MAN-G-CFIN-001 - Manual Controladoria e Financeiro_Rev.00
1. Identidade Organizacional
1.1. Objetivo
O Manual do Financeiro & Controladoria foi criado para ser o guia de referência de todos os profissionais que integram o setor do Autvix Group.
Mais do que um conjunto de regras, este manual apresenta a identidade do setor, os papéis de cada integrante, os serviços que entregamos e a forma como trabalhamos. Ele organiza as informações essenciais para que você consiga se situar com clareza e rapidez.
Aqui você vai encontrar:
- Quem somos e qual o nosso propósito dentro da Autvix (Capítulo 1 – Identidade Organizacional);
- Como o setor está estruturado (Capítulo 2 – Estrutura Funcional);
- Como desenvolvemos pessoas e avaliamos competências (Capítulo 3 – Gestão de Pessoas e Competências);
- O catálogo de serviços que oferecemos e como solicitá-los (Capítulo 4 – Jornada de Valor e Catálogo de Serviços);
- Os processos que garantem qualidade, segurança e eficiência no nosso dia a dia (Capítulo 5 – Processos Operacionais);
- Como nos relacionamos com stakeholders internos e externos (Capítulo 6 – Interfaces e Stakeholders);
- Nossas práticas de governança e gestão de riscos (Capítulo 7 – Governança e Riscos);
- Os rituais de gestão que organizam nosso trabalho (Capítulo 8 – Rituais de Gestão);
- Como lidamos com melhoria contínua e inovação (Capítulo 9 – Melhoria Contínua e Inovação);
- Como medimos desempenho com KPIs e OKRs (Capítulo 10 – Gestão de Desempenho);
- Quem mantém este manual atualizado (Capítulo 11 – Controle de Documento);
- As boas práticas e condutas esperadas de todos (Capítulo 12 – Boas Práticas e Condutas).
Este manual deve ser lido, consultado e aprimorado constantemente. Se durante sua jornada você perceber pontos que podem ser melhorados, registre suas sugestões: o setor de Financeiro & Controladoria cresce junto com as pessoas que fazem parte dele.
1.2. Propósito do Departamento
Garantir a saúde financeira, a sustentabilidade e o crescimento do Autvix Group, assegurando o cumprimento das obrigações legais, a confiabilidade das informações, a transparência com stakeholders e o suporte estratégico à tomada de decisão.
1.3. Missão
Ser parceiro estratégico da gestão, fornecendo análises financeiras claras e tempestivas, assegurando liquidez, rentabilidade e conformidade; promovendo eficiência no uso de recursos e a perenidade do negócio.
1.4. Conexão com a Visão e os Pilares do SEA
O Financeiro & Controladoria contribui para os pilares do SEA da seguinte forma:
- Pessoas: desenvolvimento técnico e cultural da equipe, valorizando a cultura do DNA Autvix (Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua);
- Processos e Inovação: automação de rotinas, padronização de procedimentos e uso de ferramentas digitais (ERP, BI, RPA) para garantir eficiência e rastreabilidade;
- Clientes e Mercado: disponibilização de informações financeiras confiáveis e tempestivas, apoiando negociações, decisões contratuais e relacionamento transparente com stakeholders;
- Sociedade: conformidade fiscal e regulatória, integridade nas transações e responsabilidade na gestão de recursos, assegurando impacto positivo e sustentabilidade;
- Resultados Estratégicos: geração de análises de DRE, DFC, KPIs e indicadores estratégicos, garantindo previsibilidade, redução de riscos e apoio direto ao alcance das metas corporativas.
1.5. Valor Gerado para Cliente Internos/Externos
O Financeiro & Controladoria gera valor por meio de:
Clientes Internos (Diretoria, Gestores e Áreas de Suporte):
- Relatórios financeiros e análises gerenciais para suporte à tomada de decisão;
- Planejamento orçamentário e acompanhamento de desvios;
- Apoio na definição de prioridades de pagamento e gestão de caixa;
- Transparência nas movimentações financeiras via ERP e dashboards de BI.
Clientes Externos (Fornecedores, Instituições Financeiras, Órgãos Reguladores e Auditorias):
- Relacionamento estruturado com fornecedores, assegurando pagamentos nos prazos acordados;
- Cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e legais, garantindo conformidade;
- Fornecimento de informações consistentes e auditáveis para bancos e investidores;
- Evidências documentais organizadas para auditorias internas e externas.
2. Estrutura Funcional
2.1. Objetivo
Formalizar a estrutura organizacional do Departamento Financeiro & Controladoria, definindo cargos, funções, responsabilidades e níveis de atuação, assegurando clareza de papéis, alinhamento hierárquico e integração com a estrutura matricial do Autvix Group.
2.2. Organograma do Departamento
O setor de Financeiro & Controladoria integra a área administrativa e é responsável pela gestão de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, orçamento, controladoria e obrigações fiscais.
Ele está inserido na estrutura matricial do Grupo, que combina o eixo vertical (departamentos e desenvolvimento de competências) com o eixo horizontal (contratos e entregas).
Figura 01 – Organograma Financeiro.
2.3. Descrição de Cargos
Cargo | Missão | Responsabilidade | Autoridade |
Diretoria Administrativa-Financeira (Nível Estratégico) | Definir diretrizes estratégicas, políticas financeiras e decisões de alto impacto relacionadas à gestão financeira e de controladoria do Autvix Group. | Define políticas corporativas financeiras e orçamentárias, aprova investimentos, garante alinhamento ao SEA e ao Código de Excelência, atua na governança financeira, gestão de riscos, planejamento estratégico e priorização de recursos do Grupo. | Aprovação final de decisões estratégicas, exceções críticas, investimentos relevantes e diretrizes financeiras corporativas. |
Coordenador Financeiro (Nível Tático) | Assegurar a execução integrada dos processos financeiros e de controladoria, traduzindo a estratégia em planos táticos e garantindo previsibilidade financeira. | Supervisiona contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa; define prioridades operacionais; valida relatórios gerenciais; monitora KPIs; promove auditorias internas; apoia a análise de riscos e assegura aderência às políticas e prazos estabelecidos. | Validação de decisões táticas, priorização de pagamentos e recebimentos, apoio direto à tomada de decisão estratégica da Diretoria. |
Controller (Operacional) | Garantir a confiabilidade das informações financeiras e apoiar a gestão estratégica por meio de análises, controles e relatórios gerenciais. | Elabora e consolida orçamento e forecast; analisa desvios realizado vs. orçado; produz relatórios gerenciais; apoia decisões estratégicas; assegura aderência às normas contábeis, fiscais, regulatórias e de compliance. | Autoridade técnica sobre relatórios, análises financeiras, controles orçamentários e orientações de compliance financeiro. |
Analista Financeiro – Líder Operacional | Coordenar e assegurar a execução eficiente das rotinas financeiras operacionais, garantindo qualidade, prazos e conformidade. | Supervisiona rotinas de contas a pagar e receber; consolida fluxo de caixa e conciliações; apoia a coordenação na análise de dados; orienta a equipe quanto a prazos, padrões e boas práticas operacionais. | Autoridade operacional sobre a equipe financeira, organização de rotinas e priorização de atividades do dia a dia. |
Analista Financeiro (Operacional) | Executar as rotinas financeiras com precisão, confiabilidade e aderência às normas internas e legais. | Realiza pagamentos e recebimentos; lança notas fiscais e boletos no ERP; executa conciliações bancárias diárias; apoia a elaboração de relatórios financeiros, de custos e desempenho. | Autonomia operacional para execução das rotinas conforme procedimentos, políticas e orientações superiores. |
Assistente Financeiro (Operacional) | Apoiar a execução e organização dos processos financeiros, assegurando rastreabilidade e suporte administrativo. | Apoia registros em sistemas (ERP, ClickUp, planilhas); realiza follow-up com fornecedores e clientes; organiza documentos e evidências; auxilia na preparação de relatórios e conferências. | Autoridade restrita à execução de atividades de apoio, conforme orientações do Analista e Liderança Operacional. |
Estagiário Financeiro (Operacional) | Apoiar o time financeiro no desenvolvimento das rotinas operacionais e aprendizado prático da área. | Auxilia na conferência de documentos fiscais e financeiros; realiza lançamentos supervisionados; organiza controles de apoio; dá suporte em auditorias e atividades administrativas. | Atuação sob supervisão direta, sem autonomia decisória. |
Tabela 1 – Descrição de Cargos.
