MAN-G-SUP-001 - Manual Supply Chain

MAN-G-SUP-001 - Manual Supply Chain_Rev.00
1. Identidade Organizacional O primeiro passo para entender o setor de Supply Chain da Autvix é conhecer a sua identidade. Este capítulo apresenta o propósito que guia nosso trabalho, a missão que traduz como atuamos no dia a dia e o alinhamento com o Sistema de Excelência Autvix Group (SEA). A identidade não é apenas um registro formal: é o que conecta nossa atuação às pessoas, aos processos e aos resultados do Grupo. Por isso, ao finalizar este capítulo, você terá uma visão clara de quem somos, por que existimos e como nos inserimos na estratégia maior do Autvix Group. 1.1. Objetivo O Manual do Supply Chain foi criado para ser o guia de referência de todos os profissionais que integram o setor de Suprimentos, Almoxarifado, Estoques e Logística da Autvix Group. Mais do que um conjunto de regras, este manual apresenta a identidade do setor, os papéis de cada integrante, os serviços que entregamos e a forma como trabalhamos. Ele organiza as informações essenciais para que você consiga se situar com clareza e rapidez. Aqui você vai encontrar: Quem somos e qual o nosso propósito dentro da Autvix (Capítulo 1 – Identidade Organizacional); Como o setor está estruturado (Capítulo 2 – Estrutura Funcional); Como desenvolvemos pessoas e avaliamos competências (Capítulo 3 – Gestão de Pessoas e Competências); O catálogo de serviços que oferecemos e como solicitá-los (Capítulo 4 – Jornada de Valor e Catálogo de Serviços); Os processos que garantem qualidade, segurança e eficiência no nosso dia a dia (Capítulo 5 – Processos Operacionais); Como nos relacionamos com stakeholders internos e externos (Capítulo 6 – Interfaces e Stakeholders); Nossas práticas de governança e gestão de riscos (Capítulo 7 – Governança e Riscos); Os rituais de gestão que organizam nosso trabalho (Capítulo 8 – Rituais de Gestão); Como lidamos com melhoria contínua e inovação (Capítulo 9 – Melhoria Contínua e Inovação); Como medimos desempenho com KPIs e OKRs (Capítulo 10 – Gestão de Desempenho); Quem mantém este manual atualizado (Capítulo 11 – Controle de Documento); As boas práticas e condutas esperadas de todos (Capítulo 12 – Boas Práticas e Condutas). Este manual deve ser lido, consultado e aprimorado constantemente. Se durante sua jornada você perceber pontos que podem ser melhorados, registre suas sugestões: o setor de Supply Chain cresce junto com as pessoas que fazem parte dele. 1.2. Propósito do Departamento Ser parceiro estratégico das áreas clientes e dos contratos, promovendo excelência em compras, almoxarifado, estoques e logística, por meio de processos ágeis, transparentes e padronizados, que contribuam para a redução de custos, mitigação de riscos e aumento da previsibilidade operacional. 1.3. Missão Ser parceiro estratégico da gestão, fornecendo análises financeiras claras e tempestivas, assegurando liquidez, rentabilidade e conformidade; promovendo eficiência no uso de recursos e a perenidade do negócio. 1.4. Conexão com a Visão e os Pilares do SEA O Supply Chain contribui para os pilares do SEA da seguinte forma: Pessoas: capacitação contínua da equipe, valorizando a cultura do DNA Autvix (Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua); Processos e Inovação: padronização e digitalização de fluxos de compras, almoxarifado, estoques e logística, garantindo eficiência e rastreabilidade; Clientes e Mercado: atendimento ágil e eficaz às áreas clientes e gestores de contrato, com foco em custo, prazo, qualidade e conformidade; Sociedade: atuação responsável e sustentável na cadeia de suprimentos, priorizando fornecedores qualificados e práticas alinhadas à ética e sustentabilidade; Resultados Estratégicos : redução de prazos de lead time, aumento da acuracidade de inventário, melhoria da performance de fornecedores e diminuição de custos logísticos. 1.5. Valor Gerado para Clientes Internos/Externos O Supply Chain gera valor por meio de: Clientes Internos (Áreas e Contratos): Atendimento ágil às requisições de materiais e serviços; Disponibilidade de estoques críticos para evitar paradas de projeto; Apoio na negociação de prazos e custos com fornecedores; Transparência nas movimentações via Almoxarivix e ClickUp. Clientes Externos (Fornecedores e Parceiros Logísticos): Relacionamento estruturado com fornecedores, assegurando pagamentos nos prazos acordados; Cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e legais, garantindo conformidade; Fornecimento de informações consistentes e auditáveis para bancos e investidores; Evidências documentais organizadas para auditorias internas e externas. 2. Estrutura Funcional 2.1. Organograma do Departamento O setor de Supply Chain da Autvix Group integra a área administrativa do Grupo e é responsável por compras, almoxarifado, estoques e logística. Ele está inserido na estrutura matricial do Grupo , que combina o eixo vertical (departamentos e desenvolvimento de competências) com o eixo horizontal (contratos e entregas). Figura 01 – Organograma Financeiro. 2.2. Descrição de Cargos Cargo Missão Responsabilidade Autoridade Coordenador de Supply Chain (Tático) Garantir a gestão integrada de compras, almoxarifado, estoques e logística, assegurando eficiência, conformidade e alinhamento estratégico. Liderar os processos de suprimentos, estoques e logística; definir prioridades e monitorar prazos, qualidade e conformidade; validar relatórios, KPIs e auditorias internas; conduzir homologação e avaliação de fornecedores; assegurar alinhamento ao planejamento estratégico. Definir diretrizes e prioridades da área. Aprovar Indicadores, relatórios e ações corretivas. Analista de Suprimentos (Líder Operacional) Assegurar a execução eficiente das rotinas operacionais de suprimentos, apoiando a coordenação. Consolidar cotações, negociações e pedidos; supervisionar a equipe operacional; garantir cumprimento de padrões e prazos. Priorizar demandas operacionais; orientar a equipe de suprimentos. Analista de Suprimentos Executar processos de compras e logística garantindo abastecimento, prazo e conformidade. Realizar cotações, negociações e pedidos; acompanhar entregas e contingências; manter cadastros e programação logística. Negociar dentro dos limites definidos; interagir diretamente com fornecedores. Assistente de Suprimentos Apoiar os processos administrativos e operacionais de suprimentos. Registrar informações nos sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUp); realizar follow-up com fornecedores; organizar evidências de compras. Atualizar registros e reportar pendências. Estagiário de Suprimentos Apoiar as rotinas de suprimentos e desenvolver conhecimentos práticos. Auxiliar em cotações e comparativos; apoiar lançamentos, inventários e planilhas. Executar atividades sob supervisão. Encarregado de Almoxarifado Garantir o correto funcionamento das operações de recebimento, armazenamento e expedição. Supervisionar atividades do almoxarifado; distribuir tarefas e garantir normas de segurança; conduzir inventários e controlar acuracidade. Definir prioridades operacionais do almoxarifado. Almoxarife Executar a movimentação de materiais com rastreabilidade e conformidade. Receber, inspecionar, armazenar e distribuir materiais e EPIs; registrar movimentações e controlar devoluções. Registrar e bloquear materiais não conformes. Almoxarife Ferramenteiro Garantir controle, conservação e disponibilidade de ferramentas e equipamentos. Controlar recebimento, empréstimo e devolução de ferramentas; manter registros, inspeções e apoio à manutenção; apoiar inventários de ferramentaria. Liberar, bloquear e solicitar manutenção de ferramentas. Tabela 1 – Descrição de Cargos. Equipe Externa Interfaces Fornecedores Homologados Responsáveis pelo fornecimento de materiais e serviços em conformidade técnica, prazos e compliance. Transportadoras e Operadores Logísticos Executam coletas, entregas e transferências entre unidades, assegurando rastreabilidade Áreas Clientes Internas Demandam materiais e serviços (Gestão de Contratos, Engenharia, Montagem, Automação, Financeiro) Tabela 2 – Equipe Externa. Outras Áreas Interfaces Gestão de Contratos Aprovações técnicas e de custo. Financeiro e Controladoria Interface de pagamentos e aprovações. Segurança (SSEG) Controle e distribuição de EPIs e uniformes. TI Suporte e sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUP). Áreas Operacionais (Engenharia, Montagem, Automação e demais áreas) Atendimento de requisições de materiais e serviços. Tabela 3 – Outras Áreas. 3. Gestão de Pessoas 3.1. Objetivo A gestão de pessoas no Departamento de Supply Chain é um pilar fundamental para garantir eficiência, rastreabilidade e evolução contínua. Este capítulo define as competências técnicas e comportamentais, trilhas de carreira, integração de novos colaboradores (onboarding) e critérios de avaliação de desempenho. 3.2. Matriz de Competências Comportamentais A matriz de competências define o que cada função precisa dominar para garantir entregas com qualidade, segurança e rastreabilidade.  