Manuais - Infra e Frota

MAN-G-INFRA-001 - Manual Infraestrutura & Frota

MAN-G-INFRA-001 - Manual Infraestrutura & Frota_Rev.00
1. Identidade Organizacional 1.1 Objetivo O Manual do Departamento de Infraestrutura & Frota foi criado para ser o guia de referência de todos os profissionais que integram o setor, bem como das áreas clientes e parceiros que interagem com o departamento. Mais do que um conjunto de regras, este manual apresenta a identidade do setor, seus papéis, os serviços entregues, os processos críticos e a forma como trabalhamos, assegurando alinhamento com o Sistema de Excelência Autvix (SEA). Este documento deve ser consultado continuamente e aprimorado de forma colaborativa. 1.2. Propósito do Departamento Garantir a disponibilidade, segurança e eficiência da infraestrutura predial e da frota veicular do Autvix Group, assegurando que colaboradores, áreas administrativas, operações e canteiros de obra disponham de condições adequadas para a execução de suas atividades, em conformidade com normas técnicas, legais e de segurança. 1.3. Missão Ser parceiro estratégico das áreas administrativas e operacionais, oferecendo soluções integradas em manutenção predial, facilities e gestão de frota, com foco em confiabilidade, rastreabilidade, otimização de custos e suporte direto às operações e contratos. 1.4. Conexão com a Visão e os Pilares do SEA 1.4.1. Valor Gerado para Clientes Internos e Externos Pessoas Garantir ambientes seguros, organizados e frota adequada, promovendo saúde, segurança e produtividade. Processos e Inovação Padronizar e digitalizar fluxos de manutenção, facilities e frota, utilizando sistemas corporativos, checklists digitais e indicadores. Clientes e Mercado Atender áreas internas como clientes, assegurando disponibilidade, agilidade e previsibilidade operacional. Sociedade Promover uso consciente de recursos e conformidade legal, reduzindo impactos ambientais e riscos regulatórios. Resultados Estratégicos Aumentar a disponibilidade de ativos, reduzir custos operacionais e mitigar riscos de paradas. 1.5. Valor Gerado para Clientes Internos e Externos Clientes Internos Ambientes funcionais, frota disponível, SLAs claros, redução de riscos e suporte à decisão. Clientes Externos Conformidade documental, relacionamento estruturado e evidências para auditorias. 2. Estrutura Funcional 2.1. Objetivo Definir a estrutura organizacional do Departamento de Infraestrutura & Frota, seus papéis e responsabilidades, garantindo eficiência, segregação de funções e alinhamento estratégico. Estrutura Organizacional Diretoria Administrativa: Define diretrizes e políticas corporativas; Gerência Administrativa: Desdobra diretrizes, integra áreas e supervisiona a coordenação; Coordenação de Infraestrutura & Frota: Planeja, prioriza, controla custos, prazos, qualidade, KPIs e conformidade; Equipe Operacional Interna: Zeladoria, serviços gerais, frota e motoristas; Equipe Externa: Fornecedores homologados, oficinas, seguradoras e órgãos reguladores. 3. Gestão de Pessoas e Competências A gestão de pessoas é pilar essencial para garantir segurança, eficiência e rastreabilidade. Inclui: Matriz de competências técnicas, comportamentais, culturais e de liderança; Trilhas de carreira; Onboarding institucional e técnico; Avaliação de desempenho e PDIs. Todos os colaboradores devem atuar alinhados ao DNA Autvix: respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua. 3.1. Matriz de Competências A matriz de competências define o que cada função precisa dominar para garantir entregas com qualidade, segurança e rastreabilidade. Ela serve como ponto de partida para a elaboração de PDIs (Planos de Desenvolvimento Individual) e para a Avaliação de Desempenho. 3.2. Como Ler a Matriz Competências técnicas: conhecimento necessário sobre processos, sistemas, normas e atividades específicas de Infraestrutura e Frota; Competências comportamentais: atitudes e comportamentos esperados no dia a dia, alinhados ao DNA Autvix (respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua); Competências metodológicas: aplicação de indicadores, análises e metodologias de melhoria contínua; Competências culturais: vivência dos valores Autvix como segurança, excelência, foco no cliente, inovação e sustentabilidade; Competências de liderança: habilidades para tomada de decisão, gestão de conflitos, feedback e visão estratégica. 3.3. Escala de Proficiência -1: Não precisa saber (irrelevante); 0: Diferencial (não exigido, mas agrega); 1: Conhece o básico, precisa de bastante suporte; 2: Trabalha sozinho em cenários simples; 3: Autonomia em cenários complexos; 4: Mentor ativo, referência em boas práticas; 5: Referência estratégica, inova e cria caminhos. 3.3.1. Matriz de Competências Técnicas (Infra & Frota) Competência Aux. SG I Aux. SG II Aux. SG III Aux. SG IV Aux. SG V Zelador I Zelador II Zelador III Coord. Infra & Frota Organização e disciplina 1 2 3 4 5 3 4 5 5 Comunicação clara e assertiva 1 2 3 3 4 2 3 4 5 Trabalho em equipe e colaboração 2 3 3 4 4 3 4 4 5 Proatividade e foco em resultados 1 2 2 3 4 2 3 4 5 Responsabilidade e zelo pelo patrimônio 2 3 3 4 5 3 4 5 5 Atendimento ao cliente interno (canteiros e áreas) 1 2 2 3 4 3 4 4 5 Tabela 1 – Matriz de Competências Técnicas (Infra & Frota) 3.3.2. Trilhas de Carreira Trilha Operacional Evolução Serviços Gerais Auxiliar → Zelador Frota Assistente → Analista JR → Analista PL → Analista SR Liderança Analista SR → Coordenador Tabela 2 – Trilhas de Carreira 3.3.3. Onboarding Técnico Etapa Conteúdo Responsável 1º dia Apresentação do setor, normas e sistemas Coordenação 1ª semana Shadowing operacional Zelador / Analista 30 dias Operação assistida + feedback Coordenação 90 dias Avaliação técnica e comportamental Coordenação Tabela 3 – Onboarding Técnico 3.3.4. Competências Metodológicas – Infra Competência Metodológica Aux. SG I Aux. SG II Aux. SG III Aux. SG IV Aux. SG V Zelador I Zelador II Zelador III Coord. Infra & Frota Aplicação de checklists digitais (rotinas prediais) 1 2 3 3 4 3 4 4 5 Gestão de indicadores de manutenção (preventiva/corretiva) - - - - - 2 3 3 5 Análise de falhas e não conformidades prediais - - - - - 2 3 3 5 Planejamento de melhorias estruturais - - - - - 2 3 3 5 Apoio em auditorias internas (infra, SGI) - - - - - 2 3 4 5 Tabela 4 – Competências Metodológicas – Infra 3.3.5. Competências Culturais (Valores Autvix) – Infra Competência Cultural Aux. SG I Aux. SG II Aux. SG III Aux. SG IV Aux. SG V Zelador I Zelador II Zelador III Coord. Infra & Frota Segurança como princípio inegociável 3 4 5 5 5 4 5 5 5 Foco no cliente interno (unidades e canteiros) 2 3 3 4 4 3 4 4 5 Sustentabilidade e uso consciente de recursos 2 3 3 4 4 3 3 4 5 Inovação com responsabilidade (melhorias de rotina) 1 2 2 3 3 2 3 3 5 Excelência como rotina 2 3 3 4 4 3 4 4 5 Tabela 5 – Competências Culturais (Valores Autvix) – Infra 3.3.6. Competências da Liderança – Infra Competência de Liderança Aux. SG I Aux. SG II Aux. SG III Aux. SG IV Aux. SG V Zelador I Zelador II Zelador III Coord. Infra & Frota Inteligência emocional e autoconhecimento -1 -1 -1 -1 -1 2 3 3 5 Tomada de decisão orientada a dados -1 -1 -1 -1 -1 2 3 3 5 Delegação e feedback -1 -1 -1 -1 -1 2 3 3 5 Gestão de conflitos e empatia -1 -1 -1 -1 -1 2 3 3 5 Visão crítica e estratégica -1 -1 -1 -1 -1 2 3 Tabela 6 – Competências de Liderança – Infra 3.3.7.

