Manuais - Controladoria e Financeiro

MAN-G-CFIN-001 - Manual Controladoria e Financeiro

MAN-G-CFIN-001 - Manual Controladoria e Financeiro_Rev.00
1. Identidade Organizacional 1.1. Objetivo O Manual do Financeiro & Controladoria foi criado para ser o guia de referência de todos os profissionais que integram o setor do Autvix Group. Mais do que um conjunto de regras, este manual apresenta a identidade do setor, os papéis de cada integrante, os serviços que entregamos e a forma como trabalhamos. Ele organiza as informações essenciais para que você consiga se situar com clareza e rapidez. Aqui você vai encontrar: Quem somos e qual o nosso propósito dentro da Autvix (Capítulo 1 – Identidade Organizacional); Como o setor está estruturado (Capítulo 2 – Estrutura Funcional); Como desenvolvemos pessoas e avaliamos competências (Capítulo 3 – Gestão de Pessoas e Competências); O catálogo de serviços que oferecemos e como solicitá-los (Capítulo 4 – Jornada de Valor e Catálogo de Serviços); Os processos que garantem qualidade, segurança e eficiência no nosso dia a dia (Capítulo 5 – Processos Operacionais); Como nos relacionamos com stakeholders internos e externos (Capítulo 6 – Interfaces e Stakeholders); Nossas práticas de governança e gestão de riscos (Capítulo 7 – Governança e Riscos); Os rituais de gestão que organizam nosso trabalho (Capítulo 8 – Rituais de Gestão); Como lidamos com melhoria contínua e inovação (Capítulo 9 – Melhoria Contínua e Inovação); Como medimos desempenho com KPIs e OKRs (Capítulo 10 – Gestão de Desempenho); Quem mantém este manual atualizado (Capítulo 11 – Controle de Documento); As boas práticas e condutas esperadas de todos (Capítulo 12 – Boas Práticas e Condutas). Este manual deve ser lido, consultado e aprimorado constantemente. Se durante sua jornada você perceber pontos que podem ser melhorados, registre suas sugestões: o setor de Financeiro & Controladoria cresce junto com as pessoas que fazem parte dele. 1.2. Propósito do Departamento Garantir a saúde financeira, a sustentabilidade e o crescimento do Autvix Group, assegurando o cumprimento das obrigações legais, a confiabilidade das informações, a transparência com stakeholders e o suporte estratégico à tomada de decisão. 1.3. Missão Ser parceiro estratégico da gestão, fornecendo análises financeiras claras e tempestivas, assegurando liquidez, rentabilidade e conformidade; promovendo eficiência no uso de recursos e a perenidade do negócio. 1.4. Conexão com a Visão e os Pilares do SEA O Financeiro & Controladoria contribui para os pilares do SEA da seguinte forma: Pessoas: desenvolvimento técnico e cultural da equipe, valorizando a cultura do DNA Autvix (Respeito, Confiança, Atitude de Dono, Colaboração e Evolução Contínua); Processos e Inovação: automação de rotinas, padronização de procedimentos e uso de ferramentas digitais (ERP, BI, RPA) para garantir eficiência e rastreabilidade; Clientes e Mercado: disponibilização de informações financeiras confiáveis e tempestivas, apoiando negociações, decisões contratuais e relacionamento transparente com stakeholders; Sociedade: conformidade fiscal e regulatória, integridade nas transações e responsabilidade na gestão de recursos, assegurando impacto positivo e sustentabilidade; Resultados Estratégicos: geração de análises de DRE, DFC, KPIs e indicadores estratégicos, garantindo previsibilidade, redução de riscos e apoio direto ao alcance das metas corporativas. 1.5. Valor Gerado para Cliente Internos/Externos O Financeiro & Controladoria gera valor por meio de: Clientes Internos (Diretoria, Gestores e Áreas de Suporte): Relatórios financeiros e análises gerenciais para suporte à tomada de decisão; Planejamento orçamentário e acompanhamento de desvios; Apoio na definição de prioridades de pagamento e gestão de caixa; Transparência nas movimentações financeiras via ERP e dashboards de BI. Clientes Externos (Fornecedores, Instituições Financeiras, Órgãos Reguladores e Auditorias): Relacionamento estruturado com fornecedores, assegurando pagamentos nos prazos acordados; Cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e legais, garantindo conformidade; Fornecimento de informações consistentes e auditáveis para bancos e investidores; Evidências documentais organizadas para auditorias internas e externas. 2. Estrutura Funcional 2.1. Objetivo Formalizar a estrutura organizacional do Departamento Financeiro & Controladoria, definindo cargos, funções, responsabilidades e níveis de atuação, assegurando clareza de papéis, alinhamento hierárquico e integração com a estrutura matricial do Autvix Group. 2.2. Organograma do Departamento O setor de Financeiro & Controladoria integra a área administrativa e é responsável pela gestão de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, orçamento, controladoria e obrigações fiscais. Ele está inserido na estrutura matricial do Grupo, que combina o eixo vertical (departamentos e desenvolvimento de competências) com o eixo horizontal (contratos e entregas). Figura 01 – Organograma Financeiro. 2.3. Descrição de Cargos Cargo Missão Responsabilidade Autoridade Diretoria Administrativa-Financeira (Nível Estratégico) Definir diretrizes estratégicas, políticas financeiras e decisões de alto impacto relacionadas à gestão financeira e de controladoria do Autvix Group. Define políticas corporativas financeiras e orçamentárias, aprova investimentos, garante alinhamento ao SEA e ao Código de Excelência, atua na governança financeira, gestão de riscos, planejamento estratégico e priorização de recursos do Grupo. Aprovação final de decisões estratégicas, exceções críticas, investimentos relevantes e diretrizes financeiras corporativas. Coordenador Financeiro (Nível Tático) Assegurar a execução integrada dos processos financeiros e de controladoria, traduzindo a estratégia em planos táticos e garantindo previsibilidade financeira. Supervisiona contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa; define prioridades operacionais; valida relatórios gerenciais; monitora KPIs; promove auditorias internas; apoia a análise de riscos e assegura aderência às políticas e prazos estabelecidos. Validação de decisões táticas, priorização de pagamentos e recebimentos, apoio direto à tomada de decisão estratégica da Diretoria. Controller (Operacional) Garantir a confiabilidade das informações financeiras e apoiar a gestão estratégica por meio de análises, controles e relatórios gerenciais. Elabora e consolida orçamento e forecast; analisa desvios realizado vs. orçado; produz relatórios gerenciais; apoia decisões estratégicas; assegura aderência às normas contábeis, fiscais, regulatórias e de compliance. Autoridade técnica sobre relatórios, análises financeiras, controles orçamentários e orientações de compliance financeiro. Analista Financeiro – Líder Operacional Coordenar e assegurar a execução eficiente das rotinas financeiras operacionais, garantindo qualidade, prazos e conformidade. Supervisiona rotinas de contas a pagar e receber; consolida