Ela serve como ponto de partida para a elaboração de PDIs (Planos de Desenvolvimento Individual) e para a Avaliação de Desempenho. Como ler a matriz: Competências técnicas: representam o conhecimento necessário sobre processos, sistemas, normas, segurança e atividades operacionais específicas do Supply Chain; Competências comportamentais: Representam atitudes e comportamentos esperados no dia a dia, alinhados ao DNA Autvix (respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua). 3.3. Escala de Proficiencia por Cargo Cada competência é avaliada em escala de 0 a 5, conforme o Guia da Matriz: -1: Não precisa saber (irrelevante); 0: Diferencial (não exigido, mas agrega); 1: Conhece o básico, precisa de bastante suporte; 2: Trabalha sozinho em cenários simples; 3: Autonomia em cenários complexos; 4: Mentor ativo, referência em boas práticas; 5: Referência estratégica, inova e cria caminhos. Cada coluna da matriz representa um cargo do departamento, com os valores. 3.4. Competências do Subdepartamento de Suprimentos 3.4.1. Matriz de Competências Comportamentais Competência Comportamental Estagiário Ast I Ast II Ast III Ast IV Ast V An Jr I An Jr II An Jr III An Pl I An Pl II An Pl III An Sr I An Sr II An Sr III Líder Oper. Coord. Organização/Disciplina 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Acurácia/Atenção a detalhes 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Comunicação assertiva 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Proatividade/Atitude de dono 2 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Visão sistêmica/Análise 0 0 1 2 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Trabalho em equipe/Colaboração 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Ética e sigilo 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Adaptabilidade 2 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Tabela 4 – Matriz de Competências Comportamentais – Supply Chain. 3.4.2. Competências Técnicas – Supply Chain Competências Técnicas Estagiário Ast I Ast II Ast III Ast IV Ast V An Jr I An Jr II An Jr III An Pl I An Pl II An Pl III An Sr I An Sr II An Sr III Líder Oper. Coord. Cadastros (fornec. /materiais) 2 3 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 ERP/ClickUp/Almoxarivix – registros 2 3 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Follow-up de entrega 2 2 3 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Requisições e Pedidos (PC) 1 1 2 3 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Cotações e negociações 1 1 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Comparativos/Mapa de preços 1 1 2 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Programação logística (CIF/FOB) 1 1 2 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Indicadores e relatórios operacionais 0 0 1 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Custos logísticos/frete 0 0 0 1 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Homologação/avaliação de fornecedores 0 0 0 1 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Tabela 5 – Matriz de Competências Técnicas – Supply Chain. 3.4.3. Competências Metodológicas – Supply Chain Competências Metodológicas Estagiário Ast I Ast II Ast III Ast IV Ast V An Jr I An Jr II An Jr III An Pl I An Pl II An Pl III An Sr III Líder Oper. Leitura de SIPOC/BPMN do fluxo de compras/logística 1 1 2 3 3 4 3 4 4 4 5 5 5 5 Aplicação de PDCA/Kaizen em rotinas 0 0 1 2 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 Gestão de SLAs (lead time, OTIF, acurácia) 0 0 1 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 Padronização (PR/IT), checklists e evidências 1 2 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Análise ABC e curva de criticidade 0 0 0 1 2 2 3 3 4 4 5 5 5 5 Planejamento de demanda e priorização 0 0 1 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 Gestão de riscos operacionais (mapa/mitigações) 0 0 0 1 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 Uso de dados (Power BI) para decisão 0 0 1 2 3 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Compliance documental (LGPD, cadastro, contratos) 1 1 2 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 Integração vertical/horizontal de custos (centros/contratos) 0 0 0 1 2 2 3 3 4 4 5 5 5 5 Tabela 6 – Matriz de Competências Metodológicas – Supply Chain. 3.4.4. Competências Culturais – Supply Chain Competências Culturais Estagiário Ast I Ast II Ast III Ast IV Ast V An Jr I An Jr II An Jr III An Pl I An Pl II An Pl III An Sr I An Sr II An Sr III Líder Oper. Respeito e cordialidade nas interfaces 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Confiança (rastreabilidade e transparência) 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Atitude de Dono (cuidado com custo/prazo/qualidade) 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Colaboração matricial (vertical x horizontal) 2 3 3 4 4 5 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Evolução contínua (aprender/desaprender) 2 3 3 4 4 5 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Foco no cliente interno (CX/CS) 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Disciplina de registro (canais oficiais/SLAs) 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Ética e sigilo (compliance/compras) 2 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Tabela 7 – Matriz de Competências Culturais – Supply Chain. 3.4.5. Competências de Liderança – Supply Chain Competências Liderança Estagiário Ast I Ast II Ast III Ast IV Ast V An Jr I An Jr II An Jr III An Pl I An Pl II An Pl III An Sr I An Sr II An Sr III Líder Oper. Comunicação e alinhamento 1 1 2 2 3 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 Gestão de prioridades/tempo do time 0 0 1 1 2 2 2 2 3 3 4 4 4 4 5 5 Resolução de conflitos/negociação 0 0 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5 Delegação e acompanhamento (Gemba/Follow-up) 0 0 0 1 2 2 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 Feedback e desenvolvimento (PDIs) 0 0 0 1 1 2 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 Condução de rituais de gestão (semanal/mensal) 0 0 0 0 1 1 2 2 2 3 3 4 4 4 5 5 Gestão de stakeholders (internos/fornec.) 0 0 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 5 Tomada de decisão baseada em dados (BI) 0 0 1 1 2 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 Planejamento tático e desdobramento 0 0 0 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 Mentoria e formação de time 0 0 0 0 1 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 5 Tabela 8 – Matriz de Competências de Liderança – Supply Chain. 3.5. Competências do Subdepartamento de Almoxarifado 3.5.1. Competências Técnicas - Almoxarifado Competência Técnica Estagiário A I A II A III A IV A V F I F II F III F IV F V EJ I EJ II EJ III EP I EP II EP III ES I ES II ES III Coord. Recebimento físico e fiscal 2 2 2 3 4 4 3 3 4 4 5 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Inspeção e armazenagem 2 2 3 3 4 4 3 3 4 4 5 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Atendimento a requisições (balcão) 2 2 3 3 4 5 3 3 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Controle de devoluções e baixas 2 2 3 3 4 4 3 3 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Inventários e acuracidade 1 2 2 3 4 4 3 3 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Controle de ferramentas (ferramentaria) 0 0 0 1 2 2 3 4 4 5 5 3 4 4 4 5 5 4 5 5 5 Manutenção preventiva/corretiva (ferr.) 0 0 0 1 2 2 3 4 4 5 5 3 4 4 4 5 5 4 5 5 5 Utilização do Almoxarivix e ERP 1 2 3 3 4 4 3 3 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Cumprimento de normas e EPIs 2 3 3 4 4 5 3 4 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Controle de layout e endereçamento físico 1 2 3 4 4 5 3 3 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 9 – Matriz de Competências Técnicas - Almoxarifado. 3.5.2. Competências Comportamentais - Almoxarifado Competências Comportamentais Estagiário A I A II A III A IV A V F I F II F III F IV F V EJ I EJ II EJ III EP I EP II EP III ES I ES II ES III Coord. Responsabilidade e zelo com materiais 3 3 3 3 4 4 3 4 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Organização e disciplina 2 3 3 3 4 4 3 4 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Comunicação clara e assertiva 2 2 3 3 4 4 3 4 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Foco em segurança e confiabilidade 2 3 3 3 4 4 3 4 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Trabalho em equipe 3 3 3 3 4 4 3 4 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Proatividade 2 2 2 3 3 4 3 3 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Liderança e distribuição de tarefas 0 0 0 0 1 2 1 2 3 3 4 3 3 4 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 10 – Matriz de Competências Comportamentais - Almoxarifado. 3.5.3. Competências Metodológicas – Almoxarifado Competências Metodológicas Estagiário A I A II A III A IV A V F I F II F III F IV F V EJ I EJ II EJ III EP I EP II EP III ES I ES II ES III Coord. Gestão de indicadores de inventário 1 1 2 2 3 3 2 3 3 4 4 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Aplicação de checklists de inspeção 1 2 3 3 4 4 3 3 4 4 5 3 4 4 4 4 5 4 4 5 5 Análise crítica de divergências de estoque 1 1 2 3 3 4 2 3 3 4 4 3 3 4 4 4 5 4 5 5 5 Melhoria de layout e armazenagem 1 1 2 3 3 4 2 3 3 4 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 11 – Matriz de Competências Metodológica - Almoxarifado. 