3. Gestão de Pessoas e Competências
3.1. Objetivo
Garantir o desenvolvimento técnico, comportamental e cultural dos colaboradores do Departamento Financeiro & Controladoria, assegurando que as competências individuais estejam alinhadas às necessidades operacionais, aos objetivos estratégicos do Autvix Group e aos princípios do SEA – Sistema de Excelência Autvix.
3.2. Matriz de Competências Comportamentais
A matriz de competências define os conhecimentos, habilidades e atitudes que cada função deve dominar para assegurar qualidade das entregas, conformidade regulatória, governança e segurança financeira no âmbito do Financeiro & Controladoria.
Ela constitui a base para a Avaliação de Desempenho, a elaboração dos PDIs (Planos de Desenvolvimento Individual) e o direcionamento das trilhas de desenvolvimento e capacitação do time.
Como ler a matriz:
- Competências técnicas: domínio dos processos financeiros, fiscais e contábeis, controle orçamentário, análise financeira, uso de sistemas ERP e BI, aplicação de controles internos, compliance e atendimento às normas regulatórias
- Competências comportamentais: atitudes esperadas no dia a dia, relacionadas à ética, responsabilidade, organização, comunicação, colaboração e postura profissional;
- Competências metodológicas: capacidade de aplicar métodos, padrões e ferramentas de gestão, incluindo planejamento, acompanhamento de indicadores, uso de procedimentos, rotinas, fluxos, checklists e melhoria contínua;
- Competências culturais: alinhamento aos valores e ao DNA Autvix, refletidos em respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua;
- Competências de liderança: aplicáveis aos níveis tático e estratégico, abrangendo tomada de decisão, orientação a resultados, desenvolvimento de pessoas, gestão de prioridades, influência positiva e exemplo de conduta.
3.3. Escala de Proficiência por Cargo
Cada competência é avaliada em escala de 0 a 5, conforme o Guia da Matriz:
- NA: Não se Aplica
- 0: Diferencial (não exigido, mas positivo);
- 1: Conhecimento básico, exige suporte;
- 2: Autonomia em cenários simples;
- 3: Autonomia em cenários complexos;
- 4: Mentor ativo, referência;
- 5: Referência estratégica, cria soluções e inova.
3.4. Matriz de Competências Comportamentais
3.4.1. Competências Técnicas - Financeiro
Competências Técnicas | Estag. | Assist. 1 | Assist. 2 | Assist. 3 | Assist. 4 | Assist. 5 | An. JR 1 | An. JR 2 | An. JR 3 | An. PL 1 | An. PL 2 | An. PL 3 | An. SR 1 | An. SR 2 | An. SR 3 | Coord. |
ERP Financeiro / ClickUp | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Conciliação Bancária | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Contas a Pagar (execução) | 1 | 1 | 2 | 3 | 4 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Contas a Receber (execução) | 1 | 1 | 2 | 3 | 4 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Emissão de NF / Faturamento | 0 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Gestão de Fluxo de Caixa | 0 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Relatórios de Custos e Despesas | 0 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Compliance Fiscal / Tributário | 0 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 |
Retenções e Obrigações Fiscais | 0 | 1 | 2 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Fechamento Contábil e Financeiro | 0 | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 2 – Matriz de competências técnicas - Financeiro.
3.4.2. Competências Comportamentais - Financeiro
Competências Comportamentais | Estag. | Assist. 1 | Assist. 2 | Assist. 3 | Assist. 4 | Assist. 5 | An. JR 1 | An. JR 2 | An. JR 3 | An. PL 1 | An. PL 2 | An. PL 3 | An. SR 1 | An. SR 2 | An. SR 3 | Coord. |
Organização e Disciplina | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Comunicação Clara e Assertiva | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Trabalho em Equipe e Colaboração | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Proatividade e Foco em Resultados | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Ética, Sigilo e Responsabilidade | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Atenção a Detalhes | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Cumprimento de Prazos | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Adaptabilidade e Resiliência | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 3 – Matriz de competências comportamentais - Financeiro.
3.4.3. Competências Metodológicas - Financeiro
Competências Metodológicas | Estag. | Assist. 1 | Assist. 2 | Assist. 3 | Assist. 4 | Assist. 5 | An. JR 1 | An. JR 2 | An. JR 3 | An. PL 1 | An. PL 2 | An. PL 3 | An. SR 1 | An. SR 2 | An. SR 3 | Coord. |
Uso de relatórios e análises comparativas | 0 | 1 | 1 | 2 | 2 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Gestão de KPIs financeiros (EBITDA, Margem, Fluxo) | 0 | 0 | 1 | 2 | 2 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Aplicação de metodologias de melhoria (PDCA, Lean, Matriz Custo Direto) | 0 | 0 | 1 | 2 | 2 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Análise crítica de processos financeiros | 0 | 1 | 1 | 2 | 2 | 3 | 2 | 3 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Controle de Indicadores Operacionais | 0 | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 4 – Matriz de competências metodológicas - Financeiro.
3.4.4. Competências Culturais - Financeiro
Competências Culturais | Estag. | Assist. 1 | Assist. 2 | Assist. 3 | Assist. 4 | Assist. 5 | An. JR 1 | An. JR 2 | An. JR 3 | An. PL 1 | An. PL 2 | An. PL 3 | An. SR 1 | An. SR 2 | An. SR 3 | Coord. |
Segurança como princípio inegociável | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Foco no cliente interno/externo | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Inovação com responsabilidade | 0 | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Sustentabilidade e uso consciente | 1 | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Excelência como rotina | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Atitude de Dono | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Colaboração e Evolução Contínua | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 4 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 5 – Matriz de competências culturais - Financeiro.
3.4.5. Competências de Liderança - Financeiro
Competências de Liderança | Estag. | Assist. 1 | Assist. 2 | Assist. 3 | Assist. 4 | Assist. 5 | An. JR 1 | An. JR 2 | An. JR 3 | An. PL 1 | An. PL 2 | An. PL 3 | An. SR 1 | An. SR 2 | An. SR 3 | Coord. |
Inteligência emocional e autoconhecimento | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Tomada de decisão orientada a dados | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Delegação e feedback | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Gestão de conflitos e empatia | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Visão crítica e estratégica | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 |
Influência e Comunicação | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 |
Tabela 6 – Matriz de competências de liderança - Financeiro.