 Competências Comportamentais – Frota Competência Motorista I Motorista II Motorista III Motorista IV Motorista V Motorista Munck I Motorista Munck II Motorista Munck III Motorista Munck IV Motorista Munck V Analista JR Analista PL Analista SR Coor. Infra & Frota Organização e Disciplina 2 3 4 4 5 2 3 4 4 5 3 4 5 5 Comunicação Clara e Assertiva 2 3 4 4 5 2 3 4 4 5 3 4 5 5 Trabalho em Equipe e Colaboração 2 3 4 4 5 2 3 4 4 5 3 4 5 5 Proatividade e Foco em Resultados 2 3 4 4 5 2 3 4 4 5 3 4 5 5 Responsabilidade e Zelo pelo Patrimônio 3 4 4 5 5 3 4 4 5 5 3 4 5 5 Atendimento ao Cliente Interno 2 3 3 4 4 2 3 3 4 4 3 4 5 5 Tabela 7 – Competências Comportamentais – Frota 3.3.8. Competências Técnicas Competência Técnica Motorista I Motorista II Motorista III Motorista IV Motorista V Motorista Munck I Motorista Munck II Motorista Munck III Motorista Munck IV Motorista Munck V Analista JR Analista PL Analista SR Coord. Condução segura de veículos leves/pesados 3 4 5 5 5 3 4 5 5 5 - - - - Inspeção diária (óleo, pneus, freios, fluidos) 3 4 4 5 5 3 4 4 5 5 - - - - Preenchimento de checklist veicular 2 3 4 4 5 2 3 4 4 5 3 4 5 5 Pequenos reparos emergenciais (pneu, lâmpada) 2 3 4 4 5 2 3 4 4 5 - - - - Operação Munck (içamento, amarração de cargas) - - - - - 2 3 4 4 5 - - - - Normas Regulamentadoras (NR-11, NR-12, NR-18) - - - - - 2 3 4 5 5 - - - 5 Cumprimento de itinerários/rotas 3 4 4 5 5 3 4 4 5 5 - - - - Gestão documental (CRLV, IPVA, multas, seguros) - - - - - - - - - - 3 4 5 5 Programação e acompanhamento de manutenção - - - - - - - - - - 2 3 4 5 Controle de abastecimento e consumo - - - - - - - - - - 3 4 5 5 Negociação com oficinas/fornecedores - - - - - - - - - - 2 3 4 5 Telemetria (km, consumo, velocidade, direção) - - - - - - - - - - 2 3 4 5 Relatórios de custos e desempenho - - - - - - - - - - 2 3 4 5 Gestão de sinistros e acionamento de seguros - - - - - - - - - - 2 3 4 5 Tabela 8 – Competências Técnicas 3.3.9. Competências Metodológicas – Frota Competência Metodológica Motorista I Motorista II Motorista III Motorista IV Motorista V Motorista Munck I Motorista Munck II Motorista Munck III Motorista Munck IV Motorista Munck V Analista JR Analista PL Analista SR Coord. Planejamento e organização de rotas e manutenções 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Gestão e cumprimento de processos operacionais (OS, checklists, relatórios) 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Controle e registro de dados em sistema (ERP, ClickUp, planilhas) 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Análise de indicadores (km, consumo, custo médio, disponibilidade) 2 2 3 4 4 2 2 3 4 4 4 5 5 5 Solução de problemas operacionais e técnicos 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Melhoria contínua (PDCA e sugestões de aprimoramento) 2 3 3 4 5 2 3 3 4 5 4 5 5 5 Gestão de riscos operacionais e de segurança 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 9 - Competências Metodológicas – Frota 3.3.10. Competências Culturais (DNA Autvix) – Frota Competência Cultural (DNA Autvix) Motorista I Motorista II Motorista III Motorista IV Motorista V Motorista Munck I Motorista Munck II Motorista Munck III Motorista Munck IV Motorista Munck V Analista JR Analista PL Analista SR Coord. Respeito (pessoas, normas e hierarquia) 4 4 5 5 5 4 4 5 5 5 5 5 5 5 Confiança (transparência e credibilidade) 3 4 4 5 5 3 4 4 5 5 5 5 5 5 Atitude de Dono (zelo pelo patrimônio e imagem da empresa) 4 4 5 5 5 4 4 5 5 5 5 5 5 5 Colaboração e trabalho em equipe 3 4 4 5 5 3 4 4 5 5 5 5 5 5 Evolução Contínua (aprender e aplicar melhorias) 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Sustentabilidade e consciência operacional 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Foco no Cliente Interno (canteiro e áreas administrativas) 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 10 - Competências Culturais (DNA Autvix) – Frota 3.3.11. Competências de Liderança – Frota Competência de Liderança Motorista I Motorista II Motorista III Motorista IV Motorista V Motorista Munck I Motorista Munck II Motorista Munck III Motorista Munck IV Motorista Munck V Analista JR Analista PL Analista SR Coord. Autogestão e responsabilidade 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Comunicação assertiva 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Feedback e desenvolvimento de equipe 2 3 3 4 4 2 3 3 4 4 4 4 5 5 Gestão de conflitos e empatia 2 3 3 4 4 2 3 3 4 4 4 5 5 5 Tomada de decisão sob pressão 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Visão sistêmica e interface entre áreas 2 3 3 4 4 2 3 3 4 4 4 5 5 5 Liderança pelo exemplo 4 4 5 5 5 4 4 5 5 5 5 5 5 5 Orientação para resultados e metas 3 3 4 4 5 3 3 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 11 - Competências de Liderança – Frota 3.4. Trilhas de Carreira As trilhas de carreira definem os caminhos de evolução dos colaboradores do Departamento de Infra & Frota, permitindo progressão estruturada conforme o desenvolvimento das competências técnicas, comportamentais, metodológicas, culturais e de liderança. A progressão está diretamente vinculada à Matriz de Competências (3.1), ao desempenho prático em atividades e ao alinhamento aos valores do SEA – Sistema de Excelência Autvix. 3.4.1. Estrutura das Trilhas Linha Infra Auxiliar de Serviços Gerais I → II → III → IV → V o

 ↳ Evolução em complexidade das rotinas de limpeza, organização e apoio a pequenas manutenções. Zelador I → II → III o

 ↳ Avanço em supervisão, coordenação de equipe de apoio, execução de inspeções e gestão de fornecedores. Coordenador de Infra & Frota o

 ↳ Posição final de liderança tática, com foco em planejamento, controle, conformidade, indicadores e relacionamento com a Diretoria e stakeholders. Linha Frota Motorista I → II → III → IV → V o

 ↳ Progressão em responsabilidades de condução, cumprimento de checklists, transporte de pessoas e materiais, e suporte a operações. Motorista Operador de Munck I → II → III → IV → V o

 ↳ Evolução técnica em operação de veículos pesados, içamento e movimentação de cargas, atendendo normas de segurança (NRs). Analista de Frota JR → PL → SR o

 ↳ Avanço na análise e controle da frota: gestão documental, relatórios de custos/telemetria, programação de manutenções, negociação com oficinas e seguradoras. Coordenador de Infra & Frota o

