MAN-G-COR-001 - Governança Autvix

MAN-G-COR-001 - Governança Autvix_Rev.00
1. Objetivo e Abrangência Este manual é o documento tático de governança do Autvix Group. Ele traduz, em diretrizes práticas e responsabilidades organizacionais, os compromissos estabelecidos no Código de Excelência – nosso guia mestre – e nas Políticas Corporativas (POL) que sustentam o Sistema de Excelência Autvix (SEA). Seu objetivo é assegurar clareza na estrutura de papéis, nas responsabilidades de cada nível de liderança e na integração entre as Verticais e Contratos, servindo como referência obrigatória para a atuação de todos os colaboradores. Dentro da pirâmide documental do SEA, este manual ocupa a camada MAN (Manual): ele conecta o “porquê” das Políticas (nível estratégico) ao “como” dos Procedimentos e Instruções de Trabalho (nível operacional). 2. Nosso Modelo de Gestão: A Estrutura Matricial Para garantir ao mesmo tempo a excelência técnica e o foco total no cliente, o Autvix Group opera em uma Estrutura Matricial. Este modelo se aplica às nossas equipes que atuam diretamente na execução de Contratos. Neste modelo, um colaborador atua em dois eixos ao mesmo tempo, criando uma dinâmica com dois tipos de liderança complementares: Eixo Vertical (Estrutura Organizacional): Esta é a "casa" do colaborador, seu departamento de origem (ex: Engenharia de Automação, Montagem, etc.). O líder deste eixo é o Líder Organizacional (Líderes Táticos e Operacionais). Sua principal preocupação é o "COMO" o trabalho é feito, garantindo o desenvolvimento das melhores competências, padrões e ferramentas. Eixo Horizontal (Estrutura de Contratos): Esta é a "missão" do colaborador, o contrato em que ele está trabalhando. O líder deste eixo é o Gestor de Contrato, o qual é nomeado para essa função no início do Contrato. Sua principal preocupação é "O QUÊ" precisa ser entregue ao cliente, gerenciando escopo, prazo e orçamento. Nessa estrutura, existe um organograma para cada contrato, onde além do Gestor do Contrato, temos um responsável nomeado para as Funções: Mobilização planejamento segurança técnico. Os departamentos de Suporte e Apoio (RH, Financeiro, Comercial, Suprimentos, etc.) não operam nesta dualidade, mas atuam como o suporte essencial que permite que a estrutura matricial funcione com eficiência. Integração Vertical e Horizontal: Cada colaborador da Autvix pertence a uma Vertical (sua casa organizacional), reportando-se ao seu Coordenador e, em última instância, ao respectivo Gerente; Nos projetos e contratos (Eixo Horizontal), esses colaboradores são alocados em equipes multidisciplinares sob liderança do Gestor de Contrato, que integra recursos das diferentes Verticais para garantir entregas alinhadas a escopo, prazo, custo, qualidade, segurança e centralidade no cliente (CS e CX). 3. Papéis-Chave na Matriz: Quem Faz o Quê? O sucesso da nossa matriz depende da clareza sobre o papel de cada líder: Critério Líder Organizacional (do Departamento) Gestor de Contrato Foco Principal O "COMO" (Desenvolvimento de Pessoas e Padrões Técnicos) é o Fornecedor interno O "QUÊ" (Entrega do Contrato e Sucesso do Cliente – “Dono do Contrato”) é o Cliente interno Guardião de... A excelência técnica e a cultura do time O sucesso do cliente e o resultado do projeto Principais Responsabilidades ·

