

4

3

3

4

4

5

3

4

4

4

4

5

4

4

5

5

Análise crítica de divergências de estoque

1

1

2

3

3

4

2

3

3

4

4

3

3

4

4

4

5

4

5

5

5

Melhoria de layout e armazenagem

1

1

2

3

3

4

2

3

3

4

4

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Tabela 11 – Matriz de Competências Metodológica - Almoxarifado.

3.5.4. Competências Culturais - Almoxarifado

Competências Culturais

Estagiário

A I

A II

A III

A IV

A V

F I

F II

F III

F IV

F V

EJ I

EJ II

EJ III

EP I

EP II

EP III

ES I

ES II

ES III

Coord.

Segurança como princípio inegociável

4

4

4

4

5

5

4

4

4

5

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Foco no cliente interno (operações)

2

3

3

3

4

4

3

3

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Inovação com responsabilidade

1

2

2

3

3

4

2

3

3

4

5

3

4

4

4

4

5

4

5

5

5

Sustentabilidade e uso consciente

2

3

3

3

4

4

3

3

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Excelência como rotina

2

3

3

4

4

5

3

4

4

4

5

4

4

5

4

4

5

4

5

5

5

Tabela 12 – Matriz de Competências Culturais - Controladoria.

3.5.5. Competências de Liderança - Almoxarifado

Competências Liderança

Estagiário

A I

A II

A III

A IV

A V

F I

F II

F III

F IV

F V

EJ I

EJ II

EJ III

EP I

EP II

EP III

ES I

ES II

ES III

Coord.

Inteligência emocional e autoconhecimento

0

0

0

0

0

1

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Tomada de decisão em situações críticas

0

0

0

0

0

1

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Delegação e feedback

0

0

0

0

0

1

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Gestão de conflitos e empatia

0

0

0

0

0

1

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Visão crítica e estratégica

0

0

0

0

0

1

0

1

1

2

2

3

3

4

4

4

5

4

4

5

5

Tabela 13 – Matriz de Competências de Liderança - Almoxarifado.

3.6. Trilhas de carreira

As trilhas de carreira no Departamento de Supply Chain foram estruturadas para mostrar de forma clara como cada profissional pode crescer dentro do time, quais competências precisa desenvolver e quais responsabilidades assume em cada etapa.

Estrutura da trilha:

A evolução na trilha de carreira está condicionada a:

Cada progressão representa um salto de autonomia, maior profundidade técnica e impacto nos resultados entregues. A progressão está diretamente conectada à Matriz de Competências (técnicas e comportamentais) e ao desempenho demonstrado em serviços e processos.

3.7. Critérios de Progressão

3.8. Rituais que Sustentam a Evolução

3.9. PDI's e Avaliação de Desempenho

O desenvolvimento das pessoas no Supply Chain é sustentado por um ciclo contínuo de: identificação de competências, planejamento de desenvolvimento e avaliação de resultados. Esse processo garante evolução individual, fortalece a entrega coletiva e reforça o pilar Pessoas do Sistema de Excelência Autvix (SEA).

3.9.1. Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)
3.9.2. Avaliação de Desempenho

A avaliação de desempenho ocorre em dois eixos principais:

3.9.3. Frequência
3.9.4. Conexão com Resultados Estratégicos

3.10. Procedimento de Onboarding

O Onboarding é a primeira imersão do colaborador na cultura e nas rotinas da Autvix. Ele acontece logo após a admissão e tem como objetivo alinhar identidade, valores e normas que orientam a conduta de todos, além de introduzir o profissional às práticas e sistemas do Supply Chain.

3.10.1. Onboarding Institucional

Objetivos:

Conteúdo do Onboarding Institucional:

Marcos de avaliação:

3.10.2. Onboarding Técnico do Supply Chain

Objetivos:

Estrutura do onboarding técnico:

Primeiro Dia

Primeira Semana

Primeiro Mês

Condutas esperadas:


Assim, o Onboarding Institucional garante a base cultural e normativa, enquanto o Onboarding Técnico do Supply Chain consolida a atuação prática e prepara o colaborador para entregar resultados desde os primeiros meses.

4. Jornada de Valor e Catálogo de Serviços

A Jornada de Valor do Departamento de Supply Chain representa o fluxo de atividades que transforma insumos (requisições, notas fiscais, contratos, dados de estoque, ordens de compra) em resultados concretos para a organização (materiais disponíveis, serviços contratados, entregas realizadas, inventários conciliados, relatórios e indicadores).

Este capítulo tem como objetivo mapear claramente como as demandas chegam, são processadas e entregues, assegurando transparência, rastreabilidade e alinhamento com o Sistema de Excelência Autvix (SEA).

Além disso, o Catálogo de Serviços descreve de forma estruturada quais são os serviços oferecidos pelo departamento, quem pode solicitá-los, quais os insumos necessários e quais resultados são entregues. Essa abordagem facilita a comunicação com áreas clientes, padroniza expectativas e estabelece SLAs (Acordos de Nível de Serviço) que orientam a execução e a priorização.