3.4.6. Competências Técnicas - Controladoria
Competências Técnicas | Controller Jr 1 | Controller Jr 2 | Controller Jr 3 | Controller Pl 1 | Controller Pl 2 | Controller Pl 3 | Controller Sr 1 | Controller Sr 2 | Controller Sr 3 | Coord. |
Elaboração e Consolidação de Orçamento | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Análise de DRE, Balanço e DFC | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Forecast e Projeções Financeiras | 2 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Controle de Centros de Custo e Alocação | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Relatórios Gerenciais (KPIs Financeiros) | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Compliance e Normas Contábeis | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Modelagem Orçamentária e Financeira (BI/ERP) | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Suporte a Auditorias Internas/Externas | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 7 – Matriz de competências técnicas - Controladoria.
3.4.7. Competências Comportamentais - Controladoria
Competências Comportamentais | Controller Jr 1 | Controller Jr 2 | Controller Jr 3 | Controller Pl 1 | Controller Pl 2 | Controller Pl 3 | Controller Sr 1 | Controller Sr 2 | Controller Sr 3 | Coord. |
Organização e Disciplina | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Comunicação Clara e Assertiva | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Trabalho em Equipe e Colaboração | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Proatividade e Foco em Resultados | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Ética e Responsabilidade | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Senso Crítico e Analítico | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 8 – Matriz de competências comportamentais - Controladoria.
3.4.8. Competências Metodológicas - Controladoria
Competências Metodológicas | Controller Jr 1 | Controller Jr 2 | Controller Jr 3 | Controller Pl 1 | Controller Pl 2 | Controller Pl 3 | Controller Sr 1 | Controller Sr 2 | Controller Sr 3 | Coord. |
Uso de Relatórios e Análises Comparativa | 3 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Gestão de Indicadores Financeiros (KPIs/OKRs) | 2 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Aplicação de Metodologias de Melhoria (PDCA, Lean, Matriz Custo Direto) | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Análise Crítica de Processos Financeiros | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Modelagem de Fluxo e Orçamento no BI | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Compliance e Normas Contábeis Gestão de Riscos Financeiros e Contábeis Gestão de Riscos Financeiros e Contábeis | 2 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 9 – Matriz de competências metodológica - Controladoria.
3.4.9. Competências Culturais - Controladoria
Competências Culturais | Controller Jr 1 | Controller Jr 2 | Controller Jr 3 | Controller Pl 1 | Controller Pl 2 | Controller Pl 3 | Controller Sr 1 | Controller Sr 2 | Controller Sr 3 | Coord. |
Segurança como princípio inegociável | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Foco no cliente interno/externo | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Inovação com responsabilidade | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Sustentabilidade e uso consciente | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Excelência como rotina | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Atitude de Dono | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 10 – Matriz de competências culturais - Controladoria.
3.4.10. Competências de Liderança - Controladoria
Competências de Liderança | Controller Jr 1 | Controller Jr 2 | Controller Jr 3 | Controller Pl 1 | Controller Pl 2 | Controller Pl 3 | Controller Sr 1 | Controller Sr 2 | Controller Sr 3 | Coord. |
Inteligência Emocional e Autoconhecimento | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tomada de Decisão Orientada a Dados | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Delegação e Feedback | 1 | 2 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Gestão de Conflitos e Empatia | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Visão Crítica e Estratégica | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Influência Positiva e Comunicação Executiva | 2 | 3 | 3 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
Tabela 11 – Matriz de competências de liderança - Controladoria.
3.5. Trilhas de Carreira
As trilhas de carreira do Departamento Financeiro & Controladoria foram estruturadas para demonstrar, de forma transparente, como cada profissional pode evoluir dentro da área, assumindo progressivamente maior autonomia, complexidade técnica e impacto nos resultados do Autvix Group
Estrutura da trilha - Financeiro:
- Estagiário ➝ Assistente ➝ Analista JR ➝ Analista PL ➝ Analista SR ➝ Analista Líder ➝ Coordenador
Estrutura da trilha - Controladoria:
- Controller → Coordenador → Diretoria
- A evolução na trilha de carreira está condicionada a:
- Atendimento aos níveis de proficiência exigidos para o cargo, conforme definido nas matrizes técnicas e comportamentais;
- Entregas consistentes e rastreáveis, registradas nos sistemas oficiais do departamento (ERP, ClickUp, BI);
- Demonstração contínua de colaboração, ética, atitude de dono e evolução contínua;
- Participação ativa em reuniões, feedbacks estruturados e rituais de acompanhamento do desempenho;
- A evolução de carreira está vinculada às demandas reais dos projetos, contratos e à estratégia da empresa.
3.6. Procedimento de Onboarding
O Onboarding dos colaboradores do Departamento Financeiro & Controladoria visa alinhar o novo colaborador à cultura da empresa, às normas institucionais e às rotinas do departamento, assegurando compreensão clara das responsabilidades, dos processos e das ferramentas utilizadas.
Primeira Semana – Integração Institucional e Ambientação
- Acompanhamento das rotinas financeiras por meio de shadowing;
- Treinamento prático nos sistemas utilizados pelo departamento;
- Registro de atividades conforme procedimentos operacionais;
- Participação nos rituais de gestão do setor.
Primeiro Mês – Operação Assistida
- Execução supervisionada das atividades do cargo;
- Acompanhamento de conciliações bancárias e fechamento mensal;
- Feedback estruturado sobre desempenho inicial;
- Definição e acompanhamento do PDI inicial.
Primeiros 3 Meses – Consolidação
- Execução assistida das atividades de contas a pagar, contas a receber, conciliações e controles financeiros;
- Liberação e orientação de uso dos sistemas oficiais (ERP, ClickUp, BI e ferramentas corporativas);
- Demonstrar organização, proatividade e foco em resultados;
- Avaliação técnica e comportamental do colaborador.
Após 6 Meses – Autonomia Progressiva
- Execute as rotinas financeiras de forma autônoma, conforme procedimentos e políticas estabelecidas;
- Demonstre domínio crescente das habilidades exigidas para o cargo;
- Contribua para a melhoria contínua dos processos e rotinas do departamento.
3.7. Comportamentos Aceitos e não Aceitos no Departamento
Comportamentos Aceitos:
- Cumprimento rigoroso das normas de segurança e procedimentos;
- Comunicação clara, respeitosa e transparente;
- Colaboração e compartilhamento de conhecimento;
- Atitude de dono e foco na qualidade das entregas;
- Abertura para feedbacks e melhoria contínua.
Comportamentos Não Aceitos:
- Descumprimento de normas de segurança ou procedimentos;
- Falta de registro de atividades e informações;
- Posturas desrespeitosas com colegas, clientes ou parceiros;
- Improvisações técnicas sem validação;
- Resistência a padrões, treinamentos ou processos de melhoria.
4. Jornada de Valor e Catálogo de Serviços
4.1. Fluxo da Jornada
A jornada de valor do Departamento Financeiro & Controladoria descreve o fluxo de atendimento das demandas financeiras e de controladoria, desde a solicitação até a entrega do serviço.
Fluxo da Jornada de Valor:
Entrada ➝ Execução ➝ Saída
- Entrada: - Solicitações recebidas via formulário ClickUp, ERP ou e-mail institucional (ex.: notas fiscais, solicitações de pagamento, reembolso, faturamento).
- Execução: Processamento interno: conferência, lançamento em sistemas, conciliações, aprovações de alçada e programação financeira.
- Saída: Entregas para clientes internos/externos: pagamentos, reembolsos, notas fiscais emitidas, relatórios financeiros, DRE/DFC, dashboards BI.