 Contratar e integrar novos talentos; ·

 Treinar e desenvolver as competências da equipe (PDIs); ·

 Definir os padrões e ferramentas da sua área; ·

 Realizar a avaliação de desempenho focada no "como"; ·

 Gerenciar a carreira e a alocação de seus liderados ·

 Definir o escopo, cronograma e orçamento do contrato; ·

 Montar a equipe do projeto; ·

 Distribuir as tarefas e dar o direcionamento do dia a dia no projeto; ·

 Ser o principal ponto de contato com o Cliente; ·

 Gerenciar os resultados do projeto; ·

 Responsável por coordenar junto com os “fornecedores internos” Pergunta que Responde "Meu time está preparado com as melhores competências para os desafios de hoje e de amanhã?" "O projeto está sendo entregue no prazo, no custo e com a qualidade que o cliente espera?" Tabela 1 – Papéis Chave na Matriz: Quem Faz O Quê? 4. Vertical: A Arquitetura da Excelência: Nossos Níveis de Atuação 4.1. Estrutura de Cargos (Níveis de Atuação) Dentro da nossa Estrutura Organizacional (Eixo Vertical), definimos seis níveis de atuação, cada um com focos e responsabilidades distintos, que garantem clareza sobre o papel de cada um e as oportunidades de desenvolvimento. 4.1.1. Nível 1 – Diretoria (Liderança Estratégica) Foco Principal: Definir e proteger o futuro estratégico do Autvix Group, garantindo sustentabilidade e crescimento. Responsabilidades: Estabelecer Visão, Missão e Estratégia de longo prazo; Atuar como guardião do Sistema de Excelência Autvix (SEA); Decidir sobre alocação de capital e recursos estratégicos; Liderar a governança e direção das Unidades de Negócio; Avaliar e mitigar riscos estratégicos; Tomar decisões de impacto significativo e estratégico; Promover ativamente a cultura organizacional alinhada aos valores da empresa, incentivando práticas que fortaleçam a identidade Autvix; Patrocinar iniciativas de melhoria contínua e inovação, incentivando o uso de novas tecnologias e inteligência artificial para aumento da produtividade e competitividade. 4.1.2. Nível 2 – Gerência (Liderança Estratégica/Tática) Foco Principal: Apoiar a Diretoria na definição da estratégia e garantir sua implementação eficaz em toda organização; Responsabilidades: Contribuir com a Diretoria na formulação e refinamento da estratégia; Garantir que os objetivos estratégicos sejam traduzidos em planos operacionais; Assegurar a eficiência na utilização dos recursos; Desenvolver estratégias de mitigação para riscos estratégicos e operacionais; Gerenciar o desempenho organizacional, definindo e acompanhando KPIs estratégicos; ·Promover o alinhamento contínuo entre estratégia e operações; Promover ativamente uma cultura organizacional baseada em meritocracia, desenvolvimento contínuo e inclusão, conforme definido na Política de Pessoas e Cultura; Garantir a inovação e a melhoria contínua através da busca ativa por práticas, tecnologias e soluções inovadoras, incluindo o uso de inteligência artificial, automação e digitalização para ganho de produtividade. 4.1.3. Nível 3 – Coordenação de Departamento (Liderança Tática) Foco Principal: Garantir que as equipes operacionais estejam alinhadas com a estratégia definida, gerenciando recursos e atividades operacionais diretamente. Responsabilidades: Desdobrar estratégias e metas em planos operacionais detalhados; Coordenar diretamente equipes e processos operacionais; Gerenciar e assegurar conformidade com procedimentos técnicos e padrões; Monitorar e avaliar desempenho operacional através de KPIs; Promover capacitação técnica contínua das equipes; Identificar e gerenciar riscos operacionais e propor ações corretivas; Atuar como principal articulador entre os níveis operacionais e gerenciais, garantindo uma comunicação clara e constante para melhor alinhamento das equipes; Implementar melhorias contínuas nos processos, olhando para dentro e para fora da organização, buscando referências de mercado, novas tecnologias e inovação para aumentar produtividade e qualidade. 4.1.4. Nível 4 – Supervisão/Coordenação (Liderança Operacional) Foco Principal: Garantir execução diária das atividades com qualidade, segurança e eficiência. Responsabilidades: Supervisionar e planejar diretamente atividades das equipes operacionais; Monitorar desempenho operacional, intervindo rapidamente em caso de desvios; Garantir que as normas técnicas e de segurança sejam seguidas; Ser agente ativo no desenvolvimento diário e capacitação contínua das equipes operacionais, exercendo liderança pelo exemplo e pela prática; Orientar tecnicamente a equipe; Proporcionar feedback contínuo aos colaboradores; Relatar riscos identificados e implementar ações corretivas imediatas; Contribuir para a identificação e implementação de melhorias de processo, adotando tecnologias e métodos inovadores. 4.1.5. Nível 5 – Encarregados e Líderes (Liderança Operacional) Foco Principal: Assegurar a execução prática das atividades com precisão técnica e conformidade com os padrões operacionais estabelecidos. Responsabilidades: Executar, coordenar e planejar tarefas operacionais diretamente com a equipe; Monitorar a qualidade e segurança das atividades diárias; Comunicar imediatamente qualquer desvio ou risco operacional; Colaborar para promover um ambiente seguro, eficiente e produtivo; Apoiar o desenvolvimento técnico e operacional da equipe; Atuar diretamente no desenvolvimento prático dos novos talentos operacionais, facilitando seu aprendizado e aprimoramento técnico constante; Zelar pelos recursos físicos e ativos da empresa; Sugerir melhorias práticas e novas formas de execução, aproveitando tecnologias e ferramentas inovadoras quando aplicável. 4.1.6.