fluxo de caixa e conciliações; apoia a coordenação na análise de dados; orienta a equipe quanto a prazos, padrões e boas práticas operacionais. Autoridade operacional sobre a equipe financeira, organização de rotinas e priorização de atividades do dia a dia. Analista Financeiro (Operacional) Executar as rotinas financeiras com precisão, confiabilidade e aderência às normas internas e legais. Realiza pagamentos e recebimentos; lança notas fiscais e boletos no ERP; executa conciliações bancárias diárias; apoia a elaboração de relatórios financeiros, de custos e desempenho. Autonomia operacional para execução das rotinas conforme procedimentos, políticas e orientações superiores. Assistente Financeiro (Operacional) Apoiar a execução e organização dos processos financeiros, assegurando rastreabilidade e suporte administrativo. Apoia registros em sistemas (ERP, ClickUp, planilhas); realiza follow-up com fornecedores e clientes; organiza documentos e evidências; auxilia na preparação de relatórios e conferências. Autoridade restrita à execução de atividades de apoio, conforme orientações do Analista e Liderança Operacional. Estagiário Financeiro (Operacional) Apoiar o time financeiro no desenvolvimento das rotinas operacionais e aprendizado prático da área. Auxilia na conferência de documentos fiscais e financeiros; realiza lançamentos supervisionados; organiza controles de apoio; dá suporte em auditorias e atividades administrativas. Atuação sob supervisão direta, sem autonomia decisória. Tabela 1 – Descrição de Cargos. 3. Gestão de Pessoas e Competências 3.1. Objetivo Garantir o desenvolvimento técnico, comportamental e cultural dos colaboradores do Departamento Financeiro & Controladoria, assegurando que as competências individuais estejam alinhadas às necessidades operacionais, aos objetivos estratégicos do Autvix Group e aos princípios do SEA – Sistema de Excelência Autvix. 3.2. Matriz de Competências Comportamentais A matriz de competências define os conhecimentos, habilidades e atitudes que cada função deve dominar para assegurar qualidade das entregas, conformidade regulatória, governança e segurança financeira no âmbito do Financeiro & Controladoria. Ela constitui a base para a Avaliação de Desempenho, a elaboração dos PDIs (Planos de Desenvolvimento Individual) e o direcionamento das trilhas de desenvolvimento e capacitação do time. Como ler a matriz: Competências técnicas: domínio dos processos financeiros, fiscais e contábeis, controle orçamentário, análise financeira, uso de sistemas ERP e BI, aplicação de controles internos, compliance e atendimento às normas regulatórias Competências comportamentais: atitudes esperadas no dia a dia, relacionadas à ética, responsabilidade, organização, comunicação, colaboração e postura profissional; Competências metodológicas: capacidade de aplicar métodos, padrões e ferramentas de gestão, incluindo planejamento, acompanhamento de indicadores, uso de procedimentos, rotinas, fluxos, checklists e melhoria contínua; Competências culturais: alinhamento aos valores e ao DNA Autvix, refletidos em respeito, confiança, atitude de dono, colaboração e evolução contínua; Competências de liderança: aplicáveis aos níveis tático e estratégico, abrangendo tomada de decisão, orientação a resultados, desenvolvimento de pessoas, gestão de prioridades, influência positiva e exemplo de conduta. 3.3. Escala de Proficiência por Cargo Cada competência é avaliada em escala de 0 a 5, conforme o Guia da Matriz: NA: Não se Aplica 0: Diferencial (não exigido, mas positivo); 1: Conhecimento básico, exige suporte; 2: Autonomia em cenários simples; 3: Autonomia em cenários complexos; 4: Mentor ativo, referência; 5: Referência estratégica, cria soluções e inova. 3.4. Matriz de Competências Comportamentais 3.4.1. Competências Técnicas - Financeiro Competências Técnicas Estag. Assist. 1 Assist. 2 Assist. 3 Assist. 4 Assist. 5 An. JR 1 An. JR 2 An. JR 3 An. PL 1 An. PL 2 An. PL 3 An. SR 1 An. SR 2 An. SR 3 Coord. ERP Financeiro / ClickUp 1 1 2 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 4 5 5 Conciliação Bancária 1 1 2 3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 Contas a Pagar (execução) 1 1 2 3 4 4 3 4 5 4 4 5 5 5 5 5 Contas a Receber (execução) 1 1 2 3 4 4 3 4 5 4 4 5 5 5 5 5 Emissão de NF / Faturamento 0 1 2 2 3 3 2 3 4 3 4 4 4 4 5 5 Gestão de Fluxo de Caixa 0 1 2 2 3 3 2 3 4 3 4 4 4 4 5 5 Relatórios de Custos e Despesas 0 1 2 2 3 3 2 3 4 3 4 4 4 4 5 5 Compliance Fiscal / Tributário 0 1 2 2 3 3 2 3 4 3 4 4 4 4 5 5 Retenções e Obrigações Fiscais 0 1 2 3 3 4 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 Fechamento Contábil e Financeiro 0 1 1 2 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 Tabela 2 – Matriz de competências técnicas - Financeiro. 3.4.2. Competências Comportamentais - Financeiro Competências Comportamentais Estag. Assist. 1 Assist. 2 Assist. 3 Assist. 4 Assist. 5 An. JR 1 An. JR 2 An. JR 3 An. PL 1 An. PL 2 An. PL 3 An. SR 1 An. SR 2 An. SR 3 Coord. Organização e Disciplina 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Comunicação Clara e Assertiva 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Trabalho em Equipe e Colaboração 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Proatividade e Foco em Resultados 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Ética, Sigilo e Responsabilidade 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 Atenção a Detalhes 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Cumprimento de Prazos 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Adaptabilidade e Resiliência 2 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 3 – Matriz de competências comportamentais - Financeiro. 3.4.3. Competências Metodológicas - Financeiro Competências Metodológicas Estag. Assist. 1 Assist. 2 Assist. 3 Assist. 4 Assist. 5 An. JR 1 An. JR 2 An. JR 3 An. PL 1 An. PL 2 An. PL 3 An. SR 1 An. SR 2 An. SR 3 Coord. Uso de relatórios e análises comparativas 0 1 1 2 2 3 2 3 4 3 4 5 4 5 5 5 Gestão de KPIs financeiros (EBITDA, Margem, Fluxo) 0 0 1 2 2 3 2 3 4 3 4 5 4 5 5 5 Aplicação de metodologias de melhoria (PDCA, Lean, Matriz Custo Direto) 0 0 1 2 2 3 2 3 4 3 4 5 4 5 5 5 Análise crítica de processos financeiros 0 1 1 2 2 3 2 3 4 3 4 5 4 5 5 5 Controle de Indicadores Operacionais 0 1 1 2 3 3 3 3 4 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 4 – Matriz de competências metodológicas - Financeiro. 3.4.4. Competências Culturais - Financeiro Competências Culturais Estag. Assist. 1 Assist. 2 Assist. 3 Assist. 4 Assist. 5 An. JR 1 An. JR 2 An. JR 3 An. PL 1 An. PL 2 An. PL 3 An. SR 1 An. SR 2 An. SR 3 Coord. Segurança como princípio inegociável 2 2 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Foco no cliente interno/externo 2 2 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Inovação com responsabilidade 0 1 1 2 3 3 3 3 4 3 4 5 4 5 5 5 Sustentabilidade e uso consciente 1 1 2 2 3 3 3 3 4 3 4 5 4 5 5 5 Excelência como rotina 2 2 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Atitude de Dono 2 2 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Colaboração e Evolução Contínua 2 2 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 4 5 5 5 Tabela 5 – Matriz de competências culturais - Financeiro. 