5. Processos Operacionais

5.1. Objetivo
Padronizar a execução das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria, assegurando conformidade, rastreabilidade, controle e eficiência na gestão financeira e de controladoria.

5.2. Mapa Geral dos Processos
Os processos operacionais do Departamento Financeiro & Controladoria estão organizados de forma a garantir controle das rotinas, cumprimento de prazos e confiabilidade das informações. Procedimentos do Departamento Financeiro: Contas a Pagar; Contas a Receber; Conciliação Bancária; Tesouraria e Fluxo de Caixa; Faturamento e Emissão de Notas; Reembolsos Fechamento Contábil/Fiscal Procedimentos do Departamento de Controladoria: Planejamento Orçamentário (Budget); Revisões Orçamentárias (Forecast); Consolidação DRE / DRC; Análise de Variações (Real x Orçado); Relatórios Gerenciais e DashBoards; Suporte a Auditorias.

5.3. SIPOC's dos Processos / 5.3.1. Financeiro
Processo Objetivo Supplier (Fornecedor) Inputs (Entradas) Processo (Etapas) Outputs (Saídas) Customer Contas a Pagar Garantir pagamento em conformidade e no prazo Suprimentos / Gestores NF aprovada, contrato, OC Registro NF → Conferência fiscal/ documental → Programação → Pagamento Pagamento liquidado Fornecedores / Contabilidade Contas a Receber Assegurar recebimento de valores de clientes Comercial / Gestão de Contratos Pedido de venda / medição aprovada, dados do cliente Emissão NF/boletos → Registro ERP → Cobrança → Baixa Recebimento confirmado Clientes / Diretoria Conciliação Bancária* Garantir integridade das movimentações financeiras Bancos / ERP Extratos bancários, lançamentos ERP Conciliação → Ajustes → Fechamento Relatório de conciliação Diretoria / Auditoria Fluxo de Caixa Garantir liquidez e previsibilidade financeira Financeiro / Controladoria CP/CR, extratos, contratos Coleta dados → Projeção → Revisão Posição e projeção de caixa Diretoria / Coordenação Reembolsos e Adiantamentos Restituir despesas de colaboradores de forma ágil Colaboradores / Gestores / DP RDV via Formulário, comprovantes, política e alçada vigente Receber solicitação → Validar centro de custo e política → Aprovar (alçada) → Pagar → Registrar e Conciliar Reembolso/ adiantamento pago e registrado Colaborador / DP / Contabilidade Retenções e Tributos Cumprir obrigações tributárias com conformidade Financeiro / Fiscal NF com impostos, legislação aplicável Apuração → Recolhimento → Registro ERP Guias recolhidas Órgãos Governamentais / Contabilidade Tabela 14 – Sipoc’s dos Processos - Financeiro Metodologia Aplicada → Financeiro: Planejamento: Definir um calendário financeiro; Execução: Registros, conciliações, liquidações, recolhimentos; Controle: Evidências em ERP/ClickUp, segregação de funções, auditorias internas; Medição: % pagamentos no prazo, índice de inadimplência, conciliações sem divergência, obrigações fiscais recolhidas em dia; Melhoria Contínua: Automação bancária, integração ERP-BI, digitalização de comprovantes e guias.