Nível 6 – Time Operacional (Consultor, Especialistas, Analistas, Técnicos, Assistentes, Mecânicos, Eletricistas, Soldadores, etc.) Foco Principal: Executar as tarefas designadas com excelência técnica e total aderência aos padrões de segurança e qualidade. Responsabilidades: Realizar atividades técnicas e operacionais com qualidade e precisão; Seguir rigorosamente os procedimentos e normas de segurança; Comunicar claramente ao líder imediato qualquer desvio ou risco operacional; Colaborar proativamente com os membros da equipe; Identificar e comunicar proativamente oportunidades de melhorias nos processos e ambientes de trabalho, contribuindo para a evolução constante das práticas operacionais; Zelar pelos equipamentos, ferramentas e recursos da empresa. 4.2. Estrutura de Verticais e Departamentos (Eixo Organizacional) Além da definição dos cargos e responsabilidades, a estrutura vertical do Autvix Group está organizada em quatro grandes Verticais: Técnica, Inovação, Administrativa e Comercial. Cada Vertical é composta por departamentos especializados, liderados por responsáveis nomeados. Essa estrutura garante que todo colaborador saiba em qual Vertical pertence, quem é o líder direto e como sua atuação se conecta à estratégia corporativa. 4.2.1. Vertical Técnica Responsável por garantir excelência em engenharia, projetos, montagens, assistência técnica. É a área que concentra o conhecimento técnico e assegura que nossas soluções estejam sempre em conformidade com padrões de qualidade e segurança. Gerente Operacional: Welington Avancini Departamentos e Responsáveis: Engenharia de Automação → Rhynner Santos Engenharia de Projetos → Marcus Bontia Montagens e Manutenções Industriais → Rafael Silveira Planejamento de Contratos → Paulo Caldeira Assistência Técnica → Talyson Libardi Gestão de Contratos → Welington Avancini 4.2.2. Vertical de Inovação Responsável por desenvolver pesquisa, desenvolvimento e inovação tecnológica aplicada aos negócios do grupo. Gerente de Pesquisa e Desenvolvimento: Marcos Monfardini Departamentos e Responsáveis: P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) → Vinicius Caetano 4.2.3. Vertical Administrativa Tem como missão sustentar a operação da empresa, garantindo governança, compliance, saúde, segurança e gestão de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. É o suporte essencial para que a Vertical Técnica e a Comercial operem com eficiência. Gerente Administrativo: Marcos Monfardini Departamentos e Responsáveis: Controladoria e Financeiro → Thales Cot Pessoas e Cultura → Suhelen Carvalho Saúde e Segurança → Suhelen Carvalho Mobilização → Suhelen Carvalho Qualidade e Meio Ambiente → Suhelen Carvalho Suprimentos → Thales Cot Infra e Frota → Thales Cot TI → Vinicius Caetano 4.2.4. Vertical Comercial É a frente de relacionamento com o mercado, responsável por compreender as necessidades dos clientes, desenvolver propostas de valor, fortalecer a marca Autvix e gerar novas oportunidades de negócios. Gerente Comercial: Wanderson A. Silva Departamentos e Responsáveis: Comercial AD → Romeu Benicá Comercial AE → João Neto Marketing → Vinicius Caetano 5. Horizontal: Contratos A Estrutura de contratos no Autvix Group segue o modelo horizontal da nossa Estrutura Matricial, garantindo foco absoluto no cliente, excelência operacional e integração entre as diferentes áreas e disciplinas. Cada contrato é tratado como uma unidade de negócio durante a vigência do contrato, com equipe e liderança responsáveis por assegurar que as entregas sejam realizadas dentro do escopo, prazo, custo e padrão de qualidade acordados. 