3.5.4. Competências Culturais - Almoxarifado Competências Culturais Estagiário A I A II A III A IV A V F I F II F III F IV F V EJ I EJ II EJ III EP I EP II EP III ES I ES II ES III Coord. Segurança como princípio inegociável 4 4 4 4 5 5 4 4 4 5 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Foco no cliente interno (operações) 2 3 3 3 4 4 3 3 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Inovação com responsabilidade 1 2 2 3 3 4 2 3 3 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Sustentabilidade e uso consciente 2 3 3 3 4 4 3 3 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Excelência como rotina 2 3 3 4 4 5 3 4 4 4 5 4 4 5 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 12 – Matriz de Competências Culturais - Controladoria. 3.5.5. Competências de Liderança - Almoxarifado Competências Liderança Estagiário A I A II A III A IV A V F I F II F III F IV F V EJ I EJ II EJ III EP I EP II EP III ES I ES II ES III Coord. Inteligência emocional e autoconhecimento 0 0 0 0 0 1 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Tomada de decisão em situações críticas 0 0 0 0 0 1 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Delegação e feedback 0 0 0 0 0 1 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Gestão de conflitos e empatia 0 0 0 0 0 1 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Visão crítica e estratégica 0 0 0 0 0 1 0 1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 4 4 5 5 Tabela 13 – Matriz de Competências de Liderança - Almoxarifado. 3.6. Trilhas de carreira As trilhas de carreira no Departamento de Supply Chain foram estruturadas para mostrar de forma clara como cada profissional pode crescer dentro do time, quais competências precisa desenvolver e quais responsabilidades assume em cada etapa. Estrutura da trilha: Suprimentos: Estagiário → Assistente → Analista JR → Analista PL → Analista SR → Analista – Líder Operacional → Coordenador de Supply Chain Almoxarifado: Almoxarife → Almoxarife Ferramenteiro (variação técnica) → Encarregado de Almoxarifado A evolução na trilha de carreira está condicionada a: Avaliação de desempenho; Atendimento às competências técnicas e comportamentais exigidas; Cumprimento dos requisitos de segurança e qualidade; Participação em treinamentos e certificações aplicáveis. Cada progressão representa um salto de autonomia , maior profundidade técnica e impacto nos resultados entregues . A progressão está diretamente conectada à Matriz de Competências (técnicas e comportamentais) e ao desempenho demonstrado em serviços e processos. 3.7. Critérios de Progressão Domínio da Matriz de Competências: atingir os níveis de proficiência esperados para o cargo; Evidências em serviço: entregas consistentes registradas em sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUp); Comportamentos alinhados ao DNA Autvix: colaboração, ética, atitude de dono, evolução contínua; Atuação em rituais de gestão: participação ativa em reuniões, feedbacks e inventários; Necessidade estratégica da empresa: evolução de carreira também depende de demandas reais de projetos e contratos. 3.8. Rituais que Sustentam a Evolução Feedbacks contínuos: alinhamentos rápidos semanais; Check-ins de desenvolvimento: reuniões trimestrais para revisar PDIs; Leitura de indicadores de desempenho: rastreabilidade de resultados operacionais (lead time, OTIF, acuracidade de inventário, performance de fornecedores). acessos supervisionados, feedback estruturado, definição do PDI inicial. 3.9. PDI's e Avaliação de Desempenho O desenvolvimento das pessoas no Supply Chain é sustentado por um ciclo contínuo de: identificação de competências, planejamento de desenvolvimento e avaliação de resultados . Esse processo garante evolução individual, fortalece a entrega coletiva e reforça o pilar Pessoas do Sistema de Excelência Autvix (SEA). 3.9.1. Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) Objetivo: fechar lacunas identificadas na Matriz de Competências; Formato: cada PDI deve conter a competência alvo, ação prática (treinamento, shadowing, projeto) e evidência de conclusão; Integração: o progresso do PDI deve refletir-se em entregas reais, registradas em sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUp) e acompanhadas por indicadores. 3.9.2. Avaliação de Desempenho A avaliação de desempenho ocorre em dois eixos principais: Competências (técnicas e comportamentais ): medidas pela Matriz de Competências; Entrega (resultados): mensuradas por SLAs e qualidade dos Processos Operacionais (lead time, OTIF, acuracidade de inventário, performance de fornecedores). 3.9.3. Frequência Feedback contínuo: alinhamentos semanais durante rituais de gestão; Avaliação formal: ciclo semestral, consolidando histórico de PDIs, indicadores e feedbacks. 3.9.4. Conexão com Resultados Estratégicos O desenvolvimento individual alimenta a Gestão de Desempenho (Capítulo 10); Os resultados coletivos reforçam o pilar Pessoas do SEA e dão suporte à estratégia da Autvix Group. 3.10. Procedimento de Onboarding O Onboarding é a primeira imersão do colaborador na cultura e nas rotinas da Autvix. Ele acontece logo após a admissão e tem como objetivo alinhar identidade, valores e normas que orientam a conduta de todos, além de introduzir o profissional às práticas e sistemas do Supply Chain. 3.10.1. Onboarding Institucional Objetivos: Apresentar a cultura da Autvix, com base no Código de Excelência Autvix Group (SEA); Formalizar compromissos éticos, de segurança e de confidencialidade; Cumprir treinamentos obrigatórios: Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança, LGPD; Garantir que os colaboradores conheçam direitos, benefícios e responsabilidades. Conteúdo do Onboarding Institucional: Cultura Autvix: Valores, DNA e Pilares do SEA; Políticas e Normas: POL-SGI, POL-GOV, POL-RH; Condutas esperadas e não permitidas: alinhadas ao Manual de Cultura; Treinamentos obrigatórios: Segurança do Trabalho, EPIs, NRs aplicáveis, PGR, PCMSO; Benefícios e direitos: plano de saúde, vale alimentação/refeição, gympass, entre outros. Marcos de avaliação: 45 dias: avaliação de adaptação cultural e engajamento; 90 dias: avaliação completa (técnica + comportamental), consolidando o período de experiência. 3.10.2. Onboarding Técnico do Supply Chain Objetivos: Introduzir os processos, sistemas e fluxos de Supply Chain (Compras, Almoxarifado, Estoques e Logística); Capacitar o colaborador para executar suas funções com segurança, rastreabilidade e eficiência; Acelerar a curva de aprendizado técnico e reduzir erros nos primeiros meses. Estrutura do onboarding técnico: Primeiro Dia Apresentação da Matriz de Competências; Orientação sobre fluxos oficiais (ERP, Almoxarivix, ClickUp); Configuração de acessos a sistemas internos; Treinamento inicial em normas de segurança e uso de EPIs. Primeira Semana Shadowing com colegas em rotinas de compras, recebimento e inventário; Treinamento prático em sistemas (ERP, Almoxarivix, BI, Office 365); Registro de atividades conforme POPs do Supply Chain; Participação nos Rituais de Gestão do setor. Primeiro Mês Execução supervisionada das atividades do cargo; Acompanhamento de entregas e inventários registrados em sistemas; Feedback estruturado com base no desempenho inicial; Definição e acompanhamento do PDI inicial. Condutas esperadas: Cumprir rigorosamente os fluxos de compras, almoxarifado e registros no sistema; Utilizar ferramentas padrão (ERP, Almoxarivix, ClickUp) para execução e controle; Demonstrar organização, proatividade e zelo com materiais e ferramentas. Assim, o Onboarding Institucional garante a base cultural e normativa, enquanto o Onboarding Técnico do Supply Chain consolida a atuação prática e prepara o colaborador para entregar resultados desde os primeiros meses. 4. Jornada de Valor e Catálogo de Serviços A Jornada de Valor do Departamento de Supply Chain representa o fluxo de atividades que transforma insumos (requisições, notas fiscais, contratos, dados de estoque, ordens de compra) em resultados concretos para a organização (materiais disponíveis, serviços contratados, entregas realizadas, inventários conciliados, relatórios e indicadores). Este capítulo tem como objetivo mapear claramente como as demandas chegam, são processadas e entregues, assegurando transparência, rastreabilidade e alinhamento com o Sistema de Excelência Autvix (SEA). Além disso, o Catálogo de Serviços descreve de forma estruturada quais são os serviços oferecidos pelo departamento, quem pode solicitá-los, quais os insumos necessários e quais resultados são entregues. Essa abordagem facilita a comunicação com áreas clientes, padroniza expectativas e estabelece SLAs (Acordos de Nível de Serviço) que orientam a execução e a priorização. Em resumo, este capítulo garante que: As rotinas do Supply Chain sejam compreendidas de ponta a ponta; Cada serviço tenha um responsável, insumos e outputs definidos; O setor atue como parceiro estratégico da gestão, entregando valor com eficiência, segurança e qualidade. 4.1. Diagrama da Jornada de Entrega de Valor 1.