3.4.5. Competências de Liderança - Financeiro Competências de Liderança Estag. Assist. 1 Assist. 2 Assist. 3 Assist. 4 Assist. 5 An. JR 1 An. JR 2 An. JR 3 An. PL 1 An. PL 2 An. PL 3 An. SR 1 An. SR 2 An. SR 3 Coord. Inteligência emocional e autoconhecimento 0 0 0 0 0 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 Tomada de decisão orientada a dados 0 0 0 0 0 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 Delegação e feedback 0 0 0 0 0 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 Gestão de conflitos e empatia 0 0 0 0 0 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 Visão crítica e estratégica 0 0 0 0 0 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 Influência e Comunicação 0 0 0 0 0 1 1 2 2 2 3 3 4 4 4 5 Tabela 6 – Matriz de competências de liderança - Financeiro. 3.4.6. Competências Técnicas - Controladoria Competências Técnicas Controller Jr 1 Controller Jr 2 Controller Jr 3 Controller Pl 1 Controller Pl 2 Controller Pl 3 Controller Sr 1 Controller Sr 2 Controller Sr 3 Coord. Elaboração e Consolidação de Orçamento 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Análise de DRE, Balanço e DFC 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Forecast e Projeções Financeiras 2 3 4 4 4 5 5 5 5 5 Controle de Centros de Custo e Alocação 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Relatórios Gerenciais (KPIs Financeiros) 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Compliance e Normas Contábeis 2 3 3 4 4 4 5 5 5 5 Modelagem Orçamentária e Financeira (BI/ERP) 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 Suporte a Auditorias Internas/Externas 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 Tabela 7 – Matriz de competências técnicas - Controladoria. 3.4.7. Competências Comportamentais - Controladoria Competências Comportamentais Controller Jr 1 Controller Jr 2 Controller Jr 3 Controller Pl 1 Controller Pl 2 Controller Pl 3 Controller Sr 1 Controller Sr 2 Controller Sr 3 Coord. Organização e Disciplina 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Comunicação Clara e Assertiva 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Trabalho em Equipe e Colaboração 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Proatividade e Foco em Resultados 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Ética e Responsabilidade 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Senso Crítico e Analítico 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 Tabela 8 – Matriz de competências comportamentais - Controladoria. 3.4.8. Competências Metodológicas - Controladoria Competências Metodológicas Controller Jr 1 Controller Jr 2 Controller Jr 3 Controller Pl 1 Controller Pl 2 Controller Pl 3 Controller Sr 1 Controller Sr 2 Controller Sr 3 Coord. Uso de Relatórios e Análises Comparativa 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 Gestão de Indicadores Financeiros (KPIs/OKRs) 2 3 4 4 4 5 5 5 5 5 Aplicação de Metodologias de Melhoria (PDCA, Lean, Matriz Custo Direto) 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Análise Crítica de Processos Financeiros 3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 Modelagem de Fluxo e Orçamento no BI 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 Compliance e Normas Contábeis Gestão de Riscos Financeiros e Contábeis Gestão de Riscos Financeiros e Contábeis 2 3 4 4 4 5 5 5 5 5 Tabela 9 – Matriz de competências metodológica - Controladoria. 3.4.9. Competências Culturais - Controladoria Competências Culturais Controller Jr 1 Controller Jr 2 Controller Jr 3 Controller Pl 1 Controller Pl 2 Controller Pl 3 Controller Sr 1 Controller Sr 2 Controller Sr 3 Coord. Segurança como princípio inegociável 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Foco no cliente interno/externo 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Inovação com responsabilidade 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Sustentabilidade e uso consciente 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 Excelência como rotina 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Atitude de Dono 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Tabela 10 – Matriz de competências culturais - Controladoria. 3.4.10. Competências de Liderança - Controladoria Competências de Liderança Controller Jr 1 Controller Jr 2 Controller Jr 3 Controller Pl 1 Controller Pl 2 Controller Pl 3 Controller Sr 1 Controller Sr 2 Controller Sr 3 Coord. Inteligência Emocional e Autoconhecimento 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Tomada de Decisão Orientada a Dados 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Delegação e Feedback 1 2 2 3 4 4 5 5 5 5 Gestão de Conflitos e Empatia 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Visão Crítica e Estratégica 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Influência Positiva e Comunicação Executiva 2 3 3 4 4 5 5 5 5 5 Tabela 11 – Matriz de competências de liderança - Controladoria. 3.5. Trilhas de Carreira As trilhas de carreira do Departamento Financeiro & Controladoria foram estruturadas para demonstrar, de forma transparente, como cada profissional pode evoluir dentro da área, assumindo progressivamente maior autonomia, complexidade técnica e impacto nos resultados do Autvix Group Estrutura da trilha - Financeiro: Estagiário ➝ Assistente ➝ Analista JR ➝ Analista PL ➝ Analista SR ➝ Analista Líder ➝ Coordenador Estrutura da trilha - Controladoria: Controller → Coordenador → Diretoria A evolução na trilha de carreira está condicionada a: Atendimento aos níveis de proficiência exigidos para o cargo, conforme definido nas matrizes técnicas e comportamentais; Entregas consistentes e rastreáveis, registradas nos sistemas oficiais do departamento (ERP, ClickUp, BI); Demonstração contínua de colaboração, ética, atitude de dono e evolução contínua; Participação ativa em reuniões, feedbacks estruturados e rituais de acompanhamento do desempenho; A evolução de carreira está vinculada às demandas reais dos projetos, contratos e à estratégia da empresa. 