Em resumo, este capítulo garante que:

4.1. Diagrama da Jornada de Entrega de Valor

1.     Solicitação – Registro de requisições via ClickUp (Formulário de Compras, Balcão Almoxarifado, Solicitação de Logística);

2.     Registro – Demanda cadastrada com prioridade e documentos de suporte (NF, Ordem de Compra, Contrato);

3.     Diagnóstico – Classificação da demanda (Compras, Logística, Almoxarifado);

4.     Execução –

5.     Validação – Conferência, aprovações e registros nos sistemas (ERP/Almoxarivix);

6.     Encerramento – Evidências no ERP/Almoxarivix (NF, comprovantes, relatórios);

7.     Relatórios Gerenciais – KPIs do Supply Chain: lead time de compras, OTIF, acuracidade de inventário, performance de fornecedores, custos logísticos.

4.2.     Catálogo de Serviços – Supply Chain

Serviço

Descrição

Quem pode solicitar

Inputs necessários

Outputs entregues

Prazo (SLA)

Contato Responsável

Requisição de Compras

Solicitação de materiais/serviços

Áreas clientes, Gestores de Contrato

Formulário ClickUp, aprovação do gestor

Solicitação registrada

1 dia útil

Analista de Suprimentos

Cotação e Negociação

Obtenção de propostas e negociação comercial

Suprimentos (interno)

Requisição aprovada, lista de fornecedores

Mapa comparativo de preços

3 a 5 dias úteis (dependendo da complexidade)

Analista de Suprimentos

Emissão de Pedido de Compra

Formalização da aquisição

Suprimentos (interno)

Aprovação técnica/custo, fornecedor homologado

Pedido de compra emitido

1 a 2 dias úteis após aprovação

Assistente / Analista de Suprimentos

Acompanhamento Produção/Entrega

Monitoramento da produção e entrega junto ao fornecedor, incluindo follow-up de prazos e contingência

Suprimentos (interno)

Pedido aprovado, cronograma de entrega

Status atualizado e plano de entrega quando aplicável

Conforme prazo contratual do fornecedor

Analista de Suprimentos

Planejamento Logístico

Programação de fretes, coletas e entregas externas

Áreas clientes, Gestores de Contrato

Ordem de coleta/entrega com data

Transporte programado

Conforme programação/prazo estabelecido (ajuste de rota e coleta)

Assistente de Logística

Gestão de Custos Logísticos

Consolidação de custos de frete, transporte e armazenagem

Supply Chain (interno)

Notas de frete, contratos logísticos

Relatórios de custos logísticos

Mensal

Coordenador de Supply Chain

Acompanhamento de Transportadoras

Monitoramento de entregas e prazos

Suprimentos / Almoxarifado

Status do fornecedor, plano de entrega

Relatório de status logístico

Atualização semanal

Assistente de Logística

4.3. Catálogo de Serviços – Almoxarifado

Serviço

Descrição

Quem pode solicitar

Inputs necessários

Outputs entregues

Prazo (SLA)

Contato Responsável

Recebimento Físico e Fiscal

Conferência documental e física da mercadoria, inspeção e registro no Almoxarivix

Almoxarifado

NF, Ordem de Compra, Romaneio de entrega

Material inspecionado e registrado

Até 24h após chegada do material

Almoxarife

Armazenagem

Organização, endereçamento e controle de materiais

Almoxarifado

Materiais recebidos

Material identificado e armazenado

Até 48h após recebimento

Almoxarife

Atendimento Balcão/Entrega

Entrega de materiais, ferramentas e EPIs

Liderança Operacional (N4) ou superior.

Solicitação via Almoxarivix (reserva) ou Balcão

Material entregue e registrado

Imediato ou até 4h úteis

Almoxarife Ferramenteiro

Devolução de Materiais

Devolução de materiais com inspeção e atualização de estoque

Liderança Operacional (N4) ou superior.

NF/OS vinculada, material devolvido

Estoque atualizado e registrado

Até 24h após devolução

Almoxarife

Inventário

Contagem cíclica e ajustes de estoque

Supply Chain (interno)

Lista de itens e RCM

Relatório de inventário e ajustes

Ciclos mensais / semestrais

Encarregado de Almoxarifado

Movimentações Internas

Transferência de materiais entre unidades/canteiros

Áreas clientes

Solicitação aprovada

Material transferido com registro no sistema

Até 72h úteis

Encarregado de Almoxarifado


5. Processos Operacionais

Os processos operacionais do Departamento de Supply Chain estruturam e padronizam as atividades essenciais que garantem eficiência, rastreabilidade ponta a ponta e conformidade com as políticas institucionais do Grupo.