5.3.2. Controladoria
Processo Objetivo Supplier (Fornecedor) Inputs (Entradas) Processo (Etapas) Outputs (Saídas) Customer Planejamento Orçamentário (Budget) Estruturar e consolidar o orçamento anual do Grupo Diretoria / Gestores Premissas, histórico de custos, contratos Receber premissas →Consolidar orçamento → Revisar → Validar com diretoria Orçamento anual aprovado Diretoria / Conselho Revisão Orçamentária (Forecast) Ajustar periodicamente projeções financeiras Diretoria / Coordenação Realizado x Orçado, novos contratos, desvios Coletar dados → Comparar Real x Orçado → Reprojetar → Validar Forecast atualizado Diretoria / Coordenação Consolidação DRE / DFC Apurar resultados mensais do Grupo Financeiro / ERP Lançamentos financeiros e contábeis Coletar lançamentos → Consolidar → Revisar → Publicar relatórios DRE e DFC consolidados Diretoria / Auditoria Análise de Variações (Real x Orçado) Identificar e justificar desvios Financeiro / Gestores Orçado x Realizado, relatórios ERP Analisar desvios → Identificar causas → Reportar ajustes Relatório de variações Diretoria / Gestores Relatórios Gerenciais e Dashboards Apoiar decisões com informações financeiras Controladoria / ERP / BI Dados contábeis e financeiros Coleta → Tratamento → Construção dashboards Relatórios gerenciais (KPIs, margens, EBITDA, etc.) Diretoria / Gestores Suporte a Auditorias Garantir conformidade e transparência Órgãos reguladores, auditoria externa Documentos fiscais, contábeis e financeiros Preparar documentação → Atender auditoria → Reportar conclusões Relatórios de auditoria Diretoria / Governança Tabela 15 – Sipoc’s dos Processos - Controladoria Metodologia Aplicada → Controladoria Planejamento: Calendário anual de orçamento e ciclos de revisão trimestral; Execução: Consolidação de dados, análises, fechamento contábil; Controle: Aderência às normas fiscais e contábeis, segregação de funções, políticas internas; Medição: Acuracidade do forecast, percentual de desvios explicados, prazo de entrega de relatórios; Melhoria Contínua: Integração BI, automação de relatórios, revisão periódica de indicadores de desempenho.

5.3.3. Padrões/Normas Aplicáveis
Normas contábeis, fiscais e regulatórias aplicáveis; Políticas corporativas da empresa.

5.4. Exemplos Práticos / 5.4.1.	Financeiro – Contas a Pagar (Exemplo):
Área de Suprimentos envia Nota Fiscal aprovada referente a contrato de fornecimento; Financeiro recebe NF via ERP/ClickUp e confere dados fiscais/documentais; NF é registrada no ERP e vinculada ao contrato; Programação de pagamento é incluída no calendário financeiro; Líder de Suprimentos valida centro de custo e aprova a despesa; Coordenação Financeira autoriza o pagamento conforme alçada; Liquidação bancária é realizada pelo Tesoureiro; Comprovante de pagamento é anexado no ERP/ClickUp; Relatório de contas a pagar atualizado é compartilhado com Controladoria.

5.4.2. Controladoria – Contas a Pagar (Exemplo):
Fechamento mensal de DRE é consolidado até D+10; Controller extrai relatório Real x Orçado do ERP/BI; São identificadas variações relevantes: Despesas de viagem acima do orçado (+15%); Receita de um contrato adiada para o próximo mês. Controller analisa causas com áreas responsáveis (RH e Gestão de Contratos); Relatório de análise de variações é elaborado, destacando impactos no EBITDA; Plano de ação é definido: RH ajusta política de viagens para reduzir custos; Contratos agenda faturamento antecipado para contratos recorrentes. Relatório final é apresentado em reunião mensal de performance.

5.5. Funcionalidades - Chave
As funcionalidades-chave do Departamento Financeiro & Controladoria são executadas por meio de procedimentos operacionais padronizados, que garantem segurança e confiabilidade na execução das atividades do Autvix Group. ERP / ClickUp / BI integrados : Asseguram registros consistentes de contas a pagar, contas a receber, conciliações, orçamentos e relatórios gerenciais; Rastreabilidade ponta a ponta : Todos os lançamentos financeiros e fiscais possuem evidências documentais associadas, garantindo conformidade e auditoria; Controle de Alçadas : Pagamentos, adiantamentos e reembolsos seguem matriz de aprovação definida por política, assegurando segregação de funções; Calendário Financeiro : Programação consolidada de vencimentos (pagamentos, recebimentos, obrigações fiscais), que assegura liquidez e previsibilidade; Relatórios e Dashboards (BI) : Indicadores em tempo real sobre fluxo de caixa, DRE, inadimplência, margem de contribuição, custos e EBITDA; Plano de Contingência : Diretrizes para execução de pagamentos emergenciais, gestão de falhas sistêmicas e mitigação de riscos fiscais; Compliance Tributário : Apuração, retenção e recolhimento de tributos de acordo com legislação vigente, monitorados por checklists fiscais; Integração com Auditoria : Suporte a auditorias internas e externas, com relatórios padronizados e evidências de conformidade.

5.6. Regras de Registro e Prioridade / 5.6.1. Objetivo
Assegurar a organização, o controle e a conformidade das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria por meio da manutenção de registros e evidências formais nos sistemas oficiais.