4.2. Catálogo de Serviços - Financeiro
Nome do serviço | Descrição | Quem pode solicitar | Como solicitar | Inputs | Outputs | Prazo (SLA) | Contato responsável |
Programação de Pagamento | Processamento de pagamentos de fornecedores e contratos | Suprimentos, Gestão de Contratos | Formulário ClickUp + NF | NF, contrato aprovado, dados bancários | Pagamento + comprovante | Até o dia do vencimento | Contas a Pagar |
Reembolso de Despesas | Restituição de despesas corporativas de colaboradores | Colaboradores + líder imediato | Formulário ClickUp + comprovantes | Recibos, relatórios de viagem | Reembolso liquidado | Até 7 dias úteis após aprovação | Contas a Pagar |
Faturamento / Emissão de NF | Emissão de notas fiscais a clientes | Gestão de Contratos | Solicitação ERP + medição/PO | Ordem de serviço, contrato, PO | NF emitida + DANFE/XML | Até 3 dias úteis | Contas a Receber |
Cobrança e Follow-up Cliente | Gestão de recebimentos e inadimplência | Gestão de Contratos | Automático via carteira | Carteira de cobrança | Status atualizado + relatório cobrança | Ciclo semanal | Contas a Receber |
Conciliação Bancária | Conciliação de extratos e saldos | Financeiro | Rotina interna ERP | Extrato bancário | Conciliação registrada | D+1 diário | Tesouraria |
Forecast / Fluxo de Caixa | Projeção de entradas/saídas e saldo futuro | Diretoria, Coordenação | Rotina interna + planilha | Previsões + compromissos | Relatório + dashboard BI | Semanal + M+1 | Tesouraria |
Tabela 12 – Catálogo de Serviços – Financeiro.
4.3. Catálogo de Serviços - Controladoria
Nome do serviço | Descrição | Quem pode solicitar | Como solicitar | Inputs | Outputs | Prazo (SLA) | Contato responsável |
Orçamento Anual (Budget) | Consolidação de premissas e elaboração do orçamento | Diretoria, Gestores | Formulário padrão + reuniões | Premissas, histórico de custos | Orçamento consolidado | Ciclo anual | Controladoria |
Revisão Orçamentária (Forecast) | Ajustes periódicos no orçamento | Diretoria, Coordenação | Solicitação via planilha padrão | Real x previsto, ajustes | Forecast revisado | Trimestral | Controladoria |
DRE / DFC Mensal | Apuração e fechamento de resultados | Diretoria, Financeiro | Rotina interna ERP/BI | Lançamentos financeiros | Relatório consolidado | Até D+10 do mês seguinte | Controladoria |
Análise de Variações | Estudo de desvios entre realizado e orçado | Diretoria, Gestores | Solicitação por demanda | Dados de DRE/DFC | Relatório analítico | Até 5 dias úteis | Controladoria |
Relatórios Gerenciais e Dashboards | Indicadores de custos, margens, EBITDA, etc. | Diretoria, Gestão de Contratos | Automático via BI | Dados ERP/planilha | Dashboard atualizado | Semanal + mensal | Controladoria |
Suporte a Auditorias | Atuação em auditorias internas/externas | Diretoria, Governança | Solicitação formal | Documentos e relatórios | Relatórios de conformidade | Conforme cronograma | Controladoria |
Tabela 13 – Catálogo de serviços – Controladoria.
5. Processos Operacionais
5.1. Objetivo
Padronizar a execução das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria, assegurando conformidade, rastreabilidade, controle e eficiência na gestão financeira e de controladoria.
5.2. Mapa Geral dos Processos
Os processos operacionais do Departamento Financeiro & Controladoria estão organizados de forma a garantir controle das rotinas, cumprimento de prazos e confiabilidade das informações.
Procedimentos do Departamento Financeiro:
- Contas a Pagar;
- Contas a Receber;
- Conciliação Bancária;
- Tesouraria e Fluxo de Caixa;
- Faturamento e Emissão de Notas;
- Reembolsos
- Fechamento Contábil/Fiscal
Procedimentos do Departamento de Controladoria:
- Planejamento Orçamentário (Budget);
- Revisões Orçamentárias (Forecast);
- Consolidação DRE / DRC;
- Análise de Variações (Real x Orçado);
- Relatórios Gerenciais e DashBoards;
- Suporte a Auditorias.
5.3. SIPOC's dos Processos
5.3.1. Financeiro
Processo | Objetivo | Supplier (Fornecedor) | Inputs (Entradas) | Processo (Etapas) | Outputs (Saídas) | Customer |
Contas a Pagar | Garantir pagamento em conformidade e no prazo | Suprimentos / Gestores | NF aprovada, contrato, OC | Registro NF → Conferência fiscal/documental → Programação → Pagamento | Pagamento liquidado | Fornecedores / Contabilidade |
Contas a Receber | Assegurar recebimento de valores de clientes | Comercial / Gestão de Contratos | Pedido de venda / medição aprovada, dados do cliente | Emissão NF/boletos → Registro ERP → Cobrança → Baixa | Recebimento confirmado | Clientes / Diretoria |
Conciliação Bancária* | Garantir integridade das movimentações financeiras | Bancos / ERP | Extratos bancários, lançamentos ERP | Conciliação → Ajustes → Fechamento | Relatório de conciliação | Diretoria / Auditoria |
Fluxo de Caixa | Garantir liquidez e previsibilidade financeira | Financeiro / Controladoria | CP/CR, extratos, contratos | Coleta dados → Projeção → Revisão | Posição e projeção de caixa | Diretoria / Coordenação |
Reembolsos e Adiantamentos | Restituir despesas de colaboradores de forma ágil | Colaboradores / Gestores / DP | RDV via Formulário, comprovantes, política e alçada vigente | Receber solicitação → Validar centro de custo e política → Aprovar (alçada) → Pagar → Registrar e Conciliar | Reembolso/adiantamento pago e registrado | Colaborador / DP / Contabilidade |
Retenções e Tributos | Cumprir obrigações tributárias com conformidade | Financeiro / Fiscal | NF com impostos, legislação aplicável | Apuração → Recolhimento → Registro ERP | Guias recolhidas | Órgãos Governamentais / Contabilidade |
Tabela 14 – Sipoc’s dos Processos - Financeiro
Metodologia Aplicada → Financeiro:
- Planejamento: Definir um calendário financeiro;
- Execução: Registros, conciliações, liquidações, recolhimentos;
- Controle: Evidências em ERP/ClickUp, segregação de funções, auditorias internas;
- Medição: % pagamentos no prazo, índice de inadimplência, conciliações sem divergência, obrigações fiscais recolhidas em dia;
- Melhoria Contínua: Automação bancária, integração ERP-BI, digitalização de comprovantes e guias.