 Solicitação – Registro de requisições via ClickUp (Formulário de Compras, Balcão Almoxarifado, Solicitação de Logística); 2.

 Registro – Demanda cadastrada com prioridade e documentos de suporte (NF, Ordem de Compra, Contrato); 3.

 Diagnóstico – Classificação da demanda (Compras, Logística, Almoxarifado); 4.

 Execução – Compras e Logística: cotações, negociações, pedidos de compra, acompanhamento de fornecedores, planejamento logístico; Almoxarifado: recebimento físico e fiscal, inspeção, armazenagem, movimentações internas, entrega e devolução. 5.

 Validação – Conferência, aprovações e registros nos sistemas (ERP/Almoxarivix); 6.

 Encerramento – Evidências no ERP/Almoxarivix (NF, comprovantes, relatórios); 7.

 Relatórios Gerenciais – KPIs do Supply Chain: lead time de compras, OTIF, acuracidade de inventário, performance de fornecedores, custos logísticos. 4.2.

 Catálogo de Serviços – Supply Chain Serviço Descrição Quem pode solicitar Inputs necessários Outputs entregues Prazo (SLA) Contato Responsável Requisição de Compras Solicitação de materiais/serviços Áreas clientes, Gestores de Contrato Formulário ClickUp, aprovação do gestor Solicitação registrada 1 dia útil Analista de Suprimentos Cotação e Negociação Obtenção de propostas e negociação comercial Suprimentos (interno) Requisição aprovada, lista de fornecedores Mapa comparativo de preços 3 a 5 dias úteis (dependendo da complexidade) Analista de Suprimentos Emissão de Pedido de Compra Formalização da aquisição Suprimentos (interno) Aprovação técnica/custo, fornecedor homologado Pedido de compra emitido 1 a 2 dias úteis após aprovação Assistente / Analista de Suprimentos Acompanhamento Produção/Entrega Monitoramento da produção e entrega junto ao fornecedor, incluindo follow-up de prazos e contingência Suprimentos (interno) Pedido aprovado, cronograma de entrega Status atualizado e plano de entrega quando aplicável Conforme prazo contratual do fornecedor Analista de Suprimentos Planejamento Logístico Programação de fretes, coletas e entregas externas Áreas clientes, Gestores de Contrato Ordem de coleta/entrega com data Transporte programado Conforme programação/prazo estabelecido (ajuste de rota e coleta) Assistente de Logística Gestão de Custos Logísticos Consolidação de custos de frete, transporte e armazenagem Supply Chain (interno) Notas de frete, contratos logísticos Relatórios de custos logísticos Mensal Coordenador de Supply Chain Acompanhamento de Transportadoras Monitoramento de entregas e prazos Suprimentos / Almoxarifado Status do fornecedor, plano de entrega Relatório de status logístico Atualização semanal Assistente de Logística Tabela 14 – Catálogo de Serviços 4.3. Catálogo de Serviços – Almoxarifado Serviço Descrição Quem pode solicitar Inputs necessários Outputs entregues Prazo (SLA) Contato Responsável Recebimento Físico e Fiscal Conferência documental e física da mercadoria, inspeção e registro no Almoxarivix Almoxarifado NF, Ordem de Compra, Romaneio de entrega Material inspecionado e registrado Até 24h após chegada do material Almoxarife Armazenagem Organização, endereçamento e controle de materiais Almoxarifado Materiais recebidos Material identificado e armazenado Até 48h após recebimento Almoxarife Atendimento Balcão/Entrega Entrega de materiais, ferramentas e EPIs Liderança Operacional (N4) ou superior. Solicitação via Almoxarivix (reserva) ou Balcão Material entregue e registrado Imediato ou até 4h úteis Almoxarife Ferramenteiro Devolução de Materiais Devolução de materiais com inspeção e atualização de estoque Liderança Operacional (N4) ou superior. NF/OS vinculada, material devolvido Estoque atualizado e registrado Até 24h após devolução Almoxarife Inventário Contagem cíclica e ajustes de estoque Supply Chain (interno) Lista de itens e RCM Relatório de inventário e ajustes Ciclos mensais / semestrais Encarregado de Almoxarifado Movimentações Internas Transferência de materiais entre unidades/canteiros Áreas clientes Solicitação aprovada Material transferido com registro no sistema Até 72h úteis Encarregado de Almoxarifado Tabela 15 – Catálogo de Serviços Almoxarifado 5. Processos Operacionais Os processos operacionais do Departamento de Supply Chain estruturam e padronizam as atividades essenciais que garantem eficiência, rastreabilidade ponta a ponta e conformidade com as políticas institucionais do Grupo. Este capítulo consolida: O mapa geral dos processos do departamento; A visão SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) incorporada em tabelas; A descrição clara de cada processo, com objetivo, entradas, saídas, clientes e controles aplicáveis . 5.1. Mapa Geral dos Processos 5.1.1. Compras e Logística Requisição de Compras; Cotação e Negociação; Emissão de Pedido de Compra; Acompanhamento Produção/Entrega; Planejamento Logístico; Acompanhamento de Transportadoras; Gestão de Custos Logísticos. 5.1.2. Almoxarifado Recebimento Físico e Fiscal; Armazenagem; Atendimento Balcão/Entrega; Devolução de Materiais; Inventários; Movimentações Internas. 5.2. Processos de Compras e Logística Processo Objetivo Supplier Inputs Processo (Etapas) Outputs Customer Requisição de Compras Registrar e qualificar a necessidade de materiais/serviços Áreas clientes / Gestores de Contrato Formulário ClickUp, aprovação do gestor Registro da solicitação → Análise de estoque Solicitação validada Supply Chain / Gestor de Contrato Cotação e Negociação Obter propostas e selecionar a melhor condição (custo, prazo, qualidade) Fornecedores homologados Requisição validada, lista de fornecedores Solicitação de propostas → Análise comparativa → Negociação Mapa comparativo de preços Gestor de Contrato / Supply Chain Emissão de Pedido de Compra Formalizar a aquisição Suprimentos (interno) Aprovação técnica e de custos Registro em ERP → Emissão do PC Pedido de compra emitido Fornecedor / Financeiro Acompanhamento Produção/Entrega Garantir entrega no prazo e plano de contingência Fornecedores Pedido emitido, cronograma de entrega Follow-up → Monitoramento prazo/qualidade → Plano de ação Status atualizado / plano de entrega Áreas clientes / Gestores de Contrato Planejamento Logístico Programar fretes/coletas/entregas externas Transportadoras, Frota Interna Ordem de coleta/entrega, local e data Programação do transporte → Agendamento de coleta Transporte programado Áreas clientes / Gestores de Contrato Acompanhamento de Transportadoras Monitorar prazos, ocorrências e comprovações Transportadoras Status de entrega, plano de entrega Monitoramento de prazos e ocorrências Relatório de status logístico Áreas clientes / Supply Chain Gestão de Custos Logísticos Consolidar e reportar custos de transporte Transportadoras / Financeiro Notas de frete, contratos logísticos Consolidação de custos → Registro em sistema Relatório de custos logísticos Diretoria / Coordenação Tabela 16 – Processos de Compras e Logística Metodologia aplicada – Supply Chain: Planejamento: análise de estoques mínimos/máximos e definição de prioridades conforme cronograma dos contratos; Execução: validação de requisição, cotações, emissão do pedido, acompanhamento de produção e programação logística; Controle: registros no ERP/ClickUp; integração com Almoxarifado; acionamento de plano de contingência; Medição: monitoramento de lead time, desempenho de fornecedores, custos logísticos; Melhoria Contínua: revisão da base de fornecedores, políticas de negociação e práticas sustentáveis de logística. 