Este capítulo consolida:

5.1. Mapa Geral dos Processos

5.1.1. Compras e Logística
  1. Requisição de Compras;
  2. Cotação e Negociação;
  3. Emissão de Pedido de Compra;
  4. Acompanhamento Produção/Entrega;
  5. Planejamento Logístico;
  6. Acompanhamento de Transportadoras;
  7. Gestão de Custos Logísticos.
5.1.2. Almoxarifado
  1. Recebimento Físico e Fiscal;
  2. Armazenagem;
  3. Atendimento Balcão/Entrega;
  4. Devolução de Materiais;
  5. Inventários;
  6. Movimentações Internas.

5.2. Processos de Compras e Logística

Processo

Objetivo

Supplier

Inputs

Processo (Etapas)

Outputs

Customer

Requisição de Compras

Registrar e qualificar a necessidade de materiais/serviços

Áreas clientes / Gestores de Contrato

Formulário ClickUp, aprovação do gestor

Registro da solicitação → Análise de estoque

Solicitação validada

Supply Chain / Gestor de Contrato

Cotação e Negociação

Obter propostas e selecionar a melhor condição (custo, prazo, qualidade)

Fornecedores homologados

Requisição validada, lista de fornecedores

Solicitação de propostas → Análise comparativa → Negociação

Mapa comparativo de preços

Gestor de Contrato / Supply Chain

Emissão de Pedido de Compra

Formalizar a aquisição

Suprimentos (interno)

Aprovação técnica e de custos

Registro em ERP → Emissão do PC

Pedido de compra emitido

Fornecedor / Financeiro

Acompanhamento Produção/Entrega

Garantir entrega no prazo e plano de contingência

Fornecedores

Pedido emitido, cronograma de entrega

Follow-up → Monitoramento prazo/qualidade → Plano de ação

Status atualizado / plano de entrega

Áreas clientes / Gestores de Contrato

Planejamento Logístico

Programar fretes/coletas/entregas externas

Transportadoras, Frota Interna

Ordem de coleta/entrega, local e data

Programação do transporte → Agendamento de coleta

Transporte programado

Áreas clientes / Gestores de Contrato

Acompanhamento de Transportadoras

Monitorar prazos, ocorrências e comprovações

Transportadoras

Status de entrega, plano de entrega

Monitoramento de prazos e ocorrências

Relatório de status logístico

Áreas clientes / Supply Chain

Gestão de Custos Logísticos

Consolidar e reportar custos de transporte

Transportadoras / Financeiro

Notas de frete, contratos logísticos

Consolidação de custos → Registro em sistema

Relatório de custos logísticos

Diretoria / Coordenação

Tabela 16 – Processos de Compras e Logística

Metodologia aplicada – Supply Chain:

5.3. Processos de Almoxarifado

Processo

Objetivo

Supplier

Inputs

Processo (Etapas)

Outputs

Customer

Recebimento Físico e Fiscal

Conferir documentação, quantidade e qualidade

Fornecedores / Transportadoras

NF, Ordem de Compra, Romaneio

Conferência documental e física → Inspeção de qualidade → Registro no Almoxarivix

Material inspecionado e liberado

Áreas clientes / Supply Chain

Armazenagem

Endereçar e manter materiais sob controle

Almoxarifado

Materiais recebidos

Identificação → Etiquetagem → Alocação em local designado

Material identificado e armazenado

Áreas clientes / Contratos

Atendimento Balcão/Entrega

Disponibilizar materiais/EPIs com baixa e registro

Almoxarifado

Solicitação via ClickUp ou OS

Separação de material → Baixa no sistema → Entrega

Material entregue e registrado

Colaboradores / Áreas clientes

Devolução de Materiais

Retornar materiais ao estoque com inspeção

Áreas clientes

Material devolvido, NF/OS vinculada

Inspeção → Registro em sistema → Ajuste de estoque

Estoque atualizado

Supply Chain / Gestores de Contrato

Inventários

Garantir acuracidade de estoque por contagens

Supply Chain (interno)

Lista de itens, RCM

Contagem física → Conciliação com sistema → Ajustes

Relatório de inventário atualizado

Coordenação / Diretoria

Movimentações Internas

Transferir materiais entre unidades com rastreabilidade

Áreas clientes / Supply Chain

Solicitação aprovada

Separação → Transferência → Registro no sistema

Material transferido com rastreabilidade

Áreas clientes / Contratos

Tabela 17 – Processos de Almoxarifado

Metodologia aplicada – Almoxarifado:

5.4. Exemplos Práticos

Compras e Logística:

  1. Área de Engenharia solicita compra de cabos via ClickUp;
  2. Supply Chain valida estoque → não há disponibilidade;
  3. Cotação realizada com 3 fornecedores homologados;
  4. Melhor proposta aprovada tecnicamente e financeiramente;
  5. Emissão do Pedido de Compra no ERP;
  6. Fornecedor confirma prazo de entrega → Supply Chain realiza follow-up;
  7. Logística programa transporte CIF com transportadora homologada;
  8. Mercadoria entregue no almoxarifado. 