5.3.2. Controladoria
Processo | Objetivo | Supplier (Fornecedor) | Inputs (Entradas) | Processo (Etapas) | Outputs (Saídas) | Customer |
Planejamento Orçamentário (Budget) | Estruturar e consolidar o orçamento anual do Grupo | Diretoria / Gestores | Premissas, histórico de custos, contratos | Receber premissas →Consolidar orçamento → Revisar → Validar com diretoria | Orçamento anual aprovado | Diretoria / Conselho |
Revisão Orçamentária (Forecast) | Ajustar periodicamente projeções financeiras | Diretoria / Coordenação | Realizado x Orçado, novos contratos, desvios | Coletar dados → Comparar Real x Orçado → Reprojetar → Validar | Forecast atualizado | Diretoria / Coordenação |
Consolidação DRE / DFC | Apurar resultados mensais do Grupo | Financeiro / ERP | Lançamentos financeiros e contábeis | Coletar lançamentos → Consolidar → Revisar → Publicar relatórios | DRE e DFC consolidados | Diretoria / Auditoria |
Análise de Variações (Real x Orçado) | Identificar e justificar desvios | Financeiro / Gestores | Orçado x Realizado, relatórios ERP | Analisar desvios → Identificar causas → Reportar ajustes | Relatório de variações | Diretoria / Gestores |
Relatórios Gerenciais e Dashboards | Apoiar decisões com informações financeiras | Controladoria / ERP / BI | Dados contábeis e financeiros | Coleta → Tratamento → Construção dashboards | Relatórios gerenciais (KPIs, margens, EBITDA, etc.) | Diretoria / Gestores |
Suporte a Auditorias | Garantir conformidade e transparência | Órgãos reguladores, auditoria externa | Documentos fiscais, contábeis e financeiros | Preparar documentação → Atender auditoria → Reportar conclusões | Relatórios de auditoria | Diretoria / Governança |
Tabela 15 – Sipoc’s dos Processos - Controladoria
Metodologia Aplicada → Controladoria
- Planejamento: Calendário anual de orçamento e ciclos de revisão trimestral;
- Execução: Consolidação de dados, análises, fechamento contábil;
- Controle: Aderência às normas fiscais e contábeis, segregação de funções, políticas internas;
- Medição: Acuracidade do forecast, percentual de desvios explicados, prazo de entrega de relatórios;
- Melhoria Contínua: Integração BI, automação de relatórios, revisão periódica de indicadores de desempenho.
5.3.3. Padrões/Normas Aplicáveis
- Normas contábeis, fiscais e regulatórias aplicáveis;
- Políticas corporativas da empresa.
5.4. Exemplos Práticos
5.4.1. Financeiro – Contas a Pagar (Exemplo):
- Área de Suprimentos envia Nota Fiscal aprovada referente a contrato de fornecimento;
- Financeiro recebe NF via ERP/ClickUp e confere dados fiscais/documentais;
- NF é registrada no ERP e vinculada ao contrato;
- Programação de pagamento é incluída no calendário financeiro;
- Líder de Suprimentos valida centro de custo e aprova a despesa;
- Coordenação Financeira autoriza o pagamento conforme alçada;
- Liquidação bancária é realizada pelo Tesoureiro;
- Comprovante de pagamento é anexado no ERP/ClickUp;
- Relatório de contas a pagar atualizado é compartilhado com Controladoria.
5.4.2. Controladoria – Contas a Pagar (Exemplo):
- Fechamento mensal de DRE é consolidado até D+10;
- Controller extrai relatório Real x Orçado do ERP/BI;
- São identificadas variações relevantes:
- Despesas de viagem acima do orçado (+15%);
- Receita de um contrato adiada para o próximo mês.
- Controller analisa causas com áreas responsáveis (RH e Gestão de Contratos);
- Relatório de análise de variações é elaborado, destacando impactos no EBITDA;
- Plano de ação é definido:
- RH ajusta política de viagens para reduzir custos;
- Contratos agenda faturamento antecipado para contratos recorrentes.
- Relatório final é apresentado em reunião mensal de performance.
5.5. Funcionalidades - Chave
As funcionalidades-chave do Departamento Financeiro & Controladoria são executadas por meio de procedimentos operacionais padronizados, que garantem segurança e confiabilidade na execução das atividades do Autvix Group.
- ERP / ClickUp / BI integrados: Asseguram registros consistentes de contas a pagar, contas a receber, conciliações, orçamentos e relatórios gerenciais;
- Rastreabilidade ponta a ponta: Todos os lançamentos financeiros e fiscais possuem evidências documentais associadas, garantindo conformidade e auditoria;
- Controle de Alçadas: Pagamentos, adiantamentos e reembolsos seguem matriz de aprovação definida por política, assegurando segregação de funções;
- Calendário Financeiro: Programação consolidada de vencimentos (pagamentos, recebimentos, obrigações fiscais), que assegura liquidez e previsibilidade;
- Relatórios e Dashboards (BI): Indicadores em tempo real sobre fluxo de caixa, DRE, inadimplência, margem de contribuição, custos e EBITDA;
- Plano de Contingência: Diretrizes para execução de pagamentos emergenciais, gestão de falhas sistêmicas e mitigação de riscos fiscais;
- Compliance Tributário: Apuração, retenção e recolhimento de tributos de acordo com legislação vigente, monitorados por checklists fiscais;
- Integração com Auditoria: Suporte a auditorias internas e externas, com relatórios padronizados e evidências de conformidade.
5.6. Regras de Registro e Prioridade
5.6.1. Objetivo
Assegurar a organização, o controle e a conformidade das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria por meio da manutenção de registros e evidências formais nos sistemas oficiais.
5.6.2. Canais Oficiais
- ClickUp: registro de solicitações financeiras (pagamentos, reembolsos, faturamento);
- ERP: registro oficial de notas fiscais, conciliações e lançamentos contábeis;
- E-mail institucional (financeiro@autvix.com.br): uso restrito a exceções, quando sistemas oficiais estiverem indisponíveis;
- Planilhas/Dashboards BI: acompanhamento de indicadores e relatórios consolidados.
