5. Processos Operacionais
- 5.1. Objetivo
- 5.2. Mapa Geral dos Processos
- 5.3. SIPOC's dos Processos / 5.3.1. Financeiro
- 5.3.2. Controladoria
- 5.3.3. Padrões/Normas Aplicáveis
- 5.4. Exemplos Práticos / 5.4.1. Financeiro – Contas a Pagar (Exemplo):
- 5.4.2. Controladoria – Contas a Pagar (Exemplo):
- 5.5. Funcionalidades - Chave
- 5.6. Regras de Registro e Prioridade / 5.6.1. Objetivo
- 5.6.2. Canais Oficiais
- 5.6.3. Tabela de Prioridade
- 5.7. Procedimentos, Instruções de Trabalho e Guias/5.7.1. Procedimentos (POP)
- 5.7.2. Instruções de Trabalho (IT)
- 5.7.3. Guias
5.1. Objetivo
Padronizar a execução das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria, assegurando conformidade, rastreabilidade, controle e eficiência na gestão financeira e de controladoria.
5.2. Mapa Geral dos Processos
Os processos operacionais do Departamento Financeiro & Controladoria estão organizados de forma a garantir controle das rotinas, cumprimento de prazos e confiabilidade das informações.
Procedimentos do Departamento Financeiro:
- Contas a Pagar;
- Contas a Receber;
- Conciliação Bancária;
- Tesouraria e Fluxo de Caixa;
- Faturamento e Emissão de Notas;
- Reembolsos
- Fechamento Contábil/Fiscal
Procedimentos do Departamento de Controladoria:
- Planejamento Orçamentário (Budget);
- Revisões Orçamentárias (Forecast);
- Consolidação DRE / DRC;
- Análise de Variações (Real x Orçado);
- Relatórios Gerenciais e DashBoards;
- Suporte a Auditorias.
5.3. SIPOC's dos Processos / 5.3.1. Financeiro
Processo | Objetivo | Supplier (Fornecedor) | Inputs (Entradas) | Processo (Etapas) | Outputs (Saídas) | Customer |
Contas a Pagar | Garantir pagamento em conformidade e no prazo | Suprimentos / Gestores | NF aprovada, contrato, OC | Registro NF → Conferência fiscal/ documental → Programação → Pagamento | Pagamento liquidado | Fornecedores / Contabilidade |
Contas a Receber | Assegurar recebimento de valores de clientes | Comercial / Gestão de Contratos | Pedido de venda / medição aprovada, dados do cliente | Emissão NF/boletos → Registro ERP → Cobrança → Baixa | Recebimento confirmado | Clientes / Diretoria |
Conciliação Bancária* | Garantir integridade das movimentações financeiras | Bancos / ERP | Extratos bancários, lançamentos ERP | Conciliação → Ajustes → Fechamento | Relatório de conciliação | Diretoria / Auditoria |
Fluxo de Caixa | Garantir liquidez e previsibilidade financeira | Financeiro / Controladoria | CP/CR, extratos, contratos | Coleta dados → Projeção → Revisão | Posição e projeção de caixa | Diretoria / Coordenação |
Reembolsos e Adiantamentos | Restituir despesas de colaboradores de forma ágil | Colaboradores / Gestores / DP | RDV via Formulário, comprovantes, política e alçada vigente | Receber solicitação → Validar centro de custo e política → Aprovar (alçada) → Pagar → Registrar e Conciliar | Reembolso/ adiantamento pago e registrado | Colaborador / DP / Contabilidade |
Retenções e Tributos | Cumprir obrigações tributárias com conformidade | Financeiro / Fiscal | NF com impostos, legislação aplicável | Apuração → Recolhimento → Registro ERP | Guias recolhidas | Órgãos Governamentais / Contabilidade |
Tabela 14 – Sipoc’s dos Processos - Financeiro
Metodologia Aplicada → Financeiro:
- Planejamento: Definir um calendário financeiro;
- Execução: Registros, conciliações, liquidações, recolhimentos;
- Controle: Evidências em ERP/ClickUp, segregação de funções, auditorias internas;
- Medição: % pagamentos no prazo, índice de inadimplência, conciliações sem divergência, obrigações fiscais recolhidas em dia;
- Melhoria Contínua: Automação bancária, integração ERP-BI, digitalização de comprovantes e guias.