 ↳ Nível de liderança responsável por gestão estratégica da frota: indicadores, custos, disponibilidade, SLAs, contratos e tomada de decisão junto à Diretoria. 3.4.2. Critérios de Progressão Domínio da Matriz de Competências – atingir os níveis esperados para o cargo (técnicos e comportamentais); Entrega comprovada – registro das atividades em sistemas oficiais (ERP, BI, ClickUp, Telemetria); Alinhamento cultural – demonstrar comportamentos consistentes com o DNA Autvix (Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua); Participação em rituais de gestão – engajamento em reuniões de alinhamento, feedbacks e planos de ação; Necessidade organizacional – progressão vinculada à abertura de vagas, crescimento de contratos e demandas estratégicas. 3.4.3. Rituais de Apoio à Evolução Feedback contínuo (semanal e mensal) sobre desempenho; Check-ins de desenvolvimento trimestrais (PDIs formais); Análise de indicadores de desempenho: disponibilidade de frota, lead time de OS, custo médio de manutenção, taxa de sinistros, satisfação interna; Lições aprendidas e melhoria contínua registradas em relatórios; Academia Autvix – treinamentos técnicos, de liderança e de cultura para sustentar evolução de carreira. 3.5. PDIs e Avaliação de Desempenho O desenvolvimento das pessoas no Departamento de Infra & Frota é sustentado por um ciclo contínuo de: identificação de competências, planejamento de desenvolvimento e avaliação de resultados. Esse processo garante evolução individual, fortalece a entrega coletiva e reforça o pilar Pessoas do Sistema de Excelência Autvix (SEA). 3.5.1. Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) Objetivo: fechar lacunas identificadas na Matriz de Competências (Cap. 3.1); Formato: cada PDI deve conter a competência-alvo, ação prática (treinamento, shadowing, projeto) e evidência de conclusão; Integração: o progresso do PDI deve refletir-se em entregas reais, registradas em sistemas oficiais (ERP, BI, ClickUp, Telemetria de Frota) e acompanhadas por indicadores. 3.5.2. Avaliação de Desempenho A avaliação de desempenho ocorre em dois eixos principais: Competências (técnicas e comportamentais) – medidas pela Matriz de Competências; Entrega (resultados) – mensuradas por SLAs e qualidade dos Processos Operacionais; Infra: lead time de OS predial, cumprimento de planos de manutenção preventiva, satisfação do cliente interno; Frota: disponibilidade da frota, custo médio de manutenção, taxa de sinistros, consumo médio de combustível. 3.5.3. Frequência Feedback contínuo: alinhamentos semanais durante rituais de gestão (Cap. 8); Avaliação formal: ciclo semestral, consolidando histórico de PDIs, indicadores e feedbacks. 3.5.4. Conexão com Resultados Estratégicos O desenvolvimento individual alimenta a Gestão de Desempenho (Cap. 10); Os resultados coletivos reforçam o pilar Pessoas do SEA e dão suporte à estratégia da Autvix Group. 3.6. Onboarding (Integração) O Onboarding é a primeira imersão do colaborador na cultura e nas rotinas da Autvix. No Departamento de Infra & Frota, o objetivo é alinhar identidade, valores, normas e práticas operacionais, garantindo que o profissional compreenda desde o início os processos e ferramentas que sustentam a área. 3.6.1. Onboarding Institucional Objetivos Apresentar a cultura Autvix, com base no Código de Excelência Autvix Group (SEA); Formalizar compromissos éticos, de segurança e de confidencialidade; Cumprir treinamentos obrigatórios: Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança, LGPD; Garantir que os colaboradores conheçam direitos, benefícios e responsabilidades. Conteúdo do Onboarding Institucional a) Cultura Autvix: Valores, DNA e Pilares do SEA; b) Políticas e Normas: POL-SGI, POL-GOV, POL-RH; c) Condutas esperadas e não permitidas: alinhadas ao Manual de Cultura; d)

Treinamentos obrigatórios: Segurança do Trabalho, EPIs, NRs aplicáveis, PGR, PCMSO; e)

Benefícios e direitos: plano de saúde, vale alimentação/refeição, gympass, entre outros. Marcos de Avaliação 45 dias: avaliação de adaptação cultural e engajamento; 90 dias: avaliação completa (técnica + comportamental), consolidando o período de experiência. 3.6.2. Onboarding Técnico – Infra & Frota Objetivos a) Introduzir os processos, sistemas e fluxos de manutenção predial, facilities e gestão de frota; b) Capacitar o colaborador para executar suas funções com segurança, rastreabilidade e eficiência; c) Acelerar a curva de aprendizado técnico e reduzir erros nos primeiros meses. Estrutura do Onboarding Técnico Primeiro Dia a) Apresentação da Matriz de Competências (Cap. 3.1); b) Orientação sobre fluxos oficiais (ERP, BI, ClickUp, Telemetria de Frota); c) Configuração de acessos a sistemas internos; d) Treinamento inicial em normas de segurança e uso de EPIs. Primeira Semana Shadowing com colegas em rotinas de manutenção predial, facilities e gestão de veículos; Treinamento prático em sistemas de controle (ERP, BI, Telemetria, Office 365); Registro de atividades conforme POPs do Infra & Frota; Participação nos Rituais de Gestão da área (Cap. 8). Primeiro Mês Execução supervisionada das atividades do cargo; Acompanhamento de entregas e intervenções registradas em sistemas; Feedback estruturado com base no desempenho inicial; Definição e acompanhamento do PDI inicial (Cap. 3.4). 3.6.3. Condutas Esperadas Cumprir rigorosamente fluxos de manutenção, facilities e registros da frota; Utilizar ferramentas padrão (ERP, BI, ClickUp, Telemetria) para execução e controle; Demonstrar organização, proatividade e zelo pelo patrimônio (instalações e veículos). 4. Diagrama da Jornada de Entrega de Valor Solicitação – Registro de ordens de serviço (OS) de manutenção predial ou requisição de veículos via ClickUp/Forms; Registro – Demanda cadastrada com prioridade e documentos de suporte (NF, contrato, checklists, ordem de serviço); Diagnóstico – Classificação da demanda (Infra ou Frota); Infra: manutenção corretiva ou preventiva, execução de facilities, adequações prediais e apoio a canteiros; Frota: programação de manutenção preventiva/corretiva, controle documental, seguros, abastecimento, transporte; Validação – Conferências técnicas, aprovação de gestores e registros em sistemas (ERP, BI, ClickUp, relatórios de telemetria); Encerramento – Evidências anexadas (NF, comprovantes, relatórios); Relatórios Gerenciais – Indicadores de desempenho: disponibilidade da frota, lead time de OS de manutenção, custo médio de manutenção, índice de satisfação do cliente interno. 4.1. Catálogo de Serviços – Infra Serviço Descrição Quem pode solicitar Inputs necessários Outputs entregues SLA Responsável Manutenção Corretiva Predial Atuação em falhas emergenciais (elétrica, hidráulica, civil). Áreas clientes, gestores de contrato OS registrada, fotos/evidências Reparos concluídos, registro em sistema Até 48h após abertura Zelador / Fornecedor Externo Manutenção Preventiva Predial Inspeções e manutenções programadas em instalações. Infra (interno) Plano de manutenção Relatório de inspeção e execução Conforme cronograma Zelador Serviços de Facilities Limpeza, jardinagem, portaria, segurança patrimonial. Gestores de contrato, Pessoas & Cultura Solicitação formal Execução do serviço e evidência Conforme contrato Fornecedor Externo Apoio a Canteiros de Obra Instalações temporárias (energia, água, alojamento). Gestores de contrato, Engenharia Requisição formal Estrutura montada e validada Conforme cronograma do contrato Coordenador de Infra & Frota Utilidades Gestão de consumo de energia, água e telefonia. Administrativo (interno) Faturas / dados de consumo Relatórios de consumo e pagamentos Mensal Assistente Adm. / Financeiro Tabela 12 – Catálogo de Serviços – Infra 4.2. Catálogo de Serviços – Frota Serviço Descrição Quem pode solicitar Inputs necessários Outputs entregues SLA Responsável Requisição de Veículos Disponibilização de veículos para transporte de pessoas/materiais. Áreas clientes, gestores de contrato Formulário de requisição, aprovação Veículo liberado e checklist realizado Até 24h Analista de Frota Manutenção Preventiva da Frota Revisões periódicas (troca de óleo, pneus, filtros). Analista de Frota (interno) Plano de manutenção / km rodado Veículo inspecionado, relatório em sistema Conforme cronograma Analista de Frota Manutenção Corretiva da Frota Reparos de falhas mecânicas ou elétricas. Motorista / Analista de Frota Checklist, OS, evidências Veículo reparado e liberado Conforme orçamento