3.6. Procedimento de Onboarding O Onboarding dos colaboradores do Departamento Financeiro & Controladoria visa alinhar o novo colaborador à cultura da empresa, às normas institucionais e às rotinas do departamento, assegurando compreensão clara das responsabilidades, dos processos e das ferramentas utilizadas. Primeira Semana – Integração Institucional e Ambientação Acompanhamento das rotinas financeiras por meio de shadowing; Treinamento prático nos sistemas utilizados pelo departamento; Registro de atividades conforme procedimentos operacionais; Participação nos rituais de gestão do setor. Primeiro Mês – Operação Assistida Execução supervisionada das atividades do cargo; Acompanhamento de conciliações bancárias e fechamento mensal; Feedback estruturado sobre desempenho inicial; Definição e acompanhamento do PDI inicial. Primeiros 3 Meses – Consolidação Execução assistida das atividades de contas a pagar, contas a receber, conciliações e controles financeiros; Liberação e orientação de uso dos sistemas oficiais (ERP, ClickUp, BI e ferramentas corporativas); Demonstrar organização, proatividade e foco em resultados; Avaliação técnica e comportamental do colaborador. Após 6 Meses – Autonomia Progressiva Execute as rotinas financeiras de forma autônoma, conforme procedimentos e políticas estabelecidas; Demonstre domínio crescente das habilidades exigidas para o cargo; Contribua para a melhoria contínua dos processos e rotinas do departamento. 3.7. Comportamentos Aceitos e não Aceitos no Departamento Comportamentos Aceitos: Cumprimento rigoroso das normas de segurança e procedimentos; Comunicação clara, respeitosa e transparente; Colaboração e compartilhamento de conhecimento; Atitude de dono e foco na qualidade das entregas; Abertura para feedbacks e melhoria contínua. Comportamentos Não Aceitos: Descumprimento de normas de segurança ou procedimentos; Falta de registro de atividades e informações; Posturas desrespeitosas com colegas, clientes ou parceiros; Improvisações técnicas sem validação; Resistência a padrões, treinamentos ou processos de melhoria. 4. Jornada de Valor e Catálogo de Serviços 4.1. Fluxo da Jornada A jornada de valor do Departamento Financeiro & Controladoria descreve o fluxo de atendimento das demandas financeiras e de controladoria, desde a solicitação até a entrega do serviço. Fluxo da Jornada de Valor: Entrada ➝ Execução ➝ Saída Entrada: - Solicitações recebidas via formulário ClickUp, ERP ou e-mail institucional (ex.: notas fiscais, solicitações de pagamento, reembolso, faturamento). Execução : Processamento interno: conferência, lançamento em sistemas, conciliações, aprovações de alçada e programação financeira. Saída : Entregas para clientes internos/externos: pagamentos, reembolsos, notas fiscais emitidas, relatórios financeiros, DRE/DFC, dashboards BI. 4.2. Catálogo de Serviços - Financeiro Nome do serviço Descrição Quem pode solicitar Como solicitar Inputs Outputs Prazo (SLA) Contato responsável Programação de Pagamento Processamento de pagamentos de fornecedores e contratos Suprimentos, Gestão de Contratos Formulário ClickUp + NF NF, contrato aprovado, dados bancários Pagamento + comprovante Até o dia do vencimento Contas a Pagar Reembolso de Despesas Restituição de despesas corporativas de colaboradores Colaboradores + líder imediato Formulário ClickUp + comprovantes Recibos, relatórios de viagem Reembolso liquidado Até 7 dias úteis após aprovação Contas a Pagar Faturamento / Emissão de NF Emissão de notas fiscais a clientes Gestão de Contratos Solicitação ERP + medição/PO Ordem de serviço, contrato, PO NF emitida + DANFE/XML Até 3 dias úteis Contas a Receber Cobrança e Follow-up Cliente Gestão de recebimentos e inadimplência Gestão de Contratos Automático via carteira Carteira de cobrança Status atualizado + relatório cobrança Ciclo semanal Contas a Receber Conciliação Bancária Conciliação de extratos e saldos Financeiro Rotina interna ERP Extrato bancário Conciliação registrada D+1 diário Tesouraria Forecast / Fluxo de Caixa Projeção de entradas/saídas e saldo futuro Diretoria, Coordenação Rotina interna + planilha Previsões + compromissos Relatório + dashboard BI Semanal + M+1 Tesouraria Tabela 12 – Catálogo de Serviços – Financeiro. 4.3. Catálogo de Serviços - Controladoria Nome do serviço Descrição Quem pode solicitar Como solicitar Inputs Outputs Prazo (SLA) Contato responsável Orçamento Anual (Budget) Consolidação de premissas e elaboração do orçamento Diretoria, Gestores Formulário padrão + reuniões Premissas, histórico de custos Orçamento consolidado Ciclo anual Controladoria Revisão Orçamentária (Forecast) Ajustes periódicos no orçamento Diretoria, Coordenação Solicitação via planilha padrão Real x previsto, ajustes Forecast revisado Trimestral Controladoria DRE / DFC Mensal Apuração e fechamento de resultados Diretoria, Financeiro Rotina interna ERP/BI Lançamentos financeiros Relatório consolidado Até D+10 do mês seguinte Controladoria Análise de Variações Estudo de desvios entre realizado e orçado Diretoria, Gestores Solicitação por demanda Dados de DRE/DFC Relatório analítico Até 5 dias úteis Controladoria Relatórios Gerenciais e Dashboards Indicadores de custos, margens, EBITDA, etc. Diretoria, Gestão de Contratos Automático via BI Dados ERP/planilha Dashboard atualizado Semanal + mensal Controladoria Suporte a Auditorias Atuação em auditorias internas/externas Diretoria, Governança Solicitação formal Documentos e relatórios Relatórios de conformidade Conforme cronograma Controladoria Tabela 13 – Catálogo de serviços – Controladoria. 5. Processos Operacionais 5.1. Objetivo Padronizar a execução das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria, assegurando conformidade, rastreabilidade, controle e eficiência na gestão financeira e de controladoria. 5.2. Mapa Geral dos Processos Os processos operacionais do Departamento Financeiro & Controladoria estão organizados de forma a garantir controle das rotinas, cumprimento de prazos e confiabilidade das informações. Procedimentos do Departamento Financeiro: Contas a Pagar; Contas a Receber; Conciliação Bancária; Tesouraria e Fluxo de Caixa; Faturamento e Emissão de Notas; Reembolsos Fechamento Contábil/Fiscal Procedimentos do Departamento de Controladoria: Planejamento Orçamentário (Budget); Revisões Orçamentárias (Forecast); Consolidação DRE / DRC; Análise de Variações (Real x Orçado); Relatórios Gerenciais e DashBoards; Suporte a Auditorias. 5.3. SIPOC's dos Processos 5.3.1. Financeiro Processo Objetivo Supplier (Fornecedor) Inputs (Entradas) Processo (Etapas) Outputs (Saídas) Customer Contas a Pagar Garantir pagamento em conformidade e no prazo Suprimentos / Gestores NF aprovada, contrato, OC Registro NF → Conferência fiscal/documental → Programação → Pagamento Pagamento liquidado Fornecedores / Contabilidade Contas a Receber Assegurar recebimento de valores de clientes Comercial / Gestão de Contratos Pedido de venda / medição aprovada, dados do cliente Emissão NF/boletos → Registro ERP → Cobrança → Baixa Recebimento confirmado Clientes / Diretoria Conciliação Bancária* Garantir integridade das movimentações financeiras Bancos / ERP Extratos bancários, lançamentos ERP Conciliação → Ajustes → Fechamento Relatório de conciliação Diretoria / Auditoria Fluxo de Caixa Garantir liquidez e previsibilidade financeira Financeiro / Controladoria CP/CR, extratos, contratos Coleta dados → Projeção → Revisão Posição e projeção de caixa Diretoria / Coordenação Reembolsos e Adiantamentos Restituir despesas de colaboradores de forma ágil Colaboradores / Gestores / DP RDV via Formulário, comprovantes, política e alçada vigente Receber solicitação → Validar centro de custo e política → Aprovar (alçada) → Pagar → Registrar e Conciliar Reembolso/adiantamento pago e registrado Colaborador / DP / Contabilidade Retenções e Tributos Cumprir obrigações tributárias com conformidade Financeiro / Fiscal NF com impostos, legislação aplicável Apuração → Recolhimento → Registro ERP Guias recolhidas Órgãos Governamentais / Contabilidade Tabela 14 – Sipoc’s dos Processos - Financeiro Metodologia Aplicada → Financeiro: Planejamento: Definir um calendário financeiro; Execução: Registros, conciliações, liquidações, recolhimentos; Controle: Evidências em ERP/ClickUp, segregação de funções, auditorias internas; Medição: % pagamentos no prazo, índice de inadimplência, conciliações sem divergência, obrigações fiscais recolhidas em dia; Melhoria Contínua: Automação bancária, integração ERP-BI, digitalização de comprovantes e guias. 