Resultado: Lead time cumprido e material entregue conforme cronograma do contrato.

Almoxarifado:

  1. Almoxarifado recebe transformadores de fornecedor;
  2. Realiza conferência documental (NF + OC + Romaneio);
  3. Faz inspeção de qualidade (checklist de integridade);
  4. Material conforme → entrada no Almoxarivix;
  5. Separação e identificação para envio a canteiro específico;
  6. Programação de transporte interno feita junto à Logística;
  7. Entrega confirmada no canteiro e baixa registrada no sistema.

Resultado: Rastreabilidade ponta a ponta do material, com estoque atualizado e entrega registrada.

5.5. Funcionalidades-Chave

5.6. Regras de Registro e Prioridade

Canais oficiais:

ClickUp → Registro de requisições de compras e solicitações ao Supply Chain;

Almoxarivix → Registro de recebimentos físicos e fiscais, movimentações internas, expedições, devoluções e inventários;

E-mail institucional → Demais comunicações operacionais (relatórios, dúvidas, interações não cobertas pelos sistemas oficiais).

Nível

Definição

Exemplo

SLA Médio

Muito Alta (Crítica)

Recebimentos urgentes ou insumos críticos de contrato

Material essencial para mobilização imediata

Atendimento imediato ou até 24h

Alta

Entregas de fornecedores estratégicos; prazos contratuais críticos

Fornecedor essencial para cronograma

Até 3 dias úteis

Média

Solicitações padrão (reposição, movimentações internas não críticas)

Reposição de estoque regular

Até 5 dias úteis

Baixa

Demandas administrativas sem impacto imediato

Solicitação informativa

Até 10 dias úteis

Tabela 18 – Tabela de Prioridade

5.7. Procedimentos Internos – Supply Chain

5.7.1. Procedimentos – Compras e Logística

Código

Procedimento

Frequência

Responsável

Output

PR-SUP-01

Requisição e aprovação de compras

Conforme demanda

Analista de Suprimentos

Solicitação validada

PR-SUP-02

Cotação e negociação

Conforme demanda

Analista de Suprimentos

Mapa comparativo

PR-SUP-03

Emissão de pedido de compra

Conforme demanda

Assistente/Analista

Pedido emitido

PR-SUP-04

Acompanhamento produção/entrega

Semanal (ou conforme cronograma)

Analista Líder de Suprimentos

Status atualizado / Plano de ação

PR-SUP-05

Compras e Logística – Encerramento e Consolidação

Mensal

Coordenador Supply Chain

Relatório consolidado (compras + logística)

Tabela 19 – Compras e Logística

5.7.2. Instruções de Trabalho – Compras e Logística (Apoio)

Código

Instrução de Trabalho

Responsável

Finalidade

IT-SUP-01

Cadastro de materiais

Analista / Assistente de Suprimentos

Definir código, descrição, unidade e classificação no Almoxarivix

IT-SUP-02

Cadastro e homologação de fornecedores

Analista de Suprimentos

Padronizar documentação obrigatória e checklists de conformidade

IT-SUP-03

Plano de contingência de suprimentos

Coordenador / Analista Líder

Orientar ações em casos de atraso, falha de fornecedor ou ruptura de estoque

IT-SUP-01

Cadastro de materiais

Analista / Assistente de Suprimentos

Definir código, descrição, unidade e classificação no Almoxarivix

Tabela 20 – Instruções de Trabalho (Compras e Logística)

5.7.3. Procedimentos – Almoxarifado

Código

Procedimento

Frequência

Responsável

Output

PR-ALM-01

Recebimento físico e fiscal

Conforme demanda

Almoxarife / Encarregado

Entrada registrada no sistema

PR-ALM-02

Armazenagem e identificação

Conforme demanda

Almoxarife

Material armazenado e identificado

PR-ALM-03

Atendimento balcão/entrega

Conforme demanda

Almoxarife

Material entregue e registrado

PR-ALM-04

Devolução de materiais

Conforme demanda

Almoxarifado

Estoque atualizado

PR-ALM-05

Inventários cíclicos

Trimestral

Encarregado / Coordenador

Relatório de inventário

PR-ALM-06

Movimentações internas

Conforme demanda

Almoxarifado

Material transferido com rastreabilidade

Tabela 21 – Procedimentos Almoxarifado

5.8. Guias de Experiência do Usuário

Além dos procedimentos acima, o Departamento de Supply Chain disponibiliza Guias de Experiência do Usuário, que orientam fornecedores, colaboradores e gestores sobre como interagir com os processos e políticas da área.