5.3. Processos de Almoxarifado Processo Objetivo Supplier Inputs Processo (Etapas) Outputs Customer Recebimento Físico e Fiscal Conferir documentação, quantidade e qualidade Fornecedores / Transportadoras NF, Ordem de Compra, Romaneio Conferência documental e física → Inspeção de qualidade → Registro no Almoxarivix Material inspecionado e liberado Áreas clientes / Supply Chain Armazenagem Endereçar e manter materiais sob controle Almoxarifado Materiais recebidos Identificação → Etiquetagem → Alocação em local designado Material identificado e armazenado Áreas clientes / Contratos Atendimento Balcão/Entrega Disponibilizar materiais/EPIs com baixa e registro Almoxarifado Solicitação via ClickUp ou OS Separação de material → Baixa no sistema → Entrega Material entregue e registrado Colaboradores / Áreas clientes Devolução de Materiais Retornar materiais ao estoque com inspeção Áreas clientes Material devolvido, NF/OS vinculada Inspeção → Registro em sistema → Ajuste de estoque Estoque atualizado Supply Chain / Gestores de Contrato Inventários Garantir acuracidade de estoque por contagens Supply Chain (interno) Lista de itens, RCM Contagem física → Conciliação com sistema → Ajustes Relatório de inventário atualizado Coordenação / Diretoria Movimentações Internas Transferir materiais entre unidades com rastreabilidade Áreas clientes / Supply Chain Solicitação aprovada Separação → Transferência → Registro no sistema Material transferido com rastreabilidade Áreas clientes / Contratos Tabela 17 – Processos de Almoxarifado Metodologia aplicada – Almoxarifado: Planejamento: definição de níveis de estoque, programação de inventários, layout físico. Execução: recebimento, inspeção, armazenagem, atendimento de solicitações, devoluções e transferências. Controle: atualização no Almoxarivix, conferência de divergências, aprovação de ajustes. Medição: acuracidade de inventário, tempo de atendimento, OTIF interno. Melhoria Contínua: padronização de layout, avaliação de novas ferramentas e treinamentos periódicos. 5.4. Exemplos Práticos Compras e Logística: Área de Engenharia solicita compra de cabos via ClickUp; Supply Chain valida estoque → não há disponibilidade; Cotação realizada com 3 fornecedores homologados; Melhor proposta aprovada tecnicamente e financeiramente; Emissão do Pedido de Compra no ERP; Fornecedor confirma prazo de entrega → Supply Chain realiza follow-up; Logística programa transporte CIF com transportadora homologada; Mercadoria entregue no almoxarifado.  Resultado: Lead time cumprido e material entregue conforme cronograma do contrato. Almoxarifado: Almoxarifado recebe transformadores de fornecedor; Realiza conferência documental (NF + OC + Romaneio); Faz inspeção de qualidade (checklist de integridade); Material conforme → entrada no Almoxarivix; Separação e identificação para envio a canteiro específico; Programação de transporte interno feita junto à Logística; Entrega confirmada no canteiro e baixa registrada no sistema. Resultado: Rastreabilidade ponta a ponta do material, com estoque atualizado e entrega registrada. 5.5. Funcionalidades-Chave Integração ERP/Almoxarivix: garante registros consistentes de compras, recebimentos, movimentações e expedições; Checklists de Recebimento e Inspeção: asseguram qualidade e conformidade fiscal dos materiais recebidos; Catálogo de Fornecedores Homologados: base única para cotações e negociações, garantindo compliance e agilidade; Controle de Estoques por Centro de Custo/Contrato: rastreabilidade ponta a ponta; Relatórios e Dashboards (Power BI): acompanhamento em tempo real de lead time, OTIF, performance de fornecedores e acuracidade de inventário; Plano de Contingência: mecanismo acionado em casos de atraso, não conformidade ou ruptura de estoque. 5.6. Regras de Registro e Prioridade Canais oficiais: ClickUp → Registro de requisições de compras e solicitações ao Supply Chain; Almoxarivix → Registro de recebimentos físicos e fiscais, movimentações internas, expedições, devoluções e inventários; E-mail institucional → Demais comunicações operacionais (relatórios, dúvidas, interações não cobertas pelos sistemas oficiais). Nível Definição Exemplo SLA Médio Muito Alta (Crítica) Recebimentos urgentes ou insumos críticos de contrato Material essencial para mobilização imediata Atendimento imediato ou até 24h Alta Entregas de fornecedores estratégicos; prazos contratuais críticos Fornecedor essencial para cronograma Até 3 dias úteis Média Solicitações padrão (reposição, movimentações internas não críticas) Reposição de estoque regular Até 5 dias úteis Baixa Demandas administrativas sem impacto imediato Solicitação informativa Até 10 dias úteis Tabela 18 – Tabela de Prioridade 5.7. Procedimentos Internos – Supply Chain 5.7.1. Procedimentos – Compras e Logística Código Procedimento Frequência Responsável Output PR-SUP-01 Requisição e aprovação de compras Conforme demanda Analista de Suprimentos Solicitação validada PR-SUP-02 Cotação e negociação Conforme demanda Analista de Suprimentos Mapa comparativo PR-SUP-03 Emissão de pedido de compra Conforme demanda Assistente/Analista Pedido emitido PR-SUP-04 Acompanhamento produção/entrega Semanal (ou conforme cronograma) Analista Líder de Suprimentos Status atualizado / Plano de ação PR-SUP-05 Compras e Logística – Encerramento e Consolidação Mensal Coordenador Supply Chain Relatório consolidado (compras + logística) Tabela 19 – Compras e Logística 5.7.2. Instruções de Trabalho – Compras e Logística (Apoio) Código Instrução de Trabalho Responsável Finalidade IT-SUP-01 Cadastro de materiais Analista / Assistente de Suprimentos Definir código, descrição, unidade e classificação no Almoxarivix IT-SUP-02 Cadastro e homologação de fornecedores Analista de Suprimentos Padronizar documentação obrigatória e checklists de conformidade IT-SUP-03 Plano de contingência de suprimentos Coordenador / Analista Líder Orientar ações em casos de atraso, falha de fornecedor ou ruptura de estoque IT-SUP-01 Cadastro de materiais Analista / Assistente de Suprimentos Definir código, descrição, unidade e classificação no Almoxarivix Tabela 20 – Instruções de Trabalho (Compras e Logística) 5.7.3. Procedimentos – Almoxarifado Código Procedimento Frequência Responsável Output PR-ALM-01 Recebimento físico e fiscal Conforme demanda Almoxarife / Encarregado Entrada registrada no sistema PR-ALM-02 Armazenagem e identificação Conforme demanda Almoxarife Material armazenado e identificado PR-ALM-03 Atendimento balcão/entrega Conforme demanda Almoxarife Material entregue e registrado PR-ALM-04 Devolução de materiais Conforme demanda Almoxarifado Estoque atualizado PR-ALM-05 Inventários cíclicos Trimestral Encarregado / Coordenador Relatório de inventário PR-ALM-06 Movimentações internas Conforme demanda Almoxarifado Material transferido com rastreabilidade Tabela 21 – Procedimentos Almoxarifado 5.8. Guias de Experiência do Usuário Além dos procedimentos acima, o Departamento de Supply Chain disponibiliza Guias de Experiência do Usuário, que orientam fornecedores, colaboradores e gestores sobre como interagir com os processos e políticas da área. Guia Público-Alvo Finalidade Principal Guia do Fornecedor – Compras Fornecedores externos Orientar sobre envio de notas fiscais, prazos de entrega, homologação e acompanhamento de pedidos Guia de Solicitação e Logística Colaboradores internos Explicar como solicitar compras, movimentações internas e transportes via ClickUp e Forms Guia de Inventários e Devoluções Almoxarifado / Gestores Detalhar como realizar inventários, devoluções e ajustes de estoque Guia de Normas do Supply Chain Colaboradores internos, Fornecedores, Áreas Clientes Definir critérios de requisição, movimentação, devolução, controles de estoque e logística Tabela 22 – Experiência do Usuário Esses guias são documentos complementares ao Manual e devem ser utilizados como referência prática e operacional, garantindo que todos os stakeholders compreendam como interagir corretamente com o Supply Chain. 