Oficina homologada Gestão de Seguros e Sinistros Administração de apólices, vistorias e sinistros. Administrativo (interno) Apólice, registro de ocorrência Sinistro tratado, veículo regularizado Até 10 dias úteis Analista de Frota Gestão Documental da Frota Licenciamento, IPVA, multas, CRLV digital. Analista de Frota (interno) Documentos oficiais Veículo regularizado Conforme calendário legal Analista de Frota / Despachante Abastecimento e Controle de Combustível Monitoramento e controle de consumo de combustíveis. Motoristas / Frota (interno) Registro de abastecimento Relatório de consumo por veículo Mensal Analista de Frota Limpeza Veicular Serviço de higienização interna e externa da frota, assegurando condições de uso e imagem corporativa. Pode ser realizada por fornecedores homologados ou por reembolso ao motorista/responsável pela reserva, mediante apresentação de NF. Motorista / Responsável pela reserva Requisição de serviço ou NF de reembolso Veículo limpo, registro de custo em sistema Quinzenal ou mensal Motorista / Analista de Frota Pequenos Reparos Manutenções de baixa complexidade (pneu furado, troca de lâmpadas, palhetas de para-brisa, fusíveis). Podem ser realizados diretamente pelo motorista ou responsável pela reserva em oficina credenciada, até um limite de valor definido em política interna, com reembolso mediante NF. Motorista / Responsável pela reserva Checklist, NF ou OS de oficina Veículo regularizado e disponível Até 24h Motorista / Analista de Frota Tabela 13 – Catálogo de Serviços – Frota Observações: O reembolso deve sempre ser solicitado com nota fiscal emitida em nome da empresa, vinculada ao veículo utilizado; Motoristas e responsáveis pela reserva estão autorizados a realizar a tratativa de limpeza e pequenos reparos, especialmente em veículos com agendamentos superiores a 15 dias; Reparos de baixo custo (ex.: troca de lâmpada, palheta, pneu) podem ser autorizados de imediato, desde que respeitado o limite de alçada definido em política interna; Serviços acima do limite de alçada devem ser previamente aprovados pelo Analista de Frota; Todos os serviços (incluindo reembolsos) devem ser registrados no sistema ERP/ClickUp, para garantir rastreabilidade e histórico completo do veículo. 5. Processos Operacionais Infra & Frota estruturam e padronizam as atividades essenciais para garantir eficiência, rastreabilidade e conformidade. A organização segue as categorias definidas no Catálogo de Serviços (Capítulo 4), com detalhamento via SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer), fluxos e procedimentos padronizados. 5.1. Mapa de Processos 5.1.1. Infra Manutenção Corretiva Predial; Manutenção Preventiva Predial (Facilities); Limpeza Predial; Melhoria Predial (Projetos Especiais). 5.1.2.

Frota Requisição de Veículos; Manutenção Preventiva da Frota; Manutenção Corretiva da Frota; Pequenos Reparos (baixa complexidade); Limpeza Veicular; Gestão Documental da Frota; Gestão de Seguros e Sinistros; Abastecimento e Controle de Combustível. 5.2. SIPOC’s dos Processos 5.2.1. Infra Processo Supplier (Fornecedores) Input (Entradas) Process (Processo) Output (Saídas) Customer (Clientes) Manutenção Corretiva Predial Áreas clientes / Gestores Ordem de Serviço, evidência do problema Atendimento emergencial → reparo → registro em sistema Instalação reparada, OS concluída Áreas clientes/ Usuários internos Manutenção Preventiva Predial (Facilities) Infra (interno) / Fornecedores homologados Plano de manutenção, checklist de inspeção, contratos de serviços (jardinagem, ar-condicionado, caixa d’água, filtros, dedetização) Inspeções → execução programada de manutenções e serviços de facilities → registro Relatório de manutenção e serviços concluídos Diretoria/ Áreas clientes Limpeza Predial Fornecedores de limpeza Solicitação formal ou contrato ativo Execução dos serviços de limpeza, conservação e higienização das áreas Áreas limpas e organizadas, relatório de execução Áreas clientes/ Pessoas & Cultura Melhoria Predial (Projetos Especiais) Engenharia / Fornecedores de obras Demanda de adequação/reforma aprovada Planejamento → execução da obra/adequação → acompanhamento → entrega Reforma/adequação concluída, relatório final Diretoria/ Áreas clientes Tabela 14 – SIPOC’s dos Processos 5.3. Metodologia do Trabalho – Infra & Frota A metodologia de trabalho do Departamento de Infra & Frota é dividida em dois grandes blocos: Infraestrutura Predial e Frota. Ela é estruturada em cinco pilares: Planejamento, Execução, Controle, Medição e Melhoria Contínua. 5.3.1. Frota Planejamento Definição de cronogramas de revisões e manutenções preventivas de veículos; Planejamento de limpeza veicular e pequenos reparos de baixa complexidade; Programação de licenciamento, pagamento de IPVA e renovações de seguros; Monitoramento de consumo de combustível e definição de políticas de abastecimento. Execução Liberação de veículos para uso mediante requisição aprovada e checklist inicial; Realização de manutenções preventivas em oficinas homologadas; Atendimento a manutenções corretivas e pequenos reparos (pneu furado, troca de lâmpada, palhetas, fusíveis); Execução de limpeza veicular periódica (contratada ou por reembolso); Regularização documental da frota (licenciamento, seguros, multas); Abastecimento e registro de consumo em sistema. Controle Registro de todas as movimentações da frota em sistema (ERP/ClickUp/Planilhas BI); Monitoramento de seguros, licenciamento e sinistros; Acompanhamento de custos de manutenção preventiva e corretiva; Controle de reembolsos vinculados a limpeza e pequenos reparos. Medição Indicadores de disponibilidade da frota (% de veículos disponíveis); Custo médio de manutenção preventiva e corretiva; Consumo médio de combustível por km rodado; Taxa de incidentes/sinistros; Índice de cumprimento do cronograma de manutenções preventivas. Melhoria Contínua Adoção de telemetria veicular para monitoramento em tempo real; Revisão periódica de contratos com oficinas, postos e seguradoras; Padronização de checklists digitais e uso de aplicativos de mobilidade; Treinamentos periódicos de motoristas em direção defensiva e uso consciente da frota. 5.3.2. Frota – Exemplo Exemplo prático: Colaborador solicita veículo utilitário para transporte de materiais via formulário de requisição; Analista de Frota verifica disponibilidade e libera veículo mediante checklist inicial; Durante o uso, motorista identifica pneu furado; Motorista realiza troca imediata pelo estepe em campo e informa ocorrência; Veículo é direcionado para oficina credenciada para reparo do pneu; Nota fiscal do serviço é anexada ao sistema para reembolso; Analista de Frota atualiza histórico do veículo no ERP/ClickUp e libera novamente para uso; Resultado: Continuidade da operação assegurada sem atrasos, custo registrado no centro de custo correto e veículo mantido em conformidade. 