5.3.2. Controladoria Processo Objetivo Supplier (Fornecedor) Inputs (Entradas) Processo (Etapas) Outputs (Saídas) Customer Planejamento Orçamentário (Budget) Estruturar e consolidar o orçamento anual do Grupo Diretoria / Gestores Premissas, histórico de custos, contratos Receber premissas →Consolidar orçamento → Revisar → Validar com diretoria Orçamento anual aprovado Diretoria / Conselho Revisão Orçamentária (Forecast) Ajustar periodicamente projeções financeiras Diretoria / Coordenação Realizado x Orçado, novos contratos, desvios Coletar dados → Comparar Real x Orçado → Reprojetar → Validar Forecast atualizado Diretoria / Coordenação Consolidação DRE / DFC Apurar resultados mensais do Grupo Financeiro / ERP Lançamentos financeiros e contábeis Coletar lançamentos → Consolidar → Revisar → Publicar relatórios DRE e DFC consolidados Diretoria / Auditoria Análise de Variações (Real x Orçado) Identificar e justificar desvios Financeiro / Gestores Orçado x Realizado, relatórios ERP Analisar desvios → Identificar causas → Reportar ajustes Relatório de variações Diretoria / Gestores Relatórios Gerenciais e Dashboards Apoiar decisões com informações financeiras Controladoria / ERP / BI Dados contábeis e financeiros Coleta → Tratamento → Construção dashboards Relatórios gerenciais (KPIs, margens, EBITDA, etc.) Diretoria / Gestores Suporte a Auditorias Garantir conformidade e transparência Órgãos reguladores, auditoria externa Documentos fiscais, contábeis e financeiros Preparar documentação → Atender auditoria → Reportar conclusões Relatórios de auditoria Diretoria / Governança Tabela 15 – Sipoc’s dos Processos - Controladoria Metodologia Aplicada → Controladoria Planejamento: Calendário anual de orçamento e ciclos de revisão trimestral; Execução: Consolidação de dados, análises, fechamento contábil; Controle: Aderência às normas fiscais e contábeis, segregação de funções, políticas internas; Medição: Acuracidade do forecast, percentual de desvios explicados, prazo de entrega de relatórios; Melhoria Contínua: Integração BI, automação de relatórios, revisão periódica de indicadores de desempenho. 5.3.3. Padrões/Normas Aplicáveis Normas contábeis, fiscais e regulatórias aplicáveis; Políticas corporativas da empresa. 5.4. Exemplos Práticos 5.4.1. Financeiro – Contas a Pagar (Exemplo): Área de Suprimentos envia Nota Fiscal aprovada referente a contrato de fornecimento; Financeiro recebe NF via ERP/ClickUp e confere dados fiscais/documentais; NF é registrada no ERP e vinculada ao contrato; Programação de pagamento é incluída no calendário financeiro; Líder de Suprimentos valida centro de custo e aprova a despesa; Coordenação Financeira autoriza o pagamento conforme alçada; Liquidação bancária é realizada pelo Tesoureiro; Comprovante de pagamento é anexado no ERP/ClickUp; Relatório de contas a pagar atualizado é compartilhado com Controladoria. 5.4.2. Controladoria – Contas a Pagar (Exemplo): Fechamento mensal de DRE é consolidado até D+10; Controller extrai relatório Real x Orçado do ERP/BI; São identificadas variações relevantes: Despesas de viagem acima do orçado (+15%); Receita de um contrato adiada para o próximo mês. Controller analisa causas com áreas responsáveis (RH e Gestão de Contratos); Relatório de análise de variações é elaborado, destacando impactos no EBITDA; Plano de ação é definido: RH ajusta política de viagens para reduzir custos; Contratos agenda faturamento antecipado para contratos recorrentes. Relatório final é apresentado em reunião mensal de performance. 5.5. Funcionalidades - Chave As funcionalidades-chave do Departamento Financeiro & Controladoria são executadas por meio de procedimentos operacionais padronizados, que garantem segurança e confiabilidade na execução das atividades do Autvix Group. ERP / ClickUp / BI integrados : Asseguram registros consistentes de contas a pagar, contas a receber, conciliações, orçamentos e relatórios gerenciais; Rastreabilidade ponta a ponta : Todos os lançamentos financeiros e fiscais possuem evidências documentais associadas, garantindo conformidade e auditoria; Controle de Alçadas : Pagamentos, adiantamentos e reembolsos seguem matriz de aprovação definida por política, assegurando segregação de funções; Calendário Financeiro : Programação consolidada de vencimentos (pagamentos, recebimentos, obrigações fiscais), que assegura liquidez e previsibilidade; Relatórios e Dashboards (BI) : Indicadores em tempo real sobre fluxo de caixa, DRE, inadimplência, margem de contribuição, custos e EBITDA; Plano de Contingência : Diretrizes para execução de pagamentos emergenciais, gestão de falhas sistêmicas e mitigação de riscos fiscais; Compliance Tributário : Apuração, retenção e recolhimento de tributos de acordo com legislação vigente, monitorados por checklists fiscais; Integração com Auditoria : Suporte a auditorias internas e externas, com relatórios padronizados e evidências de conformidade. 5.6. Regras de Registro e Prioridade 5.6.1. Objetivo Assegurar a organização, o controle e a conformidade das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria por meio da manutenção de registros e evidências formais nos sistemas oficiais. 5.6.2. Canais Oficiais ClickUp: registro de solicitações financeiras (pagamentos, reembolsos, faturamento); ERP: registro oficial de notas fiscais, conciliações e lançamentos contábeis; E-mail institucional (financeiro@autvix.com.br): uso restrito a exceções, quando sistemas oficiais estiverem indisponíveis; Planilhas/Dashboards BI: acompanhamento de indicadores e relatórios consolidados. 