6. Gestão de Interfaces e Relacionamento com Stakeholders A gestão de interfaces garante que as interações do Departamento de Supply Chain com outros departamentos e clientes sejam organizadas, consistentes e eficazes, permitindo uma comunicação clara, alinhamento de expectativas e fortalecimento da reputação da área. 6.1. Mapa de Stakeholders Internos/Externos Stakeholder Papel Tipo de Interação Frequência Diretoria Executiva Cliente Demandas estratégicas, decisões e priorização de recursos Mensal / sob demanda Líderança Tática (Nível 3) e Liderança Operacional (Nível 4) Cliente Solicitações de compras, acompanhamento de entregas, devoluções e relatórios Semanal / sob demanda Áreas Clientes (Engenharia, Montagem, Automação) Cliente Requisições de materiais, ferramentas e serviços Conforme cronograma dos projetos Financeiro e Controladoria Parceiro Interno Aprovação de custos, interface com pagamentos, consolidação financeira Mensal / sob demanda Segurança Parceiro Interno Solicitação e controle de EPIs, uniformes e ferramentas Mensal Almoxarifados Regionais Fornecedor Interno Entradas/saídas de materiais e ferramentas, inventários, transferências Semanal / sob demanda TI Parceiro Interno Licenças, suporte a sistemas (ERP, Almoxarivix, ClickUp) Mensal / sob demanda Fornecedores Homologados Fornecedor Externo Cotações, negociações, entregas de materiais e serviços Conforme demanda Transportadoras Fornecedor Externo Fretes, coletas e entregas Conforme programação logística Órgãos e Instituições (fiscais, certificadores) Externo Documentações fiscais e legais, auditorias Conforme exigência legal Tabela 23 – Mapa de Stakeholders (internos/externos) 6.2. Política de Atendimento O Departamento de Supply Chain pauta suas interações nos seguintes princípios: Clareza: comunicação objetiva e transparente; Agilidade: resposta no menor tempo possível, conforme prioridade e SLA; Cordialidade: atendimento respeitoso e colaborativo; Rastreabilidade: registros formais de todas as solicitações nos canais oficiais; Foco na Solução: busca pela resolução definitiva das demandas. 6.3. Canais de Atendimento e Acordos de Nível de Serviço (SLAs) Canais Formais Formulário ClickUp : Registro oficial de requisições de compras e solicitações de materiais; Almoxarivix : Registro oficial de recebimentos, movimentações, inventários e devoluções; E-mail institucional Autvix: suprimentos@autvix.com.br → Relatórios, dúvidas e solicitações diversas; E-mail institucional ADVix: suprimentos@advixsolucoes.com.br → Relatórios, dúvidas e solicitações diversas. 6.4. Procedimento para Gestão de Solicitações – Supply Chain O procedimento para gestão de solicitações assegura que todas as demandas sejam registradas, avaliadas, tratadas e encerradas de forma padronizada, com prazos claros e rastreabilidade. Fluxo: Registro – A solicitação é formalizada pelo canal oficial (ClickUp para compras, Almoxarivix para almoxarifado, e-mail para demandas gerais); Classificação – A equipe de Supply Chain identifica o tipo de solicitação (Compras, Almoxarifado ou Logística); Execução – A demanda é tratada conforme SLA definido no tópico 6.3; Validação – Conferência de conformidade com documentos, registros em sistema e evidências internas; Encerramento – Comunicação ao solicitante com comprovação da execução (pedido emitido, material entregue, relatório gerado, etc.); Feedback – O solicitante confirma a resolução ou aponta ajustes; casos recorrentes são avaliados em reuniões internas para melhoria contínua. 7. Governança, Controles e Gestão de Riscos O Departamento de Supply Chain adota práticas de governança que asseguram controle, rastreabilidade e conformidade em suas operações. Este capítulo apresenta: Matriz de Alçadas : definição de responsabilidades e limites por função; Regras de Solicitação e Aprovação : critérios normativos para requisições; Estruturas de Controle : mecanismos de acompanhamento, auditoria e indicadores; Matriz de Riscos Operacionais : identificação de riscos, impactos, controles e planos de mitigação. 7.1. Matriz de Alçadas A Matriz de Alçadas define quem pode solicitar, executar e aprovar atividades críticas do Supply Chain, de acordo com limites de valor e tipo de contrato. Atividade / Decisão Solicitante (quem abre) Execução (responsável operacional) Aprovação Técnica Aprovação de Custo Limite / Observações Requisição de Compras Líder Operacional ou superior Assistente/Analista de Suprimentos (registro) Líder imediato do solicitante Coordenador (N3) ou Diretoria Até R$ 4.000: Gestor; acima: Diretoria. Em material de contrato: até orçamento comercial; acima: Diretoria Cotação e Negociação Líder Operacional ou superior Analista de Suprimentos Líder imediato (se houver requisito técnico) Coordenador ou Diretoria (se impactar custo/escopo) Mínimo de 3 cotações, exceto compra direta fabricante/representação Emissão de Pedido de Compra Líder Operacional ou superior Assistente/Analista de Suprimentos (ERP) — Coordenador ou Diretoria (conforme limite) Segue mesmos limites da requisição Planejamento Logístico Líder Operacional ou superior Assistente/Analista de Logística Líder imediato (quando técnico/rota especial) Coordenador (valida/aprova) Definir teto de frete/rotas especiais Recebimento físico e fiscal N/A (evento de entrada) Almoxarife (conferência) Encarregado (supervisão) — Até 24h (SLA) Armazenagem N/A Almoxarife Encarregado (supervisão) — Até 48h após recebimento Atendimento Balcão/Entrega Líder Operacional ou superior (via Almoxarivix/Balcão) Almoxarife / Ferramenteiro Encarregado (quando item crítico) — Imediato ou até 4h úteis Devolução de Materiais Líder Operacional ou superior Almoxarife (registro/ajuste) Encarregado (quando não conformidade) — Até 24h após devolução Inventários Cíclicos N/A (agenda da área) Almoxarifado / Analista Líder Encarregado (consolida) Coordenador valida; divergências críticas: Diretoria Periodicidade semestral Movimentações Internas Líder Operacional ou superior Almoxarife (transferência/registro) Encarregado (aprova execução) — Até 72h úteis Homologação de Fornecedores Líder Tático (quando aplicável) Assistente/Analista (cadastro) Coordenação + Qualidade/Compliance Diretoria Regras de compliance e qualidade Tabela 24 – Matriz de Alçada 7.1.1. Regras de Solicitação e Aprovação Para assegurar conformidade e transparência, as requisições e aprovações seguem as diretrizes: Regras Gerais Quem pode solicitar: apenas Líderes Operacionais (N4) ou superiores; Requisições de Líder Operacional: obrigatoriamente passam por aprovação técnica do líder imediato (N3 ou Superior); Aprovação de custo: deve ser realizada por Líder Tático (N3) ou superior; Lideranças compartilhadas: quando houver divisão de atendimento, o “de acordo” técnico deve ser emitido pelo líder responsável pelo contrato/projeto em execução. Limites de Aprovação Financeira Até R$ 4.000,00 → Gestor/Lídet Tático (N3); Acima de R$ 4.000,00 → Diretoria (N1/N2); Materiais de Contrato → Até o limite previsto no orçamento comercial (preço de custo). Acima desse valor, obrigatória a aprovação da Diretoria. Política de Compras Todas as aquisições devem observar o princípio da transparência e competitividade; Mínimo de 3 cotações obrigatórias, exceto em compras diretas com fabricante exclusivo/representação oficial; Os registros de cotações devem constar em mapa comparativo, arquivado no ERP/ClickUp. 