5.4. Funcionalidades-Chave Integração ERP/ClickUp: garante registros consistentes de ordens de serviço de manutenção predial, requisições de veículos, manutenções preventivas e corretivas, abastecimentos, seguros e sinistros; Checklists Digitais (Infra e Frota): asseguram rastreabilidade de atividades críticas, como inspeções prediais, checklists de veículos, higienização de ar-condicionado, limpeza de caixas d’água, etc; Base de Fornecedores Homologados: lista única para contratação de serviços de manutenção predial, facilities, oficinas mecânicas, seguradoras e despachantes, garantindo compliance e agilidade; Controle de Custos por Centro de Custo/Contrato: rastreabilidade ponta a ponta dos serviços de frota e infraestrutura vinculados aos projetos; Relatórios e Dashboards (Power BI): acompanhamento em tempo real da disponibilidade da frota, custo médio de manutenção, lead time de OS prediais e índice de satisfação do cliente interno; Plano de Contingência: mecanismo acionado em casos de falhas críticas (ex.: indisponibilidade de veículo, pane elétrica em instalação predial, falhas em sistemas de utilidades). 5.5. Regras de Registro e Prioridade Canais oficiais: ClickUp: registro de requisições de veículos e ordens de serviço de manutenção predial; ERP/Planilhas BI: registro de abastecimentos, manutenção corretiva/preventiva, seguros, sinistros e custos de facilities; E-mail institucional: comunicações operacionais adicionais (relatórios, dúvidas, interações que não estejam contempladas nos sistemas oficiais). Tabela de Prioridade Nível Definição Exemplo Muito Alta Requisições urgentes ou incidentes críticos que impactam a operação direta. Ponto de energia em falha em canteiro; veículo essencial parado em campo. Alta Requisições relevantes para contratos e prazos imediatos. Reparos de climatização em área administrativa; liberação de veículo para cronograma de entrega. Média Solicitações programadas ou recorrentes sem impacto crítico. Limpeza de caixa d’água; manutenção preventiva programada de frota. Baixa Demandas de rotina ou administrativas sem impacto imediato. Solicitação de limpeza de áreas comuns; revisão estética em veículo. Tabela 15 – Tabela de Prioridade Essas regras garantem que as áreas clientes compreendam prazos e prioridades, e permitem ao departamento organizar melhor seus recursos humanos, técnicos e financeiros. 5.6. Procedimentos Internos – Infra & Frota Código Procedimento Frequência Responsável Output PR-IF-01 Manutenção Corretiva Predial Conforme demanda Zelador / Fornecedor externo OS concluída, instalação reparada PR-IF-02 Manutenção Preventiva Predial (Facilities) Conforme cronograma Zelador / Fornecedor homologado Relatório de manutenção preventiva PR-IF-03 Limpeza Predial Diário / Contratual Fornecedor de limpeza Áreas limpas e organizadas, registro no sistema PR-IF-04 Melhoria Predial (Projetos Especiais) Conforme demanda / Projeto aprovado Coordenador de Infra & Frota Reforma/adequação concluída, relatório final Tabela 16 – Procedimentos Internos – Infra & Frota 5.6.1. Procedimentos – Frota Código Procedimento Frequência Responsável Output PR-FR-01 Requisição de Veículos Conforme demanda Analista de Frota Veículo liberado, checklist registrado PR-FR-02 Manutenção Preventiva da Frota Conforme cronograma Analista de Frota / Oficina homologada Relatório de revisão concluída PR-FR-03 Manutenção Corretiva da Frota Conforme demanda Analista de Frota / Oficina homologada Veículo reparado, OS encerrada PR-FR-04 Pequenos Reparos Conforme necessidade Motorista / Responsável da reserva Veículo regularizado e liberado PR-FR-05 Limpeza Veicular Quinzenal / Mensal Motorista / Fornecedor homologado Veículo higienizado, NF registrada PR-FR-06 Gestão Documental da Frota Anual / Conforme calendário Analista de Frota / Despachante Veículo regularizado (IPVA, CRLV, etc.) PR-FR-07 Gestão de Seguros e Sinistros Conforme demanda Analista de Frota / Seguradora Sinistro tratado e encerrado PR-FR-08 Abastecimento e Controle de Combustível Contínuo Motorista / Analista de Frota Relatório consolidado de consumo Tabela 17 – Procedimentos – Frota 5.6.2. Instruções de Trabalho – Apoio Código Instrução de Trabalho Responsável Finalidade IT-IF-01 Checklist Predial Zelador Padronizar inspeções preventivas e corretivas IT-IF-02 Checklist Veicular Motorista / Analista de Frota Padronizar inspeções de veículos (diária e preventiva) IT-IF-03 Registro de Reembolsos (Limpeza/Pequenos Reparos) Motorista / Responsável da reserva Garantir rastreabilidade e padronização de solicitações de reembolso IT-IF-04 Plano de Contingência Coordenador de Infra & Frota Orientar ações em casos de falhas críticas (veículos, instalações, utilities) Tabela 18 – Instruções de Trabalho – Apoio 5.7. Guias de Experiência do Usuário Além dos procedimentos acima, o Departamento de Infra & Frota disponibiliza Guias de Experiência do Usuário, que orientam fornecedores, colaboradores e gestores sobre como interagir com os processos e políticas da área. Esses guias são documentos complementares ao Manual e devem ser utilizados como referência prática e operacional, garantindo que todos os stakeholders compreendam como interagir corretamente com o Departamento de Infra & Frota. Guia Público-Alvo Finalidade Principal Guia do Fornecedor – Infra & Frota Fornecedores externos Orientar sobre envio de NF, prazos de atendimento, registro de serviços, seguros, sinistros Guia de Solicitação de Veículos Colaboradores internos Explicar como requisitar veículos, realizar checklists digitais e reportar ocorrências Guia de Manutenção Predial Áreas clientes / Gestores Explicar como solicitar manutenção corretiva, preventiva e projetos de melhoria Guia de Reembolso (Limpeza e Pequenos Reparos) Motoristas / Responsáveis de reserva Detalhar como solicitar e registrar reembolso, anexando NF e evidências Tabela 19 – Guias de Experiência do Usuário 6. Gestão de Interfaces e Relacionamento com Stakeholders 6.1. Mapa de Stakeholders Internos/Externos Stakeholder Papel Tipo de Interação Frequência Diretoria Executiva Cliente Demandas estratégicas, decisões e priorização de recursos Mensal / sob demanda Liderança Tática e Operacional (Gerentes e Coordenadores) Cliente Solicitações de manutenção, acompanhamento de frota, relatórios e devoluções Semanal / sob demanda Áreas Clientes (Engenharia, Montagem, Automação, Obras) Cliente Requisições de manutenção predial, uso de frota e apoio em instalações Conforme cronograma dos projetos Financeiro e Controladoria Parceiro Interno Aprovação de custos, interface com pagamentos, consolidação financeira Mensal / sob demanda Pessoas & Cultura Parceiro Interno Solicitação e controle de facilities, gestão de uniformes e apoio a canteiros Mensal / sob demanda Segurança do Trabalho Parceiro Interno Solicitação e controle de EPIs, inspeções de frota, segurança predial Mensal Almoxarifados Regionais Fornecedor Interno Entradas/saídas de materiais e ferramentas, inventários, transferências Semanal / sob demanda TI Parceiro Interno Suporte a sistemas (ERP, ClickUp, telemetria) Mensal / sob demanda Fornecedores Homologados (Facilities, Oficinas, Seguradoras, Despachantes) Fornecedor Externo Execução de manutenções, facilities, serviços veiculares e seguros Conforme demanda Transportadoras Fornecedor Externo Fretes, coletas e entregas Conforme programação logística Órgãos e Instituições (DETRAN, Bombeiros, Prefeituras, Concessionárias) Externo Documentações legais, licenciamento, fiscalizações e auditorias Conforme exigência legal Tabela 20 – Mapa de Stakeholders Internos/Externos 6.2. Política de Atendimento O Departamento de Infra & Frota pauta suas interações nos seguintes princípios: Clareza: comunicação objetiva e transparente; Agilidade: resposta no menor tempo possível, conforme prioridade e SLA; Cordialidade: atendimento respeitoso e colaborativo; Rastreabilidade: registros formais de todas as solicitações nos canais oficiais; Foco na Solução: busca pela resolução definitiva das demandas. 