5.3.2. Controladoria
Objetivo | Supplier (Fornecedor) | Inputs (Entradas) | Processo (Etapas) | Outputs (Saídas) | Customer | |
Planejamento Orçamentário (Budget) | Estruturar e consolidar o orçamento anual do Grupo | Diretoria / Gestores | Premissas, histórico de custos, contratos | Receber premissas →Consolidar orçamento → Revisar → Validar com diretoria | Orçamento anual aprovado | Diretoria / Conselho |
Revisão Orçamentária (Forecast) | Ajustar periodicamente projeções financeiras | Diretoria / Coordenação | Realizado x Orçado, novos contratos, desvios | Coletar dados → Comparar Real x Orçado → Reprojetar → Validar | Forecast atualizado | Diretoria / Coordenação |
Consolidação DRE / DFC | Apurar resultados mensais do Grupo | Financeiro / ERP | Lançamentos financeiros e contábeis | Coletar lançamentos → Consolidar → Revisar → Publicar relatórios | DRE e DFC consolidados | Diretoria / Auditoria |
Análise de Variações (Real x Orçado) | Identificar e justificar desvios | Financeiro / Gestores | Orçado x Realizado, relatórios ERP | Analisar desvios → Identificar causas → Reportar ajustes | Relatório de variações | Diretoria / Gestores |
Relatórios Gerenciais e Dashboards | Apoiar decisões com informações financeiras | Controladoria / ERP / BI | Dados contábeis e financeiros | Coleta → Tratamento → Construção dashboards | Relatórios gerenciais (KPIs, margens, EBITDA, etc.) | Diretoria / Gestores |
Suporte a Auditorias | Garantir conformidade e transparência | Órgãos reguladores, auditoria externa | Documentos fiscais, contábeis e financeiros | Preparar documentação → Atender auditoria → Reportar conclusões | Relatórios de auditoria | Diretoria / Governança |
Tabela 15 – Sipoc’s dos Processos - Controladoria
Metodologia Aplicada → Controladoria
- Planejamento: Calendário anual de orçamento e ciclos de revisão trimestral;
- Execução: Consolidação de dados, análises, fechamento contábil;
- Controle: Aderência às normas fiscais e contábeis, segregação de funções, políticas internas;
- Medição: Acuracidade do forecast, percentual de desvios explicados, prazo de entrega de relatórios;
- Melhoria Contínua: Integração BI, automação de relatórios, revisão periódica de indicadores de desempenho.
5.3.3. Padrões/Normas Aplicáveis
- Normas contábeis, fiscais e regulatórias aplicáveis;
- Políticas corporativas da empresa.
5.4. Exemplos Práticos / 5.4.1. Financeiro – Contas a Pagar (Exemplo):
- Área de Suprimentos envia Nota Fiscal aprovada referente a contrato de fornecimento;
- Financeiro recebe NF via ERP/ClickUp e confere dados fiscais/documentais;
- NF é registrada no ERP e vinculada ao contrato;
- Programação de pagamento é incluída no calendário financeiro;
- Líder de Suprimentos valida centro de custo e aprova a despesa;
- Coordenação Financeira autoriza o pagamento conforme alçada;
- Liquidação bancária é realizada pelo Tesoureiro;
- Comprovante de pagamento é anexado no ERP/ClickUp;
- Relatório de contas a pagar atualizado é compartilhado com Controladoria.
5.4.2. Controladoria – Contas a Pagar (Exemplo):
- Fechamento mensal de DRE é consolidado até D+10;
- Controller extrai relatório Real x Orçado do ERP/BI;
- São identificadas variações relevantes:
- Despesas de viagem acima do orçado (+15%);
- Receita de um contrato adiada para o próximo mês.
- Controller analisa causas com áreas responsáveis (RH e Gestão de Contratos);
- Relatório de análise de variações é elaborado, destacando impactos no EBITDA;
- Plano de ação é definido:
- RH ajusta política de viagens para reduzir custos;
- Contratos agenda faturamento antecipado para contratos recorrentes.
- Relatório final é apresentado em reunião mensal de performance.
5.5. Funcionalidades - Chave
As funcionalidades-chave do Departamento Financeiro & Controladoria são executadas por meio de procedimentos operacionais padronizados, que garantem segurança e confiabilidade na execução das atividades do Autvix Group.
- ERP / ClickUp / BI integrados: Asseguram registros consistentes de contas a pagar, contas a receber, conciliações, orçamentos e relatórios gerenciais;
- Rastreabilidade ponta a ponta: Todos os lançamentos financeiros e fiscais possuem evidências documentais associadas, garantindo conformidade e auditoria;
- Controle de Alçadas: Pagamentos, adiantamentos e reembolsos seguem matriz de aprovação definida por política, assegurando segregação de funções;
- Calendário Financeiro: Programação consolidada de vencimentos (pagamentos, recebimentos, obrigações fiscais), que assegura liquidez e previsibilidade;
- Relatórios e Dashboards (BI): Indicadores em tempo real sobre fluxo de caixa, DRE, inadimplência, margem de contribuição, custos e EBITDA;
- Plano de Contingência: Diretrizes para execução de pagamentos emergenciais, gestão de falhas sistêmicas e mitigação de riscos fiscais;
- Compliance Tributário: Apuração, retenção e recolhimento de tributos de acordo com legislação vigente, monitorados por checklists fiscais;
- Integração com Auditoria: Suporte a auditorias internas e externas, com relatórios padronizados e evidências de conformidade.