7.2. Estruturas de Controle O Supply Chain mantém mecanismos formais de auditoria, conformidade e indicadores , assegurando integridade dos processos: Controle Periodicidade Evidência / Relatório Responsável KPI de Conformidade Auditoria interna de recebimento Trimestral Checklist assinado, amostra de NFs/romaneios Encarregado + Qualidade ≥ 95% recepções sem não conformidade Auditoria de compras Semestral Revisão de cotações, mapas e PCs Analista Líder + Coord. ≥ 95% processos com 3 propostas válidas Inventários cíclicos Semestral Relatório de contagem e ajustes (RCM) Encarregado ≥ 90% acuracidade de estoque Acompanhamento de SLAs Semanal Painel ClickUp/BI Coord. Supply Chain ≥ 90% OTIF Avaliação de fornecedores Trimestral Scorecard (prazo, qualidade, conformidade) Analista de Suprimentos ≥ 85% fornecedores com nota A/B Controle de custos logísticos Mensal Relatório de fretes/armazenagem Coord. Supply Chain Variação ≤ meta orçamentária Conformidade de registros Mensal Log de pendências e correções Almoxarife ≥ 98% movimentos registrados no prazo Verificação de acessos (LGPD) Semestral Relatório de acessos e trilhas TI/Compliance + Coord. 100% acessos aderentes ao perfil Tabela 25 – Estruturas de Controle 7.3.

 Matriz de Riscos Operacionais Risco Impacto Potencial Probabilidade Nível Mitigação Plano de Contingência Responsável Atraso em entregas de fornecedores Multas, bloqueio de cronogramas, impacto na imagem Médio Alto SLA contratual, follow-up estruturado, fornecedor reserva homologado Acionar reserva e replanejar entrega Analista de Suprimentos Material não conforme no recebimento Interrupção de obra, retrabalho Médio Alto Checklist de inspeção, homologação prévia de fornecedores Devolução imediata e nova compra Encarregado de Almox. Estoque incorreto (baixa acuracidade) Parada de atividade, custos adicionais Médio Alto Inventários cíclicos, dupla conferência no Almoxarifado Ajuste emergencial e recontagem Encarregado de Almox. Falha em movimentações internas Perda de rastreabilidade, impactos em contratos Médio Médio Registro obrigatório no Almoxarivix; autorizações Bloqueio da movimentação e auditoria interna Encarregado de Almox. Custos logísticos acima do previsto Aumento do custo contratual Médio Médio Planejamento logístico, negociação com transportadoras Renegociação de frete e revisão do plano Coord. Supply Chain Cadastros desatualizados (materiais/forn.) Atraso em cotações e pedidos Médio Médio Revisão periódica, IT de cadastro Atualização imediata e comunicação Analista de Suprimentos Descumprimento de prazos de compras Multas contratuais e atraso em contratos Médio Alto ClickUp como canal oficial, acompanhamento diário Reprogramação emergencial e reporte Analista Líder Indisponibilidade do Almoxarivix Paralisação de lançamentos e inventários Baixa-Média Médio Backup, redundância e suporte contratado Operação manual emergencial até restabelecimento Coord. Supply Chain + TI Vazamento de informações sensíveis (contratos, preços) Risco reputacional e legal Baixa Alto Controle de acessos, LGPD, logs e revisões Contenção, comunicação e reforço de controles TI/Compliance + Coord. Sinistro em transporte (avaria/roubo) Perda financeira e atraso Baixa-Média Alto Seguro, checklist de lacre e embalagem Acionar seguro e novo envio Assistente de Suprimentos Tabela 26 – Riscos Operacionais 8. Rituais de Gestão Os rituais de gestão asseguram a execução consistente da estratégia, promovendo alinhamento, acompanhamento de resultados e comunicação eficaz. A disciplina e regularidade desses encontros são fundamentais para manter a equipe focada nos objetivos e preparada para responder a desafios operacionais. 8.1. Tabela de Rituais Reunião Objetivo Frequência Duração Participantes Outputs Reunião Diária de Alinhamento Operacional Alinhar prioridades do dia, status de entregas, pontos críticos de compras/almoxarifado Diária 15 min Equipe de Supply Chain (Almoxarifado, Compras, Logística) Lista de prioridades do dia, identificação de gargalos Reunião Semanal de Performance Avaliar KPIs (lead time, OTIF, acuracidade de estoque, custos logísticos) e revisar plano de ação Semanal 1h Coordenador, Analistas, Encarregado, Diretoria (quando necessário) Relatório de performance atualizado, plano de ação Reunião Semanal com Fornecedores Tratar prazos de entrega, qualidade, pendências contratuais e ações corretivas Semanal (conforme necessidade) 30–60 min Analistas de Suprimentos, Fornecedores-chave, Coordenador Atas de reunião, plano de follow-up com fornecedores Reunião Quinzenal de Integração com Áreas Clientes Garantir alinhamento entre Supply Chain e áreas clientes (Contratos, Engenharia, Montagem) Quinzenal 1h Coordenador, Líderes Táticos das áreas clientes Lista de demandas priorizadas, status de requisições Reunião Mensal de Resultados Apresentar indicadores estratégicos à Diretoria, revisar desempenho de fornecedores e custos Mensal 1h30 Diretoria, Coordenador, Gestores de Contrato Relatório consolidado de resultados, plano de melhoria Reunião de Inventário e Auditoria Validar inventários cíclicos, conciliações de estoque e auditorias internas Trimestral 2h Almoxarifado, Coordenador, Auditoria Interna Relatório de inventário, plano de ajustes e correções Tabela 27 – Tabela de Rituais 9. Melhoria Contínua e Inovação Este capítulo estrutura ações práticas para otimizar tempo e aumentar a produtividade do Supply Chain, transformando rotinas manuais em processos digitais e automatizados, elevando a confiabilidade dos dados e o suporte à decisão. A diretriz é promover rastreabilidade ponta a ponta, reduzir desperdícios, fortalecer compliance e ampliar a eficiência operacional. 