6.3. Canais de Atendimento e Acordos de Nível de Serviço (SLAs) Canais Formais Formulário ClickUp: registro oficial de requisições de manutenção predial e solicitação de veículos; ERP / Planilhas BI: registro oficial de abastecimentos, manutenções, seguros e custos de facilities; E-mail institucional Autvix (infra@autvix.com.br / frota@autvix.com.br): relatórios, dúvidas e solicitações diversas; E-mail institucional ADVix (infra@advixsolucoes.com.br / frota@advixsolucoes.com.br): relatórios, dúvidas e solicitações diversas. SLAs de Atendimento por Atividade: Atividade Tempo de Resposta Prazo de Conclusão Registro de OS (Infra) 4 horas Até 2 dias úteis Registro de Requisição de Veículo 4 horas Até 1 dia útil Manutenção Preventiva (Infra e Frota) 1 dia útil Até 5 dias úteis conforme cronograma Manutenção Corretiva (Infra e Frota) Imediato Até 1 dia útil após abertura Limpeza Predial Conforme contrato Conforme periodicidade contratual Pequenos Reparos (Frota) Imediato Até 24h Gestão Documental da Frota Conforme calendário Até 5 dias úteis após exigência legal Gestão de Seguros e Sinistros 1 dia útil Até 10 dias úteis Abastecimento e Controle Imediato Registro em até 1 dia útil Projetos de Melhoria Predial Sob demanda Conforme cronograma aprovado Relatórios Gerenciais (Infra & Frota) Sob demanda Conforme cronograma de gestão Tabela 21 – SLAs de Atendimento por Atividade 6.4. Procedimento para Gestão de Solicitações – Infra & Frota O procedimento para gestão de solicitações assegura que todas as demandas sejam registradas, avaliadas, tratadas e encerradas de forma padronizada, com prazos claros e rastreabilidade. Fluxo: Registro – Solicitação formalizada no canal oficial (ClickUp, ERP ou e-mail institucional); Classificação – Equipe de Infra & Frota identifica se é demanda de manutenção predial, facilities, frota ou melhoria; Execução – A demanda é tratada conforme SLA definido no tópico 6.3; Validação – Conferência de conformidade com documentos, registros em sistema e evidências anexadas; Encerramento – Comunicação ao solicitante com comprovação da execução (relatório, NF, registro no sistema, veículo liberado, etc.); Feedback – O solicitante confirma a resolução ou aponta ajustes; casos recorrentes são avaliados em reuniões internas para melhoria contínua. 7. Governança e Gestão de Riscos A governança no Departamento de Infra & Frota garante que as decisões e ações sejam tomadas de forma controlada, com clareza sobre alçadas e responsabilidades, assegurando conformidade, transparência e rastreabilidade. O equilíbrio entre agilidade e controle permite uma execução segura, evitando falhas e mitigando riscos que possam comprometer a confiabilidade dos serviços. 7.1. Matriz de Alçadas do Departamento  Observação: Os itens abaixo chegam aprovados por instâncias de origem; ao Infra & Frota cabe executar. O Coordenador define a estratégia de data (antecipar/postergar) quando aplicável. 7.1.1. Manutenção Predial – Corretiva e Preventiva (Sem Área de Planejamento) Atividade ASG Zelador Backoffice / Supply-Chain Capex Coordenador Infra & Frota Manutenção corretiva predial Apoia execução Executa registro e valida Apoio em contratação / fornecedores - Valida, prioriza e autoriza execução Manutenção preventiva predial Apoia execução Consolida relatórios de inspeção Emite compras / renova contratos - Valida cronograma e execução Limpeza predial / facilities Executa Supervisiona execução Gestão contratual (facilities) - Valida contrato e desempenho Melhoria predial (projetos) Não aplica Apoia Compra materiais / contrata serviços Executa Projeto **Valida escopo, prazo e acompanhamento Tabela 22 – Manutenção Predial – Corretiva e Preventiva 7.1.2. Planejamento Frota Atividade / Decisão Motorista Analista de Planejamento (Frota) Supervisor de Planejamento (Frota) Backoffice (Suprimentos) Coordenador Infra & Frota Checklists de uso diário (Frota) Executa Cobra e consolida Supervisiona cumprimento - - Programação de manutenção Anual (Frota) Informa km / ocorrências Monta programação Ajusta prioridades e Agendamento com Fornecedor Mapeia e Informa Fornecedores Valida plano Manutenção corretiva (Frota) Reporta falha Registra OS / valida orçamento Acompanha fornecedores Emite compra/OS Autoriza e valida execução Manutenção preventiva, Limpeza e Higienização (Frota) Atua no checklist Agenda e controla Supervisiona resultados Emite compra/OS Valida retorno Seguro e sinistro (Frota) Registra ocorrência Realiza tratativas Supervisiona prazos Interface seguradora, Emite compra/OS Valida acionamento Abastecimento (Frota) Executa Consolida consumo Analisa desvios Valida NF Valida relatório mensal Documentação (Frota) Apoia entrega Mantém controle Supervisiona cronograma Executa processos externos Valida prazos Requisição de veículos (Frota) Executa checklist Libera veículo Supervisiona disponibilidade - Valida disponibilidade Limpeza e Zelo Executa Cobra e consolida Supervisiona o cumprimento - - Direção segura Execita Cobra e consolida Supervisiona o cumprimento - - Tabela 23 – Planejamento Frota 7.1.3. Matriz de Riscos Operacionais Risco Impacto Potencial Nível Controles Preventivos Plano de Contingência Atraso em entregas de fornecedores Multas, impacto em cronogramas Alto Follow-up semanal, cláusulas contratuais e SLA Acionamento de plano de contingência e fornecedor reserva Não conformidade em serviços ou materiais recebidos Interrupção de obra, retrabalho Alto Checklists de inspeção, homologação de fornecedores Devolução imediata, acionamento de novo fornecedor Falhas em manutenção preventiva (predial ou frota) Aumento de custos, risco operacional Alto Cronograma preventivo, registros em sistema, auditorias Acionamento de corretiva emergencial, substituição de fornecedor Estoque incorreto (infra ou frota) Atraso de atividades, custos extras Alto Inventários periódicos, conciliação sistêmica Ajuste emergencial e reforço de conferência Pane em veículo crítico (frota) Impacto em transporte de pessoas ou materiais Alto Checklists diários, telemetria, revisões preventivas Ativação de veículo reserva, acionamento de oficina credenciada Custos de manutenção acima do previsto Aumento de custo contratual Médio Planejamento de manutenção, relatórios de consumo, revisão de contratos Renegociação de contratos, revisão de cronograma Desatualização de cadastros/documentos Multas, bloqueio de circulação Médio Revisão periódica, IT de suporte, controle documental Regularização emergencial, reforço de processos internos Descumprimento de prazos de limpeza ou facilities Reclamações internas, perda de credibilidade Médio Contratos padronizados, cronograma de execução Substituição emergencial de fornecedor Indisponibilidade de sistemas (ERP, ClickUp, Telemetria) Paralisação de registros e rastreabilidade Médio Backup, redundância e suporte técnico contratado Operação manual emergencial até restabelecimento Vazamento de informações sensíveis (documentos, contratos, dados de veículos) Risco reputacional e legal Alto Controles de acessos, LGPD, logs e revisões Contenção imediata, comunicação oficial e reforço de compliance Tabela 24 – Matriz de Riscos Operacionais 8. Rituais de Gestão Os rituais de gestão asseguram a execução consistente da estratégia, promovendo alinhamento, acompanhamento de resultados e comunicação eficaz.  