5.6.3. Tabela de Prioridade
Nível | Definição | Exemplo | SLA Médio |
Muito Alta (Crítica) | Solicitações urgentes que podem impactar diretamente obrigações contratuais ou legais | Pagamento emergencial de fornecedor crítico / Guia de tributo com vencimento imediato | Atendimento em até 24h |
Alta | Demandas financeiras estratégicas, com impacto direto no fluxo de caixa e no relacionamento com clientes/fornecedores | Faturamento de contrato em prazo curto / Adiantamento de viagem de diretoria | Até 3 dias úteis |
Média | Solicitações rotineiras dentro do calendário financeiro | Reembolso de despesas / Programação de pagamentos recorrentes | Até 5 dias úteis |
Baixa | Demandas administrativas ou de baixa urgência | Emissão de relatório financeiro complementar / Ajuste contábil não crítico | Até 10 dias úteis |
Tabela 16 – Tabela de Prioridade
5.7. Procedimentos, Instruções de Trabalho e Guias
5.7.1. Procedimentos (POP)
Código | Procedimento | Objetivo | Frequência | Responsável | Output |
POP-FIN-01 | Registro de NF de Fornecedor | Garantir lançamento correto das notas fiscais no ERP | Diário | Assistente Financeiro | NF registrada |
POP-FIN-02 | Programação de Pagamentos | Planejar pagamentos conforme vencimentos | Diário / Semanal | Analista Financeiro | Agenda de pagamentos |
POP-FIN-03 | Emissão de NF Cliente | Formalizar faturamento de serviços | Semanal / Conforme contrato | Analista de CR | NF emitida (DANFE/XML) |
POP-FIN-04 | Fechamento Mensal | Consolidar posição financeira (DRE/DFC) | Mensal (até D+10) | Coordenação Financeira | Relatório consolidado |
POP-FIN-05 | Planejamento Orçamentário | Elaborar budget anual | Anual | Controller + Coordenação | Orçamento aprovado |
Tabela 17 – Procedimentos (POP)
5.7.2. Instruções de Trabalho (IT)
Código | IT Relacionada | Descrição | Ferramenta/Sistema | Público |
IT-FIN-01 | POP-FIN-01 (Registro NF) | Passo a passo para registrar NF no ERP (telas, campos obrigatórios, anexos) | ERP Financeiro | Financeiro |
IT-FIN-02 | POP-FIN-02 (Pagamentos) | Como programar pagamento no ERP e anexar comprovante no ClickUp | ERP + ClickUp | Financeiro / Tesouraria |
IT-FIN-03 | POP-FIN-03 (Emissão NF Cliente) | Emissão de NF de serviço no ERP + envio DANFE/XML | ERP Fiscal | Contas a Receber |
IT-FIN-04 | POP-FIN-04 (Fechamento) | Rotina de conciliação, lançamentos e exportação DRE/DFC | ERP + Power BI | Financeiro + Controladoria |
IT-FIN-05 | POP-FIN-05 (Budget) | Preenchimento de planilha padrão de premissas e importação para BI | Excel + BI | Controladoria |
Tabela 18 – Instruções de Trabalho
5.7.3. Guias
Código | Guia | Objetivo | Público | Canal |
GUI-FIN-01 | Guia de Pagamentos | Explicar ao solicitante como pedir pagamento (formulário, inputs obrigatórios, prazos) | Áreas requisitantes | ClickUp |
GUI-FIN-02 | Guia de Reembolso | Orientar colaboradores no envio de despesas/reembolsos | Colaboradores | ClickUp / Manual Colaborador |
GUI-FIN-03 | Guia de Faturamento | Orientar gestores de contrato sobre inputs para emissão de NF (PO, medição, OS) | Gestão de Contratos | ERP / E-mail |
GUI-FIN-04 | Guia de Orçamento | Definir como enviar premissas orçamentárias para controladoria | Gestores | Planilha padrão |
GUI-FIN-05 | Guia de Auditoria | Informar áreas como fornecer evidências financeiras em auditorias | Gestores + Financeiro | SharePoint / ERP |
GUI-FIN-06 | Guia Prático de Custo Direto | Guia Prático de Custo Direto | Financeiro | ERP/Almoxarivix |
Tabela 19 - Guias
6. Gestão de Interfaces e Relacionamento
6.1. Objetivo
A gestão de interfaces garante que as interações do Departamento Financeiro e de Controladoria com outros departamentos e clientes sejam organizadas, consistentes e eficazes, permitindo uma comunicação clara, alinhamento de expectativas e fortalecimento da reputação da área.
6.2. Mapa de Stakeholders Internos
O relacionamento com stakeholders internos ocorre de forma estruturada, conforme as demandas e responsabilidades de cada área.
Código | Guia | Objetivo | Público | Canal |
GUI-FIN-01 | Guia de Pagamentos | Explicar ao solicitante como pedir pagamento (formulário, inputs obrigatórios, prazos) | Áreas requisitantes | ClickUp |
GUI-FIN-02 | Guia de Reembolso | Orientar colaboradores no envio de despesas/reembolsos | Colaboradores | ClickUp / Manual Colaborador |
GUI-FIN-03 | Guia de Faturamento | Orientar gestores de contrato sobre inputs para emissão de NF (PO, medição, OS) | Gestão de Contratos | ERP / E-mail |
GUI-FIN-04 | Guia de Orçamento | Definir como enviar premissas orçamentárias para controladoria | Gestores | Planilha padrão |
GUI-FIN-05 | Guia de Auditoria | Informar áreas como fornecer evidências financeiras em auditorias | Gestores + Financeiro | SharePoint / ERP |
GUI-FIN-06 | Guia Prático de Custo Direto | Guia Prático de Custo Direto | Financeiro | ERP/Almoxarivix |
Tabela 20 – Mapa de Stakeholders (internos).
6.3. Mapa de Stakeholders Externos
O relacionamento com stakeholders externos é conduzido de forma ética e transparente, assegurando conformidade e credibilidade institucional.
Stakeholder Externo | Papel / Interface | Forma de Relacionamento | Frequência |
Contabilidade Externa | Fornecedor | Balanços, fechamentos, obrigações acessórias | Mensal / Prazos legais |
Auditoria Interna/Externa | Cliente | Solicitação de documentos e evidências | Calendário de auditoria |
Bancos e Instituições | Fornecedor | Extratos, saldos e serviços bancários | Diário / Semanal |
Fornecedores | Fornecedor | NF, contratos, faturas, condições de pagamento | Sob demanda |
Clientes | Cliente | Recebimento de faturas, cobrança, conciliação | Sob demanda |
Tabela 21 – Mapa de Stakeholders (externo).
6.4. Política de Atendimento (Princípios de Conduta)
O Departamento Financeiro e de Controladoria pauta suas interações nos seguintes princípios:
- Clareza: Comunicação objetiva e transparente.
- Agilidade: Resposta no menor tempo possível, conforme prioridade e SLA.
- Cordialidade: Atendimento respeitoso e colaborativo.
- Rastreabilidade: Registros formais de todas as solicitações nos canais oficiais.
- Foco na Solução: Busca pela resolução definitiva das demandas.
6.5. Canais de Comunicação
Os canais oficiais de comunicação do Departamento Financeiro & Controladoria:
- ClickUp: Registro oficial de Notas Fiscais (Contas a Pagar);
- Forms (Office 365): Solicitações de Reembolsos e Adiantamentos (RDVs);
- SharePoint: Consulta e acesso ao repositório de RDVs Consolidados;
- E-mail institucional (financeiro@autvix.com.br): Relatórios, conciliações, dúvidas e solicitações diversas.
SLAs de Atendimento por Atividade.
6.6. Procedimentos de Reclamações/Solicitações
O procedimento para gestão de solicitações assegura que todas as demandas sejam registradas, avaliadas, tratadas e encerradas de forma padronizada, com prazos claros e rastreabilidade.
Registro ➝ Classificação ➝ Execução ➝ Validação ➝ Encerramento ➝ FeedBack
- Registro: A solicitação é formalizada pelo canal oficial (ClickUp para NF, Forms para RDVs, e-mail para demais solicitações);
- Classificação: A equipe do Financeiro ou da Controladoria identifica o tipo de solicitação (Contas a Pagar, Contas a Receber, Reembolso/Adiantamento, Conciliação, Orçamento, Relatório);
- Execução: A demanda é tratada conforme o SLA definido no tópico 6.5;
- Validação: Conferência de conformidade com alçadas, centros de custo e políticas internas;
- Encerramento: Comunicação ao solicitante com a comprovação da execução (pagamento, relatório, conciliação ou evidência entregue);
- Feedback: O solicitante confirma a resolução ou aponta ajustes; casos recorrentes são avaliados em reuniões internas para melhoria contínua.
7. Governança, Controles e Gestão de Riscos
7.1. Objetivo
A governança no Departamento Financeiro e de Controladoria garante que as decisões e ações sejam tomadas de forma controlada, com clareza sobre alçadas e responsabilidades, assegurando conformidade, transparência e rastreabilidade.