Guia

Público-Alvo

Finalidade Principal

Guia do Fornecedor – Compras

Fornecedores externos

Orientar sobre envio de notas fiscais, prazos de entrega, homologação e acompanhamento de pedidos

Guia de Solicitação e Logística

Colaboradores internos

Explicar como solicitar compras, movimentações internas e transportes via ClickUp e Forms

Guia de Inventários e Devoluções

Almoxarifado / Gestores

Detalhar como realizar inventários, devoluções e ajustes de estoque

Guia de Normas do Supply Chain

Colaboradores internos, Fornecedores, Áreas Clientes

Definir critérios de requisição, movimentação, devolução, controles de estoque e logística

Tabela 22 – Experiência do Usuário


Esses guias são documentos complementares ao Manual e devem ser utilizados como referência prática e operacional, garantindo que todos os stakeholders compreendam como interagir corretamente com o Supply Chain.

6. Gestão de Interfaces e Relacionamento com Stakeholders

A gestão de interfaces garante que as interações do Departamento de Supply Chain com outros departamentos e clientes sejam organizadas, consistentes e eficazes, permitindo uma comunicação clara, alinhamento de expectativas e fortalecimento da reputação da área.

6.1. Mapa de Stakeholders Internos/Externos

Stakeholder

Papel

Tipo de Interação

Frequência

Diretoria Executiva

Cliente

Demandas estratégicas, decisões e priorização de recursos

Mensal / sob demanda

Líderança Tática (Nível 3) e Liderança Operacional (Nível 4)

Cliente

Solicitações de compras, acompanhamento de entregas, devoluções e relatórios

Semanal / sob demanda

Áreas Clientes (Engenharia, Montagem, Automação)

Cliente

Requisições de materiais, ferramentas e serviços

Conforme cronograma dos projetos

Financeiro e Controladoria

Parceiro Interno

Aprovação de custos, interface com pagamentos, consolidação financeira

Mensal / sob demanda

Segurança

Parceiro Interno

Solicitação e controle de EPIs, uniformes e ferramentas

Mensal

Almoxarifados Regionais

Fornecedor Interno

Entradas/saídas de materiais e ferramentas, inventários, transferências

Semanal / sob demanda

TI

Parceiro Interno

Licenças, suporte a sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUp)

Mensal / sob demanda

Fornecedores Homologados

Fornecedor Externo

Cotações, negociações, entregas de materiais e serviços

Conforme demanda

Transportadoras

Fornecedor Externo

Fretes, coletas e entregas

Conforme programação logística

Órgãos e Instituições (fiscais, certificadores)

Externo

Documentações fiscais e legais, auditorias

Conforme exigência legal

Tabela 23 – Mapa de Stakeholders (internos/externos)

6.2. Política de Atendimento

O Departamento de Supply Chain pauta suas interações nos seguintes princípios:

6.3. Canais de Atendimento e Acordos de Nível de Serviço (SLAs)

Canais Formais

6.4. Procedimento para Gestão de Solicitações – Supply Chain

O procedimento para gestão de solicitações assegura que todas as demandas sejam registradas, avaliadas, tratadas e encerradas de forma padronizada, com prazos claros e rastreabilidade.

Fluxo:


7. Governança, Controles e Gestão de Riscos

O Departamento de Supply Chain adota práticas de governança que asseguram controle, rastreabilidade e conformidade em suas operações.

Este capítulo apresenta:

7.1. Matriz de Alçadas

A Matriz de Alçadas define quem pode solicitar, executar e aprovar atividades críticas do Supply Chain, de acordo com limites de valor e tipo de contrato.

Atividade / Decisão

Solicitante (quem abre)

Execução (responsável operacional)

Aprovação Técnica

Aprovação de Custo

Limite / Observações

Requisição de Compras

Líder Operacional ou superior

Assistente/Analista de Suprimentos (registro)

Líder imediato do solicitante

Coordenador (N3) ou Diretoria

Até R$ 4.000: Gestor; acima: Diretoria. Em material de contrato: até orçamento comercial; acima: Diretoria

Cotação e Negociação

Líder Operacional ou superior

Analista de Suprimentos

Líder imediato (se houver requisito técnico)

Coordenador ou Diretoria (se impactar custo/escopo)

Mínimo de 3 cotações, exceto compra direta fabricante/representação

Emissão de Pedido de Compra

Líder Operacional ou superior

Assistente/Analista de Suprimentos (ERP)

—

Coordenador ou Diretoria (conforme limite)

Segue mesmos limites da requisição

Planejamento Logístico

Líder Operacional ou superior

Assistente/Analista de Logística

Líder imediato (quando técnico/rota especial)

Coordenador (valida/aprova)

Definir teto de frete/rotas especiais

Recebimento físico e fiscal

N/A (evento de entrada)

Almoxarife (conferência)

Encarregado (supervisão)

—

Até 24h (SLA)

Armazenagem

N/A

Almoxarife

Encarregado (supervisão)

—

Até 48h após recebimento

Atendimento Balcão/Entrega

Líder Operacional ou superior (via Almoxarivix/Balcão)