A disciplina e regularidade desses encontros são fundamentais para manter a equipe focada nos objetivos e preparada para responder a desafios operacionais. 8.1. Tabela de Rituais Rituais – Infra Ritual Objetivo Frequência Participantes Pauta Padrão Entregas (Outputs) Reunião Diária de Alinhamento (Infra) Garantir alinhamento da equipe de manutenção e limpeza sobre atividades do dia, bloqueios e prioridades Diária Coordenador, Zelador, Aux. Serviços Gerais Status das tarefas, pendências, prazos Lista de tarefas do dia, registro de impedimentos Reunião Semanal de Equipe (Infra) Acompanhar execução das manutenções corretivas e preventivas, limpeza predial e facilities Semanal Coordenador, Zelador, Aux. Serviços Gerais Indicadores semanais, pendências críticas Relatório de status semanal, plano de ação Reunião Semanal com Fornecedores (Infra) Monitorar contratos de facilities e serviços terceirizados (limpeza, jardinagem, climatização, etc.) Semanal Coordenador, Fornecedores Homologados Status de contratos, ocorrências, planos de ação Relatório consolidado de status e ações corretivas Reunião Mensal de Performance (Infra) Consolidar resultados de manutenções prediais, facilities e limpeza; revisar KPIs (lead time de OS, custo médio de manutenção, satisfação do cliente interno) Mensal Coordenador, Diretoria, Controladoria Resultados mensais, desvios e planos de correção Relatório mensal consolidado (KPIs Infra) Reunião Trimestral de Estratégia (Infra) Revisar forecast de demandas, orçamento de manutenção predial, contratos de facilities e propor melhorias estratégicas Trimestral Coordenador, Diretoria, Controladoria Análise de variações, projeções e recomendações Forecast atualizado, recomendações estratégicas Reunião de Auditoria e Compliance (Infra) Atender auditorias internas/externas, revisar evidências fiscais e contratuais de facilities, garantir cumprimento de normas Semestral / Anual Coordenador, Diretoria, Auditoria Evidências, políticas e planos de mitigação Relatório de auditoria e plano de ação corretiva Tabela 25 – Rituais – Infra Rituais – Frota Ritual Objetivo Frequência Participantes Pauta Padrão Entregas (Outputs) Reunião Diária de Alinhamento (Frota) Garantir alinhamento da equipe de frota e motoristas sobre disponibilidade de veículos, demandas e ocorrências do dia Diária Analista de Planejamento, Motoristas Status da frota, pendências, checklists Lista de veículos liberados, impedimentos Reunião Semanal de Equipe (Frota) Acompanhar manutenções preventivas/corretivas, reembolsos de pequenos reparos e limpeza veicular Semanal Supervisor de Planejamento, Analista de Planejamento, Motoristas Indicadores semanais, pendências críticas Relatório de status semanal, plano de ação Reunião Semanal com Fornecedores (Frota) Monitorar contratos com oficinas, postos de combustível e seguradoras Semanal Supervisor de Planejamento, Analista de Planejamento, Motoristas Status de serviços, ocorrências, planos de ação Relatório consolidado de status e ações corretivas Reunião Semanal com Gestores de Contrato (Frota) Alinhar demandas críticas de transporte, disponibilidade de veículos e revisar custos Semanal Coordenador de Infra & Frota, Analista de Planejamento, Gestores de Contrato Status de requisições, entregas críticas, custos Relatório consolidado de demandas e plano de correção Reunião Mensal de Performance (Frota) Consolidar resultados da frota; revisar KPIs (% veículos disponíveis, custo médio de manutenção, consumo médio, taxa de sinistros) Mensal Coordenador, Supervisor de Planejamento Diretoria, Controladoria Resultados mensais, desvios e planos de correção Relatório mensal consolidado (KPIs Frota) Reunião Trimestral de Estratégia (Frota) Revisar forecast de manutenção e custos de frota, contratos de oficinas, postos e seguradoras Trimestral Coordenador, Diretoria, Controladoria Análise de variações, projeções e recomendações Forecast atualizado, recomendações estratégicas Reunião de Auditoria e Compliance (Frota) Atender auditorias internas/externas, revisar evidências fiscais e contratuais de frota, seguros e documentação legal Semestral / Anual Coordenador, Diretoria, Auditoria Evidências, políticas e planos de mitigação Relatório de auditoria e plano de ação corretiva Tabela 26 – Rituais – Frota 9. Melhoria Contínua e Inovação Este capítulo estrutura ações práticas para otimizar tempo e aumentar a produtividade do Departamento de Infra & Frota, transformando rotinas manuais em processos digitais e automatizados, elevando a confiabilidade dos dados e o suporte à decisão. A diretriz é promover rastreabilidade ponta a ponta, reduzir desperdícios, fortalecer compliance e ampliar a eficiência operacional. 9.1. Boas Práticas - Infraestrutura & Frota Automação Analítica (Power BI / ERP / ClickUp / Telemetria): Dashboards de KPIs da frota (disponibilidade de veículos, custos médios, consumo de combustível, taxa de sinistros) e de Infra (lead time de OS, custo de manutenção, satisfação do cliente interno); Integração ClickUp / ERP: Entrada automática de OS de manutenção predial e requisições de veículos, eliminando retrabalho manual; Checklists Digitais de Infra e Frota: Inspeções padronizadas (veículos, instalações prediais, facilities) com registro digital e rastreabilidade em sistema; Gestão de Documentos Digital: Cadastro e homologação via formulários online, com integração de contratos de facilities, seguros, licenciamento e auditorias periódicas; Gestão de Contratos e Fornecedores: Monitoramento de prazos contratuais, cláusulas de SLA, qualidade de execução de serviços e performance de fornecedores (oficinas, facilities, seguradoras); OCR em Notas Fiscais e Documentos de Frota: Leitura automática de NF-e para validação de dados de serviços de manutenção, combustível e seguros, com registro automático no ERP; RPA (Robotic Process Automation): Robôs para rotinas repetitivas, como consolidação de reembolsos de motoristas, acompanhamento de cronogramas de manutenção preventiva e atualização de relatórios de consumo; Calendário Digital de Manutenção Preventiva: Programação de inspeções prediais e revisões de frota com alertas automáticos de vencimento e integração com relatórios de execução; Gestão Online de Requisições de Veículos e Infra: Solicitações formalizadas via ClickUp, com prazos de resposta e conclusão atrelados a SLAs automáticos; Forecast de Demanda: Revisões periódicas alinhadas ao consumo real e à sazonalidade de uso da frota (canteiros de obra, transporte de pessoas, logística de materiais) e às demandas de manutenção predial; Gestão de Inventários Automatizada (Infra): Inventários de materiais e ferramentas com rastreabilidade digital e integração a sistemas internos; Controle de Abastecimento Inteligente (Frota): Consolidação automática de registros de abastecimento, com análise de consumo por veículo, rota e motorista; Gestão de EPIs e Ferramentas (Facilities): Controle automatizado de entrega, devolução e validade de equipamentos utilizados nos serviços prediais; Checklists Eletrônicos de Segurança (Infra & Frota): Inspeções de veículos, instalações elétricas, sistemas de climatização, extintores e pontos de energia, com evidências digitais anexadas ao sistema; Automação de Relatórios Gerenciais: Geração automática de relatórios mensais de KPIs, alinhados ao Cap. 6.3 (SLAs e métricas de atendimento). Observação: As iniciativas de melhoria contínua serão priorizadas conforme impacto em produtividade, risco mitigado e esforço de implementação, com entregas incrementais e comunicação nos rituais de gestão (Capítulo 8). 