7.2. Matriz de Alçadas
Atividade / Decisão | Estagiário | Analista Financeiro | Controladoria (Analista Líder) | Coord. Fin. & Control. | Diretoria / Origem |
Pagamentos de fornecedores (execução) | Não | Executa | Consolida | Define estratégia de data | Já homologado |
Reembolsos / Adiantamentos (execução) | Não | Executa conforme política | Consolida | - | Já homologado |
Apropriação de mão de obra (execução/consolidação) | Não | Apoia | Executa e consolida | - | Já homologado |
Contratação de terceirizados (execução) | Não | Apoia | Executa após aprovação externa | - | Decide |
Emissão de relatórios gerenciais | Apoia | Elabora | Consolida | Valida | Homologa |
Políticas financeiras | Não | Contribui | Propõe ajustes | Valida | Homologa |
Encerramento contábil/fiscal | Não | Apoia | Valida | Supervisiona | Homologa |
Gestão de incidentes financeiros | Não | Registra | Investiga | Lidera resolução | Decide medidas |
Tabela 22 – Matriz de Alçada
Observação: Os itens acima chegam aprovados por instâncias de origem; ao Financeiro/Controladoria cabe executar.
O Coordenador define a estratégia de data (antecipar/postergar) quando aplicável.
7.3. Estruturas de Controle
Controle | Ferramenta/Meio | Responsável | Frequência | Output |
Auditorias Internas | Checklists + Evidências ERP | Controladoria | Trimestral | Relatório de não conformidades |
Auditorias Externas | Relatórios de auditor independente | Contabilidade Externa + Controladoria | Anual | Parecer de auditoria |
Conciliações Bancárias | ERP + Extratos | Analista Financeiro | Diário (D+1) | Relatório de conciliação |
Fechamento Mensal | ERP + BI (DRE/DFC) | Coordenação Financeira | Mensal | Relatório gerencial |
Relatórios de KPIs de Conformidade** | Power BI (SLA Pagamentos, Inadimplência, Acuracidade) | Controller | Mensal | Dashboard atualizado |
Checklists de Pagamento | Modelo padrão em ClickUp/ERP | Analista Financeiro | Diário | Evidência registrada |
Tabela 23 – Estruturas de Controle
7.4. Matriz de Riscos Operacionais
Risco | Impacto Potencial | Nível | Controles Preventivos | Plano de Contingência | Responsável |
Atraso em pagamento de fornecedores | Multas, bloqueio de fornecimento, impacto na imagem | Alto | Calendário de vencimentos, dupla validação, ERP integrado | Pagamento emergencial + comunicação formal ao fornecedor | Coordenação Financeira |
Erros em lançamentos contábeis | Distorsão de demonstrações financeiras e riscos fiscais | Alto | Revisão por pares, conciliações diárias, segregação de funções | Reprocessamento e retificação no ERP | Controladoria |
Fraudes em reembolsos | Perdas financeiras, não conformidade regulatória | Alto | Política clara de reembolso, comprovação obrigatória, auditoria amostral | Bloqueio, apuração e reporte imediato à Diretoria | Controller |
Descumprimento de obrigações fiscais | Multas e penalidades legais | Alto | Calendário fiscal, ERP integrado, dupla checagem de guias | Pagamento emergencial + plano de ajuste | Fiscal / Controladoria |
Indisponibilidade do ERP | Paralisação de rotinas críticas | Médio | Backup, redundância de servidores, suporte contratado | Operação manual emergencial + acionar TI | TI + Coordenação |
Perda de documentos fiscais | Multas, retrabalho, insegurança regulatória | Médio | Digitalização imediata, GED/backup, protocolo de recebimento | Reobtenção junto a fornecedor/SEFAZ | Fiscal |
Falhas em controles de viagens/milhas | Uso indevido, custos adicionais | Médio | Política de viagens/milhas, relatórios de auditoria periódicos | Bloqueio de reservas + reporte à Diretoria | Administrativo |
Inconsistências em apropriação de mão de obra | Indicadores distorcidos, falhas em rateios contratuais | Médio | Integração Gestão de Contratos + revisões mensais da Controladoria | Reanálise e reapresentação de rateios | Controladoria |
Erro humano em classificação de custos | Impacto em DRE, indicadores de custo | Médio | Plano de contas detalhado, treinamentos periódicos, validação do coordenador | Ajustes contábeis e reapresentação | Analista + Coordenação |
Vazamento ou uso indevido de dados financeiros | Risco regulatório, reputacional e legal | Alto | Controles de acesso, LGPD, logs e revisões periódicas | Contenção, comunicação à Diretoria + reforço de controles | TI + Controladoria |
Tabela 24 - Matriz de Riscos Operacionais
8. Rituais de Gestão
8.1. Objetivo
Os rituais de gestão asseguram a execução consistente da estratégia, promovendo alinhamento, acompanhamento de resultados e comunicação eficaz.
A disciplina e regularidade desses encontros são fundamentais para manter a equipe focada nos objetivos e preparada para responder a desafios operacionais.
8.2. Matriz de Reuniões Obrigatórias
Reunião | Objetivo | Frequência | Duração | Participantes | Outputs |
Reunião Diária de Alinhamento | Garantir alinhamento das atividades do dia, identificar bloqueios e ajustar prioridades | Diária | 15 min | Equipe Financeiro e Controladoria | Lista de tarefas do dia, registro de impedimentos |
Reunião Semanal de Equipe | Acompanhar execução dos processos financeiros (pagamentos, recebimentos, conciliações, RDVs), revisar indicadores críticos e definir ações imediatas | Semanal | 1h | Analistas, Controller, Coordenador | Relatório de status semanal, plano de ação |
Reunião Semanal com Fornecedores | Monitorar pagamentos, serviços terceirizados e relacionamento com fornecedores, garantindo prazos e conformidade legal | Semanal | 1h | Financeiro, Suprimentos, Contabilidade | Relatório semanal de status e ações corretivas |
Reunião Semanal com Gestores de Contratos (Controladoria) | Alinhar custos orçados vs realizados, identificar desvios e propor plano de correção | Semanal | 1h | Controladoria, Gestores de Contratos, Coordenação | Relatório consolidado de custos, recomendações e plano de ação corretiva |
Reunião Mensal de Fechamento | Consolidar fechamento contábil/financeiro, validar DRE, fluxo de caixa e KPIs, discutir desvios e propor ajustes | Mensal | 2h | Financeiro, Controladoria, Diretoria | Relatórios mensais (DRE, DFC, KPIs), plano de correção |
Reunião Trimestral de Orçamento | Revisar forecast, variações orçamentárias acumuladas, redefinir premissas e alinhar ajustes estratégicos para próximos ciclos | Trimestral | 3h | Controladoria, Coordenação, Diretoria | Forecast atualizado, recomendações estratégicas |
Reunião de Auditoria e Compliance* | Atender auditorias internas/externas, validar evidências fiscais e financeiras, revisar controles internos e riscos | Semestral / Anual | 4h | Financeiro, Controladoria, Auditoria | Relatórios de auditoria, planos de mitigação de riscos |
Tabela 25 – Rituais de Gestão
9. Melhoria Contínua e Inovação
9.1. Objetivo
Promover estrutura para ações práticas visando otimizar tempo e aumentar a produtividade do Financeiro e da Controladoria durante a reestruturação. A diretriz é transformar rotinas manuais em processos digitais e automatizados, elevando a confiabilidade dos dados e o suporte à decisão.