5.6. Regras de Registro e Prioridade / 5.6.1. Objetivo
Assegurar a organização, o controle e a conformidade das atividades do Departamento Financeiro & Controladoria por meio da manutenção de registros e evidências formais nos sistemas oficiais.
5.6.2. Canais Oficiais
- ClickUp: registro de solicitações financeiras (pagamentos, reembolsos, faturamento);
- ERP: registro oficial de notas fiscais, conciliações e lançamentos contábeis;
- E-mail institucional (financeiro@autvix.com.br): uso restrito a exceções, quando sistemas oficiais estiverem indisponíveis;
- Planilhas/Dashboards BI: acompanhamento de indicadores e relatórios consolidados.
5.6.3. Tabela de Prioridade
Nível | Definição | Exemplo | SLA Médio |
Muito Alta (Crítica) | Solicitações urgentes que podem impactar diretamente obrigações contratuais ou legais | Pagamento emergencial de fornecedor crítico / Guia de tributo com vencimento imediato | Atendimento em até 24h |
Alta | Demandas financeiras estratégicas, com impacto direto no fluxo de caixa e no relacionamento com clientes/fornecedores | Faturamento de contrato em prazo curto / Adiantamento de viagem de diretoria | Até 3 dias úteis |
Média | Solicitações rotineiras dentro do calendário financeiro | Reembolso de despesas / Programação de pagamentos recorrentes | Até 5 dias úteis |
Baixa | Demandas administrativas ou de baixa urgência | Emissão de relatório financeiro complementar / Ajuste contábil não crítico | Até 10 dias úteis |
Tabela 16 – Tabela de Prioridade
5.7. Procedimentos, Instruções de Trabalho e Guias/5.7.1. Procedimentos (POP)
Procedimento | Objetivo | Frequência | Responsável | Output | |
POP-FIN-01 | Registro de NF de Fornecedor | Garantir lançamento correto das notas fiscais no ERP | Diário | Assistente Financeiro | NF registrada |
POP-FIN-02 | Programação de Pagamentos | Planejar pagamentos conforme vencimentos | Diário / Semanal | Analista Financeiro | Agenda de pagamentos |
POP-FIN-03 | Emissão de NF Cliente | Formalizar faturamento de serviços | Semanal / Conforme contrato | Analista de CR | NF emitida (DANFE/XML) |
POP-FIN-04 | Fechamento Mensal | Consolidar posição financeira (DRE/DFC) | Mensal (até D+10) | Coordenação Financeira | Relatório consolidado |
POP-FIN-05 | Planejamento Orçamentário | Elaborar budget anual | Anual | Controller + Coordenação | Orçamento aprovado |
Tabela 17 – Procedimentos (POP)
5.7.2. Instruções de Trabalho (IT)
IT Relacionada | Descrição | Ferramenta/ Sistema | Público | |
IT-FIN-01 | POP-FIN-01 (Registro NF) | Passo a passo para registrar NF no ERP (telas, campos obrigatórios, anexos) | ERP Financeiro | Financeiro |
IT-FIN-02 | POP-FIN-02 (Pagamentos) | Como programar pagamento no ERP e anexar comprovante no ClickUp | ERP + ClickUp | Financeiro / Tesouraria |
IT-FIN-03 | POP-FIN-03 (Emissão NF Cliente) | Emissão de NF de serviço no ERP + envio DANFE/XML | ERP Fiscal | Contas a Receber |
IT-FIN-04 | POP-FIN-04 (Fechamento) | Rotina de conciliação, lançamentos e exportação DRE/DFC | ERP + Power BI | Financeiro + Controladoria |
IT-FIN-05 | POP-FIN-05 (Budget) | Preenchimento de planilha padrão de premissas e importação para BI | Excel + BI | Controladoria |
Tabela 18 – Instruções de Trabalho
5.7.3. Guias
Código | Guia | Objetivo | Público | Canal |
GUI-FIN-01 | Guia de Pagamentos | Explicar ao solicitante como pedir pagamento (formulário, inputs obrigatórios, prazos) | Áreas requisitantes | ClickUp |
GUI-FIN-02 | Guia de Reembolso | Orientar colaboradores no envio de despesas/reembolsos | Colaboradores | ClickUp / Manual Colaborador |
GUI-FIN-03 | Guia de Faturamento | Orientar gestores de contrato sobre inputs para emissão de NF (PO, medição, OS) | Gestão de Contratos | ERP / E-mail |
GUI-FIN-04 | Guia de Orçamento | Definir como enviar premissas orçamentárias para controladoria | Gestores | Planilha padrão |
GUI-FIN-05 | Guia de Auditoria | Informar áreas como fornecer evidências financeiras em auditorias | Gestores + Financeiro | SharePoint / ERP |
GUI-FIN-06 | Guia Prático de Custo Direto | Guia Prático de Custo Direto | Financeiro | ERP/Almoxarivix |
Tabela 19 - Guias