5.6.3. Tabela de Prioridade Nível Definição Exemplo SLA Médio Muito Alta (Crítica) Solicitações urgentes que podem impactar diretamente obrigações contratuais ou legais Pagamento emergencial de fornecedor crítico / Guia de tributo com vencimento imediato Atendimento em até 24h Alta Demandas financeiras estratégicas, com impacto direto no fluxo de caixa e no relacionamento com clientes/fornecedores Faturamento de contrato em prazo curto / Adiantamento de viagem de diretoria Até 3 dias úteis Média Solicitações rotineiras dentro do calendário financeiro Reembolso de despesas / Programação de pagamentos recorrentes Até 5 dias úteis Baixa Demandas administrativas ou de baixa urgência Emissão de relatório financeiro complementar / Ajuste contábil não crítico Até 10 dias úteis Tabela 16 – Tabela de Prioridade 5.7. Procedimentos, Instruções de Trabalho e Guias 5.7.1. Procedimentos (POP) Código Procedimento Objetivo Frequência Responsável Output POP-FIN-01 Registro de NF de Fornecedor Garantir lançamento correto das notas fiscais no ERP Diário Assistente Financeiro NF registrada POP-FIN-02 Programação de Pagamentos Planejar pagamentos conforme vencimentos Diário / Semanal Analista Financeiro Agenda de pagamentos POP-FIN-03 Emissão de NF Cliente Formalizar faturamento de serviços Semanal / Conforme contrato Analista de CR NF emitida (DANFE/XML) POP-FIN-04 Fechamento Mensal Consolidar posição financeira (DRE/DFC) Mensal (até D+10) Coordenação Financeira Relatório consolidado POP-FIN-05 Planejamento Orçamentário Elaborar budget anual Anual Controller + Coordenação Orçamento aprovado  Tabela 17 – Procedimentos (POP) 5.7.2. Instruções de Trabalho (IT) Código IT Relacionada Descrição Ferramenta/Sistema Público IT-FIN-01 POP-FIN-01 (Registro NF) Passo a passo para registrar NF no ERP (telas, campos obrigatórios, anexos) ERP Financeiro Financeiro IT-FIN-02 POP-FIN-02 (Pagamentos) Como programar pagamento no ERP e anexar comprovante no ClickUp ERP + ClickUp Financeiro / Tesouraria IT-FIN-03 POP-FIN-03 (Emissão NF Cliente) Emissão de NF de serviço no ERP + envio DANFE/XML ERP Fiscal Contas a Receber IT-FIN-04 POP-FIN-04 (Fechamento) Rotina de conciliação, lançamentos e exportação DRE/DFC ERP + Power BI Financeiro + Controladoria IT-FIN-05 POP-FIN-05 (Budget) Preenchimento de planilha padrão de premissas e importação para BI Excel + BI Controladoria Tabela 18 – Instruções de Trabalho 5.7.3. Guias Código Guia Objetivo Público Canal GUI-FIN-01 Guia de Pagamentos Explicar ao solicitante como pedir pagamento (formulário, inputs obrigatórios, prazos) Áreas requisitantes ClickUp GUI-FIN-02 Guia de Reembolso Orientar colaboradores no envio de despesas/reembolsos Colaboradores ClickUp / Manual Colaborador GUI-FIN-03 Guia de Faturamento Orientar gestores de contrato sobre inputs para emissão de NF (PO, medição, OS) Gestão de Contratos ERP / E-mail GUI-FIN-04 Guia de Orçamento Definir como enviar premissas orçamentárias para controladoria Gestores Planilha padrão GUI-FIN-05 Guia de Auditoria Informar áreas como fornecer evidências financeiras em auditorias Gestores + Financeiro SharePoint / ERP GUI-FIN-06 Guia Prático de Custo Direto Guia Prático de Custo Direto Financeiro ERP/Almoxarivix Tabela 19 - Guias 6. Gestão de Interfaces e Relacionamento 6.1. Objetivo A gestão de interfaces garante que as interações do Departamento Financeiro e de Controladoria com outros departamentos e clientes sejam organizadas, consistentes e eficazes, permitindo uma comunicação clara, alinhamento de expectativas e fortalecimento da reputação da área. 6.2. Mapa de Stakeholders Internos O relacionamento com stakeholders internos ocorre de forma estruturada, conforme as demandas e responsabilidades de cada área. Código Guia Objetivo Público Canal GUI-FIN-01 Guia de Pagamentos Explicar ao solicitante como pedir pagamento (formulário, inputs obrigatórios, prazos) Áreas requisitantes ClickUp GUI-FIN-02 Guia de Reembolso Orientar colaboradores no envio de despesas/reembolsos Colaboradores ClickUp / Manual Colaborador GUI-FIN-03 Guia de Faturamento Orientar gestores de contrato sobre inputs para emissão de NF (PO, medição, OS) Gestão de Contratos ERP / E-mail GUI-FIN-04 Guia de Orçamento Definir como enviar premissas orçamentárias para controladoria Gestores Planilha padrão GUI-FIN-05 Guia de Auditoria Informar áreas como fornecer evidências financeiras em auditorias Gestores + Financeiro SharePoint / ERP GUI-FIN-06 Guia Prático de Custo Direto Guia Prático de Custo Direto Financeiro ERP/Almoxarivix Tabela 20 – Mapa de Stakeholders (internos). 6.3. Mapa de Stakeholders Externos O relacionamento com stakeholders externos é conduzido de forma ética e transparente, assegurando conformidade e credibilidade institucional. Stakeholder Externo Papel / Interface Forma de Relacionamento Frequência Contabilidade Externa Fornecedor Balanços, fechamentos, obrigações acessórias Mensal / Prazos legais Auditoria Interna/Externa Cliente Solicitação de documentos e evidências Calendário de auditoria Bancos e Instituições Fornecedor Extratos, saldos e serviços bancários Diário / Semanal Fornecedores Fornecedor NF, contratos, faturas, condições de pagamento Sob demanda Clientes Cliente Recebimento de faturas, cobrança, conciliação Sob demanda Tabela 21 – Mapa de Stakeholders (externo). 6.4. Política de Atendimento (Princípios de Conduta) O Departamento Financeiro e de Controladoria pauta suas interações nos seguintes princípios: Clareza: Comunicação objetiva e transparente. Agilidade: Resposta no menor tempo possível, conforme prioridade e SLA . Cordialidade: Atendimento respeitoso e colaborativo. Rastreabilidade: Registros formais de todas as solicitações nos canais oficiais. Foco na Solução: Busca pela resolução definitiva das demandas. 6.5. Canais de Comunicação Os canais oficiais de comunicação do Departamento Financeiro & Controladoria: ClickUp: Registro oficial de Notas Fiscais (Contas a Pagar); Forms (Office 365): Solicitações de Reembolsos e Adiantamentos (RDVs); SharePoint : Consulta e acesso ao repositório de RDVs Consolidados; E-mail institucional ( financeiro@autvix.com.br ): Relatórios, conciliações, dúvidas e solicitações diversas. SLAs de Atendimento por Atividade. 6.6. Procedimentos de Reclamações/Solicitações O procedimento para gestão de solicitações assegura que todas as demandas sejam registradas, avaliadas, tratadas e encerradas de forma padronizada, com prazos claros e rastreabilidade. Registro ➝ Classificação ➝ Execução ➝ Validação ➝ Encerramento ➝ FeedBack Registro: A solicitação é formalizada pelo canal oficial (ClickUp para NF, Forms para RDVs, e-mail para demais solicitações); Classificação: A equipe do Financeiro ou da Controladoria identifica o tipo de solicitação (Contas a Pagar, Contas a Receber, Reembolso/Adiantamento, Conciliação, Orçamento, Relatório); Execução: A demanda é tratada conforme o SLA definido no tópico 6.5; Validação: Conferência de conformidade com alçadas, centros de custo e políticas internas; Encerramento: Comunicação ao solicitante com a comprovação da execução (pagamento, relatório, conciliação ou evidência entregue); Feedback: O solicitante confirma a resolução ou aponta ajustes; casos recorrentes são avaliados em reuniões internas para melhoria contínua. 7. Governança, Controles e Gestão de Riscos 7.1. Objetivo A governança no Departamento Financeiro e de Controladoria garante que as decisões e ações sejam tomadas de forma controlada, com clareza sobre alçadas e responsabilidades, assegurando conformidade, transparência e rastreabilidade.  