9.2. Boas Práticas (Financeiro e Controladoria)
- Automação analítica (BI/Power BI): Dashboards de caixa diário, aging de CP/CR, margem e rentabilidade por contrato, inadimplência e KPIs operacionais;
- Conciliação bancária integrada ao ERP: Importação automática de extratos, regras de baixa, alertas de divergências e trilhas de auditoria;
- Cadastro inteligente de CP/CR: Formulários padronizados com validações (CNPJ, vencimento, centro de custo, retenções) e alçadas automáticas;
- Gestão digital de reembolsos/adiantamentos (RDV): Submissão via Forms, aprovação eletrônica por gestor, integração com folha e contabilidade;
- OCR de documentos fiscais: Leitura automática de NFs/boletos para pré-cadastro no ERP e redução de erros de digitação;
- RPA (Robotic Process Automation): Robôs para tarefas repetitivas: cadastros, baixas simples, envio de cobranças e conciliações de baixo risco;
- Calendário fiscal automatizado: Agenda central com prazos legais, alertas e checagens de cumprimento (retenções e tributos);
- Integração ERP ↔ BI ↔ ClickUp: Fonte única de dados e rastreabilidade ponta a ponta (do registro à execução e indicadores);
- Relatórios gerenciais automáticos: Geração de DRE, DFC e relatórios de performance a partir do ERP, com distribuição programada;
- Orçamento e rolling forecast: Revisões periódicas com premissas parametrizadas, comparação orçado x realizado e alertas de desvio;
- Gestão digital de contratos: Apropriação automática de mão de obra/custos indiretos por contrato, controle de multas e reajustes;
- Frota e almoxarifado integrados: Lançamentos padronizados de veículos (custos, documentos, combustível) e entradas/saídas de estoque com centro de custo;
- Portal do fornecedor/cliente (quando aplicável): Consulta de status de títulos, 2ª via de boletos e canais de contato padronizados;
- Checklists de fechamento: Roteiros digitais por etapa (CP, CR, conciliações, tributos), com evidências anexas e responsáveis definidos;
- Monitoramento de SLAs por atividade: Métricas e alertas automáticos alinhados ao catálogo de serviços (Cap. 6.5).
Observação: As iniciativas serão priorizadas conforme impacto em produtividade, risco mitigado e esforço de implementação, com entregas incrementais e comunicação nos rituais de gestão (Cap. 8).
10. Gestão de Desempenho
10.1. Objetivo
Estabelecer os critérios, indicadores e mecanismos de acompanhamento do desempenho do Departamento Financeiro & Controladoria, sendo organizada em dois níveis:
- KPIs Operacionais: Asseguram a execução de processos diários com qualidade, prazo e conformidade;
- OKRs Estratégicos: Traduzem os objetivos de longo prazo em resultados-chave mensuráveis, alinhando a área à estratégia corporativa.
10.2. KPIS de Rotina (Operacionais)
KPI | Descrição | Meta / Frequência | Responsável |
Prazos de Pagamento Cumpridos | % de pagamentos efetuados na data programada | ≥ 98% – Mensal | Financeiro |
Conciliações sem Divergências | % de contas conciliadas no prazo | 100% – Semanal | Financeiro / Estagiário |
Prazo de Fechamento | Dias úteis para encerramento gerencial | ≤ 5 dias – Mensal | Controladoria |
Entrega de Relatórios no Prazo | % de relatórios entregues conforme calendário | ≥ 95% – Mensal | Controladoria |
Tempo Médio de Reembolso | Dias entre solicitação e pagamento de RDV | ≤ 5 dias – Mensal | Financeiro |
CSAT dos Usuários Internos | Nota média de satisfação dos solicitantes | ≥ 4,5 – Trimestral | Coordenação |
Tabela 26 – Melhorias do Departamento
10.3. OKR's Estratégicos
Os OKRs estratégicos direcionam os esforços do Departamento Financeiro & Controladoria para os resultados prioritários da empresa, conectando a execução operacional aos objetivos estratégicos. São definidos de forma periódica e desdobrados em objetivos claros, com acompanhamento contínuo ao longo do ciclo.
Exemplos de OKRs:
- O1 – Eficiência Operacional;
- KR1: Reduzir retrabalho em conciliações em 50%;
- KR2: Automatizar relatórios de pagamentos até o próximo semestre;
- O2 – Controladoria Estratégica;
- KR1: Disponibilizar dashboard de rentabilidade por contrato em produção;
- KR2: Garantir forecast rolling com acurácia ≥ 95%;
- O3 – Experiência do Cliente Interno;
- KR1: Reduzir tempo médio de resposta em 30%;
- KR2: Atingir CSAT ≥ 4,7.
10.4. Ferramentas de Monitoramento
O monitoramento do desempenho é realizado por meio das seguintes ferramentas:
- ERP – Transações financeiras, cadastros, fluxo de caixa e módulos orçamentários;
- Power BI – Dashboards e relatórios de desempenho;
- ClickUp – Gestão de demandas, SLAs, indicadores e backlog de melhorias;
- SharePoint – Repositório de relatórios e atas de acompanhamento.
11. Controle de Documento
11.1. Objetivo
O Coordenador de Financeiro & Controladoria é o responsável formal pela atualização deste manual, podendo delegar a atividade ao Controller ou Analista Financeiro, mediante autorização formal.
Toda alteração neste documento deve seguir o processo de revisão documentada, garantindo a manutenção do histórico de versões, com registro de data, responsável pela elaboração, verificação, aprovação e observações pertinentes.
12. Glossário de Termos Técnicos e Siglas
12.1. Objetivo
O glossário a seguir reúne os principais termos e siglas utilizados no Departamento de Financeiro & Controladoria.
Seu objetivo é padronizar a comunicação, assegurar entendimento comum entre colaboradores e áreas clientes e reforçar a conformidade com o Sistema de Excelência Autvix (SEA).
12.2. Glossário
Nº | Data | Elaboração |
SLA (Service Level Agreement) | Acordo de Nível de Serviço que define prazos e padrões de atendimento para requisições, pagamentos, reembolsos e relatórios. | Políticas Financeiras / SEA |
ERP (Enterprise Resource Planning) | Sistema integrado de gestão que centraliza lançamentos financeiros, conciliações, notas fiscais e controles de fluxo de caixa. | ERP Autvix |
DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) | Relatório contábil-financeiro que apresenta receitas, custos, despesas e resultado líquido em determinado período. | Contabilidade / Manual Financeiro |
DFC (Demonstração de Fluxo de Caixa) | Relatório que evidencia entradas e saídas de recursos em determinado período, classificadas em atividades operacionais, de investimento e de financiamento. | Controladoria |
Forecast | Revisão das projeções orçamentárias com base no realizado, ajustando cenários futuros. | Orçamento / Controladoria |
Budget | Planejamento orçamentário anual consolidado, com premissas de receita, custo e despesas aprovadas pela Diretoria. | Controladoria |
Capex (Capital Expenditure) | Investimentos em ativos permanentes, como máquinas, equipamentos e obras. | Controladoria / Diretoria |
Opex (Operational Expenditure) | Custos e despesas operacionais necessários à manutenção das atividades da empresa. | Controladoria / Financeiro |
KPI (Key Performance Indicator) | Indicadores-chave de desempenho que monitoram eficiência e conformidade (ex.: prazos de pagamento, inadimplência, acuracidade contábil). | Catálogo de Indicadores Financeiros |
Compliance | Conjunto de práticas que assegura aderência às normas legais, regulatórias e internas da Autvix. | Código de Excelência Autvix |
LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) | Legislação que regulamenta o tratamento e a proteção de dados pessoais. | Legislação Federal |
RDV (Relatório de Despesas e Viagens) | Documento utilizado para solicitação de adiantamentos, prestação de contas e reembolsos. | Políticas Financeiras |
OTIF (On Time In Full) | Indicador que mede a entrega dentro do prazo e com a quantidade correta (aplicado a fornecedores e clientes internos). | Catálogo de Indicadores Autvix |
Tabela 28 – Conteúdo Requerido