5.6.2. Canais Oficiais
ClickUp: registro de solicitações financeiras (pagamentos, reembolsos, faturamento); ERP: registro oficial de notas fiscais, conciliações e lançamentos contábeis; E-mail institucional ( financeiro@autvix.com.br ): uso restrito a exceções, quando sistemas oficiais estiverem indisponíveis; Planilhas/Dashboards BI: acompanhamento de indicadores e relatórios consolidados.

5.6.3. Tabela de Prioridade
Nível Definição Exemplo SLA Médio Muito Alta (Crítica) Solicitações urgentes que podem impactar diretamente obrigações contratuais ou legais Pagamento emergencial de fornecedor crítico / Guia de tributo com vencimento imediato Atendimento em até 24h Alta Demandas financeiras estratégicas, com impacto direto no fluxo de caixa e no relacionamento com clientes/fornecedores Faturamento de contrato em prazo curto / Adiantamento de viagem de diretoria Até 3 dias úteis Média Solicitações rotineiras dentro do calendário financeiro Reembolso de despesas / Programação de pagamentos recorrentes Até 5 dias úteis Baixa Demandas administrativas ou de baixa urgência Emissão de relatório financeiro complementar / Ajuste contábil não crítico Até 10 dias úteis Tabela 16 – Tabela de Prioridade

5.7. Procedimentos, Instruções de Trabalho e Guias/5.7.1. Procedimentos (POP)
Código Procedimento Objetivo Frequência Responsável Output POP-FIN-01 Registro de NF de Fornecedor Garantir lançamento correto das notas fiscais no ERP Diário Assistente Financeiro NF registrada POP-FIN-02 Programação de Pagamentos Planejar pagamentos conforme vencimentos Diário / Semanal Analista Financeiro Agenda de pagamentos POP-FIN-03 Emissão de NF Cliente Formalizar faturamento de serviços Semanal / Conforme contrato Analista de CR NF emitida (DANFE/XML) POP-FIN-04 Fechamento Mensal Consolidar posição financeira (DRE/DFC) Mensal (até D+10) Coordenação Financeira Relatório consolidado POP-FIN-05 Planejamento Orçamentário Elaborar budget anual Anual Controller + Coordenação Orçamento aprovado  Tabela 17 – Procedimentos (POP)

5.7.2. Instruções de Trabalho (IT)
Código IT Relacionada Descrição Ferramenta/ Sistema Público IT-FIN-01 POP-FIN-01 (Registro NF) Passo a passo para registrar NF no ERP (telas, campos obrigatórios, anexos) ERP Financeiro Financeiro IT-FIN-02 POP-FIN-02 (Pagamentos) Como programar pagamento no ERP e anexar comprovante no ClickUp ERP + ClickUp Financeiro / Tesouraria IT-FIN-03 POP-FIN-03 (Emissão NF Cliente) Emissão de NF de serviço no ERP + envio DANFE/XML ERP Fiscal Contas a Receber IT-FIN-04 POP-FIN-04 (Fechamento) Rotina de conciliação, lançamentos e exportação DRE/DFC ERP + Power BI Financeiro + Controladoria IT-FIN-05 POP-FIN-05 (Budget) Preenchimento de planilha padrão de premissas e importação para BI Excel + BI Controladoria Tabela 18 – Instruções de Trabalho

5.7.3. Guias
Código Guia Objetivo Público Canal GUI-FIN-01 Guia de Pagamentos Explicar ao solicitante como pedir pagamento (formulário, inputs obrigatórios, prazos) Áreas requisitantes ClickUp GUI-FIN-02 Guia de Reembolso Orientar colaboradores no envio de despesas/reembolsos Colaboradores ClickUp / Manual Colaborador GUI-FIN-03 Guia de Faturamento Orientar gestores de contrato sobre inputs para emissão de NF (PO, medição, OS) Gestão de Contratos ERP / E-mail GUI-FIN-04 Guia de Orçamento Definir como enviar premissas orçamentárias para controladoria Gestores Planilha padrão GUI-FIN-05 Guia de Auditoria Informar áreas como fornecer evidências financeiras em auditorias Gestores + Financeiro SharePoint / ERP GUI-FIN-06 Guia Prático de Custo Direto Guia Prático de Custo Direto Financeiro ERP/Almoxarivix Tabela 19 - Guias