7.2. Matriz de Alçadas Atividade / Decisão Estagiário Analista Financeiro Controladoria (Analista Líder) Coord. Fin. & Control. Diretoria / Origem Pagamentos de fornecedores (execução) Não Executa Consolida Define estratégia de data Já homologado Reembolsos / Adiantamentos (execução) Não Executa conforme política Consolida - Já homologado Apropriação de mão de obra (execução/consolidação) Não Apoia Executa e consolida - Já homologado Contratação de terceirizados (execução) Não Apoia Executa após aprovação externa - Decide Emissão de relatórios gerenciais Apoia Elabora Consolida Valida Homologa Políticas financeiras Não Contribui Propõe ajustes Valida Homologa Encerramento contábil/fiscal Não Apoia Valida Supervisiona Homologa Gestão de incidentes financeiros Não Registra Investiga Lidera resolução Decide medidas Tabela 22 – Matriz de Alçada Observação: Os itens acima chegam aprovados por instâncias de origem; ao Financeiro/Controladoria cabe executar. O Coordenador define a estratégia de data (antecipar/postergar) quando aplicável. 7.3. Estruturas de Controle Controle Ferramenta/Meio Responsável Frequência Output Auditorias Internas Checklists + Evidências ERP Controladoria Trimestral Relatório de não conformidades Auditorias Externas Relatórios de auditor independente Contabilidade Externa + Controladoria Anual Parecer de auditoria Conciliações Bancárias ERP + Extratos Analista Financeiro Diário (D+1) Relatório de conciliação Fechamento Mensal ERP + BI (DRE/DFC) Coordenação Financeira Mensal Relatório gerencial Relatórios de KPIs de Conformidade** Power BI (SLA Pagamentos, Inadimplência, Acuracidade) Controller Mensal Dashboard atualizado Checklists de Pagamento Modelo padrão em ClickUp/ERP Analista Financeiro Diário Evidência registrada Tabela 23 – Estruturas de Controle 7.4. Matriz de Riscos Operacionais Risco Impacto Potencial Nível Controles Preventivos Plano de Contingência Responsável Atraso em pagamento de fornecedores Multas, bloqueio de fornecimento, impacto na imagem Alto Calendário de vencimentos, dupla validação, ERP integrado Pagamento emergencial + comunicação formal ao fornecedor Coordenação Financeira Erros em lançamentos contábeis Distorsão de demonstrações financeiras e riscos fiscais Alto Revisão por pares, conciliações diárias, segregação de funções Reprocessamento e retificação no ERP Controladoria Fraudes em reembolsos Perdas financeiras, não conformidade regulatória Alto Política clara de reembolso, comprovação obrigatória, auditoria amostral Bloqueio, apuração e reporte imediato à Diretoria Controller Descumprimento de obrigações fiscais Multas e penalidades legais Alto Calendário fiscal, ERP integrado, dupla checagem de guias Pagamento emergencial + plano de ajuste Fiscal / Controladoria Indisponibilidade do ERP Paralisação de rotinas críticas Médio Backup, redundância de servidores, suporte contratado Operação manual emergencial + acionar TI TI + Coordenação Perda de documentos fiscais Multas, retrabalho, insegurança regulatória Médio Digitalização imediata, GED/backup, protocolo de recebimento Reobtenção junto a fornecedor/SEFAZ Fiscal Falhas em controles de viagens/milhas Uso indevido, custos adicionais Médio Política de viagens/milhas, relatórios de auditoria periódicos Bloqueio de reservas + reporte à Diretoria Administrativo Inconsistências em apropriação de mão de obra Indicadores distorcidos, falhas em rateios contratuais Médio Integração Gestão de Contratos + revisões mensais da Controladoria Reanálise e reapresentação de rateios Controladoria Erro humano em classificação de custos Impacto em DRE, indicadores de custo Médio Plano de contas detalhado, treinamentos periódicos, validação do coordenador Ajustes contábeis e reapresentação Analista + Coordenação Vazamento ou uso indevido de dados financeiros Risco regulatório, reputacional e legal Alto Controles de acesso, LGPD, logs e revisões periódicas Contenção, comunicação à Diretoria + reforço de controles TI + Controladoria Tabela 24 - Matriz de Riscos Operacionais 8. Rituais de Gestão 8.1. Objetivo Os rituais de gestão asseguram a execução consistente da estratégia, promovendo alinhamento, acompanhamento de resultados e comunicação eficaz. A disciplina e regularidade desses encontros são fundamentais para manter a equipe focada nos objetivos e preparada para responder a desafios operacionais. 8.2. Matriz de Reuniões Obrigatórias Reunião Objetivo Frequência Duração Participantes Outputs Reunião Diária de Alinhamento Garantir alinhamento das atividades do dia, identificar bloqueios e ajustar prioridades Diária 15 min Equipe Financeiro e Controladoria Lista de tarefas do dia, registro de impedimentos Reunião Semanal de Equipe Acompanhar execução dos processos financeiros (pagamentos, recebimentos, conciliações, RDVs), revisar indicadores críticos e definir ações imediatas Semanal 1h Analistas, Controller, Coordenador Relatório de status semanal, plano de ação Reunião Semanal com Fornecedores Monitorar pagamentos, serviços terceirizados e relacionamento com fornecedores, garantindo prazos e conformidade legal Semanal 1h Financeiro, Suprimentos, Contabilidade Relatório semanal de status e ações corretivas Reunião Semanal com Gestores de Contratos (Controladoria) Alinhar custos orçados vs realizados, identificar desvios e propor plano de correção Semanal 1h Controladoria, Gestores de Contratos, Coordenação Relatório consolidado de custos, recomendações e plano de ação corretiva Reunião Mensal de Fechamento Consolidar fechamento contábil/financeiro, validar DRE, fluxo de caixa e KPIs, discutir desvios e propor ajustes Mensal 2h Financeiro, Controladoria, Diretoria Relatórios mensais (DRE, DFC, KPIs), plano de correção Reunião Trimestral de Orçamento Revisar forecast, variações orçamentárias acumuladas, redefinir premissas e alinhar ajustes estratégicos para próximos ciclos Trimestral 3h Controladoria, Coordenação, Diretoria Forecast atualizado, recomendações estratégicas Reunião de Auditoria e Compliance* Atender auditorias internas/externas, validar evidências fiscais e financeiras, revisar controles internos e riscos Semestral / Anual 4h Financeiro, Controladoria, Auditoria Relatórios de auditoria, planos de mitigação de riscos Tabela 25 – Rituais de Gestão 9. Melhoria Contínua e Inovação 9.1. Objetivo Promover estrutura para ações práticas visando otimizar tempo e aumentar a produtividade do Financeiro e da Controladoria durante a reestruturação. A diretriz é transformar rotinas manuais em processos digitais e automatizados, elevando a confiabilidade dos dados e o suporte à decisão. 