Almoxarife / Ferramenteiro

Encarregado (quando item crítico)

—

Imediato ou até 4h úteis

Devolução de Materiais

Líder Operacional ou superior

Almoxarife (registro/ajuste)

Encarregado (quando não conformidade)

—

Até 24h após devolução

Inventários Cíclicos

N/A (agenda da área)

Almoxarifado / Analista Líder

Encarregado (consolida)

Coordenador valida; divergências críticas: Diretoria

Periodicidade semestral

Movimentações Internas

Líder Operacional ou superior

Almoxarife (transferência/registro)

Encarregado (aprova execução)

—

Até 72h úteis

Homologação de Fornecedores

Líder Tático (quando aplicável)

Assistente/Analista (cadastro)

Coordenação + Qualidade/Compliance

Diretoria

Regras de compliance e qualidade

Tabela 24 – Matriz de Alçada

7.1.1. Regras de Solicitação e Aprovação

Para assegurar conformidade e transparência, as requisições e aprovações seguem as diretrizes:

Regras Gerais

Limites de Aprovação Financeira

Política de Compras

7.2. Estruturas de Controle

O Supply Chain mantém mecanismos formais de auditoria, conformidade e indicadores, assegurando integridade dos processos:

Controle

Periodicidade

Evidência / Relatório

Responsável

KPI de Conformidade

Auditoria interna de recebimento

Trimestral

Checklist assinado, amostra de NFs/romaneios

Encarregado + Qualidade

≥ 95% recepções sem não conformidade

Auditoria de compras

Semestral

Revisão de cotações, mapas e PCs

Analista Líder + Coord.

≥ 95% processos com 3 propostas válidas

Inventários cíclicos

Semestral

Relatório de contagem e ajustes (RCM)

Encarregado

≥ 90% acuracidade de estoque

Acompanhamento de SLAs

Semanal

Painel ClickUp/BI

Coord. Supply Chain

≥ 90% OTIF

Avaliação de fornecedores

Trimestral

Scorecard (prazo, qualidade, conformidade)

Analista de Suprimentos

≥ 85% fornecedores com nota A/B

Controle de custos logísticos

Mensal

Relatório de fretes/armazenagem

Coord. Supply Chain

Variação ≤ meta orçamentária

Conformidade de registros

Mensal

Log de pendências e correções

Almoxarife

≥ 98% movimentos registrados no prazo

Verificação de acessos (LGPD)

Semestral

Relatório de acessos e trilhas

TI/Compliance + Coord.

100% acessos aderentes ao perfil

Tabela 25 – Estruturas de Controle

7.3.     Matriz de Riscos Operacionais

Risco

Impacto Potencial

Probabilidade

Nível

Mitigação

Plano de Contingência

Responsável

Atraso em entregas de fornecedores

Multas, bloqueio de cronogramas, impacto na imagem

Médio

Alto

SLA contratual, follow-up estruturado, fornecedor reserva homologado

Acionar reserva e replanejar entrega

Analista de Suprimentos

Material não conforme no recebimento

Interrupção de obra, retrabalho

Médio

Alto

Checklist de inspeção, homologação prévia de fornecedores

Devolução imediata e nova compra

Encarregado de Almox.

Estoque incorreto (baixa acuracidade)

Parada de atividade, custos adicionais

Médio

Alto

Inventários cíclicos, dupla conferência no Almoxarifado

Ajuste emergencial e recontagem

Encarregado de Almox.

Falha em movimentações internas

Perda de rastreabilidade, impactos em contratos

Médio

Médio

Registro obrigatório no Almoxarivix; autorizações

Bloqueio da movimentação e auditoria interna

Encarregado de Almox.

Custos logísticos acima do previsto

Aumento do custo contratual

Médio

Médio

Planejamento logístico, negociação com transportadoras

Renegociação de frete e revisão do plano

Coord. Supply Chain

Cadastros desatualizados (materiais/forn.)

Atraso em cotações e pedidos

Médio

Médio

Revisão periódica, IT de cadastro

Atualização imediata e comunicação

Analista de Suprimentos

Descumprimento de prazos de compras

Multas contratuais e atraso em contratos

Médio

Alto

ClickUp como canal oficial, acompanhamento diário

Reprogramação emergencial e reporte

Analista Líder

Indisponibilidade do Almoxarivix

Paralisação de lançamentos e inventários

Baixa-Média

Médio

Backup, redundância e suporte contratado

Operação manual emergencial até restabelecimento

Coord. Supply Chain + TI

Vazamento de informações sensíveis (contratos, preços)

Risco reputacional e legal

Baixa

Alto

Controle de acessos, LGPD, logs e revisões

Contenção, comunicação e reforço de controles

TI/Compliance + Coord.