5.1. Estrutura de Gestão do Contrato Para cada contrato serão designadas as seguintes funções (descrever diferença de cargo e função): 5.1.1. Gestor do Contrato Foco: Centralidade no Cliente, garantindo CS (Customer Success) e CX (Customer Experience) em todas as interações. Responsabilidades: Ser o Preposto do contrato; Ser o principal ponto de contato com o cliente, garantindo interface contínua, promovendo transparência e confiança; Garantir a execução do contrato conforme escopo, prazo, custo e qualidade acordados; Monitorar KPIs de performance do contrato (prazo, qualidade, segurança, satisfação do cliente, produtividade, econômico/financeiro); Coordenar e alinhar a atuação de todos os responsáveis dentro do contrato e áreas de apoio; Gerenciar os contratos de fornecimento de serviços e materiais; Antecipar riscos e propor ações preventivas e corretivas; Gerenciar riscos propondo melhorias, ações preventivas e corretivas. 5.1.2. Responsáveis Técnicos Foco: Garantir a excelência técnica e a conformidade com normas e padrões da(s) disciplina(s) envolvida(s) no contrato. Responsabilidades: Garantir a execução técnica das atividades; Responsável pelo plano de execução detalhado do contrato; Garantir aderência a normas, especificações e procedimentos; Apoiar a solução de problemas técnicos complexos; Liderar equipes técnicas multidisciplinares quando aplicável; Validar a qualidade final das entregas técnicas; Participar de reuniões de contrato. 5.1.3. Responsável pelo Planejamento Foco: Garantir que todas as fases do contrato sejam planejadas e monitoradas de forma eficiente. Responsabilidades: Garantir o plano de execução detalhado do contrato; Garantir a integração de cronogramas físicos e financeiros; Monitorar avanço real x planejado e propor ajustes; Fornecer informações estratégicas para tomada de decisão; Trabalhar em conjunto com o Gestor do Contrato e Responsáveis técnicos para priorizar recursos e prazos. 5.1.4. Responsável pela Mobilização Foco: Garantir a mobilização de desmobilização de todos os recursos (humanos, equipamentos, materiais e infraestrutura) estejam disponíveis e prontos para o início e continuidade do contrato. Responsabilidades: Planejar e executar a mobilização da equipe e recursos para o local de execução; Garantir que a infraestrutura necessária esteja disponível e em conformidade; Liderar logística de deslocamento, hospedagem e alimentação (quando aplicável); Controlar custos e prazos relacionados à mobilização. 5.1.5. Responsável pela Segurança Foco: Garantir o atendimento do contrato às normas e requisitos de segurança necessários. Responsabilidades: Implementar e fiscalizar as diretrizes de Segurança do Trabalho e Meio Ambiente; Garantir que todos os colaboradores estejam treinados e aptos para as atividades; Conduzir inspeções periódicas e auditorias internas; Atuar preventivamente para evitar incidentes e acidentes; Reportar indicadores de segurança e propor ações de melhoria. 5.2. Time Operacional O time operacional será formado e alocado conforme as necessidades específicas de cada contrato; Todos os membros do time devem atuar alinhados às diretrizes do contrato, garantindo qualidade, segurança, produtividade e centralidade no cliente. 6. Política de Alçadas e Delegação de Autoridade Para garantir agilidade e empoderar nossas lideranças, o Autvix Group adota uma Política de Alçadas clara. O objetivo é que as decisões sejam tomadas no nível mais apropriado, reduzindo a burocracia e aumentando nossa velocidade de resposta. 6.1. Princípios da Delegação Responsabilidade: A autoridade pode ser delegada, mas a responsabilidade final permanece com o nível hierárquico superior; Confiança: A delegação é um ato de confiança, baseado na competência e no alinhamento do líder com o DNA do Autvix Group; Clareza: Os limites de autoridade devem ser claros, conhecidos e respeitados por todos; Prestação de Contas (Accountability): Quem recebe a autoridade para decidir é responsável por prestar contas sobre a decisão tomada. 6.2. Matriz de Alçadas A Matriz de Alçadas detalha os níveis de aprovação e os limites de autoridade para diferentes tipos de decisões e transações. Ela é fundamental para garantir a agilidade e a segurança nos processos, definindo quem pode aprovar o quê, e até que valor. Esta matriz visa otimizar a delegação de responsabilidades, assegurando que as decisões sejam tomadas no nível adequado, com base em critérios de materialidade e risco.  