9.2. Boas Práticas (Financeiro e Controladoria) Automação analítica (BI/Power BI) : Dashboards de caixa diário, aging de CP/CR, margem e rentabilidade por contrato, inadimplência e KPIs operacionais; Conciliação bancária integrada ao ERP : Importação automática de extratos, regras de baixa, alertas de divergências e trilhas de auditoria; Cadastro inteligente de CP/CR : Formulários padronizados com validações (CNPJ, vencimento, centro de custo, retenções) e alçadas automáticas; Gestão digital de reembolsos/adiantamentos (RDV) : Submissão via Forms, aprovação eletrônica por gestor, integração com folha e contabilidade; OCR de documentos fiscais : Leitura automática de NFs/boletos para pré-cadastro no ERP e redução de erros de digitação; RPA (Robotic Process Automation) : Robôs para tarefas repetitivas: cadastros, baixas simples, envio de cobranças e conciliações de baixo risco; Calendário fiscal automatizado : Agenda central com prazos legais, alertas e checagens de cumprimento (retenções e tributos); Integração ERP ↔ BI ↔ ClickUp : Fonte única de dados e rastreabilidade ponta a ponta (do registro à execução e indicadores); Relatórios gerenciais automáticos : Geração de DRE, DFC e relatórios de performance a partir do ERP, com distribuição programada; Orçamento e rolling forecast : Revisões periódicas com premissas parametrizadas, comparação orçado x realizado e alertas de desvio; Gestão digital de contratos : Apropriação automática de mão de obra/custos indiretos por contrato, controle de multas e reajustes; Frota e almoxarifado integrados : Lançamentos padronizados de veículos (custos, documentos, combustível) e entradas/saídas de estoque com centro de custo; Portal do fornecedor/cliente (quando aplicável) : Consulta de status de títulos, 2ª via de boletos e canais de contato padronizados; Checklists de fechamento : Roteiros digitais por etapa (CP, CR, conciliações, tributos), com evidências anexas e responsáveis definidos; Monitoramento de SLAs por atividade : Métricas e alertas automáticos alinhados ao catálogo de serviços (Cap. 6.5). Observação: As iniciativas serão priorizadas conforme impacto em produtividade, risco mitigado e esforço de implementação, com entregas incrementais e comunicação nos rituais de gestão (Cap. 8). 10. Gestão de Desempenho 10.1. Objetivo Estabelecer os critérios, indicadores e mecanismos de acompanhamento do desempenho do Departamento Financeiro & Controladoria, sendo organizada em dois níveis: KPIs Operacionais: Asseguram a execução de processos diários com qualidade, prazo e conformidade; OKRs Estratégicos: Traduzem os objetivos de longo prazo em resultados-chave mensuráveis, alinhando a área à estratégia corporativa. 10.2. KPIS de Rotina (Operacionais) KPI Descrição Meta / Frequência Responsável Prazos de Pagamento Cumpridos % de pagamentos efetuados na data programada ≥ 98% – Mensal Financeiro Conciliações sem Divergências % de contas conciliadas no prazo 100% – Semanal Financeiro / Estagiário Prazo de Fechamento Dias úteis para encerramento gerencial ≤ 5 dias – Mensal Controladoria Entrega de Relatórios no Prazo % de relatórios entregues conforme calendário ≥ 95% – Mensal Controladoria Tempo Médio de Reembolso Dias entre solicitação e pagamento de RDV ≤ 5 dias – Mensal Financeiro CSAT dos Usuários Internos Nota média de satisfação dos solicitantes ≥ 4,5 – Trimestral Coordenação Tabela 26 – Melhorias do Departamento 10.3. OKR's Estratégicos Os OKRs estratégicos direcionam os esforços do Departamento Financeiro & Controladoria para os resultados prioritários da empresa, conectando a execução operacional aos objetivos estratégicos. São definidos de forma periódica e desdobrados em objetivos claros, com acompanhamento contínuo ao longo do ciclo. Exemplos de OKRs: O1 – Eficiência Operacional; KR1: Reduzir retrabalho em conciliações em 50%; KR2: Automatizar relatórios de pagamentos até o próximo semestre; O2 – Controladoria Estratégica; KR1: Disponibilizar dashboard de rentabilidade por contrato em produção; KR2: Garantir forecast rolling com acurácia ≥ 95%; O3 – Experiência do Cliente Interno; KR1: Reduzir tempo médio de resposta em 30%; KR2: Atingir CSAT ≥ 4,7. 10.4. Ferramentas de Monitoramento O monitoramento do desempenho é realizado por meio das seguintes ferramentas: ERP – Transações financeiras, cadastros, fluxo de caixa e módulos orçamentários; Power BI – Dashboards e relatórios de desempenho; ClickUp – Gestão de demandas, SLAs, indicadores e backlog de melhorias; SharePoint – Repositório de relatórios e atas de acompanhamento. 11. Controle de Documento 11.1. Objetivo O Coordenador de Financeiro & Controladoria é o responsável formal pela atualização deste manual, podendo delegar a atividade ao Controller ou Analista Financeiro, mediante autorização formal. Toda alteração neste documento deve seguir o processo de revisão documentada, garantindo a manutenção do histórico de versões, com registro de data, responsável pela elaboração, verificação, aprovação e observações pertinentes. 12. Glossário de Termos Técnicos e Siglas 12.1. Objetivo O glossário a seguir reúne os principais termos e siglas utilizados no Departamento de Financeiro & Controladoria. Seu objetivo é padronizar a comunicação , assegurar entendimento comum entre colaboradores e áreas clientes e reforçar a conformidade com o Sistema de Excelência Autvix (SEA) . 12.2. Glossário Nº Data Elaboração SLA (Service Level Agreement) Acordo de Nível de Serviço que define prazos e padrões de atendimento para requisições, pagamentos, reembolsos e relatórios. Políticas Financeiras / SEA ERP (Enterprise Resource Planning) Sistema integrado de gestão que centraliza lançamentos financeiros, conciliações, notas fiscais e controles de fluxo de caixa. ERP Autvix DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) Relatório contábil-financeiro que apresenta receitas, custos, despesas e resultado líquido em determinado período. Contabilidade / Manual Financeiro DFC (Demonstração de Fluxo de Caixa) Relatório que evidencia entradas e saídas de recursos em determinado período, classificadas em atividades operacionais, de investimento e de financiamento. Controladoria Forecast Revisão das projeções orçamentárias com base no realizado, ajustando cenários futuros. Orçamento / Controladoria Budget Planejamento orçamentário anual consolidado, com premissas de receita, custo e despesas aprovadas pela Diretoria. Controladoria Capex (Capital Expenditure) Investimentos em ativos permanentes, como máquinas, equipamentos e obras. Controladoria / Diretoria Opex (Operational Expenditure) Custos e despesas operacionais necessários à manutenção das atividades da empresa. Controladoria / Financeiro KPI (Key Performance Indicator) Indicadores-chave de desempenho que monitoram eficiência e conformidade (ex.: prazos de pagamento, inadimplência, acuracidade contábil). Catálogo de Indicadores Financeiros Compliance Conjunto de práticas que assegura aderência às normas legais, regulatórias e internas da Autvix. Código de Excelência Autvix LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) Legislação que regulamenta o tratamento e a proteção de dados pessoais. Legislação Federal RDV (Relatório de Despesas e Viagens) Documento utilizado para solicitação de adiantamentos, prestação de contas e reembolsos. Políticas Financeiras OTIF (On Time In Full) Indicador que mede a entrega dentro do prazo e com a quantidade correta (aplicado a fornecedores e clientes internos). Catálogo de Indicadores Autvix Tabela 28 – Conteúdo Requerido