Sinistro em transporte (avaria/roubo)

Perda financeira e atraso

Baixa-Média

Alto

Seguro, checklist de lacre e embalagem

Acionar seguro e novo envio

Assistente de Suprimentos


Tabela 26 – Riscos Operacionais

8. Rituais de Gestão

Os rituais de gestão asseguram a execução consistente da estratégia, promovendo alinhamento, acompanhamento de resultados e comunicação eficaz.

A disciplina e regularidade desses encontros são fundamentais para manter a equipe focada nos objetivos e preparada para responder a desafios operacionais.

8.1. Tabela de Rituais

Reunião

Objetivo

Frequência

Duração

Participantes

Outputs

Reunião Diária de Alinhamento Operacional

Alinhar prioridades do dia, status de entregas, pontos críticos de compras/almoxarifado

Diária

15 min

Equipe de Supply Chain (Almoxarifado, Compras, Logística)

Lista de prioridades do dia, identificação de gargalos

Reunião Semanal de Performance

Avaliar KPIs (lead time, OTIF, acuracidade de estoque, custos logísticos) e revisar plano de ação

Semanal

1h

Coordenador, Analistas, Encarregado, Diretoria (quando necessário)

Relatório de performance atualizado, plano de ação

Reunião Semanal com Fornecedores

Tratar prazos de entrega, qualidade, pendências contratuais e ações corretivas

Semanal (conforme necessidade)

30–60 min

Analistas de Suprimentos, Fornecedores-chave, Coordenador

Atas de reunião, plano de follow-up com fornecedores

Reunião Quinzenal de Integração com Áreas Clientes

Garantir alinhamento entre Supply Chain e áreas clientes (Contratos, Engenharia, Montagem)

Quinzenal

1h

Coordenador, Líderes Táticos das áreas clientes

Lista de demandas priorizadas, status de requisições

Reunião Mensal de Resultados

Apresentar indicadores estratégicos à Diretoria, revisar desempenho de fornecedores e custos

Mensal

1h30

Diretoria, Coordenador, Gestores de Contrato

Relatório consolidado de resultados, plano de melhoria

Reunião de Inventário e Auditoria

Validar inventários cíclicos, conciliações de estoque e auditorias internas

Trimestral

2h

Almoxarifado, Coordenador, Auditoria Interna

Relatório de inventário, plano de ajustes e correções


Tabela 27 – Tabela de Rituais

9. Melhoria Contínua e Inovação

Este capítulo estrutura ações práticas para otimizar tempo e aumentar a produtividade do Supply Chain, transformando rotinas manuais em processos digitais e automatizados, elevando a confiabilidade dos dados e o suporte à decisão. A diretriz é promover rastreabilidade ponta a ponta, reduzir desperdícios, fortalecer compliance e ampliar a eficiência operacional.

9.1. Boas Práticas (Supply Chain)

  1. Automação Analítica (Power BI / ERP / Almoxarivix) – Dashboards de KPIs (lead time, OTIF, acuracidade de inventário, custos logísticos e performance de fornecedores);
  2. Integração Almoxarivix ↔ ERP – Entrada automática de notas fiscais e requisições, eliminando retrabalho manual;
  3. Checklists digitais de Recebimento – Inspeção padronizada (qualidade, quantidade, NF, OS, centro de custo) com registro no sistema;
  4. Gestão de Fornecedores Digital – Cadastro e homologação via formulários online, com integração de documentação e auditorias periódicas;
  5. Gestão de Contratos de Suprimentos – Monitoramento de prazos contratuais, cláusulas de SLA e performance de fornecedores;
  6. OCR em Notas Fiscais – Leitura automática de NF-es para validação de dados, conferência de valores e registro automático no Almoxarivix;
  7. RPA (Robotic Process Automation) – Robôs para tarefas repetitivas, como conciliações de pedidos, follow-up de fornecedores e atualização de status de entregas;
  8. Calendário de Inventários Automatizado – Programação de inventários cíclicos com alertas de contagem e relatórios integrados;
  9. Integração ClickUp ↔ Supply Chain – Fonte única de requisições e acompanhamento de status, reduzindo riscos de perda de informação;
  10. Forecast de Demanda – Revisões periódicas alinhadas ao consumo real e cronogramas de contratos, com alertas para compras preventivas;
  11. Gestão Digital de Movimentações – Apropriação automática de materiais por OS/contrato, com rastreabilidade integrada ao Almoxarivix;
  12. Portal de Fornecedores – Consulta de status de pedidos, entregas, faturas e ocorrências de forma digital e transparente;
  13. Gestão de EPIs e Ferramentas – Controle automatizado de entregas, devoluções e vida útil por colaborador;
  14. Checklists de Expedição – Roteiros digitais por etapa (separação, etiquetagem, transporte), com evidências anexas e responsáveis definidos;
  15. Monitoramento de SLAs (Cap. 6.3) – Métricas e alertas automáticos alinhados aos prazos de requisição, entrega e atendimento.