Ela será detalhada nos manuais de cada Departamento. 7. Gestão de Riscos e Conformidade (Compliance) A governança eficaz é fundamentalmente sobre proteger a empresa e garantir nossa perenidade. No Autvix Group, a gestão de riscos e a garantia de conformidade são processos proativos e integrados à nossa estratégia. 7.1. Identificação e Monitoramento de Riscos Nosso processo de gestão de riscos é contínuo e ocorre em todos os níveis da organização: Riscos Estratégicos: Identificados anualmente durante a Análise SWOT de nosso Planejamento Estratégico. São monitorados trimestralmente pelo Nível Estratégico. Exemplos incluem riscos de mercado, concorrência e flutuações econômicas; Riscos Operacionais: Identificados na fase de planejamento de cada contrato e em nossas operações diárias. São monitorados continuamente pelos Gestores de Contrato e pela Liderança Operacional. Exemplos incluem riscos de segurança (APR), qualidade e cronograma; Riscos Financeiros: Identificados e monitorados pela área de Controladoria e pelo Nível Tático, com reporte ao Nível Estratégico. Exemplos incluem riscos de fluxo de caixa, crédito e câmbio. 7.2. Garantia de Conformidade Nosso compromisso com a conformidade (compliance) é a base da nossa licença para operar. Asseguramos o cumprimento de todas as obrigações através de: Monitoramento de Requisitos Legais: Temos um processo ativo para identificar e monitorar as leis, normas (técnicas, ambientais, de SST) e requisitos contratuais aplicáveis ao nosso negócio; Processos e Auditorias Internas: Nosso Sistema de Gestão Integrado (SGI) e seus procedimentos são as ferramentas que garantem que a conformidade seja aplicada na prática. Realizamos auditorias internas periódicas para verificar a aderência e a eficácia desses controles; Canais de Comunicação: Mantemos canais abertos para que qualquer colaborador possa reportar, de forma segura, qualquer suspeita de não conformidade ou desvio ético. 7.2.1. Conexão com a Política de Governança Todo o nosso processo de Gestão de Riscos e Conformidade é governado pelos princípios estabelecidos em nossa Política de Governança, Ética e Relacionamento. Ela formaliza nosso compromisso inegociável com a integridade, a transparência e a conduta ética, garantindo que a proteção da Autvix Group seja uma responsabilidade compartilhada por todos. 8. O Ciclo do Planejamento Estratégico Para garantir que nossa estratégia seja viva e evolua constantemente, seguimos um ciclo anual de planejamento e gestão. Este processo assegura que a visão da diretoria se conecte com a operação diária e que aprendamos com nossos resultados. 8.1. Descrição das Etapas: Análise de Cenário (SWOT): Anualmente, a liderança estratégica analisa nossas Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças para entender o contexto em que estamos inseridos; Metas Estratégicas: Com base na análise, definimos as metas prioritárias para o ano, focando em fortalecer nossas fraquezas e capitalizar sobre as oportunidades; Plano de Ações: Cada meta é transformada em um ou mais projetos estratégicos, com responsáveis, prazos e recursos definidos (conforme nosso Plano de Ação); Desdobramento nos Pilares do SEA: Os projetos são distribuídos entre os 5 Pilares do nosso Sistema de Excelência (Pessoas, Processos & Inovação, etc.), atribuindo a responsabilidade de execução ao Nível Tático; Monitoramento e Controle: O desempenho dos projetos e dos KPIs associados é monitorado continuamente através dos nossos rituais de gestão (reuniões mensais do Comitê Estratégico); Feedback para o Próximo Ciclo: Ao final do ano, os resultados, aprendizados e a autoavaliação da gestão se tornam o principal insumo para a Análise de Cenário do ano seguinte, garantindo nossa Evolução Contínua.