10. Gestão de Desempenho A gestão de desempenho no Departamento de Infra & Frota é organizada em dois níveis: KPIs Operacionais: asseguram a execução dos processos diários com qualidade, prazo e conformidade; OKRs Estratégicos: traduzem os objetivos de longo prazo em resultados-chave mensuráveis, alinhando a área à estratégia corporativa. KPI Descrição Meta / Frequência Responsável Lead Time de OS (Infra) Tempo médio entre abertura da OS e conclusão da manutenção ≤ 48h – Mensal Zelador / Coordenador % Execução de Preventivas Percentual de manutenções preventivas executadas no prazo ≥ 95% – Mensal Zelador Conformidade em Facilities Índice de conformidade na execução de contratos de limpeza, jardinagem, climatização, etc. ≥ 95% – Trimestral Coordenador / Fornecedores Custo Médio de Manutenção Predial Valor médio gasto por OS (corretiva + preventiva) ≤ orçamento definido – Mensal Coordenador / Controladoria Satisfação do Cliente Interno (Infra) Nota média atribuída pelas áreas atendidas (ClickUp/Survey) ≥ 4,5 – Trimestral Coordenador Tabela 27 – Gestão de Desempenho – Infra Frota KPI Descrição Meta / Frequência Responsável Disponibilidade da Frota % de veículos disponíveis para uso ≥ 90% – Mensal Analista de Frota Lead Time de Manutenção Tempo médio de execução de manutenções preventivas/corretivas ≤ 72h – Mensal Analista de Frota Custo Médio de Manutenção Valor médio gasto por veículo ≤ orçamento definido – Mensal Coordenador / Controladoria Consumo Médio de Combustível Litros/km por veículo Definido por categoria de veículo – Mensal Analista de Frota Taxa de Sinistros Número de ocorrências registradas / total de veículos ≤ 5% – Trimestral Analista de Frota / Seguradora Satisfação do Usuário Interno (Frota) Nota média atribuída pelos solicitantes (ClickUp/Survey) ≥ 4,5 – Trimestral Coordenador Tabela 28 – Gestão de Desempenho – Frota 10.1. OKR's Estratégicos O1 – Eficiência Operacional KR1: Reduzir o tempo médio de atendimento de OS corretivas em 30% no próximo semestre (Infra); KR2: Reduzir o lead time médio de manutenções de frota em 25% no próximo semestre. O2 – Confiabilidade e Sustentabilidade KR1: Garantir execução ≥ 98% das manutenções preventivas programadas; KR2: Implantar sensores IoT para monitoramento de consumo de energia/água e telemetria veicular em até 80% dos ativos. O3 – Relacionamento com Fornecedores KR1: Elevar o índice de performance de fornecedores homologados (facilities, oficinas, seguradoras) para ≥ 95%; KR2: Garantir homologação/recertificação 100% dentro do prazo definido. O4 – Experiência do Cliente Interno KR1: Reduzir o tempo médio de liberação de veículos em 20% até o próximo trimestre; KR2: Atingir CSAT ≥ 4,7 até o próximo ciclo de avaliação para serviços de manutenção predial. 10.2. Ferramentas de Monitoramento ClickUp: gestão de requisições, OS, SLAs e satisfação de clientes internos; ERP (Financeiro/Patrimônio): controle de custos de manutenção, facilities, seguros e documentação da frota; Power BI: dashboards de KPIs de Infra & Frota (disponibilidade de frota, lead time de OS, custo médio de manutenção, taxa de sinistros, satisfação interna); Telemetria: monitoramento de veículos em tempo real, consumo de combustível e comportamento de motoristas; Planilhas de Controle (suporte): registros de apoio em inventários, cronogramas e indicadores operacionais. 11. Controle de Documento O Coordenador de Infra & Frota é o responsável formal pela atualização deste manual, podendo delegar a tarefa ao Analista de Frota, Zelador ou responsável técnico mediante autorização formal. Toda alteração deve seguir o processo de revisão documentada, mantendo registro das versões anteriores, com data, responsável pela elaboração, verificação, aprovação e observações pertinentes. 11.1. Diretrizes de Controle Elaboração: realizada pela equipe técnica designada (Analista de Frota, Zelador ou responsável pelo processo); Verificação: responsabilidade do Coordenador de Infra & Frota ou substituto autorizado; Aprovação: competência da Diretoria Administrativa, garantindo conformidade institucional; Periodicidade: revisão mínima anual ou sempre que ocorrerem mudanças significativas em processos, sistemas ou estrutura organizacional; Armazenamento: versão digital arquivada em repositório oficial da Autvix (SharePoint / Servidor Interno), com controle de acesso; Comunicação: versões atualizadas devem ser divulgadas formalmente à equipe de Infra & Frota e áreas correlatas. 12. Glossário de Termos Técnicos e Siglas Termo/Sigla Definição Referência OS – Ordem de Serviço Documento formal que registra uma demanda de manutenção predial ou frota (corretiva/preventiva). Sistema ERP / ClickUp SLA – Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço) Prazo e qualidade acordados para atendimento de solicitações internas. Políticas internas Facilities Conjunto de serviços de apoio predial (limpeza, jardinagem, segurança, portaria, climatização). Manual de Infra & Frota Telemetria Tecnologia de monitoramento da frota em tempo real (km rodado, consumo, velocidade, incidentes). Sistema de Frota Checklist Predial Formulário para inspeção periódica de instalações (elétrica, hidráulica, civil). POPs de Infra Checklist Veicular Formulário de verificação preventiva de veículos antes e após uso. POPs de Frota PDI – Plano de Desenvolvimento Individual Ferramenta de evolução do colaborador, baseada em lacunas de competências. Cap. 3.4 ERP – Enterprise Resource Planning Sistema integrado de gestão corporativa utilizado para registro de OS, abastecimento, custos e contratos. Sistemas Autvix ClickUp Plataforma utilizada para registro e acompanhamento de requisições de manutenção e veículos. Ferramenta Autvix BI – Business Intelligence Relatórios e dashboards de desempenho em tempo real (Infra e Frota). Power BI Munck (Caminhão Munck) Caminhão equipado com guindaste articulado, utilizado para movimentação e içamento de cargas. NR-11 / NR-12 LGPD Lei Geral de Proteção de Dados, aplicável no tratamento de informações pessoais. Lei 13.709/2018 NRs – Normas Regulamentadoras Regras de segurança e saúde no trabalho (ex.: NR-11 Transporte, NR-12 Máquinas, NR-18 Construção). Ministério do Trabalho PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos Documento obrigatório que avalia e trata riscos ocupacionais. Legislação Trabalhista PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Programa que garante exames médicos periódicos e acompanhamento da saúde dos colaboradores. Legislação Trabalhista SEA – Sistema de Excelência Autvix Modelo de gestão do grupo baseado em 5 pilares: Pessoas, Processos e Inovação, Cliente e Mercado, Sociedade e Resultados Estratégicos. Código de Excelência DNA Autvix Valores que norteiam a cultura: Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua. Manual de Cultura Lead Time Tempo decorrido entre a abertura da solicitação (OS ou requisição) e sua conclusão. Indicadores Operacionais Sinistro Ocorrência de acidente, roubo ou dano envolvendo veículo da frota. Gestão de Seguros Compliance Conformidade com leis, normas, políticas internas e regulamentos externos. Pol. Governança e Ética Tabela 29 - Glossário