As iniciativas de melhoria contínua serão priorizadas conforme impacto em produtividade, risco mitigado e esforço de implementação, com entregas incrementais e comunicação nos rituais de gestão (Capítulo 8).

10. Gestão de Desempenho

A gestão de desempenho no Departamento de Supply Chain é organizada em dois níveis:

10.1. KPIs Operacionais

KPI

Descrição

Meta / Frequência

Responsável

Lead Time de Compras

Tempo médio entre requisição aprovada e emissão do pedido de compra

≤ 5 dias – Mensal

Analista de Suprimentos

OTIF (On Time In Full)

% de entregas realizadas no prazo e em conformidade

≥ 95% – Mensal

Coordenador Supply Chain

Acuracidade de Inventário

Diferença entre estoque físico e sistema (Almoxarivix)

≥ 98% – Trimestral

Encarregado / Almoxarife

Giro de Estoque

Quantidade de vezes que o estoque é renovado em determinado período

≥ 4x ao ano

Coordenador Supply Chain

Tempo Médio de Atendimento (Almoxarifado)

Tempo médio para atendimento de requisições internas

≤ 24 horas – Mensal

Almoxarife

Performance de Fornecedores

Índice de avaliação de fornecedores (prazo, qualidade, conformidade)

≥ 90% – Trimestral

Analista Líder / Coordenador

Custos Logísticos

Custo total de fretes, transportes e armazenagem por contrato/projeto

≤ orçamento definido – Mensal

Analista de Suprimentos

Satisfação de Usuários Internos (CSAT)

Nota média de satisfação dos solicitantes (ClickUp/Survey)

≥ 4,5 – Trimestral

Coordenação

Tabela 28 – KPIs Operacionais

10.2. OKR's Estratégicos

1. Eficiência Operacional

2. Confiabilidade de Estoques

3. Relacionamento com Fornecedores

4. Experiência do Cliente Interno

10.3. Ferramentas de Monitoramento


11. Controle de Documento

O Coordenador de Supply Chain é o responsável formal pela atualização deste manual, podendo delegar a tarefa ao Analista Líder ou Encarregado mediante autorização formal.

Toda alteração deve seguir o processo de revisão documentada, mantendo registro das versões anteriores, com data, responsável pela elaboração, verificação, aprovação e observações pertinentes.

11.1. Diretrizes de Controle


12. Glossário de Termos Técnicos e Siglas

O glossário a seguir reúne os principais termos e siglas utilizados no Departamento de Supply Chain. Seu objetivo é padronizar a comunicação, assegurar entendimento comum entre colaboradores e áreas clientes e reforçar a conformidade com o Sistema de Excelência Autvix (SEA).

12.1.     Glossário

Termo/Sigla

Definição Oficial (Autvix)

Fonte/Referência

SLA (Service Level Agreement)

Acordo de Nível de Serviço que define prazos e padrões de atendimento para requisições, compras, recebimentos e logística.

Políticas de Supply Chain / SEA

OTIF (On Time In Full)

Indicador de desempenho que mede a entrega no prazo e com a quantidade correta.

Catálogo de Indicadores Autvix

ERP

Sistema integrado de gestão que centraliza cadastros, pedidos, notas fiscais e controles de estoque.

ERP Almoxarivix

Almoxarivix

Sistema oficial da Autvix para gestão de estoques, inventários e movimentações do almoxarifado.

Manual do Almoxarifado

ClickUp

Ferramenta utilizada para registrar requisições de compras, controlar tarefas e aprovações.

Procedimentos de Compras

RCM (Relatório de Contagem de Materiais)

Documento que consolida resultados de inventário físico, ajustes e reconciliação de estoque.

Procedimento de Inventários

Follow-up

Atividade de acompanhamento de fornecedores e pedidos, assegurando prazos e conformidade.

Procedimentos de Compras

Lead Time

Tempo decorrido entre a abertura de uma solicitação e a sua entrega final.

Catálogo de Indicadores

Cotação

Processo de obtenção de propostas junto a fornecedores, considerando custo, prazo e qualidade.

Política de Compras

Homologação de Fornecedores

Processo de validação documental e técnica de fornecedores antes da contratação.

Procedimento de Gestão de Fornecedores

Inventário Cíclico

Contagem periódica de materiais em estoque para validar acuracidade e prevenir divergências.

Procedimento de Almoxarifado

Romaneio

Documento que acompanha a mercadoria no transporte, contendo descrição e quantidade de itens.

Procedimento Logístico

N1/N2/N3/N4

Níveis hierárquicos da estrutura organizacional (Diretoria, Gerência, Coordenação e Operacional).

Organograma Supply Autvix

SEA (Sistema de Excelência Autvix)

Estrutura institucional que define padrões de governança, cultura e processos.

Manual de Governança

DNA Autvix

Conjunto de valores: Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua.

Manual de Cultura

Tabela 29 – Glossário