9.1. Boas Práticas (Supply Chain) Automação Analítica (Power BI / ERP / Almoxarivix) – Dashboards de KPIs (lead time, OTIF, acuracidade de inventário, custos logísticos e performance de fornecedores); Integração Almoxarivix ↔ ERP – Entrada automática de notas fiscais e requisições, eliminando retrabalho manual; Checklists digitais de Recebimento – Inspeção padronizada (qualidade, quantidade, NF, OS, centro de custo) com registro no sistema; Gestão de Fornecedores Digital – Cadastro e homologação via formulários online, com integração de documentação e auditorias periódicas; Gestão de Contratos de Suprimentos – Monitoramento de prazos contratuais, cláusulas de SLA e performance de fornecedores; OCR em Notas Fiscais – Leitura automática de NF-es para validação de dados, conferência de valores e registro automático no Almoxarivix; RPA (Robotic Process Automation) – Robôs para tarefas repetitivas, como conciliações de pedidos, follow-up de fornecedores e atualização de status de entregas; Calendário de Inventários Automatizado – Programação de inventários cíclicos com alertas de contagem e relatórios integrados; Integração ClickUp ↔ Supply Chain – Fonte única de requisições e acompanhamento de status, reduzindo riscos de perda de informação; Forecast de Demanda – Revisões periódicas alinhadas ao consumo real e cronogramas de contratos, com alertas para compras preventivas; Gestão Digital de Movimentações – Apropriação automática de materiais por OS/contrato, com rastreabilidade integrada ao Almoxarivix; Portal de Fornecedores – Consulta de status de pedidos, entregas, faturas e ocorrências de forma digital e transparente; Gestão de EPIs e Ferramentas – Controle automatizado de entregas, devoluções e vida útil por colaborador; Checklists de Expedição – Roteiros digitais por etapa (separação, etiquetagem, transporte), com evidências anexas e responsáveis definidos; Monitoramento de SLAs (Cap. 6.3) – Métricas e alertas automáticos alinhados aos prazos de requisição, entrega e atendimento. As iniciativas de melhoria contínua serão priorizadas conforme impacto em produtividade, risco mitigado e esforço de implementação, com entregas incrementais e comunicação nos rituais de gestão (Capítulo 8). 10. Gestão de Desempenho A gestão de desempenho no Departamento de Supply Chain é organizada em dois níveis: KPIs Operacionais: asseguram a execução de processos diários com qualidade, prazo e conformidade; OKRs Estratégicos: traduzem os objetivos de longo prazo em resultados-chave mensuráveis, alinhando a área à estratégia corporativa. 10.1. KPIs Operacionais KPI Descrição Meta / Frequência Responsável Lead Time de Compras Tempo médio entre requisição aprovada e emissão do pedido de compra ≤ 5 dias – Mensal Analista de Suprimentos OTIF (On Time In Full) % de entregas realizadas no prazo e em conformidade ≥ 95% – Mensal Coordenador Supply Chain Acuracidade de Inventário Diferença entre estoque físico e sistema (Almoxarivix) ≥ 98% – Trimestral Encarregado / Almoxarife Giro de Estoque Quantidade de vezes que o estoque é renovado em determinado período ≥ 4x ao ano Coordenador Supply Chain Tempo Médio de Atendimento (Almoxarifado) Tempo médio para atendimento de requisições internas ≤ 24 horas – Mensal Almoxarife Performance de Fornecedores Índice de avaliação de fornecedores (prazo, qualidade, conformidade) ≥ 90% – Trimestral Analista Líder / Coordenador Custos Logísticos Custo total de fretes, transportes e armazenagem por contrato/projeto ≤ orçamento definido – Mensal Analista de Suprimentos Satisfação de Usuários Internos (CSAT) Nota média de satisfação dos solicitantes (ClickUp/Survey) ≥ 4,5 – Trimestral Coordenação Tabela 28 – KPIs Operacionais 10.2. OKR's Estratégicos 1. Eficiência Operacional KR1: Reduzir lead time médio de compras em 30% no próximo semestre; KR2: Automatizar 70% dos checklists de recebimento e inspeção até o próximo ciclo. 2. Confiabilidade de Estoques KR1: Garantir acuracidade ≥ 98% em inventários cíclicos; KR2: Implementar forecast de materiais críticos com precisão ≥ 95%. 3. Relacionamento com Fornecedores KR1: Elevar o índice de performance de fornecedores para ≥ 92%; KR2: Garantir homologação/requalificação 100% dentro do prazo definido. 4. Experiência do Cliente Interno KR1: Reduzir tempo médio de atendimento de requisições internas em 20%; KR2: Atingir CSAT ≥ 4,7 até o próximo ciclo de avaliação. 10.3. Ferramentas de Monitoramento Almoxarivix – Sistema oficial de gestão de estoque, recebimento, movimentações e inventários; ClickUp  – Gestão de requisições, SLAs, indicadores de atendimento e plano de melhorias. 11. Controle de Documento O Coordenador de Supply Chain é o responsável formal pela atualização deste manual, podendo delegar a tarefa ao Analista Líder ou Encarregado mediante autorização formal. Toda alteração deve seguir o processo de revisão documentada, mantendo registro das versões anteriores, com data, responsável pela elaboração, verificação, aprovação e observações pertinentes. 11.1. Diretrizes de Controle Elaboração: realizada pela equipe técnica designada (Analista de Suprimentos, Encarregado de Almoxarifado ou responsável pelo processo); Verificação: responsabilidade do Coordenador de Supply Chain ou substituto autorizado; Aprovação: competência da Diretoria Administrativa, garantindo conformidade institucional; Periodicidade: revisão mínima anual ou quando ocorrerem mudanças significativas em processos, sistemas ou estrutura organizacional; Armazenamento: versão digital arquivada em repositório oficial da Autvix (SharePoint / Servidor Interno), com controle de acesso; Comunicação: versões atualizadas devem ser divulgadas formalmente à equipe do Supply Chain e áreas correlatas. 12. Glossário de Termos Técnicos e Siglas O glossário a seguir reúne os principais termos e siglas utilizados no Departamento de Supply Chain. Seu objetivo é padronizar a comunicação , assegurar entendimento comum entre colaboradores e áreas clientes e reforçar a conformidade com o Sistema de Excelência Autvix (SEA) . 12.1.

 Glossário Termo/Sigla Definição Oficial (Autvix) Fonte/Referência SLA (Service Level Agreement) Acordo de Nível de Serviço que define prazos e padrões de atendimento para requisições, compras, recebimentos e logística. Políticas de Supply Chain / SEA OTIF (On Time In Full) Indicador de desempenho que mede a entrega no prazo e com a quantidade correta. Catálogo de Indicadores Autvix ERP Sistema integrado de gestão que centraliza cadastros, pedidos, notas fiscais e controles de estoque. ERP Almoxarivix Almoxarivix Sistema oficial da Autvix para gestão de estoques, inventários e movimentações do almoxarifado. Manual do Almoxarifado ClickUp Ferramenta utilizada para registrar requisições de compras, controlar tarefas e aprovações. Procedimentos de Compras RCM (Relatório de Contagem de Materiais) Documento que consolida resultados de inventário físico, ajustes e reconciliação de estoque. Procedimento de Inventários Follow-up Atividade de acompanhamento de fornecedores e pedidos, assegurando prazos e conformidade. Procedimentos de Compras Lead Time Tempo decorrido entre a abertura de uma solicitação e a sua entrega final. Catálogo de Indicadores Cotação Processo de obtenção de propostas junto a fornecedores, considerando custo, prazo e qualidade. Política de Compras Homologação de Fornecedores Processo de validação documental e técnica de fornecedores antes da contratação. Procedimento de Gestão de Fornecedores Inventário Cíclico Contagem periódica de materiais em estoque para validar acuracidade e prevenir divergências. Procedimento de Almoxarifado Romaneio Documento que acompanha a mercadoria no transporte, contendo descrição e quantidade de itens. Procedimento Logístico N1/N2/N3/N4 Níveis hierárquicos da estrutura organizacional (Diretoria, Gerência, Coordenação e Operacional). Organograma Supply Autvix SEA (Sistema de Excelência Autvix) Estrutura institucional que define padrões de governança, cultura e processos. Manual de Governança DNA Autvix Conjunto de valores